Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo là văn bản được lập khi bên thuê dịch vụ và bên cung cấp dịch vụ đã hoàn thành toàn bộ hoặc một phần công việc quảng cáo theo thỏa thuận và cần xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng. 

Văn bản giúp các bên ghi nhận khối lượng công việc đã thực hiện, chi phí, tình trạng thanh toán, quyền và nghĩa vụ còn lại trước khi kết thúc hợp đồng. Để tiết kiệm thời gian soạn thảo, Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo với bố cục rõ ràng, thuận tiện chỉnh sửa theo từng chiến dịch và thỏa thuận thực tế.

Bạn có thể tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo tại Mẫu Biên Bản dưới dạng Word và PDF, thuận tiện chỉnh sửa thông tin, đối chiếu nội dung và hoàn thiện hồ sơ theo hợp đồng quảng cáo thực tế.

Vì sao nên tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo tại Mẫu Biên Bản?

Nội dung được biên soạn rõ ràng, phù hợp với nhu cầu

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo cần thể hiện được mối liên hệ giữa hợp đồng ban đầu và kết quả thực hiện thực tế. Nếu chỉ ghi nhận việc “hai bên đồng ý thanh lý” mà không xác định rõ công việc đã hoàn thành, giá trị đã nghiệm thu và nghĩa vụ còn lại, văn bản có thể không phản ánh đầy đủ quá trình thực hiện hợp đồng.

Mẫu được xây dựng theo hướng tập trung vào những thông tin thường cần xác nhận khi kết thúc dịch vụ quảng cáo như thông tin các bên, số hợp đồng, thời gian thực hiện, phạm vi dịch vụ, kết quả công việc, giá trị hợp đồng, thanh toán và các nghĩa vụ sau thanh lý. Người sử dụng có thể dựa trên cấu trúc này để đối chiếu với hợp đồng và điều chỉnh nội dung phù hợp.

Đối với các hợp đồng quảng cáo có nhiều hạng mục như quảng cáo Google, quảng cáo Facebook, quảng cáo TikTok, quảng cáo ngoài trời, quảng cáo truyền thông, sản xuất nội dung hoặc quản lý chiến dịch, phần nội dung thanh lý có thể được điều chỉnh để phản ánh đúng từng loại dịch vụ.

Có giá trị chuyên môn khi được kiểm duyệt từ đội ngũ luật sư, giúp người dùng có thêm cơ sở tham khảo khi chuẩn bị văn bản, đặc biệt trong những trường hợp hợp đồng có nhiều điều khoản hoặc phát sinh nghĩa vụ giữa các bên.

Có hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn điền cụ thể

Một mẫu thanh lý có giá trị thực tế không chỉ nằm ở phần bố cục mà còn ở khả năng giúp người dùng xác định cần điền thông tin nào. Các trường như số hợp đồng, ngày ký, thời gian cung cấp dịch vụ, giá trị đã thực hiện hoặc số tiền còn phải thanh toán cần được đối chiếu với hồ sơ thực tế trước khi ký.

Mẫu được trình bày theo từng nhóm nội dung để người dùng dễ nhận biết phần nào cần giữ nguyên về cấu trúc và phần nào cần thay đổi. Những thông tin liên quan đến chiến dịch quảng cáo, sản phẩm truyền thông, số lượng nội dung, thời gian chạy quảng cáo hoặc kết quả thực hiện có thể được bổ sung tùy theo hợp đồng.

Có lựa chọn tư vấn luật sư khi trường hợp phức tạp, chẳng hạn khi hai bên không thống nhất về kết quả dịch vụ, còn khoản tiền chưa thanh toán, phát sinh yêu cầu bồi thường hoặc có tranh chấp về phạm vi công việc.

Được rà soát và cập nhật trong quá trình phát triển

Nội dung mẫu được xây dựng theo hướng có thể sử dụng cho nhiều tình huống thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo thay vì chỉ phù hợp với một loại chiến dịch. Việc rà soát giúp cấu trúc văn bản tập trung vào những thông tin có ý nghĩa thực tế khi xác nhận quá trình thực hiện hợp đồng.

Người dùng vẫn cần kiểm tra phiên bản mẫu và đối chiếu với hợp đồng gốc, phụ lục, báo giá, biên bản nghiệm thu, hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán liên quan trước khi sử dụng.

Giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị văn bản

Tự xây dựng một biên bản từ đầu có thể mất thời gian ở việc xác định bố cục, phân nhóm thông tin và diễn đạt nội dung xác nhận. Mẫu có sẵn giúp người dùng bắt đầu từ một khung văn bản tương đối hoàn chỉnh, sau đó tập trung vào việc điền đúng thông tin và điều chỉnh theo hợp đồng cụ thể.

Đặc biệt, với doanh nghiệp hoặc đơn vị thường xuyên triển khai nhiều chiến dịch quảng cáo, việc sử dụng mẫu thống nhất có thể hỗ trợ bộ phận kinh doanh, marketing, kế toán hoặc hành chính chuẩn bị hồ sơ thanh lý thuận tiện hơn.

Nếu hợp đồng bao gồm nhiều hạng mục quảng bá khác nhau, Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo tổng thể là tài liệu liên quan có thể tham khảo khi xác nhận việc hoàn tất các đầu việc.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo?

Biên bản có thể được lập khi hợp đồng dịch vụ quảng cáo kết thúc hoặc khi các bên có nhu cầu xác nhận việc hoàn thành và xử lý các nghĩa vụ liên quan. Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Chiến dịch quảng cáo đã hoàn thành theo thời gian và phạm vi được thỏa thuận trong hợp đồng.
• Bên cung cấp đã thực hiện đầy đủ các hạng mục như thiết lập chiến dịch, quản lý quảng cáo, sản xuất nội dung hoặc báo cáo kết quả.
• Hai bên đã nghiệm thu khối lượng dịch vụ và cần xác nhận để hoàn tất hồ sơ.
• Hợp đồng kết thúc trước thời hạn theo thỏa thuận của hai bên.
• Hai bên đã thống nhất về chi phí thực tế và cần xác nhận số tiền đã thanh toán, còn phải thanh toán hoặc hoàn trả.
• Hợp đồng có nhiều giai đoạn và các bên cần thanh lý một phần dịch vụ đã hoàn thành.
• Doanh nghiệp cần hoàn thiện hồ sơ kế toán, quản trị hoặc lưu trữ liên quan đến hợp đồng quảng cáo.

Trong trường hợp còn tranh chấp về chất lượng dịch vụ, chi phí quảng cáo hoặc trách nhiệm của mỗi bên, nội dung biên bản cần được rà soát cẩn thận trước khi ký.

Với thỏa thuận cung cấp toàn bộ hoạt động quảng cáo theo một gói dịch vụ, Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo trọn gói giúp đối chiếu cách ghi nhận kết quả thực hiện và thanh toán.

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo cần có những nội dung gì?

Thông tin các bên trong hợp đồng

Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số doanh nghiệp hoặc thông tin định danh phù hợp của bên thuê dịch vụ và bên cung cấp dịch vụ. Người ký cần đúng với thông tin đại diện được xác định trong hợp đồng hoặc người có thẩm quyền ký thay.

Thông tin hợp đồng quảng cáo được thanh lý

Ghi số hợp đồng, ngày ký và các phụ lục hoặc văn bản liên quan nếu có. Phần này giúp xác định chính xác hợp đồng là cơ sở để thanh lý.

Phạm vi và thời gian thực hiện dịch vụ

Nêu thời gian triển khai, loại hình quảng cáo và các hạng mục mà bên cung cấp đã thực hiện. Có thể ghi rõ chiến dịch, kênh quảng cáo, sản phẩm hoặc dịch vụ được quảng bá nếu những thông tin này cần thiết cho việc xác định phạm vi thanh lý.

Khối lượng và kết quả công việc

Ghi nhận những công việc đã thực hiện, số lượng hạng mục, thời gian hoàn thành hoặc tình trạng nghiệm thu. Không nên đưa số liệu không có căn cứ từ báo cáo chiến dịch hoặc hồ sơ nghiệm thu.

Giá trị hợp đồng và tình trạng thanh toán

Xác định giá trị dịch vụ, số tiền đã thanh toán, số tiền còn phải thanh toán hoặc khoản tiền cần hoàn trả nếu có. Nếu chi phí quảng cáo được tách riêng với phí dịch vụ, nên thể hiện rõ cách xác định từng khoản.

Nghĩa vụ và trách nhiệm còn lại

Nếu sau khi thanh lý vẫn còn nghĩa vụ như bảo mật thông tin, bàn giao dữ liệu, thanh toán công nợ, xuất hóa đơn hoặc xử lý tài sản, tài khoản quảng cáo và dữ liệu chiến dịch, cần ghi nhận rõ phạm vi và thời hạn thực hiện.

Xác nhận và chữ ký của các bên

Biên bản cần có phần xác nhận của các bên và chữ ký của người có thẩm quyền. Số lượng bản được lập và việc mỗi bên giữ một bản cũng có thể được ghi nhận ở phần cuối văn bản.

Đối với hoạt động quảng bá nhằm mục đích kinh doanh, Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo thương mại có thể được xem thêm để tham khảo nội dung xác nhận hoàn thành nghĩa vụ.

Hướng dẫn cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo và điền từng phần

Bước 1: Xác định hợp đồng cần thanh lý

Đối chiếu số hợp đồng, ngày ký và các phụ lục để bảo đảm biên bản được lập đúng cho hợp đồng đã thực hiện. Nếu có nhiều hợp đồng giữa cùng hai bên, cần tránh nhầm lẫn.

Bước 2: Điền thông tin của các bên

Sử dụng thông tin thống nhất với hợp đồng gốc, bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số doanh nghiệp và người đại diện. Không nên tự ý thay đổi thông tin pháp lý nếu chưa có căn cứ.

Bước 3: Xác định phạm vi dịch vụ đã thực hiện

Liệt kê các hạng mục quảng cáo đã được cung cấp. Ví dụ có thể bao gồm lập kế hoạch, thiết lập chiến dịch, quản lý ngân sách, sản xuất nội dung, thiết kế quảng cáo, vận hành quảng cáo hoặc báo cáo kết quả.

Bước 4: Đối chiếu kết quả và nghiệm thu

Kiểm tra báo cáo chiến dịch, biên bản nghiệm thu hoặc các tài liệu liên quan để ghi nhận đúng khối lượng công việc. Nếu một số hạng mục chưa hoàn thành, cần thể hiện rõ thay vì xác nhận toàn bộ đã hoàn tất.

Bước 5: Xác định giá trị và công nợ

Đối chiếu giá trị hợp đồng với báo giá, phụ lục và chứng từ thanh toán. Ghi rõ số tiền đã thanh toán, khoản còn lại và thời điểm thanh toán nếu hai bên còn nghĩa vụ tài chính.

Bước 6: Xử lý dữ liệu và tài sản liên quan

Nếu bên cung cấp đang quản lý tài khoản quảng cáo, dữ liệu khách hàng, tài khoản nền tảng, nội dung thiết kế hoặc tài liệu chiến dịch thuộc phạm vi bàn giao, cần xác định rõ tình trạng bàn giao và trách nhiệm của mỗi bên.

Bước 7: Ghi nhận nghĩa vụ sau thanh lý

Các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực cần được ghi rõ, đặc biệt là bảo mật, thanh toán, bàn giao tài liệu hoặc xử lý dữ liệu. Không nên ghi chung chung nếu hai bên đã có thỏa thuận cụ thể.

Bước 8: Kiểm tra và ký biên bản

Đọc lại toàn bộ biên bản, đối chiếu với hợp đồng và tài liệu nghiệm thu trước khi ký. Mỗi bên nên lưu giữ bản biên bản cùng hồ sơ hợp đồng và chứng từ liên quan.

Bạn có thể tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo với file Word và PDF tại Mẫu Biên Bản để chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ. Nếu giao dịch có nội dung phức tạp, bạn có thể lựa chọn thêm phương án tư vấn luật sư.

Những trường hợp cần đặc biệt lưu ý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo

Phân biệt phí dịch vụ và ngân sách quảng cáo

Trong nhiều hợp đồng, phí thuê đơn vị quảng cáo và ngân sách trả cho nền tảng quảng cáo là hai khoản khác nhau. Biên bản nên thể hiện rõ từng khoản nếu việc phân tách này ảnh hưởng đến giá trị thanh lý.

Kiểm tra số liệu chiến dịch

Các số liệu như lượt hiển thị, lượt tương tác, số lượt nhấp hoặc chi phí quảng cáo cần được đối chiếu với báo cáo được hai bên sử dụng để nghiệm thu. Không nên tự đưa thêm số liệu chưa được xác nhận.

Làm rõ công việc chưa hoàn thành

Nếu một số hạng mục chưa thực hiện hoặc chỉ hoàn thành một phần, cần ghi nhận tình trạng thực tế và cách xử lý thay vì xác nhận toàn bộ hợp đồng đã hoàn tất.

Kiểm tra công nợ

Đối chiếu hóa đơn, phiếu thu, chuyển khoản và các chứng từ thanh toán để xác định chính xác số tiền đã trả và còn phải trả.

Xác định việc bàn giao tài khoản và dữ liệu

Nếu bên cung cấp từng quản lý tài khoản quảng cáo hoặc lưu trữ dữ liệu chiến dịch, cần kiểm tra việc bàn giao quyền truy cập, tài liệu và dữ liệu theo đúng thỏa thuận.

Kiểm tra các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực

Một số nghĩa vụ như bảo mật thông tin hoặc xử lý dữ liệu có thể được các bên thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau khi hợp đồng kết thúc. Cần đối chiếu với hợp đồng trước khi ghi nhận nội dung thanh lý.

Nếu cần một mẫu tổng quát để đối chiếu bố cục, Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ cung cấp thêm tài liệu tham khảo khi chuẩn bị hồ sơ thanh lý.

Checklist trước khi ký Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo

•  Đúng tên và thông tin của hai bên.
• Đúng số và ngày ký hợp đồng gốc.
• Đã kiểm tra các phụ lục hợp đồng liên quan.
• Phạm vi dịch vụ được ghi nhận đúng thực tế.
• Khối lượng công việc đã thực hiện được đối chiếu.
• Kết quả hoặc tình trạng nghiệm thu được xác nhận.
• Giá trị hợp đồng được ghi đúng.
• Số tiền đã thanh toán và còn phải thanh toán chính xác.
• Đã xác định tình trạng bàn giao dữ liệu, tài khoản và tài liệu.
• Nghĩa vụ còn lại của mỗi bên được thể hiện rõ.
• Người ký có thẩm quyền.
• Số lượng bản được lập và lưu trữ đầy đủ.

Sau khi tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu tải về nên được xem là khung văn bản để hoàn thiện theo giao dịch thực tế, không phải văn bản có thể áp dụng nguyên trạng cho mọi hợp đồng quảng cáo.

Một số thông tin thường cần chỉnh sửa gồm:

• Tên, địa chỉ và thông tin của các bên.
• Số, ngày ký hợp đồng và phụ lục.
• Thời gian thực hiện chiến dịch.
• Loại hình và phạm vi dịch vụ quảng cáo.
• Các hạng mục đã hoàn thành.
• Kết quả nghiệm thu hoặc báo cáo chiến dịch.
• Giá trị dịch vụ và ngân sách quảng cáo nếu có.
• Tình trạng thanh toán, công nợ.
• Nội dung bàn giao tài khoản, dữ liệu, tài liệu.
• Các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thanh lý.
• Thông tin người đại diện và ngày ký.

Nếu hợp đồng có điều khoản riêng về nghiệm thu, hoàn tiền, bồi thường, dữ liệu hoặc quyền sử dụng nội dung quảng cáo, nên đối chiếu trực tiếp với hợp đồng và phụ lục trước khi hoàn thiện biên bản.

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo có những định dạng nào?

File Word

File Word phù hợp khi cần chỉnh sửa thông tin các bên, phạm vi dịch vụ, giá trị hợp đồng, công nợ và các nội dung riêng của chiến dịch. Đây thường là định dạng thuận tiện để hoàn thiện biên bản trước khi ký.

File PDF

File PDF phù hợp để xem trước bố cục, đối chiếu nội dung hoặc lưu trữ phiên bản đã hoàn thiện. Khi cần chỉnh sửa nhiều thông tin, nên sử dụng bản Word trước khi chuyển sang bản PDF cuối cùng.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo dùng để làm gì?

Văn bản dùng để ghi nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, công việc đã hoàn thành, giá trị dịch vụ, thanh toán và các nghĩa vụ liên quan khi các bên kết thúc hoặc thanh lý hợp đồng theo thỏa thuận.

Có thể sử dụng mẫu cho quảng cáo Facebook, Google hoặc TikTok không?

Có thể sử dụng làm khung tham khảo cho nhiều loại dịch vụ quảng cáo. Tuy nhiên, các trường liên quan đến nền tảng, chiến dịch, báo cáo và kết quả thực hiện cần được điều chỉnh theo hợp đồng thực tế.

Có phải ghi toàn bộ kết quả chiến dịch vào biên bản không?

Không nhất thiết phải đưa toàn bộ dữ liệu kỹ thuật của chiến dịch vào biên bản. Những nội dung cần ghi nhận nên tập trung vào phạm vi công việc, tình trạng hoàn thành, nghiệm thu và các vấn đề tài chính hoặc nghĩa vụ liên quan.

Có thể chỉnh sửa file Word không?

Có. File Word được sử dụng để thuận tiện thay đổi thông tin của các bên, thời gian, phạm vi dịch vụ, giá trị hợp đồng và các nội dung khác theo giao dịch thực tế.

File PDF có thể dùng để tham khảo trước khi điền không?

Có. PDF thuận tiện để xem cấu trúc và đối chiếu nội dung trước khi hoàn thiện bản Word.

Khi nào nên tham khảo ý kiến luật sư?

Nên cân nhắc khi hai bên không thống nhất về nghiệm thu, công nợ, chất lượng dịch vụ, bồi thường, hoàn tiền, quyền đối với dữ liệu hoặc các nghĩa vụ còn lại sau khi kết thúc hợp đồng.

Có thể dùng biên bản thanh lý thay cho hợp đồng không?

Không nên xem biên bản thanh lý là văn bản thay thế toàn bộ hợp đồng. Biên bản chủ yếu ghi nhận tình trạng thực hiện và việc xử lý các nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng đã ký. Nội dung cụ thể cần được đối chiếu với hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên.

Tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo giúp các bên hệ thống lại tình trạng thực hiện chiến dịch, khối lượng công việc, giá trị dịch vụ, công nợ và các nghĩa vụ liên quan trước khi hoàn tất hồ sơ. Khi sử dụng mẫu, cần kiểm tra và điều chỉnh thông tin theo hợp đồng, phụ lục, báo cáo và tình hình thực tế.

Tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo tại Mẫu Biên Bản với file Word và PDF để thuận tiện chỉnh sửa, tham khảo và hoàn thiện hồ sơ. Với trường hợp phức tạp, bạn có thể lựa chọn thêm phương án tư vấn luật sư.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo là tài liệu giúp các bên xác nhận quá trình thực hiện dịch vụ và xử lý những nội dung còn lại trước khi kết thúc hợp đồng. Khi lập biên bản, cần đặc biệt chú ý đến phạm vi công việc, kết quả nghiệm thu, giá trị thanh toán, công nợ và việc bàn giao dữ liệu hoặc tài liệu liên quan.

Mẫu có sẵn giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị, nhưng người sử dụng vẫn cần đối chiếu với hợp đồng và giao dịch thực tế trước khi ký để bảo đảm nội dung biên bản phản ánh đúng thỏa thuận giữa các bên.

Tác giả: Đội ngũ Mẫu Biên Bản