Khi hợp đồng dịch vụ đã hoàn thành, hết thời hạn hoặc các bên thống nhất chấm dứt trước thời hạn, việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ giúp xác nhận tình trạng thực hiện và các nghĩa vụ liên quan giữa các bên. Văn bản thường ghi nhận phạm vi dịch vụ đã hoàn thành, kết quả bàn giao, giá trị hợp đồng, tình trạng thanh toán và những nghĩa vụ còn lại nếu có. Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu có bố cục rõ ràng, thuận tiện chỉnh sửa theo từng loại dịch vụ và thỏa thuận thực tế.

Bạn có thể tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tại Mẫu Biên Bản dưới dạng Word và PDF, thuận tiện chỉnh sửa thông tin, đối chiếu nội dung hợp đồng và hoàn thiện hồ sơ thanh lý theo thực tế.

Vì sao nên tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tại Mẫu Biên Bản?

Nội dung được biên soạn rõ ràng, phù hợp với nhu cầu

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ cần thể hiện được tình trạng thực hiện hợp đồng và các nghĩa vụ mà mỗi bên đã hoặc chưa hoàn thành. Nếu chỉ ghi đơn giản rằng hai bên “đồng ý thanh lý hợp đồng”, văn bản có thể không phản ánh đầy đủ những vấn đề cần xác nhận như kết quả dịch vụ, công nợ, bàn giao tài liệu hoặc trách nhiệm còn lại.

Mẫu được xây dựng theo trình tự giúp người lập dễ dàng ghi nhận thông tin các bên, hợp đồng được thanh lý, nội dung dịch vụ đã thực hiện, kết quả nghiệm thu, giá trị hợp đồng, tình trạng thanh toán và các nội dung cần xử lý sau khi kết thúc hợp đồng.

Tùy loại dịch vụ, người sử dụng có thể bổ sung thông tin về sản phẩm đã bàn giao, hồ sơ, dữ liệu, thiết bị, tài khoản hoặc các tài sản khác. Trường hợp hợp đồng chấm dứt trước thời hạn, nội dung mẫu cũng có thể được điều chỉnh để ghi nhận phần công việc đã thực hiện và phương án xử lý phần nghĩa vụ còn lại.

Có giá trị chuyên môn khi được kiểm duyệt từ đội ngũ luật sư, giúp mẫu có bố cục rõ ràng và thuận tiện hơn cho việc chuẩn bị hồ sơ thanh lý.

Có hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn điền cụ thể

Mỗi hợp đồng dịch vụ có phạm vi công việc, thời hạn và phương thức thanh toán khác nhau. Vì vậy, mẫu cần được điều chỉnh theo hợp đồng thực tế thay vì sử dụng nguyên trạng.

Người lập có thể dựa vào mẫu để kiểm tra các thông tin quan trọng như số hợp đồng, ngày ký, thời gian thực hiện, nội dung dịch vụ, giá trị hợp đồng, kết quả thực hiện, số tiền đã thanh toán và khoản còn phải thanh toán.

Nếu hợp đồng chưa hoàn thành toàn bộ, cần ghi rõ phần công việc chưa thực hiện hoặc nghĩa vụ còn lại. Không nên ghi nhận rằng các bên đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ khi thực tế vẫn còn khoản tiền, tài sản, hồ sơ hoặc công việc chưa được xử lý.

Có lựa chọn tư vấn luật sư khi trường hợp phức tạp, đặc biệt khi hợp đồng chấm dứt trước hạn, có tranh chấp, phát sinh phạt vi phạm, bồi thường hoặc nghĩa vụ thanh toán chưa được thống nhất.

Được rà soát và cập nhật trong quá trình phát triển

Hợp đồng dịch vụ có thể liên quan đến nhiều lĩnh vực như tư vấn, thiết kế, marketing, vận chuyển, bảo trì, đào tạo, công nghệ thông tin hoặc cung cấp các dịch vụ chuyên môn khác. Do đó, nội dung thanh lý cũng cần có khả năng điều chỉnh theo từng trường hợp.

Mẫu được xây dựng theo hướng linh hoạt, cho phép người sử dụng bổ sung các nội dung cần thiết mà không phải xây dựng toàn bộ văn bản từ đầu. Những phần không phát sinh có thể được lược bỏ hoặc điều chỉnh.

Việc rà soát giúp cấu trúc mẫu duy trì tính thực tiễn và thuận tiện cho các nhu cầu thanh lý hợp đồng dịch vụ khác nhau.

Giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị văn bản

Sau khi dịch vụ hoàn thành, các bên thường phải đối chiếu nhiều thông tin từ hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán. Nếu tự xây dựng biên bản từ đầu, người lập có thể mất thời gian xác định những nội dung cần xác nhận.

Mẫu có sẵn giúp tạo khung thanh lý thống nhất, từ đó người sử dụng chỉ cần cập nhật thông tin thực tế và kiểm tra lại với hồ sơ gốc.

Đặc biệt, mẫu giúp người lập dễ rà soát các vấn đề thường bị bỏ sót như khoản công nợ còn lại, tài liệu cần bàn giao, tài sản phải hoàn trả, nghĩa vụ bảo mật hoặc các trách nhiệm tiếp tục có hiệu lực sau khi hợp đồng kết thúc.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ?

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ có thể được lập trong các trường hợp phổ biến sau:

• Hợp đồng đã hoàn thành: Bên cung cấp đã thực hiện đầy đủ phạm vi dịch vụ theo thỏa thuận.
• Các bên đã nghiệm thu dịch vụ: Kết quả công việc đã được kiểm tra và xác nhận.
• Đã hoàn tất thanh toán: Các bên cần xác nhận số tiền đã thanh toán và tình trạng công nợ.
• Hợp đồng hết thời hạn: Các bên cần ghi nhận tình trạng thực hiện khi thời hạn hợp đồng kết thúc.
• Chấm dứt hợp đồng trước hạn: Hai bên thống nhất kết thúc hợp đồng trước thời gian dự kiến.
• Có hoạt động bàn giao: Dịch vụ có liên quan đến hồ sơ, dữ liệu, sản phẩm, thiết bị hoặc tài sản cần bàn giao.
• Cần hoàn thiện hồ sơ quản lý: Doanh nghiệp hoặc cá nhân cần tài liệu xác nhận việc hoàn tất hoặc chấm dứt hợp đồng.

Việc lập biên bản nên căn cứ vào nội dung hợp đồng và tình trạng thực hiện thực tế của các bên.

Khi cần kết thúc thỏa thuận cung cấp dịch vụ tư vấn, bạn có thể tham khảo Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tư vấn để đối chiếu các nội dung cần xác nhận giữa các bên.

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ cần có những nội dung gì?

Thông tin các bên

Biên bản cần ghi chính xác thông tin của bên cung cấp dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ, bao gồm:

• Họ tên hoặc tên doanh nghiệp;
• Địa chỉ;
• Mã số doanh nghiệp hoặc thông tin định danh phù hợp;
• Người đại diện;
• Chức vụ;
• Thông tin liên hệ nếu cần.

Các thông tin này nên được đối chiếu với hợp đồng gốc.

Thông tin hợp đồng được thanh lý

Ghi rõ:

• Tên hợp đồng;
• Số hợp đồng;
• Ngày ký;
• Thời hạn thực hiện;
• Các phụ lục hoặc văn bản sửa đổi, bổ sung nếu có.

Việc xác định chính xác hợp đồng giúp tránh nhầm lẫn nếu các bên đồng thời có nhiều hợp đồng dịch vụ.

Nội dung dịch vụ đã thực hiện

Phần này ghi nhận phạm vi công việc mà bên cung cấp dịch vụ đã thực hiện.

Có thể bao gồm:

• Tên dịch vụ;
• Nội dung công việc;
• Thời gian thực hiện;
• Khối lượng;
• Kết quả;
• Sản phẩm đầu ra;
• Tình trạng nghiệm thu.

Nếu còn phần việc chưa hoàn thành, cần ghi rõ thay vì xác nhận hoàn thành toàn bộ.

Giá trị hợp đồng và tình trạng thanh toán

Nội dung này có thể bao gồm:

• Tổng giá trị hợp đồng;
• Giá trị dịch vụ đã thực hiện;
• Số tiền đã thanh toán;
• Số tiền còn phải thanh toán;
• Thời hạn thanh toán;
• Phương thức thanh toán.

Nếu có điều chỉnh giá trị, giảm trừ hoặc hoàn trả, nên ghi rõ số tiền và căn cứ thỏa thuận.

Bàn giao sản phẩm, tài liệu hoặc tài sản

Nếu dịch vụ có phát sinh việc bàn giao, cần ghi nhận cụ thể những gì đã bàn giao hoặc phải hoàn trả.

Có thể bao gồm:

• Hồ sơ;
• Tài liệu;
• Sản phẩm;
• Dữ liệu;
• Thiết bị;
• Tài sản;
• Tài khoản hoặc quyền truy cập;
• Các nội dung khác theo hợp đồng.

Nghĩa vụ còn lại

Không phải mọi nghĩa vụ đều kết thúc cùng thời điểm thanh lý. Tùy hợp đồng, các bên có thể còn nghĩa vụ về:

• Thanh toán;
• Bảo hành;
• Hỗ trợ;
• Bảo mật;
• Hoàn trả tài sản;
• Hoàn thiện hồ sơ;
• Bồi thường hoặc xử lý trách nhiệm nếu có.

Nếu không còn nghĩa vụ nào, nội dung xác nhận cũng cần được ghi phù hợp với thực tế.

Xác nhận của các bên

Phần cuối biên bản cần thể hiện việc các bên xác nhận nội dung đã ghi nhận và thống nhất về tình trạng thực hiện hợp đồng.

Người ký cần đúng thẩm quyền và thông tin chữ ký phải thống nhất với tư cách của người đại diện hoặc người được ủy quyền.

Đối với hợp đồng liên quan đến hoạt động ăn uống, Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ nấu ăn là tài liệu liên quan giúp tham khảo cách ghi nhận việc hoàn tất nghĩa vụ và thanh toán.

Hướng dẫn cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ và điền từng phần

Bước 1: Kiểm tra hợp đồng và phụ lục

Đọc lại hợp đồng, phụ lục và các thỏa thuận liên quan để xác định chính xác phạm vi dịch vụ, thời hạn, giá trị và nghĩa vụ của từng bên.

Bước 2: Xác định tình trạng thực hiện

Đối chiếu công việc thực tế với nội dung hợp đồng để xác định phần đã hoàn thành, phần chưa hoàn thành và kết quả nghiệm thu nếu có.

Bước 3: Đối chiếu thanh toán

Kiểm tra tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán và số tiền còn phải thanh toán. Nếu có khoản điều chỉnh, cần kiểm tra chứng từ hoặc thỏa thuận làm căn cứ.

Bước 4: Kiểm tra bàn giao

Xác định tài liệu, sản phẩm, dữ liệu, thiết bị hoặc tài sản đã bàn giao và những nội dung còn phải hoàn trả.

Bước 5: Ghi nhận nghĩa vụ còn lại

Nếu còn khoản thanh toán, bảo hành, hỗ trợ, bảo mật hoặc nghĩa vụ khác, cần ghi rõ nội dung và thời hạn thực hiện.

Bước 6: Xác định tình trạng thanh lý

Nếu hợp đồng đã hoàn thành, ghi nhận phạm vi nghĩa vụ đã hoàn tất. Nếu chấm dứt trước hạn, cần thể hiện rõ tình trạng công việc và phương án xử lý phần nghĩa vụ chưa hoàn thành.

Bước 7: Kiểm tra và ký

Đối chiếu biên bản với hợp đồng gốc, phụ lục, biên bản nghiệm thu và chứng từ liên quan. Sau khi các bên thống nhất nội dung, tiến hành ký xác nhận.

Bạn có thể tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ với file Word và PDF tại Mẫu Biên Bản để chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ. Nếu hợp đồng có tranh chấp, chấm dứt trước hạn hoặc phát sinh nghĩa vụ phức tạp, bạn có thể lựa chọn thêm phương án tư vấn luật sư.

Những trường hợp cần đặc biệt lưu ý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ

Đối chiếu đúng phạm vi dịch vụ

Không nên xác nhận toàn bộ dịch vụ đã hoàn thành chỉ vì thời hạn hợp đồng đã kết thúc. Cần kiểm tra công việc thực tế và kết quả nghiệm thu nếu có.

Kiểm tra công nợ

Các khoản thanh toán trong biên bản cần thống nhất với hợp đồng, phụ lục, hóa đơn, chứng từ thanh toán và thỏa thuận điều chỉnh giữa các bên.

Phân biệt hoàn thành hợp đồng và chấm dứt trước hạn

Nếu hợp đồng kết thúc trước thời hạn, cần ghi rõ tình trạng thực hiện và cách xử lý phần công việc chưa hoàn thành, thay vì sử dụng nội dung thanh lý sau khi hoàn thành toàn bộ.

Kiểm tra việc bàn giao

Đối với hợp đồng có tài liệu, dữ liệu, sản phẩm, thiết bị hoặc tài sản, cần xác nhận rõ việc bàn giao, hoàn trả và tình trạng của tài sản.

Ghi nhận nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực

Các nghĩa vụ về bảo mật, bảo hành, hỗ trợ, thanh toán hoặc giải quyết tranh chấp có thể cần được tiếp tục thực hiện sau khi hợp đồng kết thúc tùy theo thỏa thuận.

Thống nhất với biên bản nghiệm thu

Nếu các bên có biên bản nghiệm thu riêng, cần đối chiếu khối lượng, chất lượng, giá trị và thời điểm nghiệm thu để tránh mâu thuẫn giữa các tài liệu.

Nếu hợp đồng được ký cho hoạt động bảo vệ, mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo vệ có thể được tham khảo để chuẩn bị nội dung bàn giao và xác nhận chấm dứt dịch vụ.

Checklist trước khi ký Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ

•  Đúng thông tin của bên cung cấp và bên sử dụng dịch vụ.
• Đúng số, ngày ký và tên hợp đồng.
• Đã kiểm tra thời hạn hợp đồng.
• Đã đối chiếu phạm vi dịch vụ.
• Đã xác định phần công việc đã hoàn thành.
• Đã kiểm tra kết quả nghiệm thu nếu có.
• Đã đối chiếu tổng giá trị hợp đồng.
• Đã xác định số tiền đã thanh toán.
• Đã xác định số tiền còn phải thanh toán.
• Đã kiểm tra tài liệu, sản phẩm hoặc tài sản cần bàn giao.
• Đã ghi nhận nghĩa vụ còn lại nếu có.
• Đã phân biệt trường hợp hoàn thành và chấm dứt trước hạn.
• Nội dung thống nhất với hợp đồng và phụ lục.
• Người ký đúng thẩm quyền.
• Các bên đã kiểm tra toàn bộ nội dung trước khi ký.

Sau khi tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu tải về cần được điều chỉnh theo hợp đồng và tình trạng thực hiện thực tế. Các nội dung thường cần thay đổi gồm:

• Tên và thông tin các bên;
• Người đại diện và chức vụ;
• Số hợp đồng, ngày ký;
• Thời hạn thực hiện;
• Nội dung dịch vụ;
• Khối lượng công việc;
• Kết quả nghiệm thu;
• Giá trị hợp đồng;
• Số tiền đã thanh toán;
• Công nợ còn lại;
• Thời hạn thanh toán;
• Nội dung bàn giao;
• Tài sản hoặc tài liệu cần hoàn trả;
• Nghĩa vụ tiếp tục thực hiện;
• Lý do chấm dứt trước hạn nếu có;
• Thời điểm thanh lý;
• Thông tin người ký.

Không nên giữ nguyên số liệu hoặc nội dung có sẵn trong mẫu nếu không phù hợp với hợp đồng thực tế.

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ có những định dạng nào?

File Word

File Word phù hợp để chỉnh sửa trực tiếp, cập nhật thông tin các bên, nội dung dịch vụ, giá trị hợp đồng, công nợ và các nghĩa vụ liên quan.

File PDF

File PDF phù hợp để xem trước bố cục, đối chiếu nội dung và lưu trữ. Người sử dụng có thể tham khảo bản PDF trước khi hoàn thiện bản Word.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ dùng để làm gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, kết quả dịch vụ, thanh toán, bàn giao và những nghĩa vụ còn lại khi hợp đồng kết thúc hoặc được các bên thống nhất thanh lý.

Hợp đồng đã hoàn thành có cần lập biên bản thanh lý không?

Các bên có thể lập biên bản để xác nhận việc hoàn thành, thanh toán và các nghĩa vụ liên quan theo thỏa thuận. Việc có cần lập hay không cần xem xét nội dung hợp đồng và nhu cầu quản lý hồ sơ của các bên.

Hợp đồng chấm dứt trước hạn có thể sử dụng mẫu này không?

Có thể sử dụng mẫu làm khung, nhưng cần điều chỉnh để thể hiện rõ lý do chấm dứt, phạm vi công việc đã thực hiện, khoản thanh toán và các nghĩa vụ còn lại.

Có cần ghi số tiền còn phải thanh toán không?

Nếu còn nghĩa vụ thanh toán, nên ghi rõ số tiền, thời hạn và phương thức thanh toán để các bên có cơ sở theo dõi và thực hiện.

Có cần ghi việc bàn giao tài liệu hoặc sản phẩm không?

Nếu hợp đồng có phát sinh tài liệu, sản phẩm, dữ liệu, thiết bị hoặc tài sản cần bàn giao, nên ghi nhận cụ thể để hạn chế tranh chấp về sau.

Khi nào nên tham khảo ý kiến luật sư?

Nên cân nhắc tư vấn khi hợp đồng có tranh chấp, chấm dứt trước hạn, phát sinh phạt vi phạm hoặc bồi thường, hoặc còn nhiều nghĩa vụ chưa được thống nhất.

Có thể chỉnh sửa mẫu bằng file Word không?

Có. File Word cho phép thay đổi thông tin các bên, nội dung dịch vụ, giá trị hợp đồng, công nợ, bàn giao và các nghĩa vụ liên quan theo tình hình thực tế.

Tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ giúp các bên có khung văn bản để xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, kết quả dịch vụ, việc thanh toán, bàn giao và các nghĩa vụ còn lại. Trước khi ký, cần đối chiếu nội dung với hợp đồng gốc và các tài liệu liên quan.

Tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tại Mẫu Biên Bản với file Word và PDF để thuận tiện chỉnh sửa, tham khảo và hoàn thiện văn bản. Với trường hợp chấm dứt trước hạn hoặc phát sinh tranh chấp, bạn có thể lựa chọn thêm phương án tư vấn luật sư.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ giúp xác nhận rõ tình trạng thực hiện hợp đồng, kết quả dịch vụ, nghĩa vụ thanh toán, việc bàn giao và trách nhiệm còn lại của các bên. Nội dung biên bản cần thống nhất với hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu và tình hình thực tế.

Sử dụng mẫu có sẵn giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị, nhưng người lập cần kiểm tra kỹ phạm vi công việc, công nợ, tài sản bàn giao và các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực trước khi ký.

Tác giả: Đội ngũ Mẫu Biên Bản

Ngoài ra, tùy theo từng loại hợp đồng, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu liên quan như biên bản thanh lý hợp đồng đặt cọc, biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng nhà ở hoặc biên bản thanh lý hợp đồng nguyên tắc in ấn để chọn mẫu phù hợp.