Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ: Mẫu tham khảo, cách lập và lưu ý

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ được sử dụng để ghi nhận việc các bên đã hoàn thành, đối chiếu hoặc thống nhất xử lý những quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng dịch vụ, bao gồm nội dung công việc, giá trị hợp đồng, thanh toán và các vấn đề còn tồn tại. 

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tham khảo đã điền nội dung minh họa, gồm thông tin hợp đồng, kết quả thực hiện dịch vụ, giá trị đã thanh toán, công nợ và xác nhận của các bên. Bạn có thể tham khảo thêm Mẫu Biên Bản để chỉnh sửa theo hợp đồng và tình huống thực tế.

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ là gì?

Khái niệm và bản chất pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ là một thỏa thuận giữa bên cung ứng dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ, được lập ra để xác nhận việc chấm dứt hợp đồng, đối chiếu công nợ và giải quyết các nghĩa vụ cuối cùng. Mặc dù không được định nghĩa riêng trong Bộ luật Dân sự 2015, văn bản này được thừa nhận dựa trên nguyên tắc tự do hợp đồng tại Điều 3 và Điều 4. Về bản chất, đây là một thỏa thuận chấm dứt hợp đồng theo khoản 2 Điều 422, đồng thời là cơ sở ràng buộc các bên tương đương hợp đồng chính.

Phân biệt biên bản thanh lý hợp đồng và nghiệm thu hợp đồng

Nhiều người nhầm lẫn giữa hai loại biên bản này. Biên bản nghiệm thu chỉ đánh giá khối lượng, chất lượng dịch vụ đã hoàn thành, trong khi biên bản thanh lý là văn bản kết thúc toàn bộ quan hệ hợp đồng, giải trừ mọi quyền và nghĩa vụ trừ khi có bảo lưu. Nếu chỉ ký nghiệm thu mà không thanh lý, một bên vẫn có thể khởi kiện đòi thanh toán hoặc bồi thường sau đó.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ

Quy định theo Bộ luật Dân sự 2015 (Số 91/2015/QH13)

Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015 liệt kê các trường hợp chấm dứt hợp đồng, bao gồm: hoàn thành, theo thỏa thuận, hủy bỏ hoặc đơn phương chấm dứt. Điều 401 ghi nhận hiệu lực của hợp đồng ký kết hợp pháp, từ đó biên bản thanh lý ký đúng thẩm quyền cũng có hiệu lực ràng buộc. Ngoài ra, Điều 520 quy định bên sử dụng dịch vụ có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng nhưng phải trả tiền phần công việc đã thực hiện – nội dung này cần được ghi nhận trong biên bản thanh lý.

Quy định theo Luật Thương mại 2005

Đối với hợp đồng dịch vụ giữa các thương nhân, Luật Thương mại 2005 (Luật số 36/2005/QH11) có các quy định riêng tại Mục 2 Chương VI. Điều 84 và 85 quy định về chấm dứt, đình chỉ và xử lý hậu quả, tạo cơ sở cho việc quyết toán trong biên bản. Điều 306 cũng cho phép yêu cầu trả lãi chậm thanh toán – nếu có phát sinh, cần được ghi rõ.

Giá trị pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng

Biên bản thanh lý có giá trị như một chứng cứ văn bản quan trọng, giúp ngăn chặn các yêu cầu mới phát sinh. Câu cam kết “các bên không còn bất kỳ khiếu nại nào” có hiệu lực, trừ trường hợp giao dịch vô hiệu do lừa dối, đe dọa, cưỡng ép. Tuy nhiên, biên bản có thể bị vô hiệu nếu vi phạm điều cấm của luật hoặc người ký không đúng thẩm quyền.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tham khảo

Dưới đây là mẫu đã điền nội dung demo để người dùng có thể tham khảo và chỉnh sửa:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ NAM VIỆT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ

Hôm nay, vào lúc 14 giờ 00 phút, ngày ... tháng ... năm ..., tại trụ sở Công ty TNHH Giải pháp Số Nam Việt, chúng tôi gồm:

1. BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ

Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ NAM VIỆT

Mã số thuế: 0977 523 155

Địa chỉ: Số 128 đường Nguyễn Thị Minh Khai, phường Võ Thị Sáu, Thành phố Hồ Chí Minh

Đại diện: Bà Nguyễn Thùy Dương

Chức vụ: Giám đốc

2. BÊN SỬ DỤNG DỊCH VỤ

Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HƯNG PHÁT

Mã số thuế: 0977 523 155

Địa chỉ: Số 42 đường Hoàng Văn Thụ, phường 9, quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh

Đại diện: Ông Phạm Đức Thành

Chức vụ: Tổng Giám đốc

Hai bên thống nhất lập biên bản thanh lý Hợp đồng dịch vụ số 18/2026/HĐDV-NVHP ký ngày ... tháng ... năm ... với các nội dung sau:

3. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

Theo hợp đồng, Bên A cung cấp dịch vụ quản trị và bảo trì hệ thống website cho Bên B trong thời gian 06 tháng.

Thời gian thực hiện dịch vụ từ ngày ... tháng ... năm ... đến ngày ... tháng ... năm ...

Các công việc theo hợp đồng đã được Bên A thực hiện gồm:

• Kiểm tra và bảo trì hệ thống website định kỳ.
• Theo dõi tình trạng hoạt động của máy chủ và hệ thống quản trị.
• Hỗ trợ xử lý các lỗi kỹ thuật phát sinh.
• Thực hiện sao lưu dữ liệu theo lịch thống nhất.
• Báo cáo tình trạng vận hành hệ thống định kỳ cho Bên B.

Bên B xác nhận đã tiếp nhận kết quả dịch vụ và các báo cáo liên quan theo thỏa thuận trong hợp đồng.

4. GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG VÀ THANH TOÁN

Tổng giá trị hợp đồng: 72.000.000 đồng.

Số tiền Bên B đã thanh toán: 72.000.000 đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: 0 đồng.

Hai bên xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ thanh toán theo giá trị dịch vụ được thỏa thuận.

5. HỒ SƠ VÀ TÀI LIỆU BÀN GIAO

Bên A đã bàn giao cho Bên B các tài liệu liên quan đến quá trình cung cấp dịch vụ, gồm:

1. Báo cáo tổng hợp tình trạng hệ thống.
2. Danh sách các hạng mục đã thực hiện.
3. Báo cáo xử lý sự cố trong thời gian cung cấp dịch vụ.
4. Tài liệu hướng dẫn quản trị hệ thống.
5. Các tài liệu khác theo thỏa thuận tại hợp đồng.

Bên B xác nhận đã nhận đầy đủ các tài liệu nêu trên.

6. CÁC NGHĨA VỤ CÒN HIỆU LỰC

Sau khi thanh lý hợp đồng, các bên xác nhận không còn nghĩa vụ thanh toán nào khác liên quan đến phần dịch vụ đã thực hiện.

Các nghĩa vụ về bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu và trách nhiệm đối với những nội dung phát sinh trước thời điểm thanh lý vẫn được thực hiện theo các điều khoản tương ứng của hợp đồng nếu thuộc trường hợp tiếp tục có hiệu lực.

7. THỐNG NHẤT THANH LÝ

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng dịch vụ số 18/2026/HĐDV-NVHP kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Kể từ thời điểm thanh lý, các bên không tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ cung cấp và sử dụng dịch vụ theo hợp đồng, ngoại trừ những nghĩa vụ được xác định tiếp tục có hiệu lực theo hợp đồng hoặc theo biên bản này.

Hai bên cam kết không có khiếu nại hoặc tranh chấp liên quan đến phần dịch vụ đã hoàn thành và giá trị đã thanh toán, trừ trường hợp phát sinh căn cứ khác theo quy định pháp luật.

Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị như nhau.

Các bên đã đọc lại, hiểu rõ và thống nhất toàn bộ nội dung biên bản.

ĐẠI DIỆN BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Thùy Dương

ĐẠI DIỆN BÊN SỬ DỤNG DỊCH VỤ
(Ký, ghi rõ họ tên)

Phạm Đức Thành

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ?

Khi hợp đồng hoàn thành theo đúng thời hạn

Khi hợp đồng đã thực hiện xong, lập biên bản thanh lý giúp hai bên xác nhận việc hoàn thành, quyết toán thuế, xóa công nợ và chấm dứt thời hiệu khiếu nại. Đây là thông lệ chuẩn cho các dịch vụ tư vấn, bảo trì, marketing…

Khi hợp đồng bị chấm dứt hoặc hủy bỏ trước thời hạn

Khi hợp đồng dừng giữa chừng, các bên vẫn cần biên bản thanh lý để xác định giá trị đã thực hiện, số tiền phải trả, bù trừ hoặc bồi thường. Điều này giúp tránh việc một bên khiếu kiện sau khi hợp đồng đã kết thúc.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ chuẩn

Thông tin chi tiết của các bên tham gia (Bên A - Bên B)

Cần ghi đầy đủ tên pháp nhân, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện kèm số giấy tờ tùy thân. Nếu người ký không phải là người đại diện pháp luật, phải có giấy ủy quyền hợp lệ – nếu không, biên bản có thể bị vô hiệu.

Nội dung thanh lý và xác nhận nghĩa vụ tài chính

Phần này liệt kê: tổng giá trị hợp đồng, số đã tạm ứng, đã thanh toán, còn lại, thời hạn thanh toán và lãi chậm trả (nếu có). Nếu có bù trừ, giảm trừ, cần bảng đối chiếu công nợ kèm theo. Tránh ghi chung chung “đã thanh toán xong” vì sẽ khó bảo vệ quyền lợi khi tranh chấp.

Cam kết dứt khoát, điều khoản bảo mật và giải quyết tranh chấp

Cam kết quan trọng nhất là xác nhận hết mọi quyền, nghĩa vụ và khiếu nại phát sinh từ hợp đồng. Điều khoản bảo mật thường được giữ hiệu lực 2–5 năm sau thanh lý. Điều khoản giải quyết tranh chấp cần thống nhất với hợp đồng gốc (Tòa án hoặc Trọng tài).

Điều khoản hiệu lực, số lượng bản lưu giữ và chữ ký xác nhận

Ghi rõ ngày hiệu lực, số lượng bản (thường 02 hoặc 04 bản), mỗi bên giữ một bản. Chữ ký phải của người có thẩm quyền và đóng dấu (nếu là tổ chức) theo quy định.

Các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ phổ biến nhất hiện nay

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ dành cho doanh nghiệp

Mẫu này có bố cục chuẩn, bao gồm đầy đủ thông tin các bên, bảng quyết toán tài chính chi tiết, cam kết dứt điểm, điều khoản bảo mật và hiệu lực. Thường kèm bảng đối chiếu công nợ, phù hợp với kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ với cá nhân

Mẫu gọn nhẹ, dễ sử dụng cho các giao dịch nhỏ như thuê nhà, gia sư, sửa chữa. Vẫn cần ghi rõ thông tin các bên, số tiền thanh toán và chữ ký. Lưu ý khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nếu có.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung ứng dịch vụ

Áp dụng cho các dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, logistics, bảo trì… Nội dung gồm tổng giá trị, giá trị thực hiện, còn tồn đọng, và phần đánh giá chất lượng do bên sử dụng xác nhận.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn

Hợp đồng tư vấn có kết quả phi vật chất, nên biên bản cần liệt kê các sản phẩm bàn giao như báo cáo, tài liệu, mã nguồn. Đặc biệt, cần có điều khoản chuyển giao quyền sở hữu trí tuệ.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng trước thời hạn

Dùng khi dự án dừng giữa chừng. Cần xác định rõ giá trị đã hoàn thành, chi phí không thể thu hồi, thời hạn hoàn trả tiền tạm ứng hoặc phương thức bù trừ.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng song ngữ Anh - Việt (dành cho hợp đồng quốc tế)

Mẫu này cần có điều khoản ngôn ngữ để xác định bản nào có giá trị ưu tiên. Lưu ý hợp đồng dịch vụ quốc tế không thuộc phạm vi CISG nên phải dựa vào luật điều chỉnh trong hợp đồng gốc.

Ngoài ra, tùy theo từng loại hợp đồng, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu liên quan như biên bản thanh lý hợp đồng đặt cọc, biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng nhà ở hoặc biên bản thanh lý hợp đồng nguyên tắc in ấn để chọn mẫu phù hợp.

Lưu ý quan trọng khi soạn thảo và ký biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ

Kiểm tra đối chiếu các điều khoản gốc của hợp đồng

Trước khi soạn biên bản, cần rà soát toàn bộ hợp đồng gốc để đảm bảo các thông tin như số hợp đồng, ngày ký, giá trị, thời hạn… được thể hiện chính xác. Đối chiếu kỹ các điều khoản về nghiệm thu, thanh toán, phạt vi phạm tránh sai sót.

Đảm bảo tính tự nguyện, không ép buộc và đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền

Biên bản thanh lý chỉ có giá trị khi được ký kết hoàn toàn tự nguyện, không có sự lừa dối hay ép buộc. Người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc được ủy quyền hợp lệ, có đóng dấu đầy đủ (nếu là tổ chức).

Các lỗi thường gặp khi lập biên bản thanh lý hợp đồng

Một số lỗi phổ biến: ghi thông tin thiếu chính xác, không đối chiếu công nợ chi tiết, bỏ sót điều khoản bảo mật, người ký không đúng thẩm quyền, hoặc sử dụng mẫu không phù hợp với loại hình dịch vụ. Những sai sót này có thể khiến biên bản mất giá trị pháp lý.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, kết quả dịch vụ, giá trị đã thanh toán, công nợ và các nghĩa vụ còn lại khi các bên kết thúc hoặc chấm dứt quan hệ hợp đồng.

Hợp đồng dịch vụ hết hạn có cần lập biên bản thanh lý không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc. Tuy nhiên, việc lập biên bản giúp các bên có tài liệu xác nhận rõ tình trạng hoàn thành công việc và thanh toán.

Biên bản thanh lý có cần ghi số hợp đồng không?

Nên ghi số, ngày ký và các thông tin nhận diện hợp đồng để xác định chính xác văn bản nào đang được thanh lý.

Nếu còn tiền chưa thanh toán có nên ghi “đã hoàn tất hợp đồng” không?

Không nên ghi theo cách có thể hiểu rằng mọi nghĩa vụ đã hoàn tất. Cần ghi rõ số tiền còn phải thanh toán và thời hạn thực hiện.

Có cần ghi các công việc đã hoàn thành vào biên bản không?

Nên có. Đây là một trong những nội dung quan trọng giúp xác định phạm vi dịch vụ đã được thực hiện và cơ sở tính giá trị thanh toán.

Biên bản thanh lý có cần đóng dấu không?

Việc đóng dấu phụ thuộc vào quy định của doanh nghiệp, thỏa thuận giữa các bên và cách thức ký kết văn bản. Nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu trong giao dịch, cần thực hiện theo quy chế và thẩm quyền của doanh nghiệp.

Có thể dùng mẫu này cho hợp đồng tư vấn, thiết kế hoặc marketing không?

Có thể tham khảo cấu trúc. Tuy nhiên, cần thay phần nội dung dịch vụ, sản phẩm bàn giao, tiêu chí nghiệm thu, giá trị hợp đồng và nghĩa vụ sau thanh lý cho phù hợp với từng loại dịch vụ.

Có thể tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ về chỉnh sửa không?

Có thể sử dụng nội dung mẫu tham khảo để xây dựng văn bản phù hợp. Khi hoàn thiện, cần thay toàn bộ thông tin demo bằng thông tin thực tế và kiểm tra lại số liệu trước khi ký.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ đóng vai trò quan trọng trong việc khép lại một cách chính thức và hợp pháp mọi giao dịch dịch vụ. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ khái niệm, căn cứ pháp lý, nội dung cần có và các mẫu biên bản phổ biến. Hãy chọn mẫu phù hợp với loại dịch vụ của bạn, điền đầy đủ thông tin và ký kết đúng thẩm quyền để bảo vệ quyền lợi tối đa. Tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ chuẩn tại Mẫu Biên Bản và sử dụng trong công việc ngay hôm nay!