Biên bản thanh lý hợp đồng: Mẫu tham khảo, nội dung và cách lập

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tham khảo với nội dung minh họa, thuận tiện để đối chiếu các nghĩa vụ đã thực hiện, công việc còn tồn đọng và các khoản cần xác nhận trước khi kết thúc hợp đồng. Bạn có thể tham khảo Hệ thống Mẫu Biên Bản để lựa chọn và chỉnh sửa biểu mẫu phù hợp với nhu cầu thực tế.

Biên bản thanh lý hợp đồng là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng

Biên bản thanh lý hợp đồng là văn bản do hai hoặc nhiều bên tham gia hợp đồng cùng lập, ghi nhận việc các nghĩa vụ trong hợp đồng đã được hoàn tất, hoặc xác định hậu quả pháp lý khi hợp đồng chấm dứt trước thời hạn. Mặc dù Bộ luật Dân sự 2015 không định nghĩa trực tiếp, nhưng thực tiễn giao kết đã hình thành khái niệm này như một văn bản “chốt số” cuối cùng giữa các bên.

Mục đích của việc lập biên bản thanh lý hợp đồng

• Xác nhận rõ ràng các nghĩa vụ đã thực hiện, các khoản công nợ còn lại, giúp các bên không còn khiếu nại sau khi hợp đồng kết thúc.
• Là căn cứ để kế toán hạch toán doanh thu, chi phí, đối trừ công nợ và quyết toán với cơ quan thuế.
• Giúp rút ngắn thời gian giải quyết tranh chấp vì biên bản có thể dùng làm chứng cứ trước tòa.
• Trong xây dựng, biên bản thanh lý là điều kiện để hoàn tất nghiệm thu, quyết toán vốn đầu tư và giải chấp bảo lãnh.

Phân biệt thanh lý hợp đồng và chấm dứt hợp đồng

Chấm dứt hợp đồng là sự kiện pháp lý làm hợp đồng hết hiệu lực (Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015), trong khi thanh lý hợp đồng là thủ tục xác nhận hậu quả của việc chấm dứt đó. Một hợp đồng có thể chấm dứt do hoàn thành, hủy bỏ, đơn phương chấm dứt hoặc thỏa thuận – và trong cả bốn trường hợp, biên bản thanh lý đều có thể được lập nếu các bên muốn ghi nhận mức độ hoàn thành và giá trị quyết toán.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng?

Hợp đồng đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ

Khi tất cả các điều khoản đã được thực hiện đầy đủ: giao hàng, nghiệm thu, thanh toán, bảo hành… các bên nên lập biên bản thanh lý để xác nhận hợp đồng kết thúc “sạch”. Nhiều hợp đồng quy định thanh lý là điều kiện để nhận lại tiền đặt cọc hoặc bảo lãnh.

Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Theo Điều 422.1 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng có thể chấm dứt trước thời hạn nếu các bên thỏa thuận hoặc một bên đơn phương chấm dứt. Trong trường hợp này, biên bản thanh lý hợp đồng trước thời hạn giúp xử lý dứt điểm giá trị phần đã thực hiện, ghi nhận phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại.

Thanh lý hợp đồng theo thỏa thuận của các bên

Các bên có thể thỏa thuận trong hợp đồng rằng biên bản thanh lý phải được lập trong thời gian nhất định (ví dụ 7 hoặc 15 ngày). Nếu không có điều khoản này, các bên vẫn có thể lập dựa trên nguyên tắc tự do thỏa thuận theo Điều 3 và Điều 398 Bộ luật Dân sự 2015.

Quy định pháp luật về biên bản thanh lý hợp đồng

Căn cứ pháp lý theo Điều 422 Bộ luật Dân sự

Điều 422 quy định 6 trường hợp chấm dứt hợp đồng: hoàn thành; theo thỏa thuận; cá nhân chết/pháp nhân chấm dứt; hủy bỏ; đơn phương chấm dứt; và các trường hợp do luật quy định. Điều luật không bắt buộc lập biên bản thanh lý, nhưng thực tiễn cho thấy việc lập biên bản giúp chứng minh hợp đồng đã được giải quyết xong.

Nguyên tắc lập biên bản thanh lý hợp đồng

Các nguyên tắc: tự do thỏa thuận, trung thực thiện chí, nhất quán với hợp đồng gốc. Những nguyên tắc lập biên bản thanh lý hợp đồng cần được tuân thủ để biên bản có giá trị pháp lý tối đa.

Giá trị pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng

Biên bản thanh lý không phải hợp đồng mới nhưng có giá trị ràng buộc như thỏa thuận bổ sung nếu đủ điều kiện theo Điều 117 Bộ luật Dân sự. Theo Điều 94 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, biên bản là nguồn chứng cứ. Nếu có nội dung “không khiếu nại”, các bên khó đòi bồi thường sau đó.

Biên bản thanh lý hợp đồng ai ký?

Người đại diện có thẩm quyền ký biên bản

Người ký phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp theo Điều 134 Bộ luật Dân sự 2015 và Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020. Nếu người ký không có thẩm quyền, biên bản có thể bị vô hiệu.

Trường hợp ký thay hoặc ủy quyền ký

Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, nêu rõ phạm vi và thời hạn. Người ký thay thường là Giám đốc dự án, Trưởng phòng kinh doanh, Kế toán trưởng. Lưu ý, nếu người ký hợp đồng gốc đã nghỉ việc, người ký thanh lý phải là người kế nhiệm.

Điều kiện để biên bản có hiệu lực pháp lý

Cần đảm bảo năng lực pháp luật dân sự, tự nguyện, nội dung không vi phạm điều cấm. Dấu không còn bắt buộc nhưng nên đóng dấu để tăng tính thuyết phục khi sử dụng tại tòa án.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tham khảo

Dưới đây là mẫu biên bản thanh lý hợp đồng được điền sẵn thông tin minh họa. Tên cá nhân, doanh nghiệp và số liệu chỉ nhằm phục vụ việc hình dung cách trình bày; khi sử dụng thực tế cần thay bằng thông tin chính xác.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG

Số: 08/BBTL-HĐ

Căn cứ Hợp đồng cung cấp dịch vụ số 17/2026/HĐDV ký ngày ... tháng ... năm ... giữa Công ty TNHH Giải pháp Sao Việt và Công ty Cổ phần Thương mại Nam Phương;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại trụ sở Công ty Cổ phần Thương mại Nam Phương, chúng tôi gồm:

BÊN A: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI NAM PHƯƠNG

Địa chỉ: Số 86 phố Nguyễn Du, phường Nguyễn Du, thành phố Hà Nội.

Đại diện: Bà Lê Minh Anh

Chức vụ: Giám đốc

Mã số doanh nghiệp: 0977 523 155

BÊN B: CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SAO VIỆT

Địa chỉ: Số 24 phố Hoàng Cầu, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội.

Đại diện: Ông Phạm Đức Thành

Chức vụ: Giám đốc

Mã số doanh nghiệp: 0977 523 155

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng với các nội dung sau:

1. Thông tin hợp đồng

Hợp đồng được thanh lý: Hợp đồng cung cấp dịch vụ số 17/2026/HĐDV.

Ngày ký hợp đồng: ... tháng ... năm ...

Nội dung hợp đồng: Cung cấp và triển khai dịch vụ quản lý dữ liệu khách hàng cho Bên A.

Thời hạn thực hiện hợp đồng: Từ ngày ... tháng ... năm ... đến ngày ... tháng ... năm ...

2. Tình hình thực hiện hợp đồng

Bên B đã hoàn thành việc triển khai hệ thống theo phạm vi công việc được hai bên thống nhất trong hợp đồng.

Bên A đã tiếp nhận kết quả thực hiện và xác nhận các hạng mục chính đã được bàn giao theo nội dung thỏa thuận.

Các tài liệu hướng dẫn sử dụng và hồ sơ liên quan đã được Bên B bàn giao cho Bên A theo danh mục thống nhất.

3. Giá trị hợp đồng và tình hình thanh toán

Tổng giá trị hợp đồng: 248.000.000 đồng.

Số tiền Bên A đã thanh toán: 198.400.000 đồng.

Số tiền còn lại: 49.600.000 đồng.

Bên A có trách nhiệm thanh toán số tiền còn lại cho Bên B trong thời hạn ... ngày kể từ ngày hai bên ký biên bản này.

4. Hồ sơ, tài liệu và kết quả bàn giao

Bên B đã bàn giao cho Bên A:

1. Bộ tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống: 01 bộ.
2. Hồ sơ cấu hình hệ thống: 01 bộ.
3. Biên bản nghiệm thu các hạng mục: 01 bộ.
4. Tài liệu hướng dẫn quản trị: 01 bộ.

Bên A xác nhận đã tiếp nhận các tài liệu nêu trên.

5. Các nghĩa vụ còn lại

Hai bên xác nhận các công việc chính theo hợp đồng đã được hoàn thành.

Nghĩa vụ thanh toán số tiền còn lại được thực hiện theo thời hạn nêu tại Mục 3 của Biên bản này.

Các nghĩa vụ về bảo mật thông tin và trách nhiệm bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật tiếp tục được thực hiện theo các điều khoản tương ứng của Hợp đồng số 17/2026/HĐDV.

6. Xác nhận thanh lý

Sau khi các nghĩa vụ còn lại được thực hiện đầy đủ, hai bên xác nhận hợp đồng được hoàn tất theo phạm vi và điều kiện đã thỏa thuận.

Hai bên cam kết thực hiện đúng các nội dung được ghi nhận tại Biên bản này.

Biên bản được lập thành 04 bản, có giá trị như nhau; Bên A giữ 02 bản và Bên B giữ 02 bản.

Các bên đã đọc lại toàn bộ nội dung, hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình và thống nhất ký xác nhận.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Lê Minh Anh

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Phạm Đức Thành

Hướng dẫn cách làm biên bản thanh lý hợp đồng chi tiết

Bước 1 – Kiểm tra thông tin hợp đồng gốc

Đối chiếu số hợp đồng, ngày ký, tên các bên, mã số thuế, tài khoản. Nếu hợp đồng thất lạc, lập văn bản xác nhận.

Bước 2 – Rà soát tình trạng thực hiện nghĩa vụ

Đối chiếu công nợ từ sổ sách, hóa đơn, nghiệm thu. Với xây dựng, phải có nghiệm thu theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP trước khi thanh lý.

Bước 3 – Soạn thảo nội dung biên bản

Bố cục chuẩn: quốc hiệu, tên biên bản, thời gian/địa điểm, thông tin các bên, căn cứ, nội dung thanh lý (bao gồm quyết toán tài chính), cam kết, chữ ký, dấu.

Bước 4 – Ký tên, đóng dấu và lưu hồ sơ

Ký trực tiếp hoặc chữ ký điện tử theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Ít nhất 2 bản gốc, mỗi bên giữ 1 bản. Lưu hồ sơ 10 năm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng

Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Ghi rõ tên công ty, địa chỉ, MST, người đại diện, tài khoản. Với hợp đồng lao động, ghi chức danh, bộ phận.

Căn cứ lập biên bản thanh lý

Ghi căn cứ hợp đồng số... ngày..., Bộ luật Dân sự, Nghị định 37/2015/NĐ-CP (với xây dựng). Phần này giúp cơ quan thuế chấp nhận.

Xác nhận nghĩa vụ đã hoàn thành

Lập bảng liệt kê nội dung, khối lượng, giá trị. Ghi rõ “đã hoàn thành, không còn khiếu nại” hoặc nêu rõ nghĩa vụ chưa hoàn thành và biện pháp xử lý.

Nghiệm thu và quyết toán thanh lý

Ghi tổng giá trị, tạm ứng, đã thanh toán, còn lại. Nếu có chênh lệch âm, cam kết hoàn trả.

Cam kết và điều khoản cuối cùng

Cam kết không khởi kiện trừ trường hợp vi phạm thanh toán. Ghi số bản, hiệu lực. Với hợp đồng nước ngoài, bổ sung luật áp dụng.

Cách đánh số biên bản thanh lý hợp đồng

Nguyên tắc đánh số văn bản theo quy định

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, số văn bản dùng số Ả Rập, ký hiệu gồm chữ viết tắt loại văn bản. Đăng ký vào sổ theo dõi, tránh trùng lặp.

Ví dụ cách đánh số chuẩn cho biên bản thanh lý

Mẫu phổ biến: “Số: 15/BB-TLHĐ” hoặc “Số: 15/BB-TLHĐ/2025”. Với xây dựng, có thể thêm mã công trình: “15/BB-TLHĐ/CT01”.

Có bắt buộc phải làm biên bản thanh lý hợp đồng không?

Quy định bắt buộc trong một số loại hợp đồng

Theo Nghị định 37/2015/NĐ-CP, hợp đồng xây dựng bắt buộc thanh lý trong 30 ngày kể từ ngày nghiệm thu hoàn thành hoặc chấm dứt. Một số hợp đồng dầu khí, điện, nhượng quyền cũng bắt buộc.

Rủi ro pháp lý khi không lập biên bản thanh lý

Không có biên bản, một bên có thể phủ nhận đã hoàn thành nghĩa vụ, dẫn đến khiếu nại, khởi kiện. Kế toán có thể gặp khó khăn khi quyết toán thuế, và đặc biệt là chủ đầu tư sẽ không thể giải chấp bảo lãnh.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thông dụng

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế

Áp dụng cho hợp đồng mua bán, cung cấp dịch vụ thông thường.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng

Theo Nghị định 37/2015/NĐ-CP, gồm chi tiết giá trị quyết toán.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động

Dùng khi chấm dứt hợp đồng lao động, ghi nhận trách nhiệm và quyền lợi.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ

Phù hợp cho thuê, bảo trì, tư vấn.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng đơn giản

Dành cho cá nhân hoặc giao dịch nhỏ, không quá phức tạp.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng PDF/DOC miễn phí

Hướng dẫn tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng Word

Để tải mẫu, bạn truy cập website Mẫu Biên Bản, chọn mẫu phù hợp, nhấn tải về và chỉnh sửa theo nhu cầu.

Lưu ý khi sử dụng mẫu có sẵn

Cần kiểm tra thông tin pháp lý hiện hành, điều chỉnh điều khoản riêng trước khi ký. Không nên sao chép nguyên bản nếu không phù hợp.

Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản thanh lý hợp đồng

Lưu ý về thời điểm lập biên bản

Chỉ lập khi nghĩa vụ thực tế đã hoàn thành hoặc chấm dứt. Tránh lập trước khi có đủ căn cứ nghiệm thu.

Lưu ý về số bản in và giá trị pháp lý

Tối thiểu 2 bản gốc, mỗi bên giữ 1 bản. Với đầu tư công, cần thêm 1 bản cho kho bạc.

Lưu ý đối với hợp đồng có yếu tố nước ngoài

Cần song ngữ, xác định luật áp dụng. Đặc biệt với hợp đồng báo chí, truyền thông, cần làm rõ ngôn ngữ có giá trị và điều khoản bảo mật thông tin – bạn có thể tham khảo thêm mẫu biên bản thanh lý hợp đồng với báo chí tại đây.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng

Biên bản thanh lý hợp đồng có bắt buộc không?

Không phải mọi hợp đồng đều bắt buộc phải lập riêng biên bản thanh lý. Việc có lập biên bản hay không phụ thuộc vào loại hợp đồng, thỏa thuận giữa các bên và quy định pháp luật áp dụng. Trong thực tế, các bên thường lập văn bản này để xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, thanh toán, bàn giao và các nghĩa vụ còn lại.

Biên bản thanh lý hợp đồng có thay thế hợp đồng không?

Không. Biên bản thanh lý chủ yếu ghi nhận tình trạng thực hiện và việc kết thúc hoặc xử lý các nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng. Các điều khoản của hợp đồng gốc vẫn cần được xem xét, đặc biệt là những nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục có hiệu lực sau khi hợp đồng kết thúc như bảo mật, bảo hành, thanh toán hoặc giải quyết tranh chấp.

Có thể chỉnh sửa mẫu biên bản thanh lý hợp đồng không?

Có. Người sử dụng nên chỉnh sửa mẫu theo đúng loại hợp đồng, thông tin các bên, giá trị hợp đồng, tình trạng thực hiện, số tiền đã thanh toán và những nghĩa vụ còn lại. Không nên sử dụng nguyên mẫu nếu nội dung thực tế của hợp đồng có những điều khoản hoặc nghĩa vụ đặc thù.

Có cần công chứng biên bản thanh lý hợp đồng không?

Không phải mọi biên bản thanh lý hợp đồng đều phải công chứng hoặc chứng thực. Yêu cầu về hình thức phụ thuộc vào loại hợp đồng, đối tượng giao dịch và quy định pháp luật áp dụng. Nếu hợp đồng thuộc trường hợp có yêu cầu đặc biệt về công chứng, chứng thực hoặc hình thức văn bản, cần kiểm tra quy định tương ứng trước khi ký.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng trên Mẫu Biên Bản có phải mẫu bắt buộc không?

Không. Mẫu trên Mẫu Biên Bản được cung cấp nhằm mục đích tham khảo và hỗ trợ soạn thảo. Người sử dụng cần kiểm tra, điều chỉnh nội dung theo hợp đồng thực tế, thỏa thuận giữa các bên và quy định áp dụng trước khi sử dụng chính thức.

Có thể dùng mẫu này cho mọi loại hợp đồng không?

Không nên. Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ có thể khác với biên bản thanh lý hợp đồng mua bán, thuê tài sản, xây dựng hoặc các loại hợp đồng khác. Khi sử dụng, cần điều chỉnh nội dung về phạm vi công việc, nghiệm thu, bàn giao, thanh toán, công nợ và nghĩa vụ còn lại cho phù hợp với từng loại hợp đồng.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ cách viết, quy định và tầm quan trọng của nó. Hãy truy cập Mẫu Biên Bản để tải ngay các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chuẩn pháp lý, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro. Đừng quên chia sẻ bài viết nếu thấy hữu ích!

Tham khảo thêm một số mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thường gặp:

https://maubienban.vn/mau-bien-ban/bien-ban-thanh-ly-hop-dong-thue-nha

https://maubienban.vn/mau-bien-ban/bien-ban-thanh-ly-hop-dong-lao-dong

https://maubienban.vn/mau-bien-ban/bien-ban-thanh-ly-hop-dong-mua-ban

https://maubienban.vn/mau-bien-ban/bien-ban-thanh-ly-hop-dong-xay-dung

https://maubienban.vn/mau-bien-ban/bien-ban-thanh-ly-hop-dong-dich-vu

https://maubienban.vn/mau-bien-ban/bien-ban-thanh-ly-hop-dong-thue-nha

https://maubienban.vn/mau-bien-ban/bien-ban-thanh-ly-hop-dong-thue-van-phong

https://maubienban.vn/mau-bien-ban/bien-ban-thanh-ly-hop-dong-gia-cong