Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ marketing là văn bản được lập khi doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ marketing hoàn tất, chấm dứt hoặc thống nhất kết thúc hợp đồng đã ký. 

Văn bản này giúp hai bên xác nhận khối lượng công việc đã thực hiện, kết quả bàn giao, nghĩa vụ thanh toán và các vấn đề còn tồn tại, từ đó làm cơ sở hoàn tất quan hệ hợp tác. Thay vì phải tự xây dựng nội dung từ đầu, bạn có thể tham khảo và sử dụng Mẫu Biên Bản để chuẩn bị văn bản rõ ràng, thuận tiện chỉnh sửa theo từng hợp đồng thực tế.

Bạn có thể tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ marketing tại Mẫu Biên Bản dưới dạng Word và PDF, thuận tiện chỉnh sửa thông tin, đối chiếu nội dung và hoàn thiện hồ sơ theo giao dịch thực tế.

Vì sao nên tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ marketing tại Mẫu Biên Bản?

Nội dung được biên soạn rõ ràng, phù hợp với nhu cầu

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ marketing thường liên quan đến nhiều đầu việc như xây dựng chiến lược, quản trị mạng xã hội, quảng cáo trực tuyến, SEO, sản xuất nội dung, thiết kế hình ảnh, tổ chức sự kiện hoặc các hoạt động truyền thông khác. Nếu chỉ ghi nhận chung rằng hai bên đã hoàn thành hợp đồng mà không xác định cụ thể phạm vi công việc, giá trị đã thực hiện và nghĩa vụ còn lại, việc đối chiếu sau này có thể gặp khó khăn.

Mẫu được xây dựng theo hướng tách bạch thông tin hợp đồng, nội dung công việc, kết quả thực hiện và nghĩa vụ thanh toán, giúp người sử dụng dễ xác định những phần cần điều chỉnh. Các trường thông tin có thể được thay đổi để phù hợp với loại dịch vụ marketing mà hai bên đã thỏa thuận.

Đặc biệt, Có giá trị chuyên môn khi được kiểm duyệt từ đội ngũ luật sư giúp mẫu có định hướng trình bày phù hợp với nhu cầu lập biên bản trong thực tế. Người dùng vẫn cần kiểm tra và điều chỉnh các thông tin liên quan đến hợp đồng cụ thể trước khi ký.

Có hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn điền cụ thể

Một biên bản thanh lý không chỉ cần điền tên doanh nghiệp và ngày ký. Với hợp đồng marketing, người lập còn phải đối chiếu các thông tin như số hợp đồng, thời gian cung cấp dịch vụ, phạm vi công việc, sản phẩm đã bàn giao, giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán và khoản còn phải thanh toán nếu có.

Mẫu giúp xác định các nhóm thông tin cần kiểm tra trước khi hoàn thiện. Phần hướng dẫn điền cũng giúp người sử dụng hiểu mục đích của từng trường dữ liệu, từ đó hạn chế tình trạng bỏ sót nội dung quan trọng hoặc ghi nhận không thống nhất với hợp đồng ban đầu.

Với những giao dịch có nhiều hạng mục, giá trị lớn, phát sinh tranh chấp hoặc có vấn đề liên quan đến quyền sử dụng tài khoản quảng cáo, dữ liệu khách hàng, tài sản trí tuệ và sản phẩm truyền thông, Có lựa chọn tư vấn luật sư khi trường hợp phức tạp để hỗ trợ xem xét thêm trước khi ký.

Được rà soát và cập nhật trong quá trình phát triển

Các mẫu văn bản cần được rà soát để phù hợp hơn với nhu cầu sử dụng thực tế. Đối với biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ marketing, việc cập nhật có ý nghĩa ở cách trình bày các nội dung thường xuyên phát sinh trong hoạt động cung cấp dịch vụ, chẳng hạn bàn giao tài khoản, dữ liệu, nội dung, thiết kế hoặc các tài sản phục vụ chiến dịch.

Mẫu không nhằm thay thế việc kiểm tra hợp đồng gốc. Người dùng nên đối chiếu toàn bộ nội dung với thỏa thuận đã ký và tình trạng thực tế của dự án trước khi xác nhận thanh lý.

Giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị văn bản

Nếu phải tự soạn từ đầu, người lập thường phải xác định cấu trúc, nội dung cần xác nhận và cách trình bày các nghĩa vụ đã hoàn thành. Một mẫu được chuẩn bị sẵn giúp rút ngắn thời gian ở bước xây dựng bố cục, đồng thời tạo cơ sở để tập trung kiểm tra các thông tin thực tế.

Đối với doanh nghiệp thường xuyên thuê agency hoặc freelancer thực hiện các chiến dịch marketing, việc sử dụng mẫu thống nhất còn giúp bộ phận phụ trách hợp đồng, kế toán và marketing dễ phối hợp khi xác nhận hoàn thành dịch vụ.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ marketing?

Biên bản có thể được lập khi hai bên đã hoàn tất toàn bộ hoặc phần công việc theo thỏa thuận và cần xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng. Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Hai bên đã hoàn thành toàn bộ dịch vụ marketing theo thời hạn trong hợp đồng.
• Chiến dịch marketing đã kết thúc và các sản phẩm, báo cáo hoặc tài khoản liên quan đã được bàn giao.
• Hợp đồng hết thời hạn và hai bên không tiếp tục gia hạn.
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Một bên đã hoàn thành phần nghĩa vụ của mình và cần xác nhận khối lượng công việc đã thực hiện.
• Hai bên cần xác nhận tình trạng thanh toán trước khi kết thúc hợp tác.
• Doanh nghiệp thay đổi đơn vị cung cấp dịch vụ và cần hoàn tất hồ sơ với đơn vị marketing cũ.

Trước khi lập biên bản, nên kiểm tra lại hợp đồng dịch vụ marketing, phụ lục hợp đồng, bảng báo giá, biên bản nghiệm thu và các tài liệu bàn giao có liên quan.

Nếu cần tham khảo hồ sơ thanh lý trong lĩnh vực giáo dục, Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ giảng dạy có thể giúp đối chiếu cách xác nhận kết quả công việc và hoàn tất nghĩa vụ.

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ marketing cần có những nội dung gì?

Thông tin các bên

Phần đầu biên bản cần thể hiện thông tin của bên thuê dịch vụ và bên cung cấp dịch vụ. Tùy chủ thể, có thể bao gồm tên doanh nghiệp hoặc cá nhân, địa chỉ, mã số doanh nghiệp hoặc thông tin định danh phù hợp, người đại diện và chức vụ.

Thông tin này cần thống nhất với hợp đồng dịch vụ marketing đã ký để tránh nhầm lẫn về chủ thể thực hiện thanh lý.

Thông tin hợp đồng dịch vụ marketing

Biên bản nên ghi rõ số hợp đồng, ngày ký, thời hạn và nội dung chính của hợp đồng được thanh lý.

Nếu trong quá trình thực hiện có phụ lục điều chỉnh phạm vi công việc, chi phí hoặc thời hạn, nên đối chiếu các phụ lục đó để xác định chính xác cơ sở thanh lý.

Nội dung dịch vụ marketing đã thực hiện

Đây là phần quan trọng đối với hợp đồng marketing. Có thể ghi nhận các nhóm công việc như:

• Xây dựng chiến lược hoặc kế hoạch marketing.
• Quản trị các kênh truyền thông.
• SEO và phát triển nội dung.
• Quảng cáo Google, Meta hoặc các nền tảng khác.
• Sản xuất bài viết, hình ảnh, video.
• Thiết kế nhận diện hoặc tài liệu truyền thông.
• Quản lý chiến dịch và báo cáo kết quả.
• Các dịch vụ marketing khác theo hợp đồng.

Nội dung nên phản ánh đúng phạm vi công việc thực tế thay vì sử dụng mô tả quá chung chung.

Thời gian và phạm vi thực hiện

Biên bản có thể xác nhận thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và phạm vi dịch vụ đã được thực hiện.

Nếu hợp đồng được thanh lý một phần, cần ghi rõ phần công việc đã hoàn thành và phần công việc chưa thực hiện để tránh nhầm lẫn với trường hợp hoàn tất toàn bộ hợp đồng.

Giá trị hợp đồng và tình trạng thanh toán

Cần đối chiếu giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán và khoản còn phải thanh toán nếu có. Trường hợp phát sinh chi phí quảng cáo, chi phí sản xuất hoặc khoản ngoài phạm vi hợp đồng, nên xác định rõ khoản nào thuộc trách nhiệm của từng bên.

Nếu hai bên đã hoàn tất nghĩa vụ tài chính, biên bản có thể ghi nhận tình trạng thanh toán tương ứng.

Bàn giao tài khoản, dữ liệu và sản phẩm

Dịch vụ marketing thường tạo ra nhiều tài sản và dữ liệu cần bàn giao. Có thể bao gồm tài khoản quảng cáo, tài khoản mạng xã hội, dữ liệu chiến dịch, nội dung, thiết kế, hình ảnh, video, báo cáo, danh sách công việc hoặc các tài liệu khác.

Nên ghi nhận cụ thể những gì đã bàn giao, thời điểm bàn giao và hình thức bàn giao nếu nội dung này có ý nghĩa đối với việc kết thúc hợp tác.

Nghĩa vụ còn lại sau thanh lý

Nếu sau thời điểm lập biên bản vẫn còn khoản thanh toán, nghĩa vụ bàn giao hoặc công việc cần hoàn tất, nên ghi rõ nội dung, thời hạn và trách nhiệm của mỗi bên.

Đây là phần cần đặc biệt chú ý nếu hai bên thanh lý trước thời hạn hoặc chỉ thanh lý một phần hợp đồng.

Xác nhận và chữ ký

Cuối biên bản cần có phần xác nhận của các bên, ngày lập và chữ ký của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền phù hợp.

Đối với hợp đồng tư vấn đầu tư nước ngoài, mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tư vấn FDI là tài liệu liên quan để tham khảo khi xác nhận việc hoàn thành dịch vụ và thanh toán.

Hướng dẫn cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ marketing và điền từng phần

Bước 1: Kiểm tra hợp đồng marketing ban đầu

Đọc lại hợp đồng và các phụ lục để xác định số hợp đồng, thời hạn, phạm vi dịch vụ, giá trị và các điều khoản liên quan đến nghiệm thu, thanh toán, chấm dứt hoặc thanh lý.

Bước 2: Xác định tình trạng thực hiện dịch vụ

Đối chiếu kế hoạch và thực tế triển khai để xác định các hạng mục đã hoàn thành, đang thực hiện hoặc chưa thực hiện.

Bước 3: Tổng hợp sản phẩm và kết quả đã bàn giao

Kiểm tra các bài viết, thiết kế, video, báo cáo, tài khoản, dữ liệu hoặc tài liệu khác mà bên cung cấp dịch vụ phải bàn giao.

Bước 4: Đối chiếu giá trị và thanh toán

Xác định tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán, số tiền còn lại và các khoản chi phí phát sinh nếu có.

Bước 5: Ghi nhận nghĩa vụ còn lại

Nếu vẫn còn công việc hoặc nghĩa vụ sau khi lập biên bản, cần mô tả rõ nội dung và thời hạn hoàn thành.

Bước 6: Kiểm tra thông tin về bàn giao tài khoản và dữ liệu

Đối với marketing số, cần đặc biệt kiểm tra quyền truy cập các tài khoản quảng cáo, website, mạng xã hội, công cụ phân tích, dữ liệu khách hàng và kho tài liệu nếu những tài sản này thuộc phạm vi bàn giao.

Bước 7: Đối chiếu nội dung trước khi ký

Hai bên nên cùng kiểm tra lại các số liệu, thời gian, phạm vi công việc và nội dung xác nhận để hạn chế sai lệch giữa biên bản và thực tế.

Bước 8: Ký và lưu hồ sơ

Sau khi thống nhất, các bên ký biên bản và lưu cùng hợp đồng, phụ lục, nghiệm thu, chứng từ thanh toán và tài liệu bàn giao có liên quan.

Bạn có thể tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ marketing với file Word và PDF tại Mẫu Biên Bản để chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ. Nếu giao dịch có nội dung phức tạp, bạn có thể lựa chọn thêm phương án tư vấn luật sư.

Những trường hợp cần đặc biệt lưu ý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ marketing

Kiểm tra phạm vi dịch vụ đã hoàn thành

Không nên chỉ ghi “đã hoàn thành dịch vụ marketing” nếu hợp đồng gồm nhiều hạng mục. Cần đối chiếu các đầu việc cụ thể để xác định chính xác phần đã thực hiện.

Xác định rõ tình trạng tài khoản quảng cáo

Nếu agency trực tiếp quản lý tài khoản quảng cáo hoặc các nền tảng truyền thông của doanh nghiệp, cần xác định rõ việc bàn giao quyền truy cập và dữ liệu sau khi chấm dứt hợp tác.

Kiểm tra quyền sử dụng nội dung và sản phẩm

Bài viết, hình ảnh, video, thiết kế, bộ nhận diện hoặc các sản phẩm sáng tạo khác có thể liên quan đến thỏa thuận giữa hai bên. Khi thanh lý, nên đối chiếu hợp đồng để xác định phạm vi bàn giao và quyền sử dụng đã thỏa thuận.

Đối chiếu công nợ và chi phí quảng cáo

Cần phân biệt phí dịch vụ marketing với ngân sách quảng cáo, chi phí thuê bên thứ ba và các khoản chi phí khác. Việc xác nhận rõ từng khoản giúp hạn chế phát sinh tranh chấp về thanh toán.

Ghi rõ nghĩa vụ chưa hoàn thành

Nếu còn khoản tiền phải thanh toán hoặc tài liệu chưa bàn giao, không nên ghi nhận theo hướng đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ. Nội dung biên bản cần phản ánh đúng tình trạng thực tế.

Lưu hồ sơ cùng các tài liệu liên quan

Biên bản thanh lý nên được lưu cùng hợp đồng, phụ lục, báo cáo, nghiệm thu, hóa đơn, chứng từ thanh toán và tài liệu bàn giao để thuận tiện đối chiếu khi cần.

Nếu thỏa thuận liên quan đến hoạt động mua bán, sáp nhập doanh nghiệp, mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tư vấn M&A cung cấp thêm mẫu tham khảo cho quá trình kết thúc hợp đồng.

Checklist trước khi ký Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ marketing

•  Đã kiểm tra đúng tên và thông tin của các bên.
• Đã đối chiếu số và ngày ký hợp đồng.
• Đã kiểm tra thời gian cung cấp dịch vụ.
• Đã xác nhận các hạng mục marketing đã thực hiện.
• Đã đối chiếu sản phẩm và tài liệu đã bàn giao.
• Đã kiểm tra tài khoản, dữ liệu và quyền truy cập cần bàn giao.
• Đã đối chiếu giá trị hợp đồng.
• Đã xác nhận số tiền đã thanh toán.
• Đã xác định khoản công nợ hoặc chi phí còn lại nếu có.
• Đã ghi nhận nghĩa vụ chưa hoàn thành.
• Đã kiểm tra ngày lập biên bản.
• Đã kiểm tra người ký và chức vụ của các bên.

Ngoài các trường hợp chuyên biệt, Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ có thể được xem thêm để đối chiếu bố cục và nội dung cơ bản khi lập hồ sơ thanh lý.

Sau khi tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ marketing cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu có thể được sử dụng như một khung nội dung tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo hợp đồng và tình trạng thực tế. Một số thông tin thường cần thay đổi gồm:

• Tên, địa chỉ và thông tin của bên thuê và bên cung cấp dịch vụ.
• Số và ngày ký hợp đồng.
• Thời gian thực hiện dịch vụ.
• Loại hình marketing được cung cấp.
• Các hạng mục công việc đã hoàn thành.
• Sản phẩm, báo cáo hoặc dữ liệu đã bàn giao.
• Giá trị hợp đồng và tình trạng thanh toán.
• Các khoản phát sinh hoặc công nợ.
• Nội dung về bàn giao tài khoản và dữ liệu.
• Nghĩa vụ còn lại sau khi thanh lý.
• Thông tin người đại diện và chữ ký.

Không nên giữ nguyên các thông tin có sẵn trong mẫu nếu chưa kiểm tra với hợp đồng thực tế.

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ marketing có những định dạng nào?

File Word

Word phù hợp khi cần chỉnh sửa tên doanh nghiệp, thông tin hợp đồng, phạm vi dịch vụ, số liệu thanh toán và các nội dung bàn giao. Đây thường là định dạng thuận tiện để hoàn thiện biên bản trước khi ký.

File PDF

PDF phù hợp để xem trước bố cục, đối chiếu nội dung hoặc lưu trữ phiên bản hoàn thiện. Khi cần chỉnh sửa nhiều thông tin, nên sử dụng file Word làm cơ sở trước khi xuất bản PDF.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ marketing

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ marketing dùng để làm gì?

Biên bản được sử dụng để ghi nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, các công việc đã hoàn thành, sản phẩm đã bàn giao, tình trạng thanh toán và nghĩa vụ còn lại khi hai bên kết thúc hoặc thanh lý hợp đồng.

Khi hợp đồng marketing hết thời hạn có nên lập biên bản thanh lý không?

Nếu hai bên cần một tài liệu xác nhận rõ tình trạng thực hiện và nghĩa vụ đã hoàn thành, việc lập biên bản có thể giúp hồ sơ kết thúc hợp đồng được đầy đủ và thuận tiện đối chiếu.

Có thể thanh lý hợp đồng marketing trước thời hạn không?

Có thể phát sinh trường hợp hai bên thống nhất kết thúc hợp đồng trước thời hạn. Khi đó, nội dung biên bản nên phản ánh rõ lý do hoặc căn cứ chấm dứt theo thỏa thuận, phần công việc đã thực hiện và nghĩa vụ còn lại.

Có cần ghi tài khoản quảng cáo và dữ liệu marketing vào biên bản không?

Nếu tài khoản, dữ liệu hoặc sản phẩm marketing thuộc phạm vi bàn giao, nên ghi nhận rõ nội dung bàn giao để hai bên có cơ sở đối chiếu sau khi kết thúc hợp tác.

Có thể chỉnh sửa file Word của mẫu không?

Có. File Word được sử dụng thuận tiện cho việc bổ sung và điều chỉnh thông tin theo hợp đồng cụ thể. Người dùng nên kiểm tra toàn bộ nội dung sau khi chỉnh sửa.

Khi nào nên lựa chọn tư vấn luật sư?

Có thể cân nhắc tư vấn khi hợp đồng có giá trị lớn, chấm dứt trước thời hạn, phát sinh tranh chấp, còn công nợ, có nhiều tài sản hoặc dữ liệu cần bàn giao, hoặc có vấn đề phức tạp liên quan đến quyền sử dụng sản phẩm marketing.

Tư vấn luật sư có thay thế việc sử dụng mẫu biên bản không?

Không nhất thiết. Mẫu giúp hình thành khung văn bản để các bên ghi nhận việc thanh lý; tư vấn chuyên môn có thể được sử dụng thêm khi giao dịch hoặc tình huống thực tế cần xem xét sâu hơn.

Tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ marketing

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ marketing nên được lập dựa trên nội dung hợp đồng đã ký và tình trạng thực tế của quá trình cung cấp dịch vụ. Trước khi ký, cần kiểm tra kỹ phạm vi công việc, sản phẩm bàn giao, tài khoản và dữ liệu, công nợ, chi phí phát sinh và các nghĩa vụ còn lại.

Tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ marketing tại Mẫu Biên Bản với file Word và PDF để thuận tiện chỉnh sửa, tham khảo và hoàn thiện hồ sơ. Với trường hợp phức tạp, bạn có thể lựa chọn thêm phương án tư vấn luật sư.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ marketing giúp các bên hệ thống lại quá trình thực hiện hợp đồng và xác nhận tình trạng công việc, thanh toán, bàn giao tại thời điểm kết thúc hợp tác. Một biên bản rõ ràng cần phản ánh đúng nội dung đã thỏa thuận thay vì chỉ sử dụng mẫu một cách máy móc.

Bạn có thể sử dụng mẫu Word và PDF làm cơ sở, sau đó đối chiếu với hợp đồng marketing, phụ lục, nghiệm thu và hồ sơ bàn giao để hoàn thiện văn bản phù hợp với giao dịch thực tế.

Tác giả: Đội ngũ Mẫu Biên Bản

Tham khảo thêm các mẫu tài liệu liên quan:

• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng livestream
• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác truyền thông
• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng in ấn quảng cáo