Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ lưu trú là văn bản được lập khi bên cung cấp và bên sử dụng dịch vụ lưu trú đã hoàn thành, kết thúc hoặc thống nhất chấm dứt các nội dung theo hợp đồng đã ký. Biên bản giúp xác nhận thời gian lưu trú, số lượng phòng hoặc dịch vụ đã sử dụng, tình trạng thanh toán, việc bàn giao tài sản và những nghĩa vụ còn lại của các bên. Chuẩn bị mẫu có cấu trúc rõ ràng giúp thuận tiện đối chiếu với hợp đồng và hồ sơ dịch vụ trước khi ký. Tại Mẫu Biên Bản, người dùng có thể tham khảo và tải mẫu dưới dạng Word, PDF để chỉnh sửa theo trường hợp thực tế.

Bạn có thể tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ lưu trú tại Mẫu Biên Bản dưới dạng Word và PDF, thuận tiện chỉnh sửa thông tin, đối chiếu nội dung và hoàn thiện hồ sơ theo giao dịch thực tế.

Vì sao nên tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ lưu trú tại Mẫu Biên Bản?

Nội dung được biên soạn rõ ràng, phù hợp với nhu cầu

Hợp đồng dịch vụ lưu trú có thể được sử dụng giữa khách sạn, khu nghỉ dưỡng, cơ sở lưu trú và khách hàng, doanh nghiệp, đoàn khách hoặc đơn vị tổ chức sự kiện. Khi kết thúc thời gian cung cấp dịch vụ, biên bản thanh lý cần phản ánh được thời gian lưu trú, số lượng phòng, dịch vụ đã sử dụng và tình trạng thanh toán.

Mẫu được xây dựng theo hướng tập trung vào những thông tin cần xác nhận khi kết thúc dịch vụ như thông tin các bên, hợp đồng lưu trú, thời gian sử dụng, số lượng phòng hoặc khách, các dịch vụ phát sinh, giá trị hợp đồng và tình trạng thanh toán.

Có giá trị chuyên môn khi được kiểm duyệt từ đội ngũ luật sư, giúp người dùng có thêm cơ sở tham khảo về cách trình bày văn bản. Tuy nhiên, mẫu vẫn cần được rà soát và điều chỉnh theo hợp đồng, loại hình lưu trú và tình trạng thực tế trước khi ký.

Có hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn điền cụ thể

Việc thanh lý hợp đồng dịch vụ lưu trú thường cần đối chiếu nhiều thông tin như thời gian nhận và trả phòng, số lượng phòng, số lượng khách, đơn giá, số đêm lưu trú, dịch vụ sử dụng thêm và các khoản phát sinh.

Mẫu giúp người dùng nhận diện các nhóm thông tin cần cập nhật từ hợp đồng gốc, phiếu đặt phòng, bảng kê dịch vụ và chứng từ thanh toán. Với hợp đồng lưu trú theo đoàn hoặc theo doanh nghiệp, việc đối chiếu số lượng phòng và dịch vụ phát sinh càng cần được thực hiện đầy đủ.

Có lựa chọn tư vấn luật sư khi trường hợp phức tạp, đặc biệt khi phát sinh tranh chấp về tiền phòng, hủy dịch vụ, bồi thường tài sản, khoản phí chưa thanh toán hoặc nghĩa vụ của các bên sau khi kết thúc thời gian lưu trú.

Được rà soát và cập nhật trong quá trình phát triển

Hợp đồng dịch vụ lưu trú có thể được ký cho nhiều mục đích như lưu trú cá nhân, lưu trú theo đoàn, lưu trú dài ngày, lưu trú phục vụ công tác hoặc kết hợp với hội nghị, sự kiện.

Vì vậy, nội dung thanh lý cần được điều chỉnh theo từng trường hợp. Người dùng nên đối chiếu chính xác thời gian lưu trú, số phòng, số khách, dịch vụ sử dụng và các khoản chi phí phát sinh.

Nếu hợp đồng kết thúc nhưng vẫn còn khoản tiền hoặc tài sản cần xử lý, cần ghi nhận rõ trong biên bản thay vì xác nhận chung rằng các bên đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ.

Giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị văn bản

Tự soạn biên bản thanh lý từ đầu có thể mất thời gian trong việc xác định bố cục và các nội dung cần xác nhận. Mẫu có sẵn giúp người dùng tập trung vào việc đối chiếu hợp đồng lưu trú, bảng kê dịch vụ và chứng từ thanh toán.

Đối với khách sạn, khu nghỉ dưỡng hoặc doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng lưu trú theo đoàn, một mẫu thống nhất có thể hỗ trợ bộ phận kinh doanh, lễ tân, kế toán và hành chính trong việc hoàn tất hồ sơ.

Nếu cần tìm mẫu thanh lý cho hợp đồng dịch vụ nói chung, Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ có thể được tham khảo để đối chiếu các nội dung cần xác nhận khi kết thúc thỏa thuận.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ lưu trú?

Biên bản có thể được lập trong các trường hợp như:

• Thời hạn lưu trú theo hợp đồng đã kết thúc.
• Khách hàng hoặc đoàn khách đã hoàn thành thời gian sử dụng dịch vụ.
• Hợp đồng lưu trú được thực hiện cho một chương trình, sự kiện hoặc chuyến công tác đã kết thúc.
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Hai bên cần xác nhận số lượng phòng và thời gian đã sử dụng.
• Các dịch vụ phát sinh đã được đối chiếu và cần quyết toán.
• Khách hàng đã hoàn tất thanh toán hoặc còn khoản phải thanh toán.
• Hai bên cần xác nhận việc hoàn trả phòng, tài sản hoặc thiết bị liên quan.

Trước khi lập biên bản, nên kiểm tra hợp đồng, phụ lục, bảng kê phòng, phiếu sử dụng dịch vụ và chứng từ thanh toán.

Đối với hợp đồng đào tạo đã hoàn tất, Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ đào tạo giúp tham khảo cách ghi nhận kết quả thực hiện, thanh toán và hoàn thành nghĩa vụ giữa các bên.

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ lưu trú cần có những nội dung gì?

Thông tin các bên

Biên bản cần ghi nhận thông tin của bên cung cấp dịch vụ lưu trú và bên sử dụng dịch vụ. Nếu bên sử dụng là doanh nghiệp hoặc tổ chức, nên ghi đúng tên, địa chỉ, mã số doanh nghiệp, người đại diện và chức vụ.

Thông tin hợp đồng dịch vụ lưu trú

Ghi rõ số hợp đồng, ngày ký, thời hạn lưu trú và các phụ lục hoặc thỏa thuận bổ sung nếu có.

Nếu dịch vụ được cung cấp theo hợp đồng dành cho đoàn khách, nên xác định rõ chương trình hoặc nhóm khách liên quan.

Thời gian và số lượng phòng lưu trú

Cần ghi nhận thời gian nhận phòng, trả phòng, số lượng phòng và số lượng khách theo thực tế.

Nếu có thay đổi so với hợp đồng ban đầu, chẳng hạn tăng hoặc giảm số phòng, cần đối chiếu với xác nhận của hai bên hoặc bảng kê dịch vụ.

Nội dung dịch vụ đã cung cấp

Ngoài tiền phòng, hợp đồng có thể bao gồm các dịch vụ khác như ăn uống, hội nghị, đưa đón, giặt là hoặc dịch vụ hỗ trợ khác.

Biên bản nên ghi nhận những dịch vụ thuộc phạm vi hợp đồng và các dịch vụ phát sinh cần thanh toán.

Giá trị hợp đồng và tình trạng thanh toán

Cần xác định giá trị dịch vụ theo hợp đồng, số tiền đã thanh toán và khoản còn phải thanh toán nếu có.

Nếu có các khoản phát sinh do thay đổi số phòng, thời gian lưu trú hoặc sử dụng thêm dịch vụ, cần đối chiếu với bảng kê thực tế.

Tài sản, phòng và thiết bị bàn giao

Khi kết thúc lưu trú, có thể cần xác nhận tình trạng phòng, chìa khóa, thẻ phòng, thiết bị hoặc tài sản thuộc cơ sở lưu trú.

Nếu phát sinh hư hỏng hoặc mất mát tài sản và hai bên có thỏa thuận xử lý, nội dung này nên được ghi nhận riêng.

Nghĩa vụ còn lại của các bên

Nếu còn khoản thanh toán, bồi hoàn, bàn giao tài sản hoặc nội dung khác cần giải quyết, cần ghi rõ trong biên bản.

Không nên xác nhận các bên đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ nếu thực tế vẫn còn nội dung chưa được xử lý.

Xác nhận và chữ ký

Các bên cần kiểm tra lại thông tin về thời gian lưu trú, số phòng, chi phí và các nội dung phát sinh trước khi ký. Người ký cần phù hợp với tư cách đại diện của các bên.

Hướng dẫn cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ lưu trú và điền từng phần

Bước 1: Kiểm tra hợp đồng lưu trú

Đối chiếu số hợp đồng, ngày ký, thời hạn, số lượng phòng, đơn giá và các dịch vụ đi kèm.

Bước 2: Xác định thời gian và số lượng sử dụng thực tế

Kiểm tra ngày nhận phòng, ngày trả phòng, số phòng và số lượng khách thực tế.

Bước 3: Đối chiếu dịch vụ đã sử dụng

Kiểm tra tiền phòng và các dịch vụ phát sinh như ăn uống, hội nghị, đưa đón hoặc dịch vụ khác nếu thuộc phạm vi thanh toán.

Bước 4: Đối chiếu giá trị và thanh toán

Tính toán giá trị dịch vụ theo thực tế, kiểm tra số tiền đã thanh toán và khoản còn lại nếu có.

Bước 5: Kiểm tra tình trạng phòng và tài sản

Xác nhận việc trả phòng, thẻ hoặc chìa khóa và tình trạng tài sản, thiết bị. Nếu có phát sinh cần xử lý, ghi nhận cụ thể.

Bước 6: Xác định nghĩa vụ còn lại

Nếu còn công nợ, khoản bồi hoàn hoặc nội dung cần giải quyết, cần ghi rõ trách nhiệm và thời hạn thực hiện.

Bước 7: Rà soát biên bản

Hai bên nên đối chiếu biên bản với hợp đồng, bảng kê phòng, bảng kê dịch vụ và chứng từ thanh toán.

Bước 8: Ký và lưu hồ sơ

Sau khi thống nhất nội dung, người có thẩm quyền của các bên ký biên bản và lưu theo quy trình quản lý hồ sơ.

Bạn có thể tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ lưu trú với file Word và PDF tại Mẫu Biên Bản để chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ. Nếu giao dịch có nội dung phức tạp, bạn có thể lựa chọn thêm phương án tư vấn luật sư.

Những trường hợp cần đặc biệt lưu ý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ lưu trú

Đối chiếu thời gian lưu trú thực tế

Cần kiểm tra chính xác ngày nhận phòng, ngày trả phòng và số đêm thực tế. Thông tin này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị thanh toán.

Kiểm tra số lượng phòng

Nếu số phòng thực tế khác với hợp đồng ban đầu, cần xác định số lượng sử dụng thực tế và căn cứ điều chỉnh giá trị nếu có.

Đối chiếu dịch vụ phát sinh

Các khoản như ăn uống, hội nghị, đưa đón hoặc dịch vụ bổ sung cần được đối chiếu với bảng kê trước khi đưa vào giá trị thanh lý.

Kiểm tra tình trạng tài sản

Nếu có hư hỏng hoặc mất mát tài sản, cần xác định rõ tình trạng và phương án xử lý đã được các bên thống nhất trước khi xác nhận thanh lý.

Làm rõ công nợ

Nếu khách hàng chưa hoàn tất thanh toán, cần ghi nhận số tiền còn lại, thời hạn và phương thức thanh toán theo thỏa thuận.

Kiểm tra trường hợp hủy hoặc chấm dứt trước hạn

Nếu hợp đồng kết thúc trước thời hạn, cần đối chiếu điều khoản về hủy dịch vụ, chấm dứt hợp đồng và các khoản chi phí liên quan.

Kiểm tra người ký

Người ký biên bản cần phù hợp với tư cách đại diện của bên cung cấp và bên sử dụng dịch vụ lưu trú.

Nếu thỏa thuận liên quan đến dịch vụ chăm sóc răng miệng, mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ nha khoa là tài liệu liên quan có thể xem thêm khi chuẩn bị hồ sơ thanh lý.

Checklist trước khi ký Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ lưu trú

•  Đúng thông tin bên cung cấp dịch vụ.
• Đúng thông tin bên sử dụng dịch vụ.
• Đúng số và ngày ký hợp đồng.
• Đã kiểm tra thời hạn lưu trú.
• Đã đối chiếu ngày nhận và trả phòng.
• Đã xác nhận số lượng phòng thực tế.
• Đã kiểm tra số lượng khách nếu có liên quan.
• Đã đối chiếu tiền phòng.
• Đã kiểm tra các dịch vụ phát sinh.
• Đã xác nhận tình trạng thanh toán.
• Đã kiểm tra phòng, chìa khóa, thẻ và tài sản bàn giao.
• Đã ghi nhận công nợ hoặc nghĩa vụ còn lại nếu có.
• Người có thẩm quyền đã kiểm tra và ký.

Trường hợp cần kết thúc hợp đồng cung cấp dịch vụ quảng bá, mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ quảng cáo cung cấp thêm mẫu tham khảo về việc xác nhận công việc và các nghĩa vụ liên quan.

Sau khi tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ lưu trú cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu có sẵn là khung tham khảo để hoàn thiện theo giao dịch thực tế. Sau khi tải, người dùng nên rà soát và điều chỉnh:

• Tên và thông tin của các bên.
• Số, ngày ký và thời hạn hợp đồng.
• Thời gian nhận và trả phòng.
• Số lượng phòng và số lượng khách.
• Đơn giá và giá trị dịch vụ lưu trú.
• Các dịch vụ đi kèm hoặc phát sinh.
• Số tiền đã thanh toán và khoản còn lại.
• Tình trạng phòng và tài sản bàn giao.
• Khoản bồi hoàn hoặc chi phí phát sinh nếu có.
• Nghĩa vụ còn lại sau khi thanh lý.
• Thông tin người đại diện và chữ ký.

Nếu hợp đồng được thực hiện cho đoàn khách hoặc doanh nghiệp, nên đối chiếu với bảng kê phòng và bảng tổng hợp dịch vụ trước khi hoàn thiện biên bản.

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ lưu trú có những định dạng nào?

File Word

File Word phù hợp để chỉnh sửa thông tin các bên, thời gian lưu trú, số lượng phòng, dịch vụ sử dụng, giá trị hợp đồng và các nội dung khác.

File PDF

File PDF phù hợp để xem trước bố cục, đối chiếu nội dung và lưu trữ. Người dùng có thể tham khảo bản PDF trước khi hoàn thiện bản Word.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ lưu trú

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ lưu trú?

Biên bản có thể được lập khi thời gian lưu trú kết thúc, hợp đồng đã hoàn thành hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng. Nội dung cụ thể cần căn cứ vào thỏa thuận và tình trạng thực tế.

Có cần ghi số lượng phòng thực tế không?

Nên ghi nếu số lượng phòng là một phần của hợp đồng hoặc ảnh hưởng đến giá trị thanh toán. Nếu số phòng thực tế thay đổi, cần đối chiếu để xác định giá trị cuối cùng.

Có cần ghi các dịch vụ phát sinh không?

Nếu các dịch vụ phát sinh thuộc khoản mà khách hàng hoặc bên sử dụng phải thanh toán, nên ghi nhận và đối chiếu với bảng kê dịch vụ.

Nếu có hư hỏng tài sản trong thời gian lưu trú thì sao?

Nên ghi nhận tình trạng tài sản và phương án xử lý mà các bên đã thống nhất. Nếu chưa giải quyết xong, không nên xác nhận rằng toàn bộ nghĩa vụ đã hoàn tất.

Có cần ghi số đêm lưu trú không?

Nếu giá trị dịch vụ được tính theo số đêm, nên ghi rõ để thuận tiện đối chiếu với giá trị thanh toán.

Có thể chỉnh sửa mẫu bằng Word không?

Có. File Word thuận tiện để cập nhật thông tin các bên, thời gian lưu trú, số phòng, dịch vụ và các khoản thanh toán.

Khi nào nên tham khảo ý kiến luật sư?

Nên cân nhắc tư vấn khi phát sinh tranh chấp về tiền phòng, hủy dịch vụ, bồi thường tài sản, công nợ hoặc các nghĩa vụ chưa được các bên thống nhất.

Tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ lưu trú

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ lưu trú giúp các bên xác nhận thời gian và phạm vi dịch vụ đã sử dụng, giá trị thanh toán, tình trạng phòng và tài sản cũng như những nghĩa vụ còn lại trước khi kết thúc hợp đồng.

Tải Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ lưu trú tại Mẫu Biên Bản với file Word và PDF để thuận tiện chỉnh sửa, tham khảo và hoàn thiện hồ sơ. Với trường hợp phức tạp, bạn có thể lựa chọn thêm phương án tư vấn luật sư.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ lưu trú nên tập trung vào thời gian lưu trú, số lượng phòng, dịch vụ đã sử dụng, giá trị thanh toán, tình trạng tài sản và những nghĩa vụ còn lại của các bên.

Khi sử dụng mẫu, các bên nên đối chiếu với hợp đồng, bảng kê phòng, bảng kê dịch vụ và chứng từ thanh toán trước khi ký. Nếu còn công nợ, hư hỏng tài sản hoặc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, cần ghi nhận rõ nội dung và phương án xử lý trước khi xác nhận thanh lý.

Tác giả: Đội ngũ Mẫu Biên Bản