Biên bản thanh lý hợp đồng lao động là văn bản ghi nhận việc các bên xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng lao động và các nội dung cần hoàn tất khi quan hệ lao động chấm dứt. Văn bản có thể thể hiện việc bàn giao công việc, thanh toán tiền lương và các khoản liên quan, hoàn trả tài sản, xử lý hồ sơ và xác nhận những nghĩa vụ còn tồn tại giữa người lao động với người sử dụng lao động.

Tại Mẫu Biên Bản, bạn có thể tải mẫu biên bản được bố trí sẵn để thuận tiện lập hồ sơ khi kết thúc hợp đồng lao động. Hãy điều chỉnh theo tình huống thực tế, kiểm tra các khoản cần thanh toán và bảo đảm việc lập biên bản không làm mất đi những quyền, nghĩa vụ mà pháp luật vẫn bảo vệ sau khi hợp đồng chấm dứt.

Cần hoàn thiện hồ sơ khi nhân viên nghỉ việc hoặc hợp đồng kết thúc? Tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng lao động tại Mẫu Biên Bản để tiết kiệm thời gian soạn thảo, dễ ghi nhận việc bàn giao công việc, đối chiếu thanh toán và xác nhận các nội dung cần hoàn tất giữa hai bên.

Thông tin nhanh về Biên bản thanh lý hợp đồng lao động

• Tên văn bản: Biên bản thanh lý hợp đồng lao động.
• Mục đích: Ghi nhận các nội dung đã thực hiện và những vấn đề cần xử lý khi chấm dứt hợp đồng lao động.
• Đối tượng sử dụng: Người sử dụng lao động, doanh nghiệp, tổ chức và người lao động.
• Nơi tiếp nhận: Người lao động và người sử dụng lao động hoặc bộ phận nhân sự, hành chính được phân công lưu trữ hồ sơ.
• Tài liệu nên chuẩn bị: Hợp đồng lao động, thông báo hoặc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, bảng đối chiếu tiền lương và khoản liên quan, biên bản bàn giao công việc, tài sản và hồ sơ nhân sự.
• Định dạng file: Kiểm tra định dạng thực tế được cung cấp tại trang tải mẫu trước khi sử dụng.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng lao động tại Mẫu Biên Bản?

Có sẵn bố cục, thuận tiện sử dụng ngay

Khi kết thúc quan hệ lao động, doanh nghiệp thường cần rà soát nhiều nội dung như thời điểm nghỉ việc, công việc đã bàn giao, tài sản phải hoàn trả và các khoản tài chính cần đối chiếu. Mẫu biên bản có bố cục rõ ràng giúp ghi nhận thông tin các bên, căn cứ chấm dứt hợp đồng và kết quả thực hiện nghĩa vụ trong cùng một văn bản.

Bạn có thể điều chỉnh các mục theo loại hợp đồng, lý do chấm dứt và tình trạng thực tế. Những khoản chưa hoàn tất cần được ghi rõ thay vì xác nhận chung rằng hai bên đã hoàn thành mọi nghĩa vụ khi chưa có căn cứ đầy đủ.

Tiết kiệm thời gian và công sức soạn thảo

Tự soạn biên bản từ đầu thường mất thời gian xác định các nội dung cần xác nhận và cách trình bày từng nghĩa vụ. Tải mẫu giúp bạn có sẵn cấu trúc để điền thông tin, tập trung vào đối chiếu tiền lương, kiểm tra bàn giao và xác định các khoản còn phải giải quyết.

Với doanh nghiệp có nhiều nhân sự, bố cục thống nhất còn hỗ trợ bộ phận nhân sự và kế toán phối hợp xử lý hồ sơ nghỉ việc, lưu trữ tài liệu và tra cứu khi cần đối chiếu sau này.

Giá trị thiết thực so với chi phí mua mẫu

Mẫu tải về tại Mẫu Biên Bản là sản phẩm có trả phí, dành cho người cần văn bản được tổ chức sẵn để phục vụ công việc. Lợi ích thực tế nằm ở thời gian chuẩn bị được rút ngắn, bố cục dễ rà soát và khả năng điều chỉnh theo trường hợp chấm dứt hợp đồng, thay vì phải tự xây dựng biểu mẫu từ đầu.

Đội ngũ Mẫu Biên Bản tham gia biên soạn, rà soát nội dung, trong đó có nhân sự có chuyên môn pháp lý. Tuy nhiên, mẫu không tự động bảo đảm doanh nghiệp đã tuân thủ đầy đủ mọi nghĩa vụ về lao động. Người sử dụng cần đối chiếu hợp đồng, tình hình thực tế và quy định áp dụng trước khi ký.

Chủ động chỉnh sửa và lựa chọn tư vấn khi cần

Mỗi trường hợp chấm dứt hợp đồng có thể khác nhau về lý do nghỉ việc, tiền lương còn lại, phép năm chưa nghỉ, khoản thưởng, tài sản bàn giao và nghĩa vụ bảo mật. Vì vậy, bạn nên điều chỉnh nội dung theo hồ sơ thực tế, ghi rõ các khoản đã thanh toán và xác định những vấn đề còn chờ xử lý.

Nếu phát sinh tranh chấp về tiền lương, bồi thường, thời hạn báo trước hoặc lý do chấm dứt hợp đồng, bạn có thể cân nhắc tư vấn phù hợp để rà soát quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trước khi xác nhận nội dung thanh lý.

Đối với trường hợp bác sĩ chấm dứt công tác tại bệnh viện hoặc cơ sở khám chữa bệnh, Biên bản thanh lý hợp đồng lao động bác sĩ giúp các bên tham khảo cách ghi nhận thời điểm kết thúc công việc, bàn giao chuyên môn và hoàn tất quyền lợi liên quan.

Khi nào nên sử dụng Biên bản thanh lý hợp đồng lao động?

Biên bản này có thể được sử dụng khi người lao động nghỉ việc, hợp đồng hết hạn hoặc quan hệ lao động chấm dứt theo thỏa thuận hay căn cứ phù hợp khác. Văn bản hỗ trợ các bên tổng hợp nội dung đã thực hiện và ghi nhận những nghĩa vụ cần hoàn tất.

Một số trường hợp thường gặp:

• Hợp đồng lao động hết hạn: Ghi nhận việc kết thúc hợp đồng và các nội dung cần đối chiếu.
• Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng: Xác nhận các công việc, khoản thanh toán và tài sản cần bàn giao theo thỏa thuận.
• Người lao động nghỉ việc: Ghi nhận tình trạng bàn giao công việc, thiết bị và hồ sơ do người lao động quản lý.
• Doanh nghiệp tổ chức bàn giao nhân sự: Hỗ trợ bộ phận nhân sự, quản lý trực tiếp và kế toán phối hợp hoàn thiện hồ sơ.
• Người lao động chuyển sang đơn vị khác: Đối chiếu các nghĩa vụ liên quan đến công việc cũ và việc hoàn trả tài sản.
• Kết thúc hợp đồng trong trường hợp có nghĩa vụ chưa hoàn tất: Ghi rõ khoản thanh toán, tài liệu hoặc công việc còn phải xử lý và thời hạn thực hiện nếu các bên thống nhất.

Khi người lao động làm việc tại doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài hoặc theo thỏa thuận xuyên biên giới, Biên bản thanh lý hợp đồng lao động quốc tế là tài liệu tham khảo để rà soát nghĩa vụ hợp đồng, khoản thanh toán cuối cùng và hồ sơ cần hoàn tất khi chấm dứt quan hệ lao động.

Cần chuẩn bị gì trước khi lập biên bản?

Trước tiên, xác định căn cứ và thời điểm chấm dứt hợp đồng; kiểm tra hợp đồng lao động, phụ lục và các văn bản liên quan. Tiếp theo, đối chiếu tiền lương, khoản phụ cấp, tiền thưởng nếu có căn cứ chi trả, phép năm chưa nghỉ và các khoản khác cần giải quyết.

Đồng thời, kiểm tra việc bàn giao công việc, tài sản, thẻ ra vào, thiết bị, hồ sơ và dữ liệu do người lao động quản lý. Nếu còn nghĩa vụ chưa hoàn tất, hãy ghi cụ thể nội dung, người phụ trách và thời hạn xử lý thay vì xác nhận đã hoàn thành toàn bộ.

Muốn hoàn thiện hồ sơ nghỉ việc nhanh chóng và hạn chế bỏ sót các nội dung cần đối chiếu? Tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng lao động tại Mẫu Biên Bản để có sẵn bố cục ghi nhận tình trạng hợp đồng, bàn giao công việc, thanh toán và xác nhận của các bên.

Tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng lao động, bạn nhận được những gì?

Khi tải mẫu, bạn có thể sử dụng bố cục có sẵn làm cơ sở lập biên bản và điều chỉnh theo tình trạng thực tế của người lao động, doanh nghiệp và hợp đồng đã ký.

• Mục đích: Ghi nhận tình trạng thực hiện hợp đồng và các nội dung cần hoàn tất khi chấm dứt quan hệ lao động.
• Đối tượng sử dụng: Người lao động, người sử dụng lao động, bộ phận nhân sự và kế toán.
• Nội dung chính: Thông tin các bên, hợp đồng liên quan, thời điểm chấm dứt, tình trạng bàn giao, các khoản thanh toán và nghĩa vụ còn lại.
• Nơi tiếp nhận: Các bên ký biên bản và bộ phận phụ trách lưu trữ hồ sơ nhân sự.
• Định dạng: Kiểm tra định dạng tệp được cung cấp trên trang tải mẫu.
• Lưu ý: Nội dung cần phản ánh đúng thực tế; việc ký biên bản không loại trừ các nghĩa vụ mà pháp luật vẫn yêu cầu thực hiện sau khi hợp đồng chấm dứt.

Với vị trí quản lý tài chính – kế toán, Biên bản thanh lý hợp đồng lao động kế toán trưởng có thể được tham khảo để ghi nhận việc bàn giao sổ sách, chứng từ, công việc còn tồn đọng và trách nhiệm liên quan trước khi kết thúc nhiệm vụ.

Hướng dẫn cách viết Biên bản thanh lý hợp đồng lao động

Bước 1: Ghi tên biên bản và căn cứ chấm dứt hợp đồng

Ghi đúng tên văn bản, ngày lập và căn cứ liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng. Căn cứ có thể là hợp đồng lao động đã ký, văn bản thỏa thuận chấm dứt, thông báo hết hạn hoặc tài liệu liên quan khác.

Cần phân biệt ngày lập biên bản với ngày hợp đồng chấm dứt thực tế. Nếu hai thời điểm khác nhau, nên ghi rõ để tránh nhầm lẫn trong hồ sơ nhân sự và thanh toán.

Bước 2: Ghi thông tin người sử dụng lao động và người lao động

Đối với doanh nghiệp, ghi tên đơn vị, địa chỉ và thông tin người đại diện ký. Đối với người lao động, ghi họ tên, thông tin nhận diện cần thiết, chức danh hoặc vị trí công việc.

Nếu người đại diện doanh nghiệp ký theo ủy quyền, cần kiểm tra căn cứ và phạm vi thẩm quyền. Thông tin trong biên bản nên thống nhất với hợp đồng lao động và hồ sơ nhân sự.

Bước 3: Xác định hợp đồng lao động được thanh lý

Ghi số hợp đồng nếu có, ngày ký, loại hợp đồng, vị trí công việc và thời gian làm việc theo hồ sơ. Đồng thời, nêu căn cứ chấm dứt và ngày chấm dứt được xác định giữa các bên hoặc theo căn cứ áp dụng.

Không nên chỉ ghi “hai bên thống nhất thanh lý” mà bỏ qua thông tin nhận dạng hợp đồng, vì điều này có thể gây khó khăn khi đối chiếu hồ sơ về sau.

Bước 4: Ghi nhận tình trạng bàn giao công việc

Mô tả tình trạng hoàn thành công việc và những nội dung người lao động đã bàn giao cho người phụ trách tiếp theo. Tùy vị trí, các nội dung có thể gồm:

• Hồ sơ, tài liệu và công việc đang xử lý.
• Thiết bị, máy tính, điện thoại hoặc công cụ làm việc được giao.
• Thẻ nhân viên, thẻ ra vào, chìa khóa và tài sản khác của doanh nghiệp.
• Tài khoản công việc, dữ liệu và quyền truy cập cần thu hồi hoặc chuyển giao theo quy trình nội bộ.
• Các đầu việc chưa hoàn tất và người chịu trách nhiệm tiếp tục xử lý.

Chỉ xác nhận những nội dung đã thực sự hoàn thành. Nếu còn tài sản hoặc công việc chưa bàn giao, cần ghi rõ tình trạng và thời hạn xử lý nếu đã thống nhất.

Bước 5: Đối chiếu tiền lương và các khoản tài chính

Ghi nhận các khoản cần thanh toán hoặc đã thanh toán theo hợp đồng, hồ sơ tiền lương và thỏa thuận hợp lệ. Tùy trường hợp, có thể bao gồm:

• Tiền lương còn phải trả đến thời điểm chấm dứt hợp đồng.
• Khoản phụ cấp, tiền thưởng hoặc khoản thu nhập khác nếu đủ điều kiện hưởng.
• Tiền nghỉ hằng năm chưa nghỉ được thanh toán theo quy định áp dụng.
• Khoản trợ cấp hoặc khoản chi trả khác nếu phát sinh và đủ điều kiện.
• Các khoản khấu trừ hoặc nghĩa vụ tài chính có căn cứ hợp pháp, nếu có.

Nên ghi rõ số tiền, căn cứ tính, tình trạng thanh toán và thời điểm dự kiến hoàn tất đối với khoản chưa trả. Không tự động đưa khoản phạt hoặc khấu trừ vào biên bản nếu chưa xác định được căn cứ hợp pháp.

Bước 6: Ghi nhận hồ sơ và các nghĩa vụ còn lại

Nêu rõ tình trạng bàn giao hồ sơ nhân sự, giấy tờ liên quan và các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau khi hợp đồng chấm dứt nếu có. Chẳng hạn, các bên có thể cần phối hợp hoàn thiện chứng từ, bàn giao tài liệu hoặc xử lý khoản thanh toán chưa hoàn tất.

Nếu còn nội dung đang chờ xác minh, không nên ghi rằng hai bên đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ. Thay vào đó, cần xác định rõ vấn đề còn tồn tại, người phụ trách và thời hạn xử lý.

Bước 7: Xác nhận, ký và lưu trữ

Các bên cần đọc lại nội dung, đối chiếu số liệu và kiểm tra danh mục bàn giao trước khi ký. Nếu có bảng kê tài sản, bảng tính thanh toán hoặc phụ lục, nên ghi rõ các tài liệu này được đính kèm biên bản.

Mỗi bên nên lưu bản có nội dung thống nhất cùng hợp đồng lao động và hồ sơ liên quan. Việc lưu trữ đầy đủ giúp thuận tiện khi đối chiếu tiền lương, bàn giao tài sản hoặc giải quyết vấn đề phát sinh sau này.

Checklist trước khi ký

• Đã xác định đúng hợp đồng lao động và ngày chấm dứt.
• Thông tin doanh nghiệp, người lao động và người ký chính xác.
• Tình trạng bàn giao công việc và tài sản được ghi nhận thực tế.
• Các khoản tiền lương và khoản liên quan đã được đối chiếu.
• Khoản chưa thanh toán hoặc nghĩa vụ còn lại được ghi rõ.
• Không có nội dung khấu trừ hoặc yêu cầu bồi thường thiếu căn cứ.
• Các bên đã đọc, thống nhất nội dung và kiểm tra phụ lục.
• Biên bản được lưu cùng hồ sơ nhân sự liên quan.

Đừng để hồ sơ nghỉ việc thiếu thông tin về bàn giao hoặc các khoản thanh toán còn tồn đọng. Tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng lao động tại Mẫu Biên Bản để dễ đối chiếu từng nội dung, hoàn thiện hồ sơ có hệ thống và xác định rõ những việc còn cần giải quyết.

Kinh nghiệm từ Mẫu Biên Bản: Hoàn tất hồ sơ nghỉ việc đúng trọng tâm

Thứ nhất, tách biệt việc chấm dứt hợp đồng và việc đối chiếu nghĩa vụ. Ngày hợp đồng chấm dứt cần được xác định theo căn cứ phù hợp; biên bản thanh lý chủ yếu ghi nhận tình trạng thực hiện và các nội dung cần hoàn tất, không nên được dùng để thay thế các thủ tục bắt buộc khác.

Thứ hai, đối chiếu số liệu trước khi ký. Bộ phận nhân sự và kế toán nên thống nhất tiền lương, các khoản chi trả và tài sản đã bàn giao. Nếu chưa đủ căn cứ xác định số tiền cuối cùng, cần ghi rõ nội dung còn chờ xử lý thay vì đưa ra xác nhận thiếu chính xác.

Thứ ba, thận trọng với điều khoản xác nhận không còn khiếu nại. Không nên sử dụng câu chữ quá rộng để mặc nhiên loại bỏ mọi quyền hợp pháp của người lao động. Nội dung xác nhận cần giới hạn ở những sự kiện, khoản tiền và nghĩa vụ đã được đối chiếu thực tế.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng Biên bản thanh lý hợp đồng lao động

• Kiểm tra căn cứ chấm dứt hợp đồng: Việc lập biên bản không tự làm cho một trường hợp chấm dứt hợp đồng trở nên hợp pháp nếu căn cứ thực tế không phù hợp.
• Phân biệt thanh lý với thỏa thuận chấm dứt: Nếu các bên cần thống nhất việc chấm dứt hợp đồng, nên xác định rõ nội dung thỏa thuận và thời điểm có hiệu lực trong văn bản phù hợp.
• Đối chiếu các khoản thanh toán: Không xác nhận đã nhận đủ tiền khi khoản tiền chưa được thanh toán thực tế.
• Không tự ý khấu trừ tiền lương: Mọi khoản khấu trừ, bồi thường hoặc yêu cầu hoàn trả cần có căn cứ phù hợp với pháp luật và hồ sơ liên quan.
• Làm rõ tài sản và công việc chưa bàn giao: Ghi cụ thể những nội dung còn tồn tại, tránh dùng xác nhận chung khi công việc chưa hoàn thành.
• Thực hiện các nghĩa vụ sau khi chấm dứt: Việc kết thúc hợp đồng không mặc nhiên loại bỏ mọi nghĩa vụ còn phải thực hiện, chẳng hạn nghĩa vụ thanh toán hoặc bảo mật trong phạm vi hợp pháp.
• Kiểm tra thủ tục hồ sơ lao động: Các nghĩa vụ về xác nhận thời gian đóng bảo hiểm, hoàn trả giấy tờ và những thủ tục liên quan cần được thực hiện theo quy định áp dụng.
• Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Giữ biên bản cùng hợp đồng, phụ lục, bảng đối chiếu thanh toán và tài liệu bàn giao để thuận tiện tra cứu.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản thanh lý hợp đồng lao động

1. Biên bản thanh lý hợp đồng lao động dùng để làm gì?

Văn bản ghi nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, việc bàn giao công việc và tài sản, các khoản tài chính đã đối chiếu cùng những nghĩa vụ còn lại khi quan hệ lao động chấm dứt. Nội dung cần phản ánh đúng thực tế và không thay thế các thủ tục bắt buộc khác.

2. Có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý hợp đồng lao động không?

Không nên mặc định mọi trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động đều bắt buộc phải có một văn bản mang đúng tên này. Việc cần lập văn bản nào phụ thuộc vào tình huống chấm dứt, thỏa thuận của các bên và yêu cầu pháp luật liên quan. Dù có lập hay không, các bên vẫn cần thực hiện những nghĩa vụ phải hoàn tất khi hợp đồng chấm dứt.

3. Ai ký biên bản thanh lý hợp đồng lao động?

Thông thường, người lao động và người đại diện có thẩm quyền của người sử dụng lao động ký xác nhận. Nếu có người đại diện theo ủy quyền, cần kiểm tra căn cứ và phạm vi ủy quyền trước khi ký.

4. Có cần ghi rõ tiền lương và các khoản phải trả không?

Nên ghi rõ các khoản cần đối chiếu, số tiền đã thanh toán và khoản còn phải trả nếu có. Cách ghi cụ thể giúp hạn chế tranh chấp và tạo căn cứ theo dõi việc hoàn tất nghĩa vụ tài chính.

5. Có thể ký biên bản khi doanh nghiệp chưa thanh toán hết tiền lương không?

Các bên cần phản ánh chính xác tình trạng thanh toán. Nếu còn khoản chưa trả, nên ghi rõ số tiền hoặc nội dung đang chờ xác định, thời hạn dự kiến và trách nhiệm thực hiện nếu đã thống nhất. Không nên xác nhận đã thanh toán đầy đủ khi thực tế chưa hoàn tất.

6. Người lao động có phải bồi thường nếu chưa bàn giao đủ tài sản không?

Việc hoàn trả tài sản và trách nhiệm bồi thường cần được xem xét theo hồ sơ bàn giao, nguyên nhân, thỏa thuận và quy định áp dụng. Không nên mặc định mọi trường hợp thiếu tài sản đều dẫn đến nghĩa vụ bồi thường hoặc cho phép doanh nghiệp tự khấu trừ tiền lương.

7. Biên bản thanh lý có thay thế quyết định hoặc thông báo chấm dứt hợp đồng không?

Không nên mặc định biên bản này thay thế mọi văn bản hoặc thủ tục liên quan đến chấm dứt hợp đồng. Tùy tình huống, các bên có thể cần thỏa thuận, thông báo hoặc tài liệu khác theo căn cứ chấm dứt và quy định áp dụng.

8. Làm thế nào để tải và sử dụng mẫu biên bản?

Truy cập Mẫu Biên Bản, tìm tên văn bản phù hợp và kiểm tra thông tin sản phẩm, định dạng tệp trước khi tải. Sau đó, điền thông tin hợp đồng, đối chiếu việc bàn giao và các khoản thanh toán, rồi rà soát nội dung trước khi ký.

Đang hoàn thiện thủ tục nghỉ việc cho nhân viên hoặc kết thúc hợp đồng lao động? Tải Biên bản thanh lý hợp đồng lao động tại Mẫu Biên Bản để tiết kiệm thời gian soạn thảo, dễ đối chiếu nghĩa vụ và ghi nhận rõ tình trạng bàn giao, thanh toán trước khi lưu hồ sơ.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng lao động giúp người lao động và người sử dụng lao động ghi nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, bàn giao công việc, đối chiếu thanh toán và xác định các nghĩa vụ còn lại. Để sử dụng phù hợp, các bên cần kiểm tra căn cứ chấm dứt, phản ánh chính xác tình trạng thực tế và không đưa ra xác nhận vượt quá những gì đã hoàn tất. Bạn có thể tải mẫu tại Mẫu Biên Bản và điều chỉnh theo trường hợp cụ thể trước khi ký.

Biên soạn: Đội ngũ Mẫu Biên Bản

Tại Mẫu Biên Bản, bạn cũng có thể tìm thấy các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng trong các lĩnh vực khác như biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác giảng dạy, biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác tuyển sinh, và biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp suất ăn.