Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán: Mẫu tham khảo, nội dung và cách lập

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán được sử dụng để ghi nhận việc các bên đối chiếu tình trạng thực hiện hợp đồng, hàng hóa đã giao nhận, giá trị đã thanh toán và những nghĩa vụ còn lại sau khi hoàn tất hoặc chấm dứt quan hệ mua bán. Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán tham khảo đã điền nội dung minh họa, gồm thông tin bên mua, bên bán, hàng hóa, giá trị hợp đồng, giao nhận, thanh toán, công nợ và xác nhận của các bên. Bạn có thể tham khảo thêm Mẫu Biên Bản phù hợp với nhu cầu hoàn tất hồ sơ mua bán thực tế.

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán là văn bản được các bên lập để xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng mua bán, đặc biệt là việc giao nhận hàng hóa, thanh toán, công nợ và các nghĩa vụ liên quan.

Biên bản thường được sử dụng sau khi các bên đã hoàn thành phần lớn hoặc toàn bộ nghĩa vụ theo hợp đồng, hoặc khi hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng và cần ghi nhận kết quả thực hiện.

Đối với hợp đồng mua bán hàng hóa trong hoạt động thương mại, quyền và nghĩa vụ của các bên còn được điều chỉnh bởi Luật Thương mại. Văn bản hợp nhất Luật Thương mại số 113/VBHN-VPQH được ban hành ngày 27/08/2025 là một nguồn tham chiếu pháp lý hiện hành.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán?

Khi hai bên đã hoàn thành việc giao nhận hàng hóa

Biên bản giúp xác nhận số lượng, tình trạng hàng hóa và việc thực hiện nghĩa vụ giao nhận theo hợp đồng.

Khi đã hoàn tất thanh toán

Các bên có thể đối chiếu tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán và xác nhận không còn công nợ hoặc ghi nhận số tiền còn phải thanh toán.

Khi hợp đồng chấm dứt trước thời hạn

Nếu hai bên thống nhất kết thúc hợp đồng trước thời hạn, biên bản có thể ghi nhận phần nghĩa vụ đã thực hiện và cách giải quyết các nghĩa vụ còn lại.

Khi cần xác nhận không còn tranh chấp

Trong trường hợp các nghĩa vụ đã hoàn thành, các bên có thể ghi nhận tình trạng thanh toán, giao nhận và những yêu cầu còn tồn tại để thuận tiện lưu trữ hồ sơ.

Có thể bạn quân tâm: Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà.

Nội dung biên bản thanh lý hợp đồng mua bán cần có

Thông tin bên mua và bên bán

Ghi đầy đủ tên cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức; địa chỉ; người đại diện; chức vụ và thông tin liên hệ cần thiết.

Thông tin hợp đồng mua bán

Ghi số hợp đồng, ngày ký, loại hàng hóa và những nội dung chính cần đối chiếu.

Tình trạng giao nhận hàng hóa

Nêu rõ số lượng hàng đã giao, số lượng đã nhận, tình trạng hàng hóa và những nội dung còn thiếu nếu có.

Giá trị hợp đồng

Ghi tổng giá trị hợp đồng, thuế và các khoản liên quan nếu cần đối chiếu.

Tình trạng thanh toán

Cần thể hiện số tiền đã thanh toán, phương thức thanh toán và số tiền còn phải thanh toán.

Công nợ và nghĩa vụ còn lại

Nếu còn công nợ, bảo hành, đổi trả hoặc nghĩa vụ khác, cần ghi rõ nội dung, số tiền và thời hạn thực hiện.

Xác nhận của các bên

Hai bên xác nhận những nội dung đã đối chiếu và ký vào biên bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán có thông tin tham khảo

Dưới đây là mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán đã điền nội dung demo để người dùng có thể copy và chỉnh sửa nhanh.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI PHÚC MINH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG MUA BÁN

Số: 18/BBTL-PM

Căn cứ Hợp đồng mua bán hàng hóa số 08/2026/HĐMB-PM ký ngày ... tháng ... năm ... giữa Công ty TNHH Thương mại Phúc Minh và Công ty Cổ phần Thiết bị An Khang;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại trụ sở Công ty TNHH Thương mại Phúc Minh, chúng tôi gồm:

1. Bên bán

Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Phúc Minh

Địa chỉ: Số 28 phố Nguyễn Khánh Toàn, phường Quan Hoa, thành phố Hà Nội

Đại diện: Ông Trần Đức Hoài

Chức vụ: Giám đốc

2. Bên mua

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Thiết bị An Khang

Địa chỉ: Số 112 đường Lê Văn Lương, phường Nhân Chính, thành phố Hà Nội

Đại diện: Bà Nguyễn Mai Phương

Chức vụ: Tổng Giám đốc

Hai bên thống nhất lập biên bản thanh lý hợp đồng với các nội dung sau:

3. Thông tin hợp đồng

Số hợp đồng: 08/2026/HĐMB-PM

Ngày ký: ... tháng ... năm ...

Nội dung: Bên bán cung cấp thiết bị văn phòng cho bên mua theo danh mục và đơn giá đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Tổng giá trị hợp đồng: 286.000.000 đồng.

4. Tình trạng giao nhận hàng hóa

Bên bán đã thực hiện giao hàng cho bên mua theo danh mục hàng hóa đã thỏa thuận.

Bên mua xác nhận đã nhận đủ số lượng hàng hóa nêu trên và đã kiểm tra tình trạng bên ngoài của hàng hóa tại thời điểm nhận.

5. Giá trị và tình trạng thanh toán

Tổng giá trị hợp đồng: 286.000.000 đồng.

Số tiền bên mua đã thanh toán: 286.000.000 đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: 0 đồng.

Hai bên xác nhận toàn bộ giá trị hàng hóa theo hợp đồng đã được thanh toán.

6. Chứng từ và hồ sơ liên quan

Bên bán đã cung cấp cho bên mua các hồ sơ, chứng từ liên quan gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định;
• Phiếu giao hàng;
• Biên bản giao nhận hàng hóa;
• Phiếu bảo hành của thiết bị;
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng sản phẩm;
• Các chứng từ khác theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Bên mua xác nhận đã tiếp nhận các tài liệu nêu trên.

7. Bảo hành và nghĩa vụ sau thanh lý

Các thiết bị được bảo hành theo chính sách và thời hạn bảo hành đã được thỏa thuận trong hợp đồng mua bán.

Việc lập biên bản này không làm mất hoặc thay đổi quyền bảo hành của bên mua đối với những sản phẩm vẫn còn trong thời hạn bảo hành, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác phù hợp với hợp đồng.

8. Xác nhận của hai bên

Hai bên xác nhận đã đối chiếu việc giao nhận hàng hóa, giá trị hợp đồng, thanh toán và các hồ sơ liên quan.

Tại thời điểm lập biên bản, hai bên xác nhận không còn công nợ liên quan đến giá trị hàng hóa đã nêu trong hợp đồng.

Các quyền và nghĩa vụ về bảo hành, đổi trả hoặc nghĩa vụ khác vẫn còn hiệu lực theo thỏa thuận và nội dung hợp đồng nếu chưa được hoàn thành.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Trần Đức Hoài

ĐẠI DIỆN BÊN MUA
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Nguyễn Mai Phương

Xem thêm: Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động chi tiết.

Cách lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán

Bước 1: Kiểm tra hợp đồng mua bán

Đối chiếu số hợp đồng, ngày ký, hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị và các điều khoản liên quan trước khi lập biên bản.

Bước 2: Đối chiếu hàng hóa đã giao nhận

Kiểm tra số lượng, chủng loại và tình trạng hàng hóa thực tế. Nếu còn hàng chưa giao hoặc có hàng bị thiếu, cần ghi cụ thể.

Bước 3: Đối chiếu thanh toán

Xác định tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán và số tiền còn phải thanh toán.

Bước 4: Kiểm tra công nợ

Nếu còn công nợ, cần ghi chính xác số tiền và thời hạn thanh toán. Không nên ghi "đã thanh toán đầy đủ" khi vẫn còn nghĩa vụ tài chính chưa hoàn tất.

Bước 5: Đối chiếu chứng từ

Kiểm tra hóa đơn, phiếu giao hàng, biên bản giao nhận, phiếu bảo hành và các tài liệu khác theo hợp đồng.

Bước 6: Xác định nghĩa vụ còn lại

Nếu hàng hóa còn trong thời hạn bảo hành hoặc còn nghĩa vụ đổi trả, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật, cần ghi nhận rõ thay vì tuyên bố tất cả nghĩa vụ đã chấm dứt.

Bước 7: Ký xác nhận

Đại diện có thẩm quyền của bên mua và bên bán kiểm tra nội dung, ký và ghi rõ họ tên, chức vụ.

Những lưu ý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán

Không nên ghi thanh lý toàn bộ khi vẫn còn nghĩa vụ

Nếu còn tiền phải thanh toán, hàng hóa chưa giao đủ hoặc nghĩa vụ bảo hành vẫn đang được thực hiện, nên ghi nhận cụ thể thay vì sử dụng câu "hai bên không còn bất kỳ quyền và nghĩa vụ nào".

Nội dung thanh lý nên phản ánh đúng trạng thái thực tế của hợp đồng. Việc xác nhận đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ trong khi vẫn còn công nợ hoặc nghĩa vụ khác có thể gây khó khăn khi đối chiếu sau này.

Cần phân biệt thanh lý với chấm dứt hợp đồng

Biên bản thanh lý có thể được lập khi hợp đồng đã hoàn thành hoặc khi các bên thống nhất kết thúc quan hệ hợp đồng. Tuy nhiên, việc chấm dứt hợp đồng và xử lý hậu quả của việc chấm dứt cần căn cứ vào hợp đồng và pháp luật áp dụng.

Bộ luật Dân sự quy định hợp đồng có thể chấm dứt theo các căn cứ nhất định, trong đó có trường hợp hợp đồng đã được hoàn thành hoặc theo thỏa thuận của các bên.

Đối chiếu số tiền bằng số và bằng chữ

Đối với hợp đồng có giá trị lớn, nên ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ để hạn chế nhầm lẫn.

Ghi rõ hàng hóa đã giao

Không nên chỉ ghi "đã hoàn thành giao hàng". Với hợp đồng có nhiều mặt hàng, nên lập bảng kê chi tiết để có cơ sở đối chiếu.

Lưu cùng hồ sơ hợp đồng

Biên bản nên được lưu cùng hợp đồng mua bán, phụ lục, hóa đơn, chứng từ thanh toán và chứng từ giao nhận để thuận tiện kiểm tra khi cần.

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán có bắt buộc không?

Không phải mọi hợp đồng mua bán đều bắt buộc phải lập một văn bản riêng có tên "Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán".

Việc có cần lập hay không phụ thuộc vào thỏa thuận của các bên, loại hợp đồng, quy trình quản lý hồ sơ và tính chất giao dịch.

Tuy nhiên, biên bản có giá trị thực tiễn trong việc xác nhận các bên đã đối chiếu hàng hóa, thanh toán và những nghĩa vụ còn lại.

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán có thay thế hợp đồng không?

Không nên mặc định biên bản thanh lý thay thế hoàn toàn hợp đồng mua bán.

Hợp đồng là văn bản ghi nhận thỏa thuận và quyền, nghĩa vụ của các bên; còn biên bản thanh lý thường được sử dụng để xác nhận tình trạng thực hiện và các nội dung cần đối chiếu khi hoàn tất hoặc kết thúc hợp đồng.

Nếu muốn thay đổi, chấm dứt hoặc giải quyết một nghĩa vụ cụ thể, nội dung biên bản cần thể hiện rõ thỏa thuận của các bên và phù hợp với hợp đồng.

Khi thanh lý hợp đồng mua bán còn công nợ có được không?

Có thể lập biên bản khi vẫn còn công nợ nếu nội dung biên bản ghi nhận rõ số tiền còn phải thanh toán, thời hạn và trách nhiệm của bên có nghĩa vụ.

Không nên xác nhận rằng hai bên đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ nếu trên thực tế vẫn còn khoản tiền chưa thanh toán.

Có cần ghi tình trạng hàng hóa trong biên bản không?

Nên ghi, đặc biệt khi hợp đồng có giá trị lớn hoặc hàng hóa có yêu cầu về chất lượng.

Thông tin có thể gồm số lượng, chủng loại, tình trạng bên ngoài, tình trạng vận hành và những vấn đề được phát hiện khi giao nhận.

Có cần ghi thời hạn bảo hành vào biên bản thanh lý không?

Nên ghi nếu hàng hóa còn thời hạn bảo hành sau khi thanh lý.

Việc ghi nhận giúp làm rõ rằng việc thanh lý không nhất thiết đồng nghĩa với việc chấm dứt mọi quyền liên quan đến bảo hành hoặc những nghĩa vụ sau bán hàng đã được thỏa thuận.

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán có cần công chứng không?

Thông thường, biên bản thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa giữa các bên không mặc nhiên phải công chứng.

Tuy nhiên, với những giao dịch thuộc lĩnh vực có yêu cầu đặc biệt về hình thức, cần kiểm tra quy định chuyên ngành và loại tài sản, hàng hóa cụ thể trước khi lập hồ sơ.

Có thể chỉnh sửa mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán không?

Có. Người dùng có thể điều chỉnh danh mục hàng hóa, giá trị hợp đồng, tình trạng thanh toán, giao nhận, bảo hành và các nghĩa vụ khác cho phù hợp với giao dịch thực tế.

Nếu hợp đồng có điều khoản riêng về thanh lý, cần đối chiếu trước khi sử dụng.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán trên Mẫu Biên Bản có phải mẫu bắt buộc không?

Không. Đây là mẫu tham khảo được điền thông tin minh họa.

Người dùng cần thay thế tên các bên, thông tin hợp đồng, hàng hóa, số tiền và các điều khoản liên quan bằng dữ liệu thực tế trước khi sử dụng.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng mua bán

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, hàng hóa đã giao nhận, số tiền đã thanh toán, công nợ và các nghĩa vụ còn lại giữa bên mua và bên bán.

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán cần những nội dung gì?

Thông thường cần có thông tin các bên, thông tin hợp đồng, hàng hóa, giá trị hợp đồng, giao nhận, thanh toán, công nợ, nghĩa vụ sau bán hàng và xác nhận của các bên.

Có thể dùng mẫu biên bản này cho hợp đồng mua bán hàng hóa giữa cá nhân không?

Có thể tham khảo cấu trúc. Tuy nhiên, thông tin trong mẫu cần điều chỉnh theo giao dịch cụ thể và chủ thể tham gia.

Nếu hàng hóa chưa giao đủ có được thanh lý hợp đồng không?

Có thể lập biên bản để ghi nhận tình trạng thực hiện và phần nghĩa vụ còn lại nếu các bên có thỏa thuận phù hợp. Biên bản cần nêu rõ số lượng hàng chưa giao và thời hạn hoặc phương án xử lý.

Nếu còn công nợ có thể xác nhận thanh lý hợp đồng không?

Có thể, nhưng cần ghi rõ khoản công nợ còn lại và trách nhiệm thanh toán. Không nên ghi nhận rằng các bên đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ khi thực tế chưa hoàn tất.

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán có cần hóa đơn không?

Biên bản không thay thế hóa đơn hoặc chứng từ mà pháp luật về thuế, kế toán yêu cầu. Việc lập và sử dụng hóa đơn phải thực hiện theo quy định áp dụng cho giao dịch.

Có thể làm biên bản thanh lý hợp đồng mua bán bằng Word không?

Có. Mẫu biên bản Word thuận tiện để chỉnh sửa thông tin hàng hóa, số tiền, công nợ và nội dung xác nhận trước khi ký.

Có thể lưu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán dưới dạng PDF không?

Có thể chuyển sang PDF sau khi hoàn thiện nội dung để lưu trữ hoặc gửi cho các bên, tùy phương thức ký và sử dụng hồ sơ.

Có thể dùng biên bản thanh lý để xác nhận hết công nợ không?

Có. Nếu các bên đã đối chiếu và thanh toán đầy đủ, biên bản có thể ghi nhận số tiền còn phải thanh toán là 0 đồng và xác nhận tình trạng công nợ theo thực tế.

Tham khảo thêm: Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng tham khảo.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán giúp các bên hệ thống lại tình trạng thực hiện hợp đồng, từ hàng hóa, giao nhận đến thanh toán và công nợ. Một mẫu biên bản tốt cần phản ánh đúng những nghĩa vụ đã hoàn thành và những nội dung vẫn còn hiệu lực, đặc biệt là bảo hành, đổi trả hoặc khoản tiền chưa thanh toán.

Mẫu trên đã điền sẵn thông tin demo để người dùng có thể copy và chỉnh sửa. Khi sử dụng thực tế, cần thay toàn bộ thông tin minh họa bằng dữ liệu chính xác và đối chiếu với hợp đồng mua bán, chứng từ giao nhận, hóa đơn và hồ sơ thanh toán liên quan.