Biên bản thanh lý hợp đồng gia công: Mẫu tham khảo, căn cứ pháp lý và lưu ý khi lập

Biên bản thanh lý hợp đồng gia công được sử dụng để ghi nhận việc các bên hoàn tất, chấm dứt hoặc xử lý các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng gia công. Nội dung thường tập trung vào kết quả thực hiện hợp đồng, khối lượng sản phẩm đã gia công, giá trị hợp đồng, tình trạng thanh toán, việc bàn giao sản phẩm, nguyên vật liệu, máy móc và các nghĩa vụ còn tồn tại. Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu tham khảo để điều chỉnh theo từng hợp đồng thực tế.

Tổng quan về biên bản thanh lý hợp đồng gia công

Biên bản thanh lý hợp đồng gia công là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng gia công là văn bản pháp lý do bên đặt gia công và bên nhận gia công cùng lập sau khi hợp đồng kết thúc. Văn bản này xác nhận toàn bộ kết quả đã thực hiện gồm số lượng nguyên vật liệu đã giao, thành phẩm đã nhận, hao hụt thực tế, nghĩa vụ thanh toán còn lại và cam kết chấm dứt các quyền – nghĩa vụ chính phát sinh từ hợp đồng gốc. Khác với biên bản nghiệm thu chỉ xác nhận chất lượng tại một thời điểm, biên bản thanh lý mang tính tổng kết toàn diện và có giá trị pháp lý cao.

Vì sao doanh nghiệp bắt buộc phải lập biên bản thanh lý?

Theo Điều 184 Luật Thương mại 2005, trừ trường hợp có thỏa thuận khác, trong thời hạn 30 ngày kể từ khi hợp đồng gia công kết thúc, các bên phải tiến hành thanh lý. Đối với hợp đồng gia công xuất nhập khẩu, biên bản thanh lý còn là một chứng từ trọng yếu trong hồ sơ thanh khoản với hải quan theo Thông tư 38/2015/TT-BTC. Nếu không lập, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP, đồng thời bất lợi khi kiểm toán hoặc quyết toán thuế.

Căn cứ pháp lý và hiệu lực khi lập biên bản thanh lý

Biên bản thanh lý dựa trên các căn cứ gồm: Luật Thương mại 2005, Bộ luật Dân sự 2015, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Văn bản không bắt buộc công chứng nhưng phải bảo đảm chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệu, cùng con dấu của doanh nghiệp. Một biên bản được lập chuẩn sẽ được tòa án đánh giá cao khi xảy ra tranh chấp, giảm rủi ro khiếu kiện.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng gia công tham khảo

TÊN CÔNG TY/ĐƠN VỊ: …………………………………
Số: ……/BBTL-HĐGC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG GIA CÔNG

Hôm nay, vào lúc …… giờ …… phút, ngày …… tháng …… năm ……, tại …………………………………, chúng tôi gồm:

BÊN ĐẶT GIA CÔNG (BÊN A):

Tên tổ chức/cá nhân: …………………………………
Địa chỉ: …………………………………
Mã số doanh nghiệp/CCCD: …………………………………
Đại diện: …………………………………
Chức vụ: …………………………………
Số điện thoại: …………………………………
Tài khoản số: …………………………………
Tại ngân hàng: …………………………………

BÊN NHẬN GIA CÔNG (BÊN B):

Tên tổ chức/cá nhân: …………………………………
Địa chỉ: …………………………………
Mã số doanh nghiệp/CCCD: …………………………………
Đại diện: …………………………………
Chức vụ: …………………………………
Số điện thoại: …………………………………
Tài khoản số: …………………………………
Tại ngân hàng: …………………………………

Hai bên cùng thống nhất lập Biên bản thanh lý Hợp đồng gia công số …… ký ngày ……/……/…… với các nội dung sau:

Điều 1. Tình hình thực hiện hợp đồng

Hợp đồng được thực hiện trong thời gian từ ngày ……/……/…… đến ngày ……/……/……

Nội dung công việc đã thực hiện:

…………………………………………………………

…………………………………………………………

Kết quả thực hiện:

…………………………………………………………

…………………………………………………………

Điều 2. Khối lượng và sản phẩm gia công

Hai bên xác nhận khối lượng sản phẩm đã hoàn thành:

…………………………………………………………

Số sản phẩm chưa hoàn thành, nếu có:

…………………………………………………………

Điều 3. Tình hình nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu do Bên A cung cấp:

…………………………………………………………

Số lượng đã sử dụng:

…………………………………………………………

Số nguyên vật liệu còn lại:

…………………………………………………………

Phương án xử lý nguyên vật liệu còn lại:

…………………………………………………………

Điều 4. Tình hình bàn giao sản phẩm

Bên B đã bàn giao cho Bên A:

…………………………………………………………

Thời điểm bàn giao:

…………………………………………………………

Tình trạng và chất lượng sản phẩm:

…………………………………………………………

Các sản phẩm còn chưa bàn giao:

…………………………………………………………

Phương án xử lý:

…………………………………………………………

Điều 5. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Tổng giá trị hợp đồng:

………………………………… đồng

Bằng chữ: ……………………………………………………………

Giá trị đã thanh toán:

………………………………… đồng

Số tiền còn phải thanh toán:

………………………………… đồng

Bằng chữ: ……………………………………………………………

Thời hạn thanh toán phần còn lại:

…………………………………………………………

Phương thức thanh toán:

☐ Tiền mặt.

☐ Chuyển khoản.

☐ Phương thức khác: ………………………………………

Điều 6. Đối chiếu công nợ

Hai bên xác nhận tính đến ngày ……/……/……:

Bên A còn phải thanh toán cho Bên B:

………………………………… đồng.

Hoặc:

Hai bên xác nhận đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ thanh toán và không còn công nợ liên quan đến hợp đồng.

Các khoản khác, nếu có:

…………………………………………………………

Điều 7. Máy móc, thiết bị và tài sản liên quan

Các máy móc, thiết bị, khuôn mẫu hoặc tài sản do Bên A bàn giao cho Bên B:

1. ………………………………………
2. ………………………………………
3. ………………………………………

Tình trạng khi hoàn trả:

…………………………………………………………

Thời điểm hoàn trả:

…………………………………………………………

Các tài sản còn chưa hoàn trả:

…………………………………………………………

Phương án xử lý:

…………………………………………………………

Điều 8. Chất lượng sản phẩm và trách nhiệm còn lại

Hai bên xác nhận chất lượng sản phẩm gia công:

…………………………………………………………

Các vấn đề còn tồn tại:

…………………………………………………………

Trách nhiệm khắc phục, bảo hành hoặc xử lý sản phẩm, nếu có:

…………………………………………………………

Thời hạn thực hiện:

…………………………………………………………

Điều 9. Quyền và nghĩa vụ còn tồn tại sau thanh lý

Các nghĩa vụ chưa hoàn tất sau khi lập biên bản:

…………………………………………………………

Thời hạn hoàn thành:

…………………………………………………………

Bên chịu trách nhiệm:

…………………………………………………………

Đối với những nghĩa vụ không còn tồn tại, hai bên xác nhận:

…………………………………………………………

Điều 10. Chấm dứt hợp đồng

Sau khi hoàn thành các nghĩa vụ được xác nhận tại Biên bản này, hai bên thống nhất chấm dứt Hợp đồng gia công số …… kể từ ngày ……/……/……

Việc chấm dứt hợp đồng không làm mất hiệu lực của những nghĩa vụ mà theo thỏa thuận hoặc quy định pháp luật vẫn tiếp tục có hiệu lực sau khi hợp đồng chấm dứt.

Điều 11. Giải quyết tranh chấp

Trong quá trình thực hiện Biên bản này, nếu phát sinh tranh chấp, hai bên ưu tiên giải quyết bằng thương lượng và hòa giải.

Trường hợp không thể giải quyết bằng thương lượng, tranh chấp được giải quyết theo thỏa thuận trong hợp đồng và quy định pháp luật có liên quan.

Điều 12. Hiệu lực của biên bản

Hai bên xác nhận đã kiểm tra, đối chiếu và thống nhất các nội dung được ghi nhận trong Biên bản.

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ……/……/……

Biên bản được lập thành …… bản có nội dung và giá trị như nhau; Bên A giữ …… bản, Bên B giữ …… bản.

Các bên đã đọc lại toàn bộ nội dung, hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình và cùng ký xác nhận.

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐẠI DIỆN BÊN ĐẶT GIA CÔNG
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

…………………………

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN GIA CÔNG
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

…………………………

Nội dung cơ bản cần có trong mẫu biên bản thanh lý hợp đồng gia công

Thông tin chi tiết của bên đặt gia công và bên nhận gia công

Phần đầu cần ghi đầy đủ tên pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, số CCCD, điện thoại và tài khoản ngân hàng của hai bên. Thông tin này phải trùng với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại thời điểm thanh lý, tránh trường hợp dùng tên viết tắt hoặc người đại diện cũ trong khi đã thay đổi đăng ký.

Ghi nhận số liệu nguyên vật liệu, thành phẩm và hao hụt trong quá trình sản xuất

Tạo bảng kê chi tiết: nguyên vật liệu chính, phụ vật tư, phế liệu, bán thành phẩm, thành phẩm đã bàn giao, tồn kho và tỷ lệ hao hụt thực tế. Số liệu trong biên bản phải khớp với biên bản kiểm kê và chứng từ xuất – nhập – tồn. Đối với gia công xuất khẩu, nếu tỷ lệ hao hụt lệch lớn so với định mức đã đăng ký hải quan, cần giải trình rõ ràng.

Xác nhận nghĩa vụ thanh toán và quyết toán công nợ giữa hai bên

Nêu tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán từng lần, số còn lại, thời hạn và phương thức hoàn tất. Biên bản cần tách riêng các khoản phạt, bồi thường vi phạm, vì những khoản này không tính thuế giá trị gia tăng. Kế toán cần đối chiếu với hóa đơn đã phát hành để tránh sai sót khi xác định doanh thu.

Cam kết kết thúc hợp đồng, bàn giao hồ sơ và trách nhiệm sau khi thanh lý

Mục n học xác nhận hai bên kết thúc hợp đồng, các cam kết bảo hành, bảo mật; danh mục hồ sơ bàn giao bao gồm hợp đồng gốc, biên bản nghiệm thu, hóa đơn, phiếu kho… Đồng thời ghi rõ phải xử lý phế liệu, nguyên vật liệu còn lại theo đúng quy định thanh khoản hải quan.

Hướng dẫn soạn xong và sử dụng biên bản thanh lý hiệu quả

Các lưu ý quan trọng khi điền thông tin vào biên bản

Chỉ điền vào thời điểm đã đối chiếu xong nghiệp đủ; kiểm tra số trên sổ cái với công nợ của đối tác. Ngày, tháng ký biên bản phải nằm sau ngày kết thúc hợp đồng. Trường hợp biên bản nhiều trang, mỗi trang nên được ký giáp lại và đóng dấu để chống thay trang lẻ.

Cách xử lý các khiếu phát sinh sau khi kí biên bản

Nếu phát hiện sai, sửa cập nhật bằng phụ lục điều số, không tự ý tẩy xóa trên bản đã ký. Biên bản có thể bị tuyên vô hiệu nếu có gian dối hoặc giả mạo chữ ký. Các tranh chấp sau thanh lý thường xoay quanh số phế liệu hoặc chất lượng thành phẩm, vì vậy hồ sơ gốc cần lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015.

Tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng gia công chuẩn pháp lý

Các phiên bản mẫu sẵn có (Word, PDF) tương thích hệ thống kế toán, pháp chất

Sản phẩm cung cấp gồm file Word có thể chỉnh, file PDF để in ấn, kèm phụ lục kiểm kê nguyên vật liệu và bảng đối chiếu công nợ. Ngoài mẫu dành cho hợp đồng gia công, thư viện của chúng tôi còn có mẫu bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ, mẫu biên bản hợp đồng hợp tác kinh doanh và mẫu dành cho hợp đồng chụp ảnh để fit linh hoạt với từng ngành, từng đối tác.

Hướng dẫn buy/mua sản phẩm mão trọn gói

Bạn chỉ cần chọn gói phù hợp, thanh doges, sau đó điền thông tin theo hướng dẫn từ bước 1 đến bước 4. Quy trình đi trước thường dưới 15-20 phút, giúp kế toán hoàn thành hồ sơ, giảm thời gian chỉnh sửa khi kiểm toán. Các file đều được cập nhật theo văn bản pháp luật mới nhất.

Thông tin liên hệ tư vấn, hỗ trợ soạn thảo theo nhu cầu riêng

Nếu hợp đồng phát sinh tình huống đặc thù, hãy liên hệ đội ngũ tư vấn qua hotline, Zalo hoặc email. Bộ phận hỗ trợ phản hồi trong Giờ hành chính để rà soát, sửa hoặc soạn thảo mẫu theo quy trình riêng của bạn doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng gia công

Biên bản thanh lý hợp đồng gia công có thay thế hợp đồng gia công không?

Không. Biên bản thanh lý chủ yếu ghi nhận tình trạng thực hiện và xử lý các nghĩa vụ của hợp đồng. Các quyền và nghĩa vụ phát sinh trong thời gian thực hiện vẫn được xác định theo hợp đồng và các thỏa thuận có liên quan.

Có cần ghi số lượng sản phẩm đã gia công trong biên bản không?

Nên ghi, đặc biệt khi giá trị thanh toán phụ thuộc vào số lượng hoặc khối lượng sản phẩm. Nếu có bảng thống kê chi tiết, có thể lập phụ lục kèm theo.

Có cần ghi nguyên vật liệu còn thừa không?

Nên ghi nếu bên đặt gia công đã cung cấp nguyên vật liệu. Việc này giúp xác định rõ số lượng đã sử dụng, số còn lại và trách nhiệm hoàn trả hoặc xử lý.

Nếu còn công nợ thì có được ký biên bản thanh lý không?

Có thể, nếu các bên thống nhất rõ số tiền còn phải thanh toán, thời hạn và phương thức thanh toán. Không nên ghi rằng các bên đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ nếu vẫn còn khoản phải thanh toán.

Có thể thanh lý hợp đồng gia công trước thời hạn không?

Có thể nếu việc chấm dứt trước thời hạn phù hợp với hợp đồng, thỏa thuận của các bên và quy định pháp luật áp dụng. Biên bản cần ghi rõ lý do, tình trạng thực hiện và phương án xử lý các nghĩa vụ còn lại.

Ai ký biên bản thanh lý hợp đồng gia công?

Thông thường, người đại diện có thẩm quyền của bên đặt gia công và bên nhận gia công ký biên bản. Nếu người ký là người được ủy quyền, cần bảo đảm phạm vi ủy quyền phù hợp.

Kết luận

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng gia công không chỉ là yêu cầu đúng luật, còn giữ cho doanh nghiệp gọn giao diễn khi thanh khoản và không bị rối khi kiểm tra. Đừng để dấu ttới các rủi ro kiện chỉ vì thiếu hồ sơ; tải ngay mẫu chuẩn Word/PDF và dệm với biện pháp tra cứu pháp lý hiện đại.

Chọn nút Tải ngay bên dưới để sở hữu file mẫu và nhận toàn bộ hướng dẫn sửa, chỉ — đội ngũ Mẫu Biên Bản hỗ trợ bạn bất cứ khi nào cần có lời giải ph Москву thanh lý đúng pháp luật.