Trong các dự án xây dựng hệ thống cảnh báo trượt lở đất, việc hoàn thành công trình không chỉ liên quan đến lắp đặt thiết bị mà còn có thể bao gồm khảo sát địa hình, xây dựng nền móng, lắp đặt cảm biến, thiết bị truyền dữ liệu, hệ thống cảnh báo và phần mềm giám sát. 

Khi các hạng mục theo hợp đồng đã được nghiệm thu và các bên hoàn thành nghĩa vụ, việc lập biên bản thanh lý giúp xác nhận kết quả thực hiện, giá trị hợp đồng, công nợ và trách nhiệm còn lại. Bài viết dưới đây cung cấp mẫu tham khảo và hướng dẫn cách lập Mẫu Biên Bản phù hợp với trường hợp xây dựng hệ thống cảnh báo trượt lở đất.

Căn cứ pháp lý về Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng hệ thống cảnh báo trượt lở đất

Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng hệ thống cảnh báo trượt lở đất được lập trên cơ sở hợp đồng xây dựng, hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ hoàn thành công việc và quy định pháp luật áp dụng cho dự án. Không có một mẫu biên bản thanh lý riêng bắt buộc cho hệ thống cảnh báo trượt lở đất; nội dung biên bản chủ yếu do các bên thỏa thuận nhưng phải phù hợp với pháp luật.

Một số văn bản pháp lý cần xem xét gồm:

• Luật Xây dựng số 50/2014/QH13, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 62/2020/QH14. Đây là cơ sở pháp lý chung đối với hoạt động xây dựng, quản lý dự án, chất lượng công trình và các vấn đề liên quan đến hợp đồng trong hoạt động xây dựng. Luật số 62/2020/QH14 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
• Nghị định số 37/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng, là văn bản quan trọng đối với việc xác lập và thực hiện hợp đồng xây dựng. Nghị định này đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 50/2021/NĐ-CP.
• Nghị định số 175/2024/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xây dựng về quản lý hoạt động xây dựng, có hiệu lực từ ngày 30/12/2024. Khi lập hồ sơ cho dự án xây dựng, cần đối chiếu phạm vi áp dụng của nghị định này với loại công trình và thời điểm thực hiện dự án.
• Thông tư số 02/2023/TT-BXD của Bộ Xây dựng hướng dẫn một số nội dung về hợp đồng xây dựng, trong đó có các nội dung liên quan đến quản lý, điều chỉnh giá và thực hiện hợp đồng trong phạm vi áp dụng.
• Văn bản hợp nhất số 07/VBHN-BXD về Nghị định quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng có thể được sử dụng để thuận tiện tra cứu hệ thống quy định đã được hợp nhất tại thời điểm ban hành văn bản.
• Bộ luật Dân sự năm 2015 được áp dụng đối với các quan hệ hợp đồng dân sự và những vấn đề về nghĩa vụ, thực hiện nghĩa vụ, thỏa thuận, trách nhiệm của các bên trong phạm vi phù hợp.

Đối với hệ thống cảnh báo trượt lở đất, ngoài pháp luật về hợp đồng xây dựng, doanh nghiệp hoặc chủ đầu tư cần căn cứ vào hồ sơ thiết kế, dự án được phê duyệt, tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật áp dụng, hồ sơ nghiệm thu, yêu cầu về chất lượng công trình và các quy định chuyên ngành khác nếu dự án thuộc phạm vi điều chỉnh.

Cần lưu ý rằng biên bản thanh lý không thay thế biên bản nghiệm thu, hồ sơ hoàn công, hồ sơ bàn giao hoặc các tài liệu kỹ thuật khác. Thanh lý hợp đồng là bước xác nhận quan hệ thực hiện hợp đồng đã hoàn thành hoặc được chấm dứt theo thỏa thuận, trong khi hồ sơ nghiệm thu và hồ sơ chất lượng dùng để chứng minh kết quả thực hiện công việc.

Bên cạnh các dự án phòng ngừa thiên tai, những hợp đồng thuộc lĩnh vực môi trường cũng có thể phát sinh từ hoạt động thu hồi vật liệu. Bạn có thể tham khảo Biên bản thanh lý hợp đồng tái chế thủy tinh phế liệu để đối chiếu cách thể hiện kết quả công việc khi kết thúc hợp đồng.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng hệ thống cảnh báo trượt lở đất?

Biên bản thanh lý thường được lập sau khi các bên đã hoàn thành những nghĩa vụ chính theo hợp đồng hoặc hợp đồng bị chấm dứt theo thỏa thuận và quy định áp dụng.

Đối với dự án xây dựng hệ thống cảnh báo trượt lở đất, có thể lập biên bản trong các trường hợp:

• Hệ thống đã được thi công, lắp đặt và nghiệm thu theo hợp đồng.
• Các thiết bị cảnh báo, cảm biến và hệ thống truyền dữ liệu đã được bàn giao.
• Nhà thầu đã hoàn thành phần việc được giao và chủ đầu tư xác nhận kết quả.
• Hai bên đã hoàn tất việc đối chiếu giá trị hợp đồng và khối lượng thực tế.
• Hợp đồng đã hết thời hạn thực hiện.
• Các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Hai bên cần xác nhận tình trạng công nợ và nghĩa vụ sau khi kết thúc hợp đồng.

Trước khi ký thanh lý, cần kiểm tra xem hệ thống đã thực sự hoàn thành toàn bộ phạm vi công việc hay chưa. Nếu còn hạng mục chưa nghiệm thu, thiết bị chưa bàn giao hoặc nghĩa vụ bảo hành chưa được xác định, các nội dung này cần được thể hiện rõ thay vì ghi nhận chung rằng hợp đồng đã hoàn thành toàn bộ.

Đối với dịch vụ thu gom chất thải tại những khu vực có đặc điểm hoạt động riêng, Biên bản thanh lý hợp đồng thu gom rác thải từ khu vực chợ nổi là một mẫu liên quan có thể tham khảo khi cần hoàn thiện hồ sơ thanh lý.

Những thông tin cần chuẩn bị khi lập biên bản

Để biên bản phản ánh đúng tình trạng thực hiện hợp đồng, các bên nên chuẩn bị:

1. Hợp đồng xây dựng: số hợp đồng, ngày ký, thời gian thực hiện, giá trị, phạm vi công việc và các phụ lục.

2. Thông tin dự án: tên dự án, địa điểm xây dựng hệ thống, chủ đầu tư, đơn vị tư vấn và nhà thầu.

3. Hồ sơ nghiệm thu: biên bản nghiệm thu công việc, nghiệm thu hạng mục hoặc nghiệm thu hoàn thành theo phạm vi hợp đồng.

4. Danh mục thiết bị: loại cảm biến, thiết bị đo, bộ truyền dữ liệu, thiết bị cảnh báo, tủ điều khiển, nguồn điện và các thiết bị khác nếu có.

5. Hồ sơ bàn giao: biên bản bàn giao hệ thống, tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn vận hành, tài khoản phần mềm hoặc các tài liệu liên quan.

6. Giá trị thực hiện: khối lượng đã hoàn thành, giá trị được nghiệm thu, số tiền đã thanh toán và số tiền còn lại.

7. Nghĩa vụ sau thanh lý: bảo hành, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật hoặc trách nhiệm xử lý các tồn tại nếu hợp đồng quy định tiếp tục thực hiện.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng hệ thống cảnh báo trượt lở đất tham khảo

Dưới đây là mẫu có thể điều chỉnh theo từng dự án và nội dung hợp đồng thực tế.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG
XÂY DỰNG HỆ THỐNG CẢNH BÁO TRƯỢT LỞ ĐẤT

Số: ……/BBTL-HĐ

Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……, tại …………………………………, chúng tôi gồm:

BÊN A: CHỦ ĐẦU TƯ/BÊN GIAO THẦU

Tên đơn vị: ………………………………………………………
Mã số doanh nghiệp: ……………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………………
Đại diện: …………………………… Chức vụ: …………………
Điện thoại: …………………………………………………………

BÊN B: NHÀ THẦU/BÊN NHẬN THẦU

Tên đơn vị: ………………………………………………………
Mã số doanh nghiệp: ……………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………………
Đại diện: …………………………… Chức vụ: …………………
Điện thoại: …………………………………………………………

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý Hợp đồng số …… ký ngày ……/……/…… với các nội dung sau:

Điều 1. Thông tin hợp đồng

1. Tên hợp đồng: Xây dựng hệ thống cảnh báo trượt lở đất.
2. Số hợp đồng: …………………………………
3. Ngày ký: ……/……/………
4. Thời gian thực hiện: từ ……/……/……… đến ……/……/………
5. Địa điểm thực hiện: …………………………………
6. Giá trị hợp đồng: ……………………… đồng.
7. Hình thức hợp đồng: …………………………………

Điều 2. Nội dung và khối lượng đã thực hiện

Bên B đã thực hiện các hạng mục theo phạm vi hợp đồng, gồm:

Các bên xác nhận khối lượng thực hiện nêu trên được đối chiếu với hợp đồng, phụ lục hợp đồng và hồ sơ nghiệm thu liên quan.

Điều 3. Kết quả nghiệm thu và bàn giao

Bên A xác nhận đã tổ chức nghiệm thu các hạng mục thuộc phạm vi hợp đồng theo hồ sơ thực tế.

Hệ thống được bàn giao gồm:

• Thiết bị cảm biến: …………………………………
• Thiết bị truyền dữ liệu: ……………………………
• Thiết bị cảnh báo: …………………………………
• Phần mềm/hệ thống giám sát: ……………………
• Tài liệu kỹ thuật: ……………………………………
• Hồ sơ hướng dẫn vận hành: ………………………
• Các tài liệu khác: ……………………………………

Tình trạng hệ thống tại thời điểm bàn giao: ………………………………………

Các tồn tại, nếu có: …………………………………………………………………

Thời hạn hoàn thành các tồn tại: …………………………………………………

Điều 4. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Giá trị hợp đồng ban đầu: ……………………… đồng.

Giá trị điều chỉnh, bổ sung, nếu có: …………………… đồng.

Giá trị được nghiệm thu, quyết toán: …………………… đồng.

Số tiền Bên A đã thanh toán: ……………………… đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ……………………… đồng.

Thời hạn thanh toán phần còn lại: ……………………………………

Hai bên thống nhất việc thanh toán được thực hiện theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng và hồ sơ nghiệm thu, quyết toán đã được phê duyệt hoặc xác nhận theo thẩm quyền.

Điều 5. Công nợ và nghĩa vụ tài chính

Hai bên xác nhận tình trạng công nợ tại thời điểm lập biên bản như sau:

• Công nợ phải trả: ……………………… đồng.
• Công nợ phải thu: ……………………… đồng.
• Các khoản khác: ……………………………

Hai bên cam kết hoàn tất các nghĩa vụ tài chính còn lại theo thời hạn đã thống nhất.

Sau khi hoàn tất các khoản nêu trên, các bên xác nhận không còn công nợ liên quan đến phạm vi hợp đồng, ngoại trừ các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục có hiệu lực sau thanh lý.

Điều 6. Bảo hành, bảo trì và trách nhiệm sau thanh lý

Việc thanh lý hợp đồng không làm chấm dứt các nghĩa vụ bảo hành, bảo trì hoặc hỗ trợ kỹ thuật nếu các nghĩa vụ này vẫn còn thời hạn theo hợp đồng.

Bên B có trách nhiệm thực hiện bảo hành hệ thống trong thời hạn …………… kể từ ngày ………………

Trong thời gian bảo hành, Bên B có trách nhiệm tiếp nhận và xử lý các sự cố thuộc phạm vi trách nhiệm theo hợp đồng.

Bên A có trách nhiệm vận hành, quản lý và sử dụng hệ thống theo hướng dẫn kỹ thuật đã được bàn giao.

Điều 7. Chấm dứt và thanh lý hợp đồng

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng số …………… kể từ ngày ……/……/………

Các nội dung công việc đã hoàn thành được xác nhận theo Biên bản này và hồ sơ nghiệm thu liên quan.

Những nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực sau thanh lý được thực hiện theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng, Biên bản này và quy định pháp luật có liên quan.

Điều 8. Hiệu lực của biên bản

Biên bản được lập thành …… bản có giá trị như nhau, Bên A giữ …… bản, Bên B giữ …… bản.

Hai bên đã đọc, kiểm tra và thống nhất toàn bộ nội dung Biên bản. Đại diện có thẩm quyền của hai bên ký xác nhận dưới đây.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Nếu quan tâm đến các hợp đồng xử lý nước thải trong sản xuất, bạn có thể xem thêm Biên bản thanh lý hợp đồng xử lý nước thải từ ngành sản xuất da giày để tham khảo cách ghi nhận phạm vi dịch vụ và kết quả thực hiện.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng hệ thống cảnh báo trượt lở đất?

Sử dụng mẫu biên bản có sẵn giúp chủ đầu tư và nhà thầu tiết kiệm thời gian khi hoàn tất hồ sơ kết thúc hợp đồng. Đối với hệ thống cảnh báo trượt lở đất, hồ sơ thường có nhiều thành phần như hạng mục xây dựng, thiết bị cảm biến, thiết bị truyền dữ liệu, hệ thống cảnh báo, phần mềm giám sát và tài liệu kỹ thuật. Nếu tự soạn từ đầu, người lập dễ bỏ sót nội dung về nghiệm thu, bàn giao hoặc nghĩa vụ bảo hành.

Một mẫu được bố cục theo từng điều khoản giúp các bên thuận tiện đối chiếu giữa hợp đồng và kết quả thực hiện. Các thông tin như giá trị hợp đồng, khối lượng nghiệm thu, số tiền đã thanh toán, công nợ và trách nhiệm sau thanh lý cũng được trình bày rõ ràng hơn.

Tuy nhiên, mẫu chỉ có tính chất tham khảo. Doanh nghiệp cần điều chỉnh nội dung theo hợp đồng cụ thể, loại công trình, hồ sơ nghiệm thu, thiết bị thực tế và thỏa thuận giữa các bên. Đặc biệt, không nên ghi nhận hệ thống đã hoàn thành toàn bộ nếu vẫn còn hạng mục chưa nghiệm thu hoặc chưa bàn giao.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng hệ thống cảnh báo trượt lở đất

Bước 1: Kiểm tra hợp đồng gốc

Xác định số hợp đồng, phạm vi công việc, giá trị, tiến độ, điều kiện nghiệm thu và điều kiện thanh lý.

Bước 2: Rà soát khối lượng thực hiện

Đối chiếu từng hạng mục xây dựng, lắp đặt thiết bị và cấu hình hệ thống với phạm vi hợp đồng.

Bước 3: Kiểm tra hồ sơ nghiệm thu

Xác định các hạng mục đã nghiệm thu và những nội dung còn tồn tại trước khi lập thanh lý.

Bước 4: Kiểm tra việc bàn giao hệ thống

Đối chiếu thiết bị, tài liệu kỹ thuật, phần mềm, tài khoản quản trị và các tài liệu cần thiết cho việc vận hành.

Bước 5: Xác định giá trị thực tế

Tổng hợp giá trị hợp đồng, giá trị phát sinh hoặc điều chỉnh nếu có và giá trị đã được nghiệm thu.

Bước 6: Đối chiếu công nợ

Ghi chính xác số tiền đã thanh toán, số tiền còn phải thanh toán và thời hạn hoàn tất.

Bước 7: Xác định nghĩa vụ sau thanh lý

Ghi rõ thời hạn bảo hành, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật hoặc xử lý tồn tại nếu các nghĩa vụ này tiếp tục sau khi thanh lý.

Bước 8: Kiểm tra thông tin trước khi ký

Kiểm tra tên pháp nhân, người đại diện, số hợp đồng, ngày tháng, số liệu khối lượng và giá trị thanh toán.

Bước 9: Ký và lưu hồ sơ

Các bên ký biên bản và lưu cùng hợp đồng, phụ lục, hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ bàn giao và các tài liệu liên quan.

Một số lưu ý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng hệ thống cảnh báo trượt lở đất

Không đồng nhất thanh lý với nghiệm thu: Thanh lý hợp đồng và nghiệm thu công trình là hai nội dung khác nhau. Hồ sơ thanh lý nên dựa trên kết quả nghiệm thu đã có.

Ghi đúng phạm vi hệ thống: Nếu hợp đồng chỉ bao gồm lắp đặt thiết bị mà không bao gồm xây dựng hạ tầng hoặc phần mềm, không nên đưa các hạng mục ngoài phạm vi vào nội dung hoàn thành.

Đối chiếu thiết bị thực tế: Tên thiết bị, số lượng, chủng loại và tình trạng bàn giao cần thống nhất với hồ sơ nghiệm thu và bàn giao.

Làm rõ quyền sử dụng hệ thống: Nếu hệ thống có phần mềm, tài khoản quản trị hoặc nền tảng giám sát trực tuyến, cần xác định rõ việc bàn giao quyền quản trị và thời hạn sử dụng.

Ghi rõ bảo hành: Thanh lý hợp đồng không nhất thiết đồng nghĩa với việc mọi nghĩa vụ của nhà thầu chấm dứt ngay. Các nghĩa vụ bảo hành, bảo trì hoặc xử lý lỗi còn thời hạn cần được giữ lại.

Xác định công nợ chính xác: Không nên ghi “hai bên đã hoàn tất nghĩa vụ tài chính” nếu vẫn còn khoản thanh toán chưa đến hạn hoặc chưa được quyết toán.

Lưu đầy đủ hồ sơ: Hợp đồng, phụ lục, hồ sơ nghiệm thu, biên bản bàn giao, danh mục thiết bị và biên bản thanh lý nên được lưu cùng một bộ hồ sơ để thuận tiện tra cứu.

Không thay thế hồ sơ pháp lý của dự án: Biên bản thanh lý chỉ xác nhận tình trạng hợp đồng và không thay thế các thủ tục, hồ sơ, giấy phép hoặc tài liệu kỹ thuật mà dự án phải có theo quy định.

Câu hỏi thường gặp

1. Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng hệ thống cảnh báo trượt lở đất là gì?

Đây là văn bản ghi nhận việc các bên hoàn thành hoặc chấm dứt hợp đồng xây dựng hệ thống cảnh báo trượt lở đất, đồng thời xác nhận khối lượng thực hiện, giá trị hợp đồng, công nợ và các nghĩa vụ còn lại.

2. Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng?

Biên bản thường được lập sau khi các bên hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng hoặc khi hợp đồng được chấm dứt theo thỏa thuận và điều kiện pháp luật áp dụng.

3. Biên bản thanh lý có cần căn cứ vào biên bản nghiệm thu không?

Có. Đối với hợp đồng xây dựng, số liệu về khối lượng và kết quả thực hiện nên được đối chiếu với hồ sơ nghiệm thu để bảo đảm nội dung thanh lý phản ánh đúng tình trạng thực tế.

4. Có cần liệt kê toàn bộ thiết bị của hệ thống cảnh báo không?

Nên liệt kê các thiết bị thuộc phạm vi bàn giao, đặc biệt khi số lượng, chủng loại hoặc tình trạng thiết bị có liên quan đến giá trị hợp đồng và trách nhiệm của nhà thầu.

5. Có thể thanh lý hợp đồng khi còn tiền chưa thanh toán không?

Có thể nếu các bên thống nhất phương án thanh toán. Biên bản cần ghi rõ số tiền còn lại, thời hạn thanh toán và trách nhiệm của từng bên.

6. Sau khi thanh lý, nhà thầu còn trách nhiệm bảo hành không?

Có thể còn. Nếu hợp đồng quy định thời hạn bảo hành sau nghiệm thu hoặc thanh lý, nghĩa vụ này vẫn cần được thực hiện theo thỏa thuận và quy định áp dụng.

7. Biên bản thanh lý có thay thế hồ sơ nghiệm thu công trình không?

Không. Biên bản thanh lý xác nhận việc kết thúc hoặc chấm dứt quan hệ hợp đồng; hồ sơ nghiệm thu có chức năng chứng minh kết quả thực hiện và chất lượng của công việc, hạng mục hoặc công trình.

8. Có thể sử dụng mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng có sẵn không?

Có thể sử dụng mẫu tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo hợp đồng thực tế, loại hệ thống, hạng mục xây dựng, danh mục thiết bị, giá trị nghiệm thu, công nợ và nghĩa vụ bảo hành.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng hệ thống cảnh báo trượt lở đất giúp chủ đầu tư và nhà thầu xác nhận rõ tình trạng thực hiện hợp đồng sau khi các hạng mục đã được nghiệm thu, bàn giao và đối chiếu giá trị. Một biên bản đầy đủ nên thể hiện thông tin hợp đồng, phạm vi công việc, kết quả nghiệm thu, danh mục bàn giao, giá trị thanh toán, công nợ và các nghĩa vụ còn tiếp tục sau thanh lý.

Do hệ thống cảnh báo trượt lở đất có thể kết hợp nhiều hạng mục xây dựng, thiết bị đo đạc và công nghệ giám sát, nội dung biên bản cần được lập dựa trên hồ sơ thực tế của dự án. Doanh nghiệp không nên sử dụng nguyên mẫu mà không kiểm tra lại phạm vi hợp đồng và tình trạng nghiệm thu.

Team biên tập Mẫu Biên Bản