Biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng cứu trợ sau thiên tai được lập khi đơn vị vận chuyển đã hoàn thành việc tiếp nhận, vận chuyển và bàn giao hàng cứu trợ theo thỏa thuận, hoặc khi các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Văn bản giúp xác nhận khối lượng hàng đã vận chuyển, tình trạng bàn giao, chi phí thực hiện, thanh toán và các nghĩa vụ còn lại của các bên.

Đối với hoạt động vận chuyển hàng cứu trợ, việc ghi nhận đầy đủ thông tin về loại hàng, số lượng, địa điểm nhận và bàn giao có ý nghĩa quan trọng trong việc đối chiếu trách nhiệm của các bên. Bạn có thể tham khảo và tải biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng cứu trợ sau thiên tai tại Mẫu Biên Bản, sau đó điều chỉnh thông tin phù hợp với hợp đồng và tình hình thực tế.

Căn cứ pháp lý về biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng cứu trợ sau thiên tai

Hợp đồng vận chuyển hàng cứu trợ có thể liên quan đến quy định về hợp đồng, vận chuyển hàng hóa, quản lý tài sản, hàng cứu trợ và hoạt động phòng, chống thiên tai tùy vào chủ thể ký kết và tính chất của chương trình.

Khi lập biên bản thanh lý, các bên trước hết cần đối chiếu với hợp đồng vận chuyển, phụ lục, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, chứng từ vận chuyển và các tài liệu có liên quan.

Đối với hàng cứu trợ được huy động trong tình huống thiên tai, nội dung biên bản nên phản ánh đúng quá trình vận chuyển thực tế. Nếu có hàng hóa bị thiếu hụt, hư hỏng, thất lạc hoặc giao không đúng địa điểm, các bên cần ghi nhận và xác định trách nhiệm xử lý thay vì chỉ xác nhận hoàn thành hợp đồng.

Biên bản thanh lý chỉ xác nhận việc thực hiện và kết thúc quan hệ hợp đồng trong phạm vi được các bên thỏa thuận, không thay thế các chứng từ giao nhận hoặc hồ sơ quản lý hàng cứu trợ.

Sau khi các hoạt động cứu trợ được triển khai, Biên bản thanh lý hợp đồng sửa chữa cơ sở hạ tầng bị hư hỏng do bão có thể được tham khảo để đối chiếu cách ghi nhận hạng mục sửa chữa, nghiệm thu và kết quả bàn giao.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng cứu trợ sau thiên tai?

Biên bản có thể được lập trong các trường hợp:

• Đơn vị vận chuyển đã hoàn thành việc giao hàng cứu trợ theo hợp đồng.
• Toàn bộ hàng hóa đã được bàn giao cho địa điểm hoặc đơn vị tiếp nhận.
• Các bên đã kiểm tra và đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế.
• Hợp đồng vận chuyển đã hết thời hạn.
• Các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Hai bên cần xác nhận chi phí vận chuyển để hoàn tất thanh toán.
• Một phần hành trình hoặc khối lượng hàng đã hoàn thành và các bên thống nhất thanh lý phần công việc đã thực hiện.

Nếu vẫn còn hàng chưa vận chuyển hoặc chưa bàn giao, biên bản cần ghi rõ phần công việc còn lại và trách nhiệm của từng bên.

Để tìm hiểu thêm về công tác phòng ngừa và chuẩn bị trước các tình huống thiên tai, khách hàng có thể xem Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn lập kế hoạch ứng phó thiên tai nhằm tham khảo cách thể hiện phạm vi tư vấn và sản phẩm hoàn thành.

Những thông tin cần chuẩn bị khi lập biên bản

Các bên nên chuẩn bị:

1. Hợp đồng vận chuyển hàng cứu trợ và các phụ lục.
2. Thông tin pháp lý của bên thuê vận chuyển và đơn vị vận chuyển.
3. Danh mục hàng cứu trợ.
4. Số lượng, trọng lượng hoặc quy cách hàng hóa.
5. Địa điểm nhận và địa điểm bàn giao.
6. Phiếu xuất kho, phiếu giao nhận hoặc chứng từ vận chuyển.
7. Biên bản xác nhận hàng hóa đã bàn giao.
8. Giá trị hợp đồng và chi phí phát sinh nếu có.
9. Tình trạng thanh toán.
10. Các nghĩa vụ còn lại sau khi thanh lý.

Với những khu vực có nguy cơ chịu tác động bởi địa chất và thiên tai, Biên bản thanh lý hợp đồng gia cố khu vực có nguy cơ sạt lở đất là mẫu liên quan giúp tham khảo cách ghi nhận hạng mục gia cố, kết quả thực hiện và xác nhận hoàn tất.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng cứu trợ sau thiên tai tham khảo

Dưới đây là mẫu tham khảo sử dụng thông tin giả định. Các bên cần thay thế tên đơn vị, danh mục hàng hóa, số lượng, địa điểm, thời gian và giá trị hợp đồng bằng thông tin thực tế trước khi sử dụng.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG
Về việc vận chuyển hàng cứu trợ sau thiên tai

Số: 16/BBTL-VCHT/2026

Hôm nay, ngày 14 tháng 09 năm 2026, tại trụ sở Công ty TNHH Vận tải Minh Phát, chúng tôi gồm:

BÊN A: TRUNG TÂM TIẾP NHẬN VÀ PHÂN PHỐI HÀNG CỨU TRỢ MIỀN TRUNG
Địa chỉ: Số 25 đường Trần Phú, thành phố Huế, thành phố Huế
Đại diện: Ông Nguyễn Văn Minh
Chức vụ: Giám đốc

BÊN B: CÔNG TY TNHH VẬN TẢI MINH PHÁT
Địa chỉ: Số 68 đường Nguyễn Tất Thành, thành phố Đà Nẵng
Mã số doanh nghiệp: 0977 523 155
Đại diện: Bà Trần Thu Hà
Chức vụ: Giám đốc

Hai bên thống nhất lập biên bản thanh lý Hợp đồng số 08/2026/HĐVC ký ngày 20/08/2026 với các nội dung sau:

1. Nội dung hợp đồng đã thực hiện

Bên B đã thực hiện việc tiếp nhận, vận chuyển và bàn giao hàng cứu trợ từ kho tập kết tại Đà Nẵng đến các điểm tiếp nhận tại khu vực bị ảnh hưởng bởi thiên tai theo lịch trình được hai bên thống nhất.

Phạm vi công việc bao gồm bố trí phương tiện, nhân lực, tiếp nhận hàng hóa, vận chuyển và bàn giao tại địa điểm quy định trong hợp đồng.

2. Kết quả thực hiện

Hai bên đã đối chiếu chứng từ giao nhận và xác nhận Bên B đã hoàn thành việc vận chuyển, bàn giao hàng hóa thuộc phạm vi hợp đồng.

Danh mục hàng hóa đã vận chuyển gồm:

Các bên xác nhận hàng hóa đã được bàn giao theo chứng từ kèm theo.

3. Hồ sơ bàn giao

Bên B đã bàn giao cho Bên A các tài liệu gồm:

• Phiếu giao nhận hàng hóa.
• Bảng kê hàng cứu trợ đã vận chuyển.
• Biên bản xác nhận giao hàng.
• Chứng từ vận chuyển liên quan.
• Hồ sơ khác theo thỏa thuận trong hợp đồng.

4. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Tổng giá trị hợp đồng là 165.000.000 đồng (Bằng chữ: Một trăm sáu mươi lăm triệu đồng).

Bên A đã thanh toán cho Bên B số tiền 165.000.000 đồng theo thỏa thuận.

Hai bên xác nhận không còn công nợ thuộc phạm vi thanh lý, trừ các khoản phát sinh hoặc nghĩa vụ được ghi nhận riêng trong biên bản này.

5. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên B có trách nhiệm cung cấp hoặc bổ sung chứng từ vận chuyển nếu còn thiếu.

Bên A có trách nhiệm tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ giao nhận hàng hóa.

Trường hợp phát sinh khiếu nại liên quan đến hàng hóa trong quá trình vận chuyển, các bên phối hợp xử lý theo hợp đồng và chứng từ giao nhận thực tế.

6. Cam kết của các bên

Hai bên xác nhận các nội dung về khối lượng hàng hóa, quá trình vận chuyển, hồ sơ bàn giao và giá trị thanh toán được ghi nhận trong biên bản phù hợp với quá trình thực hiện hợp đồng.

Các bên tiếp tục thực hiện những nghĩa vụ không chấm dứt theo thỏa thuận hoặc theo quy định có liên quan.

7. Hiệu lực của biên bản

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản và có hiệu lực kể từ ngày ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Lưu ý: Tên đơn vị, số hợp đồng, danh mục hàng hóa, số lượng và giá trị trong mẫu trên chỉ mang tính minh họa. Cần thay thế bằng thông tin thực tế trước khi sử dụng.

Preview nội dung mẫu

Mẫu biên bản tập trung vào những nội dung cần xác nhận khi kết thúc hợp đồng vận chuyển hàng cứu trợ gồm thông tin các bên, hợp đồng, tuyến vận chuyển, danh mục hàng hóa, số lượng, tình trạng bàn giao, hồ sơ giao nhận, chi phí và thanh toán.

Đối với hàng cứu trợ, phần danh mục hàng hóa nên được đối chiếu với phiếu xuất kho và chứng từ giao nhận. Nếu có nhiều loại hàng hoặc nhiều điểm giao, các bên có thể sử dụng phụ lục để liệt kê chi tiết nhằm hạn chế nhầm lẫn.

Nếu trong quá trình vận chuyển phát sinh mất mát, hư hỏng hoặc thiếu hàng, không nên xác nhận chung rằng hợp đồng đã hoàn thành mà không ghi nhận vấn đề này. Các bên cần thể hiện rõ tình trạng thực tế và phương án xử lý.

Vì sao nên tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng cứu trợ sau thiên tai tại Mẫu Biên Bản?

Sử dụng mẫu có cấu trúc sẵn giúp bên thuê vận chuyển và đơn vị vận tải nhanh chóng hoàn thiện hồ sơ sau khi hàng cứu trợ đã được giao đến nơi tiếp nhận. Các nội dung quan trọng như thông tin hợp đồng, danh mục hàng hóa, số lượng, địa điểm giao nhận, hồ sơ bàn giao và thanh toán được sắp xếp theo trình tự dễ kiểm tra.

Mẫu cũng giúp hạn chế bỏ sót những thông tin quan trọng trong quá trình đối chiếu. Đặc biệt với hoạt động cứu trợ sau thiên tai, hàng hóa thường được vận chuyển gấp, qua nhiều địa điểm và có thể phát sinh thay đổi về tuyến đường hoặc địa điểm giao. Việc ghi nhận lại kết quả thực tế giúp các bên có cơ sở đối chiếu khi hoàn tất hợp đồng.

Ngoài ra, mẫu có thể được điều chỉnh cho nhiều tình huống như vận chuyển lương thực, nước uống, thuốc men, vật tư sinh hoạt hoặc thiết bị cứu trợ. Với số lượng hàng hóa lớn, người lập có thể sử dụng phụ lục danh mục thay cho việc đưa toàn bộ dữ liệu vào nội dung chính.

Bạn có thể tham khảo và tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng cứu trợ sau thiên tai tại Mẫu Biên Bản, sau đó điều chỉnh thông tin phù hợp với hợp đồng và hồ sơ giao nhận thực tế.

Cách lập biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng cứu trợ sau thiên tai

Bước 1: Kiểm tra hợp đồng cần thanh lý
Xác định số hợp đồng, ngày ký, thời hạn và các phụ lục liên quan.

Bước 2: Xác định thông tin các bên
Ghi chính xác thông tin của bên thuê vận chuyển và đơn vị vận chuyển.

Bước 3: Xác định hành trình vận chuyển
Đối chiếu địa điểm nhận, địa điểm giao và tuyến vận chuyển theo hợp đồng.

Bước 4: Kiểm tra danh mục hàng hóa
Đối chiếu loại hàng, số lượng, trọng lượng hoặc quy cách với chứng từ.

Bước 5: Kiểm tra tình trạng giao nhận
Xác nhận hàng hóa đã được giao đủ, thiếu, hư hỏng hoặc có vấn đề phát sinh.

Bước 6: Rà soát chứng từ vận chuyển
Kiểm tra phiếu giao nhận, bảng kê, biên bản bàn giao và tài liệu liên quan.

Bước 7: Đối chiếu chi phí
Kiểm tra giá trị hợp đồng, chi phí vận chuyển và khoản phát sinh nếu có.

Bước 8: Xác định nghĩa vụ còn lại
Ghi rõ trách nhiệm bổ sung chứng từ hoặc xử lý khiếu nại nếu còn.

Bước 9: Thống nhất nội dung thanh lý
Hai bên cùng rà soát và xác nhận các nội dung trước khi ký.

Bước 10: Ký và lưu trữ hồ sơ
Đại diện có thẩm quyền ký biên bản; mỗi bên lưu một bản cùng hợp đồng và chứng từ giao nhận.

Một số lưu ý khi lập biên bản

• Ghi đúng số và ngày của hợp đồng được thanh lý.
• Xác định rõ địa điểm nhận và địa điểm bàn giao hàng cứu trợ.
• Đối chiếu danh mục hàng hóa với phiếu xuất kho và chứng từ giao nhận.
• Ghi rõ số lượng, trọng lượng hoặc quy cách khi đây là căn cứ nghiệm thu.
• Không xác nhận giao đủ hàng nếu thực tế có thiếu hụt hoặc hư hỏng chưa được xử lý.
• Ghi nhận các thay đổi về tuyến đường hoặc địa điểm giao nếu có.
• Kiểm tra các khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển.
• Xác nhận tình trạng thanh toán trước khi hoàn tất thanh lý.
• Ghi rõ trách nhiệm xử lý khiếu nại hoặc bổ sung chứng từ nếu còn.
• Lưu biên bản cùng hợp đồng, phiếu giao nhận, bảng kê hàng hóa và chứng từ vận chuyển.

Câu hỏi thường gặp

1. Biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng cứu trợ sau thiên tai là gì?
Đây là văn bản xác nhận tình trạng thực hiện và kết thúc hợp đồng vận chuyển hàng cứu trợ giữa các bên.

2. Khi nào nên lập biên bản thanh lý?
Nên lập khi hàng hóa đã được vận chuyển và bàn giao theo thỏa thuận, hoặc khi các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng.

3. Có cần ghi danh mục hàng cứu trợ vào biên bản không?
Nên ghi các nhóm hàng và số lượng chính. Nếu danh mục dài, có thể lập phụ lục kèm theo.

4. Nếu hàng cứu trợ bị thiếu hoặc hư hỏng thì có được thanh lý không?
Có thể, nhưng cần ghi rõ tình trạng thực tế, phần trách nhiệm và phương án xử lý trước khi xác nhận thanh lý.

5. Có cần đính kèm phiếu giao nhận không?
Nên lưu phiếu giao nhận cùng biên bản để làm căn cứ đối chiếu quá trình vận chuyển.

6. Nếu thay đổi địa điểm giao hàng do thiên tai thì xử lý thế nào?
Nên ghi nhận địa điểm giao thực tế và căn cứ thay đổi, đồng thời đối chiếu với thỏa thuận hoặc chỉ đạo có liên quan.

7. Hợp đồng chưa vận chuyển hết hàng có thể thanh lý không?
Có thể nếu các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng và xác định rõ khối lượng đã vận chuyển, phần chưa thực hiện và trách nhiệm tương ứng.

8. Có thể chỉnh sửa mẫu theo từng chương trình cứu trợ không?
Có. Người lập nên điều chỉnh mẫu theo loại hàng, số lượng, tuyến đường, địa điểm giao nhận và phương thức thanh toán thực tế.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng cứu trợ sau thiên tai Word/PDF

Mẫu có cấu trúc sẵn giúp các bên thuận tiện hoàn thiện nội dung về hàng hóa, vận chuyển, giao nhận, hồ sơ bàn giao, chi phí và thanh toán.

Bạn có thể tải mẫu để tham khảo, sau đó thay thế toàn bộ thông tin giả định bằng dữ liệu thực tế. Trước khi ký, cần đối chiếu biên bản với hợp đồng, bảng kê hàng hóa, phiếu giao nhận và chứng từ vận chuyển để bảo đảm các thông tin thống nhất.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng cứu trợ sau thiên tai giúp các bên xác nhận rõ khối lượng hàng hóa đã vận chuyển, tình trạng bàn giao, hồ sơ liên quan, chi phí và nghĩa vụ sau khi hợp đồng kết thúc.

Khi lập biên bản, cần đặc biệt chú ý đến số lượng hàng hóa, địa điểm giao nhận và những phát sinh trong quá trình vận chuyển. Nếu có thiếu hụt, hư hỏng hoặc thay đổi hành trình, các nội dung này nên được ghi nhận cụ thể thay vì xác nhận hoàn thành một cách chung chung.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản