Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn và triển khai hệ thống ERP là văn bản ghi nhận kết quả thực hiện và việc hoàn tất hoặc chấm dứt các quyền, nghĩa vụ giữa doanh nghiệp và đơn vị tư vấn, triển khai ERP. Nội dung thường liên quan đến khảo sát nghiệp vụ, tư vấn giải pháp, cấu hình hệ thống, phân hệ ERP, tích hợp dữ liệu, di chuyển dữ liệu, kiểm thử, đào tạo, nghiệm thu, bàn giao tài liệu, tài khoản quản trị, quyền sử dụng phần mềm, chi phí và hỗ trợ sau triển khai.

Đối với dự án ERP, biên bản nên xác định cụ thể phạm vi hệ thống đã triển khai, các phân hệ được nghiệm thu, tình trạng dữ liệu và tích hợp, hồ sơ bàn giao cũng như những nghĩa vụ còn tiếp tục sau khi thanh lý.

Nếu đang cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp nội dung giúp các bên thuận tiện rà soát quá trình tư vấn, triển khai, nghiệm thu, bàn giao và thanh toán trước khi xác nhận thanh lý.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn và triển khai hệ thống ERP?

Biên bản thường được lập khi dự án ERP đã hoàn thành các hạng mục theo hợp đồng và được nghiệm thu, hoặc khi các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Một số trường hợp thường gặp:

• Đã hoàn thành khảo sát và tư vấn nghiệp vụ;
• Đã thống nhất giải pháp ERP;
• Đã cấu hình các phân hệ theo phạm vi hợp đồng;
• Đã thực hiện tích hợp hệ thống;
• Đã di chuyển hoặc chuyển đổi dữ liệu;
• Đã hoàn thành kiểm thử;
• Đã đào tạo người sử dụng;
• Đã nghiệm thu hệ thống;
• Đã bàn giao tài liệu và tài khoản quản trị;
• Đã hoàn tất nghĩa vụ thanh toán;
• Hai bên thống nhất kết thúc dự án hoặc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Nếu còn phân hệ chưa triển khai, dữ liệu chưa hoàn tất, lỗi chưa được xử lý, tài liệu chưa bàn giao hoặc còn công nợ, các nội dung này cần được ghi nhận rõ trong biên bản.

Trong quá trình duy trì hệ thống sau triển khai, Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì phần mềm định kỳ là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận các hạng mục bảo trì, kết quả thực hiện và thời điểm hoàn tất dịch vụ.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn và triển khai hệ thống ERP

Khi lập biên bản, trước hết cần căn cứ vào hợp đồng tư vấn và triển khai ERP, các phụ lục hợp đồng, tài liệu yêu cầu nghiệp vụ, đặc tả hệ thống, biên bản nghiệm thu, hồ sơ bàn giao và các thỏa thuận liên quan.

Tùy tính chất dự án, có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt nghĩa vụ;
• Luật Thương mại 2005 đối với quan hệ thương mại thuộc phạm vi điều chỉnh;
• Luật Công nghệ thông tin 2006 và các văn bản hướng dẫn có liên quan đến hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin;
• Các quy định về giao dịch điện tử, an toàn thông tin, bảo vệ dữ liệu và an ninh mạng tùy hệ thống và dữ liệu được xử lý;
• Quy định về thuế, hóa đơn, kế toán và thanh toán đối với dịch vụ tư vấn, triển khai;
• Các điều khoản về phần mềm, quyền sử dụng, mã nguồn, dữ liệu, bảo mật, nghiệm thu, bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật do các bên thỏa thuận.

Căn cứ pháp lý cụ thể cần được xác định theo mô hình ERP, loại dữ liệu xử lý, phạm vi dịch vụ và các điều khoản đã ký giữa các bên.

Đối với hoạt động lưu trữ và quản lý dữ liệu, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu giúp đối chiếu cách ghi nhận phạm vi cung cấp, tình trạng dữ liệu bàn giao và trách nhiệm của các bên khi kết thúc hợp đồng.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn và triển khai hệ thống ERP

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng tư vấn và triển khai ERP;
• Các phụ lục hợp đồng;
• Tài liệu khảo sát nghiệp vụ;
• Tài liệu yêu cầu hệ thống;
• Thiết kế hoặc đặc tả giải pháp;
• Danh sách phân hệ ERP;
• Phạm vi cấu hình;
• Danh sách tích hợp;
• Hồ sơ di chuyển dữ liệu;
• Kết quả kiểm thử;
• Danh sách lỗi và tình trạng xử lý;
• Hồ sơ đào tạo;
• Biên bản nghiệm thu;
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng;
• Tài liệu quản trị hệ thống;
• Tài khoản quản trị;
• Hồ sơ bàn giao;
• Chứng từ thanh toán;
• Bảng đối chiếu công nợ;
• Thỏa thuận về quyền sử dụng phần mềm;
• Điều khoản bảo mật;
• Các nghĩa vụ bảo hành, bảo trì hoặc hỗ trợ còn lại.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn và triển khai hệ thống ERP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG TƯ VẤN VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng tư vấn và triển khai hệ thống ERP số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và tài liệu kỹ thuật liên quan;

Căn cứ kết quả nghiệm thu, bàn giao hệ thống;

Căn cứ sự thống nhất của các bên;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: DOANH NGHIỆP/ĐƠN VỊ THUÊ DỊCH VỤ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN B: ĐƠN VỊ TƯ VẤN VÀ TRIỂN KHAI ERP

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời hạn thực hiện: ...

Tên hệ thống ERP: ...

Phạm vi triển khai: ...

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Phạm vi tư vấn và triển khai đã thực hiện

Các hạng mục đã thực hiện:

• Khảo sát nghiệp vụ: ...
• Tư vấn giải pháp: ...
• Phân tích yêu cầu: ...
• Cấu hình hệ thống: ...
• Triển khai các phân hệ: ...
• Tích hợp hệ thống: ...
• Di chuyển dữ liệu: ...
• Kiểm thử: ...
• Đào tạo người sử dụng: ...
• Hỗ trợ vận hành: ...

Tỷ lệ hoàn thành: ...

Các hạng mục chưa hoàn thành nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

Phương án xử lý: ...

3. Các phân hệ ERP đã triển khai

Các phân hệ chưa triển khai: ...

Phương án xử lý: ...

4. Tích hợp và chuyển đổi dữ liệu

Các hệ thống đã tích hợp: ...

Phương thức tích hợp: ...

Dữ liệu đã chuyển đổi/di chuyển: ...

Thời điểm thực hiện: ...

Kết quả kiểm tra dữ liệu: ...

Các vấn đề còn tồn tại: ...

Phương án xử lý: ...

5. Kiểm thử và nghiệm thu hệ thống

Thời gian kiểm thử: ...

Phạm vi kiểm thử: ...

Tiêu chí nghiệm thu: ...

Kết quả: ...

Số lượng lỗi phát hiện: ...

Số lượng lỗi đã xử lý: ...

Các lỗi còn tồn tại: ...

Hai bên xác nhận hệ thống đạt yêu cầu nghiệm thu theo: ...

6. Đào tạo và chuyển giao

Đối tượng được đào tạo: ...

Số buổi đào tạo: ...

Nội dung đào tạo: ...

Tài liệu đào tạo: ...

Kết quả chuyển giao: ...

Các nội dung cần đào tạo bổ sung: ...

7. Bàn giao hệ thống và tài liệu

Các nội dung còn phải bàn giao: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

8. Tài khoản và quyền quản trị

Tài khoản quản trị: ...

Tài khoản người dùng: ...

Quyền truy cập: ...

Thông tin môi trường triển khai: ...

Tình trạng bàn giao: ...

Các tài khoản hoặc quyền truy cập chưa bàn giao: ...

9. Quyền sử dụng phần mềm và tài sản trí tuệ

Quyền sử dụng hệ thống ERP: ...

Phạm vi cấp phép: ...

Thời hạn sử dụng: ...

Quyền đối với các cấu hình hoặc phần tùy chỉnh: ...

Các thành phần phần mềm bên thứ ba: ...

Các điều kiện hoặc giới hạn sử dụng: ...

10. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị công việc đã thực hiện: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

11. Đối chiếu công nợ

Tổng công nợ còn lại: ... đồng.

Phương án xử lý: ...

12. Bảo mật và quản lý dữ liệu

Các thông tin thuộc phạm vi bảo mật: ...

Dữ liệu doanh nghiệp: ...

Trách nhiệm của Bên A: ...

Trách nhiệm của Bên B: ...

Phương án xử lý dữ liệu sau thanh lý: ...

Thời hạn bảo mật: ...

13. Bảo hành, bảo trì và hỗ trợ sau triển khai

Thời gian bảo hành: ...

Phạm vi hỗ trợ: ...

Thời gian phản hồi: ...

Các hạng mục hỗ trợ còn lại: ...

Bên chịu trách nhiệm: ...

Thời hạn thực hiện: ...

14. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu quá trình thực hiện Hợp đồng tư vấn và triển khai hệ thống ERP số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Các điều khoản tiếp tục có hiệu lực: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Nếu doanh nghiệp sử dụng hạ tầng công nghệ theo mô hình đám mây, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ điện toán đám mây là tài liệu phù hợp để tham khảo cách xác nhận phạm vi dịch vụ, kết quả cung cấp và hoàn tất nghĩa vụ theo thỏa thuận.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn và triển khai hệ thống ERP?

Một dự án ERP thường trải qua nhiều giai đoạn từ khảo sát nghiệp vụ, tư vấn giải pháp, cấu hình phân hệ, tích hợp, chuyển đổi dữ liệu đến kiểm thử, đào tạo và bàn giao. Nếu chỉ xác nhận chung rằng dự án đã hoàn thành, hồ sơ có thể thiếu căn cứ để đối chiếu phạm vi công việc và trách nhiệm của mỗi bên.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn và triển khai hệ thống ERP do Mẫu Biên Bản cung cấp mang lại một số lợi ích:

• Có sẵn bố cục tham khảo: Giúp hệ thống hóa thông tin về hợp đồng và dự án ERP.
• Dễ rà soát phạm vi triển khai: Có thể ghi nhận từng phân hệ và hạng mục đã thực hiện.
• Thuận tiện kiểm tra tích hợp và dữ liệu: Hỗ trợ xác định các hệ thống kết nối, dữ liệu đã chuyển đổi và tình trạng xử lý.
• Dễ xác nhận kết quả nghiệm thu: Có thể ghi nhận quá trình kiểm thử, lỗi còn tồn tại và kết quả nghiệm thu.
• Hỗ trợ kiểm tra hồ sơ bàn giao: Có thể liệt kê tài liệu kỹ thuật, tài liệu hướng dẫn, tài khoản và quyền quản trị.
• Làm rõ các quyền liên quan đến hệ thống: Giúp các bên rà soát quyền sử dụng phần mềm và các thành phần tùy chỉnh.
• Thuận tiện đối chiếu tài chính: Có thể tổng hợp chi phí tư vấn, triển khai, tích hợp, đào tạo và công nợ.
• Dễ điều chỉnh theo dự án thực tế: Bạn có thể tải mẫu biên bản để làm khung tham khảo, sau đó cập nhật tên hệ thống, các phân hệ, phạm vi triển khai, kết quả nghiệm thu, hồ sơ bàn giao và thỏa thuận thực tế. Cách này giúp hồ sơ thanh lý được trình bày rõ ràng và thuận tiện kiểm tra hơn.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn và triển khai hệ thống ERP

1. Kiểm tra phạm vi hợp đồng

Đối chiếu hợp đồng, phụ lục và tài liệu yêu cầu để xác định đầy đủ các hạng mục ERP phải thực hiện.

2. Rà soát từng phân hệ

Kiểm tra tình trạng triển khai của từng phân hệ, tránh chỉ ghi nhận kết quả chung cho toàn bộ hệ thống.

3. Kiểm tra tích hợp và dữ liệu

Đối chiếu các hệ thống kết nối, dữ liệu chuyển đổi và những vấn đề còn tồn tại.

4. Xác nhận kiểm thử và nghiệm thu

Ghi nhận kết quả kiểm thử, các lỗi đã xử lý và các vấn đề chưa hoàn tất nếu có.

5. Kiểm tra bàn giao

Đối chiếu hệ thống, tài liệu kỹ thuật, tài liệu hướng dẫn, tài khoản quản trị và các nội dung khác thuộc phạm vi bàn giao.

6. Rà soát quyền sử dụng

Kiểm tra điều khoản về giấy phép, quyền sử dụng phần mềm, cấu hình tùy chỉnh và các thành phần bên thứ ba.

7. Đối chiếu thanh toán

Xác định giá trị dịch vụ đã thực hiện, khoản đã thanh toán và công nợ còn lại.

8. Xác nhận nghĩa vụ sau thanh lý

Ghi rõ thời hạn bảo hành, hỗ trợ, bảo mật dữ liệu và những trách nhiệm tiếp tục áp dụng.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Ghi rõ phạm vi ERP đã triển khai. Không nên chỉ ghi tên hệ thống mà bỏ qua các phân hệ và chức năng thuộc phạm vi hợp đồng.

Đối chiếu từng phân hệ. Cần xác định phân hệ nào đã nghiệm thu, phân hệ nào chưa hoàn thành hoặc đang trong quá trình xử lý.

Kiểm tra dữ liệu trước khi thanh lý. Việc chuyển đổi dữ liệu cần được đối chiếu về phạm vi, tình trạng và kết quả kiểm tra.

Ghi nhận các lỗi còn tồn tại. Nếu hệ thống vẫn còn lỗi, nên mô tả và xác định trách nhiệm khắc phục thay vì bỏ qua.

Kiểm tra tài khoản quản trị. Cần xác nhận những tài khoản, quyền truy cập và thông tin quản trị đã được bàn giao.

Rà soát quyền sử dụng phần mềm. Cần phân biệt quyền sử dụng hệ thống với quyền đối với các phần tùy chỉnh hoặc tài sản trí tuệ liên quan.

Đối chiếu hồ sơ đào tạo. Nếu đào tạo người dùng là một phần của hợp đồng, nên xác nhận số buổi và nội dung đã hoàn thành.

Kiểm tra công nợ. Các khoản phí tư vấn, triển khai, tùy chỉnh, tích hợp hoặc đào tạo cần được đối chiếu trước khi ký.

Làm rõ nghĩa vụ sau thanh lý. Bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật và bảo mật có thể tiếp tục sau thời điểm thanh lý theo thỏa thuận.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn và triển khai ERP có bắt buộc phải lập không?

Việc lập biên bản phụ thuộc vào hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên. Tuy nhiên, đối với dự án ERP có nhiều hạng mục kỹ thuật và tài chính, biên bản là cơ sở hữu ích để xác nhận kết quả thực hiện, nghiệm thu, bàn giao và công nợ.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng ERP?

Thông thường, biên bản được lập sau khi các hạng mục theo hợp đồng đã được nghiệm thu và bàn giao. Nếu dự án dừng trước thời hạn, biên bản có thể ghi nhận phần công việc đã hoàn thành, giá trị tương ứng và phương án xử lý phần còn lại.

Có cần liệt kê từng phân hệ ERP trong biên bản không?

Nên liệt kê nếu hợp đồng bao gồm nhiều phân hệ. Việc này giúp xác định rõ phân hệ nào đã triển khai, nghiệm thu và bàn giao, đồng thời hạn chế tranh chấp về phạm vi công việc.

Nếu một số phân hệ chưa triển khai thì có thể thanh lý hợp đồng không?

Có thể nếu các bên thống nhất chấm dứt hoặc thanh lý theo tình trạng thực tế. Biên bản cần ghi rõ các phân hệ chưa triển khai, giá trị tương ứng và phương án xử lý.

Có cần ghi nhận việc chuyển đổi dữ liệu trong biên bản không?

Nên ghi nếu chuyển đổi hoặc di chuyển dữ liệu là một phần của hợp đồng. Các bên có thể xác nhận phạm vi dữ liệu, thời điểm thực hiện, kết quả kiểm tra và vấn đề còn tồn tại.

Có cần bàn giao tài khoản quản trị hệ thống ERP không?

Nếu tài khoản quản trị thuộc phạm vi bàn giao, nên ghi rõ trong biên bản. Việc xác nhận giúp các bên có căn cứ về tình trạng bàn giao quyền truy cập sau khi dự án kết thúc.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng có cần đưa vào danh mục bàn giao không?

Nếu tài liệu này thuộc phạm vi hợp đồng thì nên đưa vào danh mục bàn giao. Ngoài tài liệu hướng dẫn, có thể cần kiểm tra tài liệu cấu hình, tài liệu tích hợp và tài liệu quản trị nếu hợp đồng có quy định.

Có cần ghi các lỗi ERP còn tồn tại khi thanh lý không?

Nên ghi nếu vẫn còn lỗi hoặc vấn đề chưa được xử lý. Biên bản có thể xác định lỗi, trách nhiệm của bên triển khai và thời hạn khắc phục để tránh hiểu rằng mọi nghĩa vụ đã hoàn tất.

Quyền sử dụng hệ thống ERP có chấm dứt khi thanh lý hợp đồng không?

Không nhất thiết. Điều này phụ thuộc vào loại giấy phép và thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu quyền sử dụng được cấp theo thời hạn hoặc điều kiện riêng, các bên cần đối chiếu đúng điều khoản đó.

Nếu ERP có phần mềm hoặc dịch vụ của bên thứ ba thì cần lưu ý gì?

Cần kiểm tra giấy phép, thời hạn sử dụng và điều kiện của từng thành phần. Việc thanh lý hợp đồng với đơn vị triển khai không nhất thiết làm thay đổi quyền hoặc nghĩa vụ phát sinh từ giấy phép của bên thứ ba.

Có cần nghiệm thu trước khi lập biên bản thanh lý không?

Nếu hợp đồng quy định nghiệm thu là điều kiện để xác nhận hoàn thành hoặc thanh toán thì cần thực hiện theo thỏa thuận. Kết quả nghiệm thu nên được dẫn chiếu hoặc đính kèm hồ sơ thanh lý.

Nếu còn công nợ phí triển khai ERP thì có thể thanh lý không?

Có thể nếu các bên thống nhất, nhưng cần ghi rõ số tiền còn phải thanh toán và thời hạn thanh toán. Không nên xác nhận hoàn tất nghĩa vụ tài chính nếu thực tế vẫn còn khoản phải trả.

Nghĩa vụ bảo hành và hỗ trợ ERP có kết thúc khi thanh lý không?

Không nhất thiết. Nếu hợp đồng quy định thời gian bảo hành hoặc hỗ trợ tiếp tục sau thanh lý, bên triển khai vẫn phải thực hiện trong phạm vi và thời hạn đã thỏa thuận.

Có cần ghi vấn đề bảo mật dữ liệu doanh nghiệp không?

Nên ghi nhận nếu hệ thống ERP xử lý dữ liệu nội bộ hoặc dữ liệu có tính bảo mật. Biên bản có thể xác định trách nhiệm quản lý dữ liệu, bảo mật thông tin và phương án xử lý sau khi dự án kết thúc.

Có thể dùng một mẫu biên bản chung cho mọi dự án ERP không?

Có thể sử dụng mẫu làm khung tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo từng dự án. Các nội dung về phân hệ, tích hợp, dữ liệu, kiểm thử, tài khoản, quyền sử dụng, bàn giao và chi phí cần được cập nhật theo hợp đồng thực tế.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn và triển khai hệ thống ERP cần phản ánh đầy đủ phạm vi tư vấn, các phân hệ đã triển khai, tích hợp và dữ liệu, kết quả kiểm thử, nghiệm thu, đào tạo, bàn giao, quyền sử dụng, thanh toán và nghĩa vụ sau thanh lý. Trước khi ký, các bên nên rà soát kỹ tình trạng từng phân hệ, dữ liệu, lỗi còn tồn tại, tài liệu bàn giao, tài khoản quản trị, công nợ và thời hạn hỗ trợ.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo tên hệ thống ERP, phạm vi phân hệ, kết quả triển khai, hồ sơ bàn giao, nghiệm thu và thỏa thuận thực tế giữa các bên.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản