Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu là văn bản ghi nhận kết quả thực hiện và việc hoàn tất hoặc chấm dứt các quyền, nghĩa vụ giữa bên sử dụng và bên cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu. Nội dung thường liên quan đến thời gian cung cấp dịch vụ, dung lượng lưu trữ, hệ thống lưu trữ, dữ liệu đã tiếp nhận, phương thức sao lưu, bảo mật, khả năng truy xuất dữ liệu, bàn giao hoặc xử lý dữ liệu khi kết thúc dịch vụ, nghiệm thu, chi phí và công nợ.

Đối với hợp đồng lưu trữ dữ liệu, biên bản cần đặc biệt làm rõ tình trạng dữ liệu tại thời điểm thanh lý, trách nhiệm của các bên đối với dữ liệu sau khi hợp đồng kết thúc và phương án bàn giao, di chuyển hoặc xóa dữ liệu nếu có thỏa thuận.

Nếu đang cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp nội dung giúp các bên thuận tiện rà soát thời gian cung cấp dịch vụ, tình trạng dữ liệu, hồ sơ bàn giao, thanh toán và các nghĩa vụ còn tiếp tục sau khi thanh lý.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu?

Biên bản thường được lập khi thời hạn cung cấp dịch vụ đã kết thúc, các nghĩa vụ theo hợp đồng đã được thực hiện và dữ liệu đã được xử lý theo thỏa thuận. Biên bản cũng có thể được lập khi hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Một số trường hợp thường gặp:

• Đã hoàn thành thời gian cung cấp dịch vụ;
• Đã cung cấp đủ dung lượng lưu trữ theo hợp đồng;
• Đã tiếp nhận và lưu trữ dữ liệu;
• Đã thực hiện sao lưu dữ liệu theo thỏa thuận;
• Đã bảo đảm khả năng truy xuất dữ liệu;
• Đã hoàn thành các yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật;
• Đã bàn giao dữ liệu cho bên sử dụng;
• Đã di chuyển dữ liệu sang hệ thống khác;
• Đã xử lý dữ liệu theo phương án được thống nhất;
• Đã nghiệm thu dịch vụ;
• Đã hoàn tất nghĩa vụ thanh toán;
• Hai bên thống nhất kết thúc dịch vụ trước thời hạn.

Nếu dữ liệu chưa được bàn giao, còn yêu cầu di chuyển dữ liệu, còn khoản phí phải thanh toán hoặc còn nghĩa vụ bảo mật, các nội dung này cần được ghi nhận cụ thể trong biên bản.

Khi doanh nghiệp sử dụng hạ tầng trực tuyến thay cho hệ thống máy chủ riêng, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ điện toán đám mây là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận phạm vi dịch vụ, dữ liệu bàn giao và thời điểm kết thúc.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu

Khi lập biên bản, trước hết cần căn cứ vào hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu, phụ lục hợp đồng, thỏa thuận về dữ liệu, hồ sơ nghiệm thu, biên bản bàn giao và các tài liệu liên quan.

Tùy tính chất dịch vụ và loại dữ liệu được lưu trữ, có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt nghĩa vụ;
• Luật Thương mại 2005 nếu giao dịch thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật thương mại;
• Luật Công nghệ thông tin 2006 và các quy định liên quan đến hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin;
• Luật An toàn thông tin mạng 2015 và các quy định liên quan đến bảo đảm an toàn thông tin;
• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và các quy định hướng dẫn thi hành, nếu dịch vụ có xử lý dữ liệu cá nhân thuộc phạm vi điều chỉnh;
• Các quy định liên quan đến an ninh mạng, giao dịch điện tử và quản lý dữ liệu tùy trường hợp;
• Quy định về thuế, hóa đơn, kế toán và thanh toán đối với dịch vụ lưu trữ;
• Các điều khoản về bảo mật, quyền truy cập, sao lưu, bàn giao, di chuyển và xóa dữ liệu do các bên thỏa thuận.

Căn cứ pháp lý cụ thể cần được xác định theo loại dữ liệu, mô hình lưu trữ, phạm vi dịch vụ và nội dung hợp đồng thực tế.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu;
• Các phụ lục hợp đồng;
• Thông tin hệ thống lưu trữ;
• Thời gian cung cấp dịch vụ;
• Dung lượng lưu trữ theo hợp đồng;
• Dung lượng đã sử dụng;
• Danh mục dữ liệu;
• Thông tin về dữ liệu cần bàn giao;
• Lịch sử sao lưu;
• Kết quả kiểm tra khả năng truy xuất dữ liệu;
• Hồ sơ di chuyển dữ liệu nếu có;
• Biên bản nghiệm thu;
• Biên bản bàn giao;
• Báo cáo sử dụng dịch vụ;
• Hồ sơ xử lý sự cố;
• Chứng từ thanh toán;
• Bảng đối chiếu công nợ;
• Thỏa thuận bảo mật;
• Thỏa thuận về việc lưu giữ hoặc xóa dữ liệu;
• Các nghĩa vụ hỗ trợ còn lại.

Đối với các thỏa thuận bảo vệ hệ thống và dữ liệu, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ an toàn thông tin giúp đối chiếu cách ghi nhận nội dung cung cấp, kết quả thực hiện và trách nhiệm của các bên khi hoàn tất hợp đồng.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG CUNG CẤP DỊCH VỤ LƯU TRỮ DỮ LIỆU

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và thỏa thuận liên quan;

Căn cứ kết quả nghiệm thu, bàn giao dịch vụ;

Căn cứ sự thống nhất của các bên;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN SỬ DỤNG DỊCH VỤ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN B: BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ LƯU TRỮ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời gian thực hiện: ...

Tên dịch vụ/hệ thống lưu trữ: ...

Phương thức cung cấp dịch vụ: ...

Dung lượng theo hợp đồng: ...

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Phạm vi dịch vụ đã cung cấp

Các nội dung đã thực hiện:

• Cung cấp không gian lưu trữ: ...
• Tiếp nhận dữ liệu: ...
• Sao lưu dữ liệu: ...
• Khôi phục dữ liệu khi có yêu cầu: ...
• Quản lý quyền truy cập: ...
• Giám sát hệ thống: ...
• Hỗ trợ kỹ thuật: ...
• Các nội dung khác: ...

Tỷ lệ hoàn thành: ...

Các hạng mục chưa hoàn thành nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

Phương án xử lý: ...

3. Tình trạng lưu trữ dữ liệu

Dung lượng theo hợp đồng: ...

Dung lượng đã sử dụng: ...

Dung lượng còn lại: ...

Loại dữ liệu được lưu trữ: ...

Thời điểm kiểm tra: ...

Tình trạng dữ liệu: ...

Khả năng truy xuất: ...

Các vấn đề còn tồn tại: ...

4. Sao lưu và khôi phục dữ liệu

Phương thức sao lưu: ...

Tần suất sao lưu: ...

Thời điểm sao lưu gần nhất: ...

Kết quả kiểm tra sao lưu: ...

Khả năng khôi phục: ...

Các dữ liệu cần tiếp tục lưu giữ: ...

Các vấn đề liên quan: ...

5. Bàn giao và di chuyển dữ liệu

Thời điểm bàn giao: ...

Bên tiếp nhận: ...

Phương thức chuyển giao: ...

Kết quả kiểm tra sau bàn giao: ...

Các nội dung chưa bàn giao: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

6. Xử lý dữ liệu sau khi kết thúc hợp đồng

Phương án xử lý dữ liệu: ...

Dữ liệu tiếp tục được lưu giữ: ...

Dữ liệu được bàn giao: ...

Dữ liệu được di chuyển: ...

Dữ liệu được xóa theo thỏa thuận nếu có: ...

Thời hạn thực hiện: ...

Bên chịu trách nhiệm: ...

Việc xác nhận hoàn tất xử lý dữ liệu: ...

7. Kiểm tra và nghiệm thu dịch vụ

Thời gian nghiệm thu: ...

Nội dung nghiệm thu: ...

Tiêu chí nghiệm thu: ...

Kết quả: ...

Các nội dung đã đáp ứng: ...

Các vấn đề còn tồn tại: ...

Hai bên xác nhận kết quả nghiệm thu: ...

8. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị dịch vụ đã thực hiện: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

9. Đối chiếu công nợ

Tổng công nợ còn lại: ... đồng.

Phương án xử lý: ...

10. Bảo mật và an toàn dữ liệu

Thông tin thuộc phạm vi bảo mật: ...

Loại dữ liệu được bảo vệ: ...

Quyền truy cập dữ liệu: ...

Trách nhiệm của Bên A: ...

Trách nhiệm của Bên B: ...

Biện pháp bảo đảm an toàn dữ liệu: ...

Thời hạn bảo mật: ...

11. Nghĩa vụ sau khi thanh lý

Các bên thống nhất những nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau ngày thanh lý gồm:

• Hoàn tất bàn giao hoặc di chuyển dữ liệu;
• Hoàn tất thanh toán;
• Xử lý dữ liệu theo thỏa thuận;
• Bảo mật thông tin;
• Hỗ trợ kỹ thuật trong thời gian còn hiệu lực nếu có;
• Phối hợp xử lý sự cố phát sinh từ quá trình bàn giao;
• Các nghĩa vụ khác: ...

Thời hạn thực hiện: ...

Bên chịu trách nhiệm: ...

12. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu quá trình thực hiện Hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Các điều khoản tiếp tục có hiệu lực: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu?

Hợp đồng lưu trữ dữ liệu không chỉ liên quan đến chi phí dịch vụ mà còn có các nội dung cần kiểm tra như dung lượng lưu trữ, tình trạng dữ liệu, khả năng truy xuất, sao lưu, bàn giao, di chuyển và phương án xử lý dữ liệu sau khi kết thúc hợp đồng. Vì vậy, một bố cục thanh lý đầy đủ giúp các bên dễ dàng xác nhận tình trạng dịch vụ và trách nhiệm liên quan.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu do Mẫu Biên Bản cung cấp mang lại một số lợi ích:

• Có sẵn khung nội dung: Giúp hệ thống hóa thông tin về hợp đồng và dịch vụ lưu trữ.
• Dễ rà soát dung lượng: Có thể ghi nhận dung lượng theo hợp đồng và thực tế sử dụng.
• Thuận tiện xác nhận tình trạng dữ liệu: Hỗ trợ ghi rõ khả năng truy xuất, sao lưu và khôi phục.
• Dễ kiểm tra việc bàn giao: Có thể liệt kê dữ liệu, tài liệu và phương thức chuyển giao.
• Làm rõ phương án xử lý dữ liệu: Giúp các bên xác định dữ liệu được bàn giao, di chuyển hoặc tiếp tục lưu giữ theo thỏa thuận.
• Hỗ trợ rà soát bảo mật: Có thể ghi nhận trách nhiệm bảo vệ dữ liệu và quyền truy cập.
• Dễ đối chiếu chi phí: Có thể tổng hợp phí lưu trữ, sao lưu, di chuyển, hỗ trợ và công nợ.
• Thuận tiện điều chỉnh theo từng hợp đồng: Bạn có thể tải mẫu biên bản để làm khung tham khảo, sau đó cập nhật loại dữ liệu, dung lượng lưu trữ, tình trạng bàn giao, phương án xử lý dữ liệu và các thỏa thuận thực tế. Cách này giúp hồ sơ thanh lý được trình bày rõ ràng và thuận tiện kiểm tra hơn.

Nếu doanh nghiệp phối hợp với đơn vị nghiên cứu để triển khai hoạt động khoa học, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác nghiên cứu khoa học giữa viện nghiên cứu và doanh nghiệp là tài liệu liên quan để tham khảo cách xác nhận nội dung hợp tác, kết quả nghiên cứu và các hạng mục bàn giao.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu

1. Kiểm tra phạm vi dịch vụ

Đối chiếu hợp đồng để xác định thời gian, dung lượng, phương thức lưu trữ và các dịch vụ đi kèm.

2. Kiểm tra tình trạng dữ liệu

Xác định dữ liệu đang được lưu trữ, dung lượng sử dụng và khả năng truy xuất tại thời điểm thanh lý.

3. Rà soát sao lưu

Kiểm tra lịch sử sao lưu, bản sao dữ liệu và khả năng khôi phục nếu đây là nội dung thuộc hợp đồng.

4. Xác nhận bàn giao hoặc di chuyển

Ghi nhận dữ liệu đã bàn giao, phương thức chuyển giao và kết quả kiểm tra sau khi tiếp nhận.

5. Xác định phương án xử lý dữ liệu

Làm rõ dữ liệu nào được bàn giao, di chuyển, tiếp tục lưu giữ hoặc xóa theo thỏa thuận.

6. Đối chiếu thanh toán

Xác định tổng giá trị dịch vụ, khoản đã thanh toán và công nợ còn lại.

7. Xác nhận nghĩa vụ sau thanh lý

Ghi rõ trách nhiệm bảo mật, hỗ trợ, xử lý dữ liệu và các nghĩa vụ khác vẫn còn hiệu lực.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Ghi rõ thời hạn cung cấp dịch vụ. Cần xác định chính xác thời điểm bắt đầu và kết thúc để đối chiếu nghĩa vụ của các bên.

Đối chiếu dung lượng lưu trữ. Nên ghi dung lượng được cung cấp và dung lượng thực tế sử dụng nếu đây là căn cứ tính phí.

Kiểm tra khả năng truy xuất dữ liệu. Trước khi kết thúc dịch vụ, nên xác nhận dữ liệu có thể truy cập hoặc bàn giao theo thỏa thuận.

Không bỏ qua dữ liệu sao lưu. Nếu có bản sao lưu, cần xác định rõ tình trạng và phương án xử lý.

Làm rõ việc bàn giao dữ liệu. Nên ghi rõ dữ liệu được bàn giao cho ai, bằng phương thức nào và thời điểm hoàn thành.

Xác định phương án xử lý dữ liệu sau thanh lý. Không nên để tình trạng dữ liệu sau khi kết thúc hợp đồng không được xác định rõ.

Rà soát quyền truy cập. Các tài khoản hoặc quyền truy cập của bên cung cấp cần được xử lý phù hợp sau khi dịch vụ kết thúc.

Kiểm tra công nợ. Các khoản phí lưu trữ, sao lưu, di chuyển hoặc hỗ trợ phát sinh cần được đối chiếu.

Bảo mật dữ liệu. Cần xem xét các nghĩa vụ bảo mật tiếp tục có hiệu lực sau khi hợp đồng được thanh lý.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu có bắt buộc phải lập không?

Việc lập biên bản phụ thuộc vào nội dung hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên. Tuy nhiên, đối với dịch vụ lưu trữ dữ liệu, biên bản có ý nghĩa trong việc xác nhận tình trạng dịch vụ, dữ liệu, bàn giao và thanh toán khi hợp đồng kết thúc.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng lưu trữ dữ liệu?

Thông thường, biên bản được lập khi thời hạn dịch vụ kết thúc và các bên đã hoàn thành việc nghiệm thu, thanh toán và xử lý dữ liệu. Nếu chấm dứt trước hạn, biên bản cần phản ánh tình trạng thực tế và phương án xử lý phần nghĩa vụ chưa hoàn thành.

Có cần ghi dung lượng dữ liệu trong biên bản không?

Nên ghi nếu dung lượng là một phần quan trọng của dịch vụ hoặc là căn cứ tính phí. Có thể ghi cả dung lượng theo hợp đồng và dung lượng thực tế sử dụng tại thời điểm thanh lý.

Có cần bàn giao toàn bộ dữ liệu trước khi thanh lý không?

Điều này phụ thuộc vào hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên. Nếu bên sử dụng cần tiếp nhận dữ liệu sau khi kết thúc dịch vụ, cần xác định rõ phạm vi, phương thức và thời hạn bàn giao.

Nếu chưa hoàn tất việc di chuyển dữ liệu thì có thể thanh lý hợp đồng không?

Có thể nếu các bên thống nhất, nhưng cần ghi rõ dữ liệu chưa di chuyển, trách nhiệm của từng bên và thời hạn hoàn thành. Đây là nội dung cần đặc biệt lưu ý khi việc chuyển dữ liệu diễn ra sau ngày kết thúc dịch vụ.

Có cần ghi phương án xóa dữ liệu sau khi kết thúc hợp đồng không?

Nếu hợp đồng hoặc thỏa thuận có quy định về việc xóa dữ liệu thì nên ghi rõ thời điểm, phạm vi và trách nhiệm thực hiện. Nếu dữ liệu phải tiếp tục được lưu giữ, cũng nên xác định rõ thời hạn và căn cứ.

Bên cung cấp dịch vụ có được tiếp tục truy cập dữ liệu sau khi thanh lý không?

Không nên mặc nhiên giả định quyền truy cập tiếp tục tồn tại. Các bên cần căn cứ vào hợp đồng và thỏa thuận về quyền truy cập để xác định việc duy trì, giới hạn hoặc thu hồi quyền sau khi dịch vụ kết thúc.

Có cần kiểm tra dữ liệu sao lưu trước khi thanh lý không?

Nếu sao lưu là một phần của dịch vụ thì nên kiểm tra và ghi nhận tình trạng sao lưu. Việc này giúp xác định dữ liệu có bản sao dự phòng và hỗ trợ quá trình bàn giao hoặc khôi phục khi cần thiết.

Nếu dữ liệu bị lỗi hoặc không thể truy xuất thì xử lý thế nào?

Cần ghi nhận tình trạng thực tế, phạm vi dữ liệu bị ảnh hưởng và trách nhiệm xử lý theo hợp đồng. Nếu việc khắc phục thuộc nghĩa vụ của bên cung cấp, nên xác định thời hạn hoàn thành trong biên bản.

Có cần ghi nhận bảo mật dữ liệu trong biên bản thanh lý không?

Nên ghi nếu bên cung cấp đã tiếp cận dữ liệu hoặc hợp đồng có điều khoản bảo mật. Biên bản có thể xác nhận những nghĩa vụ bảo mật tiếp tục có hiệu lực sau khi hợp đồng kết thúc.

Có cần đối chiếu công nợ khi thanh lý dịch vụ lưu trữ không?

Nên thực hiện. Các bên cần kiểm tra phí lưu trữ, phí sao lưu, phí di chuyển dữ liệu, phí hỗ trợ và những khoản phát sinh khác nếu có.

Nếu còn công nợ thì có thể thanh lý hợp đồng không?

Có thể nếu các bên thống nhất, nhưng cần ghi rõ số tiền còn phải thanh toán và thời hạn thực hiện. Việc này giúp tránh nhầm lẫn giữa thời điểm chấm dứt dịch vụ và thời điểm hoàn thành nghĩa vụ tài chính.

Nghĩa vụ bảo mật có chấm dứt khi thanh lý hợp đồng không?

Không nhất thiết. Nếu hợp đồng quy định nghĩa vụ bảo mật tiếp tục sau khi chấm dứt, các bên vẫn phải thực hiện theo phạm vi và thời hạn đã thỏa thuận.

Có cần lập biên bản riêng về bàn giao dữ liệu không?

Tùy quy mô và tính chất dữ liệu. Nếu việc bàn giao phức tạp, các bên có thể lập hồ sơ hoặc biên bản bàn giao riêng và dẫn chiếu tài liệu đó trong biên bản thanh lý.

Có thể dùng một mẫu biên bản chung cho mọi dịch vụ lưu trữ dữ liệu không?

Có thể sử dụng mẫu làm khung tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo từng hợp đồng. Các nội dung về dung lượng, dữ liệu, sao lưu, bàn giao, di chuyển, quyền truy cập, bảo mật và xử lý dữ liệu cần được cập nhật theo thực tế.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu cần phản ánh rõ thời gian và phạm vi dịch vụ, dung lượng lưu trữ, tình trạng dữ liệu, sao lưu, khả năng truy xuất, bàn giao hoặc di chuyển dữ liệu, thanh toán và các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực. Trước khi ký, các bên nên đặc biệt rà soát tình trạng dữ liệu, quyền truy cập, phương án bàn giao hoặc xóa dữ liệu, công nợ và nghĩa vụ bảo mật.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo tên dịch vụ, loại dữ liệu, dung lượng lưu trữ, kết quả nghiệm thu, phương án bàn giao và thỏa thuận thực tế giữa các bên.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản