Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì phần mềm định kỳ là văn bản ghi nhận kết quả thực hiện và việc hoàn tất hoặc chấm dứt các quyền, nghĩa vụ giữa bên thuê và bên cung cấp dịch vụ bảo trì phần mềm. Nội dung thường liên quan đến thời gian bảo trì, phạm vi hỗ trợ, số lần xử lý sự cố, cập nhật phần mềm, khắc phục lỗi, kiểm tra hệ thống, sao lưu dữ liệu, báo cáo bảo trì, nghiệm thu, chi phí và nghĩa vụ hỗ trợ sau thanh lý.

Đối với hợp đồng bảo trì định kỳ, biên bản nên xác định rõ thời gian dịch vụ đã thực hiện, các nội dung bảo trì, tình trạng phần mềm, những sự cố đã xử lý và các hạng mục còn phải tiếp tục thực hiện theo thỏa thuận.

Nếu đang cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp nội dung giúp các bên thuận tiện rà soát quá trình bảo trì, kết quả thực hiện, hồ sơ và tình trạng thanh toán trước khi xác nhận thanh lý.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì phần mềm định kỳ?

Biên bản thường được lập khi thời hạn bảo trì đã kết thúc và các hạng mục dịch vụ theo hợp đồng đã được thực hiện, hoặc khi hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Một số trường hợp thường gặp:

• Đã hoàn thành thời gian bảo trì định kỳ;
• Đã thực hiện các lần kiểm tra hệ thống theo kế hoạch;
• Đã xử lý các lỗi phần mềm phát sinh;
• Đã cập nhật hoặc nâng cấp phần mềm theo phạm vi hợp đồng;
• Đã hỗ trợ người sử dụng;
• Đã thực hiện sao lưu hoặc kiểm tra dữ liệu nếu thuộc phạm vi dịch vụ;
• Đã hoàn thành các báo cáo bảo trì;
• Đã nghiệm thu dịch vụ;
• Đã hoàn tất nghĩa vụ thanh toán;
• Hai bên thống nhất kết thúc hợp đồng trước thời hạn.

Nếu còn sự cố chưa xử lý, yêu cầu hỗ trợ chưa hoàn thành, báo cáo chưa bàn giao hoặc công nợ chưa được quyết toán, cần ghi nhận cụ thể trong biên bản.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì phần mềm định kỳ

Khi lập biên bản, trước hết cần căn cứ vào hợp đồng bảo trì phần mềm, phụ lục hợp đồng, kế hoạch bảo trì, phiếu yêu cầu hỗ trợ, báo cáo xử lý sự cố, biên bản nghiệm thu và các thỏa thuận liên quan.

Tùy tính chất giao dịch, có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt nghĩa vụ;
• Luật Thương mại 2005 đối với quan hệ thương mại thuộc phạm vi điều chỉnh;
• Luật Công nghệ thông tin 2006 và các văn bản hướng dẫn có liên quan đến hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin;
• Các quy định về an toàn thông tin, bảo vệ dữ liệu và giao dịch điện tử nếu dịch vụ bảo trì có liên quan;
• Quy định về thuế, hóa đơn, kế toán và thanh toán đối với dịch vụ bảo trì;
• Các điều khoản về bảo mật, quyền sử dụng phần mềm, hỗ trợ kỹ thuật, bảo hành và trách nhiệm xử lý sự cố do các bên thỏa thuận.

Căn cứ cụ thể cần được xác định theo loại phần mềm, phạm vi bảo trì, dữ liệu được xử lý và nội dung hợp đồng thực tế.

Đối với hoạt động quản lý và bảo quản dữ liệu, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận phạm vi dịch vụ, tình trạng dữ liệu và việc bàn giao khi kết thúc hợp đồng.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì phần mềm định kỳ

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng bảo trì phần mềm;
• Các phụ lục hợp đồng;
• Thời gian và lịch bảo trì;
• Phạm vi dịch vụ;
• Thông tin phần mềm và phiên bản;
• Danh sách các lần bảo trì;
• Phiếu yêu cầu hỗ trợ;
• Danh sách sự cố đã tiếp nhận;
• Kết quả xử lý lỗi;
• Lịch sử cập nhật phần mềm;
• Nội dung nâng cấp nếu có;
• Báo cáo bảo trì;
• Biên bản nghiệm thu;
• Hồ sơ sao lưu dữ liệu nếu thuộc phạm vi dịch vụ;
• Chứng từ thanh toán;
• Bảng đối chiếu công nợ;
• Thỏa thuận về bảo mật;
• Các yêu cầu hỗ trợ còn tồn đọng;
• Nghĩa vụ bảo hành, bảo trì hoặc hỗ trợ tiếp theo nếu có.

Nếu doanh nghiệp sử dụng hạ tầng trên nền tảng đám mây, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ điện toán đám mây giúp đối chiếu cách ghi nhận nội dung cung cấp, kết quả thực hiện và trách nhiệm của các bên.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì phần mềm định kỳ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG BẢO TRÌ PHẦN MỀM ĐỊNH KỲ

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng bảo trì phần mềm số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và kế hoạch bảo trì;

Căn cứ kết quả thực hiện và nghiệm thu dịch vụ;

Căn cứ sự thống nhất của các bên;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN THUÊ DỊCH VỤ BẢO TRÌ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN B: BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ BẢO TRÌ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời gian thực hiện: ...

Tên phần mềm/hệ thống: ...

Phiên bản: ...

Phạm vi bảo trì: ...

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Phạm vi dịch vụ đã thực hiện

Các nội dung bảo trì:

• Kiểm tra hệ thống: ...
• Kiểm tra hiệu năng: ...
• Khắc phục lỗi: ...
• Cập nhật phần mềm: ...
• Nâng cấp hệ thống: ...
• Hỗ trợ người sử dụng: ...
• Sao lưu dữ liệu: ...
• Kiểm tra an toàn hệ thống: ...
• Các nội dung khác: ...

Tỷ lệ hoàn thành: ...

Các hạng mục chưa hoàn thành nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

Phương án xử lý: ...

3. Kết quả bảo trì định kỳ

Tổng số lần bảo trì theo hợp đồng: ...

Số lần đã thực hiện: ...

4. Tình hình xử lý sự cố và yêu cầu hỗ trợ

Số yêu cầu đã tiếp nhận: ...

Số yêu cầu đã xử lý: ...

Số yêu cầu đang xử lý: ...

Các lỗi/sự cố còn tồn tại:

• ...
• ...
• ...

Nguyên nhân: ...

Phương án khắc phục: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

5. Cập nhật và nâng cấp phần mềm

Các phiên bản đã cập nhật: ...

Nội dung cập nhật: ...

Các chức năng đã nâng cấp: ...

Thời gian thực hiện: ...

Kết quả kiểm tra sau cập nhật: ...

Các nội dung chưa thực hiện: ...

6. Báo cáo và hồ sơ bảo trì

Các hồ sơ còn phải bàn giao: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

7. Kiểm tra và nghiệm thu dịch vụ

Thời gian nghiệm thu: ...

Nội dung nghiệm thu: ...

Tiêu chí nghiệm thu: ...

Kết quả: ...

Các nội dung đã đáp ứng: ...

Các vấn đề còn tồn tại: ...

Hai bên xác nhận kết quả nghiệm thu: ...

8. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị dịch vụ đã thực hiện: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

9. Đối chiếu công nợ

Tổng công nợ còn lại: ... đồng.

Phương án xử lý: ...

10. Bảo mật và quản lý dữ liệu

Các thông tin thuộc phạm vi bảo mật: ...

Dữ liệu được tiếp cận trong quá trình bảo trì: ...

Trách nhiệm của Bên A: ...

Trách nhiệm của Bên B: ...

Phương án xử lý dữ liệu sau khi kết thúc dịch vụ: ...

Thời hạn bảo mật: ...

11. Nghĩa vụ sau khi thanh lý

Các bên thống nhất những nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau ngày thanh lý gồm:

• Hoàn tất các yêu cầu hỗ trợ còn lại nếu có;
• Hoàn tất bàn giao báo cáo và hồ sơ;
• Hoàn tất thanh toán;
• Bảo mật thông tin;
• Bảo hành hoặc hỗ trợ kỹ thuật theo thỏa thuận;
• Xử lý dữ liệu và tài khoản truy cập;
• Các nghĩa vụ khác: ...

Thời hạn thực hiện: ...

Bên chịu trách nhiệm: ...

12. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu quá trình thực hiện Hợp đồng bảo trì phần mềm số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Các điều khoản tiếp tục có hiệu lực: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Trong trường hợp hợp đồng liên quan đến bảo vệ hệ thống và dữ liệu, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ an toàn thông tin là tài liệu phù hợp để tham khảo cách xác nhận phạm vi bảo mật, kết quả cung cấp dịch vụ và hoàn tất nghĩa vụ hợp đồng.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì phần mềm định kỳ?

Hợp đồng bảo trì phần mềm định kỳ thường phát sinh nhiều nội dung cần đối chiếu như lịch bảo trì, yêu cầu hỗ trợ, lỗi đã xử lý, phiên bản cập nhật, báo cáo kỹ thuật và chi phí dịch vụ. Một bố cục phù hợp giúp các bên xác nhận đầy đủ khối lượng bảo trì trước khi kết thúc hợp đồng.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì phần mềm định kỳ do Mẫu Biên Bản cung cấp mang lại một số lợi ích:

• Có sẵn khung nội dung: Giúp tổng hợp thông tin về hợp đồng và phần mềm được bảo trì.
• Dễ rà soát lịch bảo trì: Có thể ghi nhận từng lần kiểm tra và nội dung công việc đã thực hiện.
• Thuận tiện theo dõi sự cố: Hỗ trợ thống kê các yêu cầu đã tiếp nhận, xử lý và còn tồn đọng.
• Dễ xác nhận cập nhật phần mềm: Có thể ghi rõ phiên bản, nội dung thay đổi và kết quả kiểm tra.
• Hỗ trợ kiểm tra hồ sơ kỹ thuật: Có thể liệt kê báo cáo bảo trì, danh sách sự cố và các tài liệu liên quan.
• Dễ đối chiếu chi phí: Có thể tổng hợp phí bảo trì, chi phí xử lý sự cố, nâng cấp và công nợ.
• Thuận tiện điều chỉnh theo từng hợp đồng: Bạn có thể tải mẫu biên bản để làm khung tham khảo, sau đó cập nhật tên phần mềm, thời gian bảo trì, số lần thực hiện, kết quả xử lý sự cố, hồ sơ bàn giao và thỏa thuận thực tế. Cách này giúp hồ sơ thanh lý được trình bày rõ ràng và thuận tiện đối chiếu hơn.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì phần mềm định kỳ

1. Kiểm tra thời hạn và phạm vi bảo trì

Đối chiếu thời gian thực hiện, tần suất bảo trì và các dịch vụ được quy định trong hợp đồng.

2. Rà soát lịch sử bảo trì

Tổng hợp các lần kiểm tra, bảo trì và nội dung đã thực hiện trong suốt thời hạn hợp đồng.

3. Kiểm tra tình trạng sự cố

Đối chiếu các yêu cầu hỗ trợ, lỗi đã xử lý và những vấn đề còn tồn tại.

4. Xác nhận cập nhật và nâng cấp

Kiểm tra các phiên bản đã cập nhật, chức năng đã thay đổi và kết quả sau khi thực hiện.

5. Kiểm tra hồ sơ bàn giao

Đối chiếu báo cáo bảo trì, danh sách sự cố, tài liệu kỹ thuật và các hồ sơ khác.

6. Đối chiếu thanh toán

Xác định tổng giá trị dịch vụ, số tiền đã thanh toán và công nợ còn lại.

7. Xác nhận nghĩa vụ sau thanh lý

Ghi rõ trách nhiệm về bảo mật, hỗ trợ, xử lý sự cố còn tồn tại và các nghĩa vụ khác nếu có.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Ghi rõ thời gian bảo trì. Cần xác định chính xác thời điểm bắt đầu, kết thúc và tần suất dịch vụ theo hợp đồng.

Đối chiếu số lần bảo trì thực tế. Nếu hợp đồng quy định số lần kiểm tra định kỳ, nên so sánh với số lần đã thực hiện.

Ghi nhận các sự cố còn tồn tại. Không nên xác nhận hoàn tất toàn bộ dịch vụ nếu vẫn còn yêu cầu hỗ trợ chưa được xử lý.

Xác định phiên bản phần mềm. Điều này giúp xác định chính xác hệ thống đã được bảo trì hoặc cập nhật.

Kiểm tra dữ liệu và sao lưu. Nếu sao lưu dữ liệu thuộc phạm vi dịch vụ, cần xác nhận tình trạng thực hiện và hồ sơ liên quan.

Rà soát quyền truy cập. Nếu bên bảo trì được cấp tài khoản quản trị hoặc quyền truy cập hệ thống, cần kiểm tra phương án thu hồi hoặc xử lý sau khi kết thúc dịch vụ.

Đối chiếu chi phí phát sinh. Các khoản xử lý sự cố, nâng cấp hoặc hỗ trợ ngoài phạm vi cần được kiểm tra theo hợp đồng.

Bảo mật thông tin kỹ thuật. Đơn vị bảo trì có thể tiếp cận dữ liệu và thông tin hệ thống, vì vậy cần rà soát nghĩa vụ bảo mật.

Làm rõ hỗ trợ sau thanh lý. Nếu còn thời hạn bảo hành hoặc hỗ trợ theo thỏa thuận, cần ghi nhận cụ thể trong biên bản.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì phần mềm định kỳ có bắt buộc phải lập không?

Việc lập biên bản phụ thuộc vào hợp đồng và thỏa thuận của các bên. Tuy nhiên, văn bản này giúp xác nhận rõ thời gian bảo trì, khối lượng dịch vụ, kết quả xử lý sự cố, hồ sơ bàn giao và tình trạng thanh toán.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì phần mềm?

Thông thường, biên bản được lập khi thời hạn bảo trì đã kết thúc và các dịch vụ theo hợp đồng đã được nghiệm thu. Nếu hợp đồng chấm dứt trước thời hạn, biên bản có thể ghi nhận phần dịch vụ đã thực hiện và phương án xử lý phần còn lại.

Có cần ghi số lần bảo trì đã thực hiện không?

Nên ghi nếu số lần bảo trì là căn cứ xác định việc hoàn thành dịch vụ hoặc tính phí. Việc này giúp đối chiếu giữa lịch bảo trì theo hợp đồng và thực tế.

Nếu còn lỗi phần mềm chưa được xử lý thì có thể thanh lý hợp đồng không?

Có thể nếu các bên thống nhất, nhưng cần ghi rõ lỗi còn tồn tại, trách nhiệm xử lý và thời hạn hoàn thành. Nếu lỗi thuộc tiêu chí nghiệm thu thì cần đối chiếu lại điều kiện nghiệm thu trong hợp đồng.

Có cần ghi phiên bản phần mềm trong biên bản không?

Nên ghi, đặc biệt khi phần mềm đã được cập nhật trong thời gian bảo trì. Phiên bản giúp xác định trạng thái hệ thống tại thời điểm nghiệm thu và thanh lý.

Việc cập nhật phần mềm có được xem là bảo trì không?

Điều này phụ thuộc vào phạm vi dịch vụ trong hợp đồng. Nếu hợp đồng quy định cập nhật hoặc nâng cấp là một phần của dịch vụ bảo trì, nên ghi rõ nội dung và kết quả thực hiện trong biên bản.

Có cần bàn giao báo cáo bảo trì không?

Nếu báo cáo là sản phẩm thuộc phạm vi hợp đồng thì nên bàn giao và ghi nhận trong danh mục hồ sơ. Báo cáo có thể là căn cứ để đối chiếu các công việc đã thực hiện.

Nếu bên bảo trì được cấp tài khoản quản trị thì xử lý thế nào sau khi thanh lý?

Các bên nên kiểm tra và xác định rõ việc tiếp tục sử dụng, thay đổi hoặc thu hồi quyền truy cập. Cách xử lý cần phù hợp với hợp đồng và yêu cầu bảo mật của hệ thống.

Có cần ghi nhận việc sao lưu dữ liệu không?

Nếu sao lưu dữ liệu thuộc phạm vi dịch vụ thì nên ghi rõ việc đã thực hiện, thời điểm và tình trạng sao lưu. Nếu không thuộc phạm vi hợp đồng, không nên mặc nhiên xác nhận đây là nghĩa vụ của bên bảo trì.

Chi phí bảo trì định kỳ được đối chiếu như thế nào?

Cần căn cứ vào phương thức tính phí trong hợp đồng, chẳng hạn theo tháng, quý, năm, số lần bảo trì hoặc gói dịch vụ. Các khoản phát sinh ngoài phạm vi cũng cần được kiểm tra riêng.

Nếu còn công nợ phí bảo trì thì có thể ký biên bản thanh lý không?

Có thể nếu hai bên thống nhất, nhưng biên bản phải ghi rõ số tiền còn phải thanh toán và thời hạn thực hiện. Không nên xác nhận hoàn tất nghĩa vụ tài chính khi vẫn còn khoản công nợ.

Nghĩa vụ bảo mật có tiếp tục sau khi thanh lý hợp đồng không?

Có thể. Nếu hợp đồng quy định nghĩa vụ bảo mật tiếp tục sau khi chấm dứt, bên cung cấp dịch vụ vẫn phải tuân thủ trong phạm vi và thời hạn đã thỏa thuận.

Nghĩa vụ hỗ trợ kỹ thuật có chấm dứt ngay khi thanh lý không?

Không nhất thiết. Nếu hợp đồng có thời hạn bảo hành hoặc hỗ trợ sau thời điểm thanh lý, nghĩa vụ này vẫn có thể tiếp tục theo thỏa thuận.

Có thể dùng một mẫu biên bản chung cho mọi hợp đồng bảo trì phần mềm không?

Có thể sử dụng mẫu làm khung tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo từng hợp đồng. Các nội dung về thời gian bảo trì, số lần thực hiện, sự cố, cập nhật, dữ liệu, hồ sơ và chi phí cần được cập nhật theo tình hình thực tế.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì phần mềm định kỳ cần phản ánh rõ thời gian cung cấp dịch vụ, nội dung bảo trì, lịch sử xử lý sự cố, cập nhật phần mềm, hồ sơ bàn giao, nghiệm thu, thanh toán và các nghĩa vụ còn lại. Trước khi ký, các bên nên rà soát kỹ số lần bảo trì, tình trạng phần mềm, lỗi còn tồn tại, phiên bản cập nhật, quyền truy cập, công nợ và nghĩa vụ hỗ trợ sau thanh lý.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo tên phần mềm, thời gian bảo trì, phạm vi dịch vụ, kết quả xử lý sự cố, hồ sơ bàn giao và thỏa thuận thực tế giữa các bên.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản