Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ điện toán đám mây là văn bản ghi nhận kết quả thực hiện và việc hoàn tất hoặc chấm dứt các quyền, nghĩa vụ giữa bên sử dụng và bên cung cấp dịch vụ cloud. Nội dung thường liên quan đến thời gian cung cấp dịch vụ, tài nguyên điện toán, dung lượng lưu trữ, máy chủ ảo, tài khoản, quyền truy cập, dữ liệu, sao lưu, bảo mật, khả năng di chuyển dữ liệu, nghiệm thu, chi phí và công nợ.

Đối với hợp đồng điện toán đám mây, biên bản cần làm rõ tình trạng tài nguyên và dữ liệu tại thời điểm thanh lý, phương án bàn giao hoặc di chuyển dữ liệu, việc thu hồi tài khoản và quyền truy cập cũng như các nghĩa vụ còn tiếp tục sau khi dịch vụ kết thúc.

Nếu đang cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp nội dung giúp các bên thuận tiện rà soát thời gian sử dụng cloud, tài nguyên đã cung cấp, tình trạng dữ liệu, hồ sơ bàn giao và thanh toán trước khi xác nhận thanh lý.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ điện toán đám mây?

Biên bản thường được lập khi thời hạn cung cấp dịch vụ đã kết thúc và các bên đã hoàn thành những nghĩa vụ theo hợp đồng. Trường hợp hợp đồng chấm dứt trước thời hạn, biên bản có thể được lập để xác nhận phần dịch vụ đã thực hiện và phương án xử lý các nghĩa vụ còn lại.

Một số trường hợp thường gặp:

• Đã hoàn thành thời gian thuê dịch vụ cloud;
• Đã cung cấp đủ tài nguyên điện toán theo hợp đồng;
• Đã hoàn thành việc vận hành hệ thống;
• Đã bàn giao dữ liệu cho bên sử dụng;
• Đã di chuyển dữ liệu sang nền tảng khác;
• Đã hoàn tất sao lưu dữ liệu;
• Đã thu hồi hoặc xử lý tài khoản truy cập;
• Đã hoàn thành hỗ trợ kỹ thuật;
• Đã nghiệm thu dịch vụ;
• Đã hoàn tất nghĩa vụ thanh toán;
• Hai bên thống nhất chấm dứt dịch vụ trước thời hạn.

Nếu còn dữ liệu chưa di chuyển, tài khoản chưa xử lý, tài nguyên chưa được giải phóng, khoản phí chưa thanh toán hoặc nghĩa vụ hỗ trợ còn tồn tại, cần ghi rõ trong biên bản.

Trong quá trình bảo vệ hệ thống và dữ liệu doanh nghiệp, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ an toàn thông tin là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận phạm vi bảo mật, kết quả cung cấp và các nghĩa vụ đã hoàn tất.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ điện toán đám mây

Khi lập biên bản, trước hết cần căn cứ vào hợp đồng cung cấp dịch vụ điện toán đám mây, các phụ lục, thỏa thuận mức dịch vụ (SLA), hồ sơ nghiệm thu, biên bản bàn giao và các tài liệu liên quan.

Tùy tính chất dịch vụ và loại dữ liệu được xử lý, có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt nghĩa vụ;
• Luật Thương mại 2005 nếu giao dịch thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật thương mại;
• Luật Công nghệ thông tin 2006 và các quy định liên quan đến hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin;
• Luật An toàn thông tin mạng 2015 và các quy định về bảo đảm an toàn thông tin;
• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và văn bản hướng dẫn thi hành, nếu dịch vụ có xử lý dữ liệu cá nhân thuộc phạm vi điều chỉnh;
• Các quy định liên quan đến giao dịch điện tử, an ninh mạng và quản lý dữ liệu tùy trường hợp;
• Quy định về thuế, hóa đơn, kế toán và thanh toán đối với dịch vụ điện toán đám mây;
• Các điều khoản về bảo mật, quyền truy cập, sao lưu, di chuyển và xử lý dữ liệu do các bên thỏa thuận.

Căn cứ pháp lý cụ thể cần được xác định theo loại dịch vụ cloud, dữ liệu được xử lý, mô hình cung cấp và nội dung hợp đồng thực tế.

Nếu doanh nghiệp phối hợp với viện nghiên cứu thực hiện các nhiệm vụ khoa học, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác nghiên cứu khoa học giữa viện nghiên cứu và doanh nghiệp giúp đối chiếu cách ghi nhận nội dung phối hợp, kết quả nghiên cứu và hồ sơ bàn giao.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ điện toán đám mây

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng cung cấp dịch vụ điện toán đám mây;
• Các phụ lục hợp đồng;
• Thỏa thuận SLA nếu có;
• Thông tin tài khoản dịch vụ;
• Thời gian sử dụng dịch vụ;
• Loại hình dịch vụ cloud;
• Danh sách tài nguyên được cung cấp;
• Dung lượng lưu trữ;
• Máy chủ hoặc máy ảo;
• Tài nguyên CPU, RAM;
• Băng thông hoặc tài nguyên mạng;
• Danh mục dữ liệu;
• Lịch sử sao lưu;
• Hồ sơ di chuyển dữ liệu;
• Thông tin tài khoản và quyền truy cập;
• Báo cáo sử dụng dịch vụ;
• Hồ sơ xử lý sự cố;
• Biên bản nghiệm thu;
• Biên bản bàn giao;
• Chứng từ thanh toán;
• Bảng đối chiếu công nợ;
• Thỏa thuận bảo mật;
• Phương án xử lý dữ liệu sau khi kết thúc dịch vụ.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ điện toán đám mây

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG CUNG CẤP DỊCH VỤ ĐIỆN TOÁN ĐÁM MÂY

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng cung cấp dịch vụ điện toán đám mây số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và thỏa thuận liên quan;

Căn cứ kết quả nghiệm thu, bàn giao dịch vụ;

Căn cứ sự thống nhất của các bên;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN SỬ DỤNG DỊCH VỤ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN B: BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ ĐIỆN TOÁN ĐÁM MÂY

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời gian cung cấp dịch vụ: ...

Tên dịch vụ/nền tảng cloud: ...

Mô hình dịch vụ: ...

Phạm vi cung cấp: ...

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Phạm vi dịch vụ đã cung cấp

Các nội dung đã thực hiện:

• Cung cấp tài nguyên điện toán: ...
• Cung cấp máy chủ/máy ảo: ...
• Cung cấp dung lượng lưu trữ: ...
• Cung cấp tài nguyên mạng: ...
• Sao lưu dữ liệu: ...
• Giám sát hệ thống: ...
• Hỗ trợ kỹ thuật: ...
• Xử lý sự cố: ...
• Các nội dung khác: ...

Tỷ lệ hoàn thành: ...

Các hạng mục chưa hoàn thành nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

Phương án xử lý: ...

3. Tài nguyên điện toán đã cung cấp

Thời điểm kiểm tra: ...

Các vấn đề còn tồn tại: ...

4. Tình trạng dữ liệu

Loại dữ liệu được lưu trữ: ...

Dung lượng dữ liệu: ...

Thời điểm kiểm tra: ...

Tình trạng dữ liệu: ...

Khả năng truy xuất: ...

Dữ liệu cần bàn giao: ...

Dữ liệu cần di chuyển: ...

Các vấn đề còn tồn tại: ...

5. Sao lưu và khôi phục dữ liệu

Phương thức sao lưu: ...

Tần suất sao lưu: ...

Thời điểm sao lưu gần nhất: ...

Kết quả kiểm tra: ...

Khả năng khôi phục: ...

Phương án xử lý bản sao lưu sau thanh lý: ...

6. Bàn giao và di chuyển dữ liệu

Thời điểm bàn giao: ...

Bên tiếp nhận: ...

Kết quả kiểm tra sau bàn giao: ...

Các nội dung chưa hoàn tất: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

7. Tài khoản và quyền truy cập

Tài khoản quản trị: ...

Tài khoản người dùng: ...

Quyền truy cập: ...

Phương án chuyển giao/thu hồi: ...

Thời điểm thực hiện: ...

Tình trạng hoàn tất: ...

Các tài khoản còn tồn tại: ...

8. Kiểm tra và nghiệm thu dịch vụ

Thời gian nghiệm thu: ...

Nội dung nghiệm thu: ...

Tiêu chí nghiệm thu: ...

Kết quả: ...

Các nội dung đã đáp ứng: ...

Các vấn đề còn tồn tại: ...

Hai bên xác nhận kết quả nghiệm thu: ...

9. Xử lý tài nguyên sau khi kết thúc dịch vụ

Tài nguyên tiếp tục sử dụng: ...

Tài nguyên được giải phóng: ...

Máy chủ/máy ảo được xử lý: ...

Dung lượng lưu trữ được xử lý: ...

Tài khoản được thu hồi: ...

Thời điểm hoàn tất: ...

Bên chịu trách nhiệm: ...

10. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị dịch vụ đã thực hiện: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

11. Đối chiếu công nợ

Tổng công nợ còn lại: ... đồng.

Phương án xử lý: ...

12. Bảo mật và an toàn dữ liệu

Thông tin thuộc phạm vi bảo mật: ...

Dữ liệu được xử lý/lưu trữ: ...

Quyền truy cập dữ liệu: ...

Trách nhiệm của Bên A: ...

Trách nhiệm của Bên B: ...

Biện pháp bảo đảm an toàn: ...

Thời hạn bảo mật: ...

13. Nghĩa vụ sau khi thanh lý

Các bên thống nhất những nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau ngày thanh lý gồm:

• Hoàn tất bàn giao hoặc di chuyển dữ liệu;
• Hoàn tất xử lý tài nguyên;
• Thu hồi hoặc thay đổi quyền truy cập;
• Hoàn tất thanh toán;
• Bảo mật thông tin;
• Hỗ trợ kỹ thuật trong thời gian còn hiệu lực nếu có;
• Phối hợp xử lý vấn đề phát sinh từ quá trình bàn giao;
• Các nghĩa vụ khác: ...

Thời hạn thực hiện: ...

Bên chịu trách nhiệm: ...

14. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu quá trình thực hiện Hợp đồng cung cấp dịch vụ điện toán đám mây số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Các điều khoản tiếp tục có hiệu lực: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ điện toán đám mây?

Dịch vụ điện toán đám mây thường bao gồm nhiều thành phần cần đối chiếu như tài nguyên máy chủ, CPU, RAM, lưu trữ, mạng, dữ liệu, sao lưu, tài khoản và quyền truy cập. Vì vậy, một bố cục thanh lý phù hợp giúp các bên xác nhận rõ tình trạng dịch vụ và xử lý dữ liệu, tài nguyên trước khi kết thúc hợp đồng.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ điện toán đám mây do Mẫu Biên Bản cung cấp mang lại một số lợi ích:

• Có sẵn khung nội dung: Giúp hệ thống hóa thông tin về hợp đồng và dịch vụ cloud.
• Dễ rà soát tài nguyên: Có thể ghi nhận máy chủ, CPU, RAM, lưu trữ và các tài nguyên mạng.
• Thuận tiện kiểm tra dữ liệu: Hỗ trợ xác định dung lượng, tình trạng và khả năng truy xuất dữ liệu.
• Dễ xác nhận sao lưu: Có thể ghi nhận lịch sao lưu và phương án xử lý bản sao sau thanh lý.
• Hỗ trợ bàn giao hoặc di chuyển: Có thể liệt kê dữ liệu, cấu hình và tài liệu cần chuyển giao.
• Làm rõ tài khoản truy cập: Giúp các bên kiểm tra việc chuyển giao hoặc thu hồi quyền truy cập.
• Dễ đối chiếu chi phí: Có thể tổng hợp phí tài nguyên, lưu trữ, băng thông, hỗ trợ và công nợ.
• Thuận tiện điều chỉnh theo từng hợp đồng: Bạn có thể tải mẫu biên bản để làm khung tham khảo, sau đó cập nhật tên dịch vụ, tài nguyên cloud, dữ liệu, phương án bàn giao, tình trạng nghiệm thu và thỏa thuận thực tế. Cách này giúp hồ sơ thanh lý được trình bày rõ ràng và thuận tiện đối chiếu hơn.

Đối với các dự án vừa nghiên cứu vừa hướng đến tạo ra sản phẩm công nghệ, Biên bản thanh lý hợp đồng nghiên cứu khoa học và phát triển sản phẩm công nghệ là tài liệu liên quan để tham khảo cách xác nhận kết quả nghiên cứu, sản phẩm hoàn thiện và trách nhiệm của các bên khi kết thúc hợp đồng.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ điện toán đám mây

1. Kiểm tra phạm vi dịch vụ

Đối chiếu hợp đồng để xác định loại dịch vụ cloud, thời gian cung cấp và các tài nguyên đã cam kết.

2. Rà soát tài nguyên thực tế

Kiểm tra máy chủ, CPU, RAM, lưu trữ, băng thông và các tài nguyên khác đã được cung cấp.

3. Kiểm tra dữ liệu

Xác định dung lượng, tình trạng và khả năng truy xuất dữ liệu trước khi kết thúc dịch vụ.

4. Rà soát sao lưu

Kiểm tra bản sao lưu, thời điểm sao lưu gần nhất và phương án xử lý sau thanh lý.

5. Xác nhận bàn giao hoặc di chuyển

Ghi nhận dữ liệu, cấu hình và tài liệu đã bàn giao hoặc di chuyển sang hệ thống khác.

6. Xử lý tài khoản và tài nguyên

Xác định tài khoản cần chuyển giao hoặc thu hồi và tài nguyên cloud cần giải phóng.

7. Đối chiếu thanh toán

Kiểm tra tổng phí dịch vụ, các khoản phát sinh và công nợ còn lại.

8. Xác nhận nghĩa vụ sau thanh lý

Ghi rõ trách nhiệm bảo mật, hỗ trợ, xử lý dữ liệu và các nghĩa vụ khác còn hiệu lực.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Ghi rõ loại dịch vụ cloud. Cần xác định dịch vụ đang sử dụng và phạm vi tài nguyên được cung cấp.

Đối chiếu tài nguyên thực tế. Nên kiểm tra các thông số như máy chủ, CPU, RAM, lưu trữ và băng thông nếu đây là căn cứ của hợp đồng.

Kiểm tra dữ liệu trước khi kết thúc dịch vụ. Bên sử dụng cần xác nhận dữ liệu đã được truy xuất, sao lưu hoặc bàn giao theo thỏa thuận.

Làm rõ phương án di chuyển dữ liệu. Nếu chuyển sang nền tảng khác, cần xác định trách nhiệm, thời hạn và phương thức thực hiện.

Xử lý tài khoản truy cập. Cần rà soát các tài khoản quản trị và tài khoản người dùng trước khi chấm dứt dịch vụ.

Không bỏ qua dữ liệu sao lưu. Cần xác định bản sao lưu nào được bàn giao, tiếp tục lưu giữ hoặc xử lý theo thỏa thuận.

Xác nhận việc giải phóng tài nguyên. Máy chủ, dung lượng hoặc tài nguyên cloud không còn sử dụng cần được xử lý phù hợp sau khi kết thúc dịch vụ.

Đối chiếu các khoản phí phát sinh. Ngoài phí thuê tài nguyên, có thể phát sinh phí lưu trữ, băng thông, hỗ trợ hoặc di chuyển dữ liệu.

Rà soát nghĩa vụ bảo mật. Việc chấm dứt quyền truy cập không đồng nghĩa với việc nghĩa vụ bảo mật đương nhiên chấm dứt.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ điện toán đám mây có bắt buộc phải lập không?

Việc lập biên bản phụ thuộc vào hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên. Tuy nhiên, đối với dịch vụ cloud, biên bản giúp xác nhận tình trạng tài nguyên, dữ liệu, tài khoản, bàn giao và thanh toán khi dịch vụ kết thúc.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng điện toán đám mây?

Thông thường, biên bản được lập khi thời hạn dịch vụ kết thúc và các bên đã hoàn thành việc nghiệm thu, bàn giao và thanh toán. Nếu chấm dứt trước hạn, biên bản cần phản ánh phần dịch vụ đã cung cấp và nghĩa vụ còn lại.

Có cần ghi thông số tài nguyên cloud trong biên bản không?

Nên ghi nếu các tài nguyên như CPU, RAM, dung lượng lưu trữ, máy chủ hoặc băng thông là một phần của hợp đồng. Việc này giúp đối chiếu giữa tài nguyên cam kết và tài nguyên thực tế.

Có cần bàn giao toàn bộ dữ liệu trước khi thanh lý không?

Điều này phụ thuộc vào hợp đồng và thỏa thuận. Nếu dữ liệu thuộc bên sử dụng và cần được chuyển khỏi nền tảng cloud, các bên nên xác định rõ phương thức, thời hạn và kết quả bàn giao hoặc di chuyển.

Nếu chưa di chuyển hết dữ liệu thì có thể thanh lý hợp đồng không?

Có thể nếu hai bên thống nhất, nhưng cần ghi rõ dữ liệu chưa di chuyển, trách nhiệm của từng bên và thời hạn hoàn thành. Đây là nội dung quan trọng để tránh tranh chấp sau khi dịch vụ đã ngừng.

Có cần kiểm tra bản sao lưu trước khi thanh lý không?

Nếu dịch vụ có cung cấp chức năng hoặc dịch vụ sao lưu, nên kiểm tra tình trạng bản sao lưu trước khi kết thúc hợp đồng. Các bên cũng nên xác định bản sao lưu sẽ được bàn giao, tiếp tục lưu giữ hay xử lý theo thỏa thuận.

Sau khi thanh lý, bên cung cấp có được giữ dữ liệu không?

Việc tiếp tục lưu giữ dữ liệu phải căn cứ vào hợp đồng, thỏa thuận giữa các bên và các quy định pháp luật có liên quan. Biên bản nên ghi nhận rõ phương án xử lý dữ liệu sau khi dịch vụ kết thúc.

Có cần thu hồi tài khoản quản trị cloud không?

Nên rà soát. Nếu bên cung cấp có quyền truy cập vào hệ thống hoặc tài khoản quản trị, các bên cần xác định việc chuyển giao, thay đổi hoặc thu hồi quyền truy cập phù hợp với thỏa thuận.

Tài nguyên cloud có được giải phóng ngay khi thanh lý không?

Việc giải phóng tài nguyên phụ thuộc vào hợp đồng và thời điểm chấm dứt dịch vụ. Nếu còn thời gian chuyển dữ liệu hoặc hỗ trợ sau thanh lý, cần xác định rõ thời điểm tài nguyên được duy trì và thời điểm chính thức giải phóng.

Có cần ghi SLA trong biên bản thanh lý không?

Nếu SLA là một phần của hợp đồng, nên đối chiếu các chỉ tiêu dịch vụ có liên quan đến nghiệm thu hoặc thanh toán. Các vấn đề vi phạm SLA hoặc yêu cầu xử lý còn tồn tại cũng nên được ghi nhận nếu có.

Có cần đối chiếu công nợ khi thanh lý dịch vụ cloud không?

Nên thực hiện. Các bên cần kiểm tra phí tài nguyên, lưu trữ, băng thông, hỗ trợ kỹ thuật, di chuyển dữ liệu và các khoản phát sinh khác theo hợp đồng.

Nếu còn công nợ thì có thể ký biên bản thanh lý không?

Có thể nếu các bên thống nhất, nhưng cần ghi rõ số tiền còn phải thanh toán và thời hạn thực hiện. Việc thanh lý dịch vụ và hoàn tất nghĩa vụ tài chính có thể diễn ra ở các thời điểm khác nhau nếu được thỏa thuận.

Nghĩa vụ bảo mật dữ liệu có tiếp tục sau khi thanh lý không?

Có thể. Nếu hợp đồng quy định nghĩa vụ bảo mật tiếp tục sau khi chấm dứt, các bên vẫn phải thực hiện theo phạm vi và thời hạn đã thỏa thuận.

Có cần lập biên bản bàn giao dữ liệu riêng không?

Tùy quy mô dữ liệu và mức độ phức tạp của quá trình chuyển giao. Nếu việc bàn giao có nhiều nội dung kỹ thuật, có thể lập hồ sơ hoặc biên bản riêng và dẫn chiếu trong biên bản thanh lý.

Có thể sử dụng một mẫu biên bản chung cho mọi hợp đồng điện toán đám mây không?

Có thể sử dụng mẫu làm khung tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo từng hợp đồng. Các nội dung về loại dịch vụ, tài nguyên, dữ liệu, sao lưu, tài khoản, di chuyển, xử lý tài nguyên và chi phí cần được cập nhật theo thực tế.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ điện toán đám mây cần phản ánh rõ phạm vi dịch vụ, tài nguyên đã cung cấp, tình trạng dữ liệu, sao lưu, bàn giao hoặc di chuyển dữ liệu, tài khoản truy cập, xử lý tài nguyên, thanh toán và nghĩa vụ sau thanh lý. Trước khi ký, các bên nên đặc biệt rà soát dữ liệu, bản sao lưu, quyền truy cập, thời điểm giải phóng tài nguyên, công nợ và nghĩa vụ bảo mật.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo loại dịch vụ cloud, tài nguyên sử dụng, dữ liệu, kết quả nghiệm thu, phương án bàn giao và thỏa thuận thực tế giữa các bên.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản