Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour trải nghiệm nông nghiệp được lập khi chương trình tham quan, trải nghiệm tại trang trại, hợp tác xã hoặc khu sản xuất nông nghiệp đã hoàn thành hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Văn bản giúp xác nhận nội dung tour đã thực hiện, số lượng khách, lịch trình, dịch vụ đã cung cấp, chi phí, tình trạng thanh toán và những nghĩa vụ còn lại.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để doanh nghiệp lữ hành, đơn vị tổ chức tour, trang trại hoặc đối tác cung cấp dịch vụ thuận tiện sử dụng khi kết thúc hợp đồng. Nếu đang cần mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour trải nghiệm nông nghiệp, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour trải nghiệm nông nghiệp là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour trải nghiệm nông nghiệp là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu và hoàn tất những nội dung liên quan đến chương trình tham quan, trải nghiệm hoạt động sản xuất nông nghiệp.

Nội dung có thể bao gồm lịch trình, địa điểm, số lượng khách, hoạt động trải nghiệm, ăn uống, phương tiện di chuyển, hướng dẫn viên, vật dụng phục vụ chương trình và các dịch vụ khác theo hợp đồng.

Nếu thực tế tổ chức có thay đổi so với kế hoạch, các bên nên ghi nhận cụ thể trong biên bản để làm căn cứ đối chiếu.

Nếu chương trình có kết hợp hoạt động cắm trại hoặc lưu trú ngoài trời, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê lều trại là mẫu liên quan có thể tham khảo để xác nhận việc bàn giao và hoàn tất dịch vụ.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour trải nghiệm nông nghiệp

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour trải nghiệm nông nghiệp trước hết căn cứ vào hợp đồng dịch vụ du lịch, phụ lục hợp đồng, chương trình tour và thỏa thuận giữa các bên.

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 là căn cứ pháp lý chung đối với việc xác lập, thực hiện và chấm dứt hợp đồng.

Nếu hợp đồng được ký giữa các thương nhân nhằm mục đích kinh doanh, có thể đối chiếu Luật Thương mại số 36/2005/QH11 trong phạm vi áp dụng.

Đối với hoạt động kinh doanh và tổ chức tour du lịch, các bên cần thực hiện theo những quy định chuyên ngành có liên quan.

Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour trải nghiệm nông nghiệp giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận:

• Thông tin hợp đồng;
• Thời gian và địa điểm tổ chức tour;
• Số lượng khách thực tế;
• Lịch trình đã thực hiện;
• Các hoạt động trải nghiệm;
• Dịch vụ ăn uống;
• Phương tiện vận chuyển;
• Hướng dẫn viên hoặc nhân sự phục vụ;
• Tài liệu, vật dụng đã bàn giao;
• Chi phí dịch vụ;
• Chi phí phát sinh;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Nội dung chưa thực hiện nếu có;
• Trách nhiệm còn lại của các bên;
• Thời điểm thanh lý hợp đồng.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Tùy trường hợp, các bên có thể chuẩn bị:

• Hợp đồng tổ chức tour;
• Phụ lục hợp đồng;
• Chương trình hoặc lịch trình tour;
• Danh sách khách;
• Biên bản nghiệm thu dịch vụ;
• Phiếu hoặc bảng kê dịch vụ;
• Chứng từ thanh toán;
• Hóa đơn;
• Bảng kê chi phí phát sinh;
• Tài liệu bàn giao;
• Các giấy tờ khác theo thỏa thuận.

Nếu tour có nhiều dịch vụ do các đơn vị khác nhau cung cấp, nên đối chiếu từng hạng mục trước khi xác nhận thanh lý.

Đối với việc vận chuyển hàng hóa phục vụ tour, Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ vận chuyển hàng hóa du lịch giúp đối chiếu cách ghi nhận khối lượng vận chuyển, bàn giao và các nghĩa vụ đã hoàn tất.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour trải nghiệm nông nghiệp tham khảo

Dưới đây là form có thể copy và chỉnh sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG TỔ CHỨC TOUR TRẢI NGHIỆM NÔNG NGHIỆP

Số: 87/BBTL-TTN

Căn cứ Hợp đồng tổ chức tour số 55/HĐDL ký ngày ... giữa ... và ...;

Căn cứ chương trình tour và các thỏa thuận giữa hai bên;

Căn cứ kết quả thực hiện hợp đồng;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: ĐƠN VỊ TỔ CHỨC/ĐẶT TOUR

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Số điện thoại: ...

BÊN B: ĐƠN VỊ CUNG CẤP DỊCH VỤ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Số điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour trải nghiệm nông nghiệp với các nội dung sau:

1. Thông tin chương trình

Tên tour: ...

Thời gian tổ chức: ...

Địa điểm: ...

Số lượng khách theo hợp đồng: ...

Số lượng khách thực tế: ...

Nội dung trải nghiệm: ...

2. Tình hình thực hiện

Các nội dung đã hoàn thành: ...

Các nội dung chưa thực hiện nếu có: ...

Lý do: ...

3. Tình trạng bàn giao và nghiệm thu

Các dịch vụ, tài liệu hoặc vật dụng đã bàn giao:

...

Kết quả nghiệm thu:

...

Ý kiến của Bên A:

...

Ý kiến của Bên B:

...

4. Giá trị hợp đồng và chi phí

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị dịch vụ thực tế: ... đồng.

Chi phí phát sinh: ... đồng.

Khoản điều chỉnh/giảm trừ: ... đồng.

Tổng giá trị thanh lý: ... đồng.

5. Tình trạng thanh toán

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương thức thanh toán: ...

6. Các vấn đề phát sinh

Các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức tour:

...

Phương án xử lý:

...

7. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm: ...

Bên B có trách nhiệm: ...

Các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thanh lý: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

8. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu chương trình tour, số lượng khách, các dịch vụ đã cung cấp, kết quả nghiệm thu, giá trị hợp đồng và tình trạng thanh toán.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng tổ chức tour số 55/HĐDL kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

9. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Các bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Nếu tour hướng đến mục đích giáo dục, trải nghiệm thực tế, Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour học tập thực tế là tài liệu liên quan để tham khảo cách xác nhận chương trình đã thực hiện và kết thúc thỏa thuận.

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour trải nghiệm nông nghiệp

Đối chiếu lịch trình

Kiểm tra lịch trình thực tế với chương trình đã thỏa thuận, đặc biệt là các hoạt động tham quan, thu hoạch, chăm sóc cây trồng hoặc trải nghiệm sản xuất.

Xác nhận số lượng khách

Đối chiếu số lượng khách theo hợp đồng với số lượng thực tế vì đây có thể là căn cứ tính chi phí dịch vụ.

Kiểm tra từng hạng mục dịch vụ

Rà soát phương tiện, ăn uống, hướng dẫn, địa điểm trải nghiệm và các dịch vụ đi kèm để xác định khối lượng đã hoàn thành.

Chốt chi phí và công nợ

Đối chiếu giá trị hợp đồng, chi phí phát sinh, các khoản điều chỉnh và số tiền đã thanh toán trước khi xác nhận thanh lý.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour trải nghiệm nông nghiệp

Khi lập biên bản, nên ghi rõ số lượng khách thực tế và từng dịch vụ đã cung cấp thay vì chỉ xác nhận chung rằng chương trình đã hoàn thành.

Nếu thời tiết, mùa vụ hoặc điều kiện tại địa điểm trải nghiệm khiến một số hoạt động phải thay đổi, cần ghi nhận nội dung thay thế hoặc phương án xử lý đã được các bên thống nhất.

Trường hợp còn chi phí, dịch vụ hoặc nghĩa vụ chưa hoàn thành, cần thể hiện rõ trong biên bản để tránh nhầm lẫn sau khi ký.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour?

Nên lập sau khi chương trình đã hoàn thành, các dịch vụ được nghiệm thu và hai bên cần chốt chi phí, công nợ.

Có cần ghi số lượng khách thực tế không?

Nên ghi để đối chiếu với số lượng khách trong hợp đồng và làm căn cứ tính giá trị dịch vụ.

Nếu khách tham gia ít hơn dự kiến thì xử lý thế nào?

Các bên cần đối chiếu điều khoản hợp đồng để thống nhất giá trị dịch vụ và khoản điều chỉnh nếu có.

Có cần liệt kê từng hoạt động trải nghiệm không?

Nên liệt kê những hoạt động là nội dung chính của tour để xác nhận phạm vi đã thực hiện.

Nếu một hoạt động bị hủy do thời tiết thì sao?

Nên ghi rõ hoạt động không thực hiện, nguyên nhân và phương án thay thế hoặc điều chỉnh chi phí nếu có.

Có cần xác nhận dịch vụ ăn uống không?

Nên ghi nếu ăn uống thuộc phạm vi hợp đồng và ảnh hưởng đến giá trị thanh toán.

Có cần ghi chi phí phát sinh không?

Nên ghi riêng các khoản phát sinh đã được hai bên thống nhất để làm căn cứ quyết toán.

Nếu còn dịch vụ chưa hoàn thành thì có thể thanh lý không?

Có thể nếu các bên thống nhất rõ cách xử lý phần công việc còn lại và ghi nhận trong biên bản.

Có cần thanh toán hết trước khi ký không?

Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Nếu còn công nợ, cần ghi rõ số tiền và thời hạn thanh toán.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi chưa thống nhất về số lượng khách, dịch vụ đã cung cấp, chi phí, các vấn đề phát sinh hoặc công nợ còn lại.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour trải nghiệm nông nghiệp giúp các bên xác nhận quá trình thực hiện và hoàn tất việc đối chiếu lịch trình, số lượng khách, hoạt động trải nghiệm, dịch vụ cung cấp, chi phí và công nợ.

Khi lập biên bản, nên đối chiếu từng hạng mục với chương trình tour thực tế. Những hoạt động bị thay đổi, hủy bỏ hoặc phát sinh cần được ghi nhận cụ thể để làm rõ trách nhiệm và giá trị thanh toán.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ nhanh, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể được dùng làm khung để chỉnh sửa theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản