Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ khảo sát khách hàng được lập khi hoạt động khảo sát đã hoàn thành hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Văn bản giúp xác nhận phạm vi công việc, số lượng người tham gia khảo sát, phương thức thực hiện, kết quả bàn giao, chi phí dịch vụ, các khoản phát sinh, tình trạng thanh toán và những nghĩa vụ còn lại.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân thuận tiện sử dụng khi kết thúc hợp đồng. Nếu đang cần mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ khảo sát khách hàng để chỉnh sửa theo trường hợp thực tế, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ khảo sát khách hàng là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ khảo sát khách hàng là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu và hoàn tất những nội dung liên quan đến hoạt động thu thập ý kiến, thông tin hoặc đánh giá từ khách hàng theo hợp đồng.

Nội dung thường xác định phạm vi khảo sát, đối tượng khảo sát, số lượng mẫu, phương thức thực hiện, thời gian khảo sát, kết quả bàn giao và chi phí dịch vụ.

Nếu hợp đồng yêu cầu báo cáo phân tích hoặc dữ liệu khảo sát, cần ghi rõ tình trạng bàn giao và các hạng mục đã hoàn thành.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ khảo sát khách hàng

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ khảo sát khách hàng trước hết căn cứ vào hợp đồng dịch vụ, phụ lục hợp đồng, kế hoạch khảo sát và các thỏa thuận giữa các bên.

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 là căn cứ pháp lý chung đối với việc xác lập, thực hiện và chấm dứt hợp đồng.

Nếu hợp đồng được ký giữa các thương nhân nhằm mục đích kinh doanh, có thể đối chiếu Luật Thương mại số 36/2005/QH11 trong phạm vi áp dụng.

Trong trường hợp hoạt động khảo sát có thu thập và xử lý thông tin cá nhân, các bên cần lưu ý những quy định pháp luật có liên quan đến việc thu thập, sử dụng và bảo vệ dữ liệu.

Nếu chương trình du lịch kết hợp tham quan và hoạt động sản xuất, Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour trải nghiệm nông nghiệp là mẫu liên quan có thể tham khảo để đối chiếu cách xác nhận nội dung tour và hoàn tất dịch vụ.

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ khảo sát khách hàng giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận:

• Thông tin hợp đồng;
• Thời gian thực hiện khảo sát;
• Đối tượng khảo sát;
• Địa bàn hoặc phạm vi khảo sát;
• Phương thức khảo sát;
• Số lượng mẫu theo hợp đồng;
• Số lượng mẫu thực tế;
• Nội dung bảng hỏi;
• Tình trạng hoàn thành;
• Dữ liệu đã thu thập;
• Báo cáo khảo sát đã bàn giao;
• Chi phí dịch vụ;
• Chi phí phát sinh;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Các nội dung chưa hoàn thành;
• Nghĩa vụ còn lại của các bên;
• Thời điểm thanh lý hợp đồng.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Tùy trường hợp, các bên có thể chuẩn bị:

• Hợp đồng dịch vụ khảo sát;
• Phụ lục hợp đồng;
• Kế hoạch khảo sát;
• Bảng câu hỏi;
• Danh sách hoặc bảng kê mẫu khảo sát;
• Biên bản nghiệm thu;
• Dữ liệu khảo sát;
• Báo cáo kết quả;
• Chứng từ thanh toán;
• Hóa đơn;
• Bảng kê chi phí phát sinh;
• Tài liệu xác nhận việc bàn giao;
• Các tài liệu khác theo thỏa thuận.

Nếu hợp đồng có yêu cầu số lượng mẫu tối thiểu, nên đối chiếu số lượng thực tế với yêu cầu ngay trước khi lập biên bản.

Đối với các chuyến đi có hoạt động lưu trú ngoài trời, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê lều trại giúp tham khảo cách ghi nhận việc bàn giao, sử dụng và hoàn trả thiết bị phục vụ tour.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ khảo sát khách hàng tham khảo

Dưới đây là form có thể copy và chỉnh sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG THUÊ DỊCH VỤ KHẢO SÁT KHÁCH HÀNG

Số: 86/BBTL-KSKH

Căn cứ Hợp đồng thuê dịch vụ khảo sát khách hàng số 54/HĐKS ký ngày ... giữa Công ty ... và Công ty ...;

Căn cứ kế hoạch khảo sát và các thỏa thuận giữa hai bên;

Căn cứ kết quả thực hiện và bàn giao dịch vụ;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN THUÊ DỊCH VỤ

Tên đơn vị: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Số điện thoại: ...

BÊN B: BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ KHẢO SÁT

Tên đơn vị: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Số điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ khảo sát khách hàng với các nội dung sau:

1. Thông tin hợp đồng

Số hợp đồng: 54/HĐKS.

Ngày ký: ...

Thời gian thực hiện: từ ngày ... đến ngày ...

Mục tiêu khảo sát: ...

Đối tượng khảo sát: ...

Phạm vi khảo sát: ...

Phương thức khảo sát: Trực tiếp/Trực tuyến/Điện thoại/Hình thức khác.

2. Tình hình thực hiện dịch vụ

Tổng số mẫu khảo sát đã thực hiện: ... mẫu.

Tỷ lệ hoàn thành: ...%.

Các nội dung đã hoàn thành:

...

Các nội dung chưa thực hiện nếu có:

...

Lý do:

...

3. Nội dung và kết quả bàn giao

Bên B đã bàn giao cho Bên A:

• Dữ liệu khảo sát: ...
• Bảng tổng hợp kết quả: ...
• Báo cáo khảo sát: ...
• Tài liệu khác: ...

Thời điểm bàn giao: ...

Hình thức bàn giao: ...

Tình trạng bàn giao:

...

4. Giá trị hợp đồng và chi phí

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị dịch vụ thực tế: ... đồng.

Chi phí phát sinh: ... đồng.

Khoản giảm trừ: ... đồng.

Tổng giá trị thanh lý: ... đồng.

5. Tình trạng thanh toán

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương thức thanh toán: ...

6. Các vấn đề phát sinh

Các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện khảo sát:

...

Ý kiến của Bên A:

...

Ý kiến của Bên B:

...

Phương án xử lý:

...

7. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm:

...

Bên B có trách nhiệm:

...

Các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý:

...

Thời hạn hoàn thành:

...

8. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu phạm vi khảo sát, số lượng mẫu, phương thức thực hiện, dữ liệu và báo cáo đã bàn giao, giá trị dịch vụ và tình trạng thanh toán.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng thuê dịch vụ khảo sát khách hàng số 54/HĐKS kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

9. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Các bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Nếu cần đối chiếu với hợp đồng vận chuyển hàng hóa phục vụ hoạt động du lịch, Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ vận chuyển hàng hóa du lịch là tài liệu liên quan để tham khảo cách xác nhận khối lượng vận chuyển và hoàn tất nghĩa vụ.

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ khảo sát khách hàng

Đối chiếu số lượng mẫu khảo sát

Kiểm tra số lượng mẫu theo hợp đồng với số lượng thực tế đã thu thập. Nếu có yêu cầu về tỷ lệ hoặc cơ cấu đối tượng khảo sát, nên đối chiếu riêng từng nhóm.

Kiểm tra phạm vi và phương thức thực hiện

Ghi nhận địa bàn, nhóm khách hàng và phương thức khảo sát thực tế. Nếu có thay đổi so với kế hoạch ban đầu, nên nêu rõ.

Xác nhận dữ liệu và báo cáo

Nếu Bên B có trách nhiệm bàn giao dữ liệu, bảng tổng hợp hoặc báo cáo phân tích, cần ghi rõ từng hạng mục và thời điểm bàn giao.

Đối chiếu chi phí

Xác định giá trị dịch vụ thực tế, chi phí phát sinh, khoản điều chỉnh và tổng giá trị thanh lý.

Chốt công nợ

Sau khi nghiệm thu, cần ghi rõ số tiền đã thanh toán và khoản còn phải thanh toán để hoàn tất nghĩa vụ tài chính.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ khảo sát khách hàng

Khi thanh lý, nên đối chiếu khối lượng khảo sát thực tế với yêu cầu trong hợp đồng thay vì chỉ xác nhận chung rằng dịch vụ đã hoàn thành.

Nếu hợp đồng có yêu cầu về số lượng mẫu, cơ cấu khách hàng hoặc phạm vi địa bàn, các tiêu chí này nên được thể hiện trong biên bản để thuận tiện nghiệm thu.

Đối với dữ liệu khảo sát có chứa thông tin cá nhân, các bên nên xác định rõ việc bàn giao, sử dụng, lưu trữ và xử lý dữ liệu theo thỏa thuận và quy định pháp luật có liên quan.

Nếu báo cáo khảo sát hoặc dữ liệu chưa được bàn giao đầy đủ, không nên xác nhận hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ nếu chưa có phương án xử lý cụ thể.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng khảo sát khách hàng?

Nên lập khi hoạt động khảo sát đã hoàn thành, dữ liệu hoặc báo cáo đã được bàn giao và các bên cần chốt chi phí, công nợ hoặc khi hợp đồng chấm dứt trước thời hạn.

Có cần ghi số lượng mẫu khảo sát thực tế không?

Nên ghi để đối chiếu với số lượng mẫu đã thỏa thuận và làm căn cứ nghiệm thu dịch vụ.

Nếu số mẫu thực tế thấp hơn hợp đồng thì xử lý thế nào?

Cần xác định nguyên nhân và căn cứ thỏa thuận để thống nhất việc nghiệm thu, điều chỉnh khối lượng hoặc giá trị thanh toán.

Có cần ghi rõ phương thức khảo sát không?

Nên ghi nếu phương thức thực hiện là một phần của phạm vi dịch vụ hoặc ảnh hưởng đến chi phí.

Có cần bàn giao dữ liệu khảo sát không?

Nếu hợp đồng có quy định, cần ghi rõ dữ liệu đã bàn giao, hình thức bàn giao và tình trạng hoàn thành.

Nếu báo cáo khảo sát chưa hoàn thành thì có được thanh lý không?

Có thể nếu các bên thống nhất phương án xử lý phần công việc còn lại. Nội dung này cần được ghi rõ trong biên bản.

Có cần ghi chi phí phát sinh không?

Nên ghi riêng từng khoản phát sinh đã được các bên thống nhất để xác định chính xác tổng giá trị thanh lý.

Có cần ghi vấn đề bảo mật thông tin không?

Nên ghi nếu hợp đồng có nghĩa vụ bảo mật hoặc dữ liệu khảo sát có thông tin cần được bảo vệ.

Có cần thanh toán hết trước khi ký không?

Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Nếu còn công nợ, cần ghi rõ số tiền và thời hạn thanh toán.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi chưa thống nhất về số lượng mẫu, chất lượng dịch vụ, dữ liệu hoặc báo cáo bàn giao, chi phí và công nợ còn lại.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ khảo sát khách hàng giúp các bên hoàn tất việc đối chiếu phạm vi khảo sát, số lượng mẫu, kết quả bàn giao, chi phí và công nợ.

Khi lập biên bản, nên kiểm tra kỹ khối lượng khảo sát thực tế và những sản phẩm phải bàn giao. Nếu còn dữ liệu, báo cáo hoặc nghĩa vụ khác chưa hoàn thành, cần ghi rõ phương án xử lý thay vì xác nhận chung rằng hợp đồng đã hoàn tất.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ nhanh, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể được dùng làm khung để chỉnh sửa theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản