Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour học tập thực tế được lập khi chương trình tham quan, trải nghiệm hoặc học tập thực tế đã hoàn thành hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Văn bản giúp xác nhận lịch trình đã thực hiện, số lượng người tham gia, địa điểm tham quan, các dịch vụ đã cung cấp, chi phí, tình trạng thanh toán và những nghĩa vụ còn lại.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để nhà trường, đơn vị tổ chức tour, doanh nghiệp hoặc tổ chức giáo dục thuận tiện sử dụng khi kết thúc hợp đồng. Nếu đang cần mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour học tập thực tế, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour học tập thực tế là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour học tập thực tế là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu và hoàn tất những nội dung liên quan đến chương trình học tập, tham quan thực tế.

Nội dung thường xác định thời gian, địa điểm, số lượng người tham gia, lịch trình, phương tiện, hướng dẫn viên, dịch vụ ăn uống, vé tham quan và các hoạt động chuyên môn theo thỏa thuận.

Nếu chương trình có thay đổi so với kế hoạch ban đầu, các bên nên ghi nhận cụ thể trong biên bản.

Nếu chương trình học tập thực tế có sử dụng hình ảnh, video để lưu lại hoạt động, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê drone quay phim là mẫu liên quan có thể tham khảo để xác nhận phạm vi dịch vụ và sản phẩm đã bàn giao.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour học tập thực tế

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour học tập thực tế trước hết căn cứ vào hợp đồng dịch vụ, phụ lục hợp đồng, chương trình tour và thỏa thuận giữa các bên.

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 là căn cứ pháp lý chung đối với việc xác lập, thực hiện và chấm dứt hợp đồng.

Nếu hợp đồng được ký giữa các thương nhân nhằm mục đích kinh doanh, có thể đối chiếu Luật Thương mại số 36/2005/QH11 trong phạm vi áp dụng.

Đối với chương trình có hoạt động du lịch, tham quan hoặc vận chuyển học sinh, sinh viên, các bên cần lưu ý thêm những quy định chuyên ngành có liên quan.

Trường hợp tour được triển khai với sự phối hợp của tổ chức xã hội quốc tế, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với tổ chức phi chính phủ về du lịch giúp tham khảo cách ghi nhận kết quả hợp tác và các nghĩa vụ đã hoàn tất.

Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour học tập thực tế giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận:

• Thông tin hợp đồng;
• Thời gian và địa điểm tổ chức;
• Số lượng người tham gia;
• Lịch trình thực tế;
• Nội dung học tập, tham quan;
• Phương tiện vận chuyển;
• Dịch vụ ăn uống;
• Vé tham quan hoặc dịch vụ tại điểm đến;
• Nhân sự hướng dẫn;
• Tình trạng thực hiện các hạng mục;
• Chi phí dịch vụ;
• Chi phí phát sinh;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Nghĩa vụ còn lại của các bên;
• Thời điểm thanh lý hợp đồng.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Tùy chương trình, các bên có thể chuẩn bị:

• Hợp đồng tổ chức tour;
• Phụ lục hợp đồng;
• Kế hoạch hoặc lịch trình chuyến đi;
• Danh sách người tham gia;
• Biên bản nghiệm thu dịch vụ;
• Vé tham quan hoặc xác nhận sử dụng dịch vụ;
• Bảng kê chi phí;
• Chứng từ thanh toán;
• Hóa đơn;
• Tài liệu bàn giao;
• Các giấy tờ khác theo thỏa thuận.

Nếu tour có nhiều điểm đến hoặc nhiều dịch vụ, nên đối chiếu từng hạng mục trước khi ký thanh lý.

Nếu chương trình có kết hợp nội dung học tập bổ trợ, Biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm môn Toán nâng cao cấp THCS là tài liệu liên quan để đối chiếu cách xác nhận nội dung giảng dạy, kết quả thực hiện và thanh lý thỏa thuận.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour học tập thực tế tham khảo

Dưới đây là form có thể copy và chỉnh sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG TỔ CHỨC TOUR HỌC TẬP THỰC TẾ

Số: 89/BBTL-HTTT

Căn cứ Hợp đồng tổ chức tour số ... ký ngày ... giữa ... và ...;

Căn cứ chương trình học tập thực tế và các thỏa thuận giữa hai bên;

Căn cứ kết quả thực hiện hợp đồng;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: ĐƠN VỊ ĐẶT/THUÊ DỊCH VỤ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp/Mã đơn vị: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Số điện thoại: ...

BÊN B: ĐƠN VỊ TỔ CHỨC TOUR

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Số điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour học tập thực tế với các nội dung sau:

1. Thông tin chương trình

Tên chương trình: ...

Thời gian tổ chức: ...

Địa điểm học tập, tham quan: ...

Số lượng người theo hợp đồng: ...

Số lượng thực tế: ...

Mục đích chương trình: ...

2. Tình hình thực hiện

Các nội dung đã hoàn thành: ...

Các nội dung chưa thực hiện nếu có: ...

Lý do: ...

3. Kết quả bàn giao và nghiệm thu

Các dịch vụ đã cung cấp:

...

Tài liệu hoặc nội dung đã bàn giao:

...

Kết quả nghiệm thu:

...

Ý kiến của Bên A:

...

Ý kiến của Bên B:

...

4. Giá trị hợp đồng và chi phí

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị dịch vụ thực tế: ... đồng.

Chi phí phát sinh: ... đồng.

Khoản giảm trừ: ... đồng.

Tổng giá trị thanh lý: ... đồng.

5. Tình trạng thanh toán

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương thức thanh toán: ...

6. Các vấn đề phát sinh

Các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức:

...

Nguyên nhân:

...

Phương án xử lý:

...

7. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm: ...

Bên B có trách nhiệm: ...

Các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

8. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu lịch trình, số lượng người tham gia, các dịch vụ đã cung cấp, kết quả thực hiện, giá trị hợp đồng và tình trạng thanh toán.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng tổ chức tour số ... kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

9. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Các bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour học tập thực tế

Đối chiếu lịch trình

Kiểm tra các điểm đến, thời gian di chuyển và nội dung học tập thực tế so với chương trình đã thống nhất.

Xác nhận số lượng người tham gia

Đối chiếu số lượng theo hợp đồng với số lượng thực tế vì thông tin này có thể ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển, ăn uống và các dịch vụ khác.

Kiểm tra các dịch vụ đã cung cấp

Rà soát phương tiện, hướng dẫn viên, ăn uống, vé tham quan và các hoạt động học tập để xác định hạng mục đã hoàn thành.

Chốt chi phí và công nợ

Đối chiếu giá trị hợp đồng, chi phí phát sinh, các khoản điều chỉnh và số tiền đã thanh toán trước khi xác nhận thanh lý.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour học tập thực tế

Khi lập biên bản, nên ghi rõ số lượng người tham gia thực tế và các dịch vụ đã sử dụng thay vì chỉ xác nhận chung rằng chương trình đã hoàn thành.

Nếu lịch trình thay đổi do thời tiết, điều kiện tại điểm đến hoặc lý do khác, cần ghi nhận nội dung thực tế và phương án xử lý.

Đối với chương trình dành cho học sinh, sinh viên, nên kiểm tra kỹ các nội dung liên quan đến phương tiện, điểm đến, lịch trình và những dịch vụ đã thỏa thuận với đơn vị tổ chức.

Nếu còn khoản chi phí hoặc dịch vụ chưa hoàn tất, cần ghi rõ trong biên bản thay vì xác nhận toàn bộ nghĩa vụ đã hoàn thành.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour học tập?

Nên lập sau khi chương trình đã hoàn thành, các dịch vụ được nghiệm thu và hai bên cần đối chiếu chi phí, công nợ.

Có cần ghi số lượng người tham gia thực tế không?

Nên ghi để đối chiếu với số lượng trong hợp đồng và xác định chi phí dịch vụ.

Nếu số người tham gia thay đổi thì xử lý thế nào?

Các bên cần đối chiếu điều khoản hợp đồng để thống nhất giá trị dịch vụ và khoản điều chỉnh nếu có.

Có cần ghi chi tiết lịch trình không?

Nên ghi những nội dung chính để xác nhận chương trình thực tế có phù hợp với thỏa thuận hay không.

Nếu một địa điểm tham quan bị thay đổi thì sao?

Nên ghi rõ địa điểm theo kế hoạch, địa điểm thực tế và lý do thay đổi nếu có.

Có cần xác nhận phương tiện vận chuyển không?

Nên ghi nếu phương tiện là một phần của hợp đồng hoặc ảnh hưởng đến giá trị dịch vụ.

Có cần ghi các hoạt động học tập thực tế không?

Nên ghi những hoạt động chính để xác nhận phạm vi dịch vụ đã được thực hiện.

Có cần ghi chi phí phát sinh không?

Nên ghi riêng từng khoản phát sinh đã được các bên thống nhất để làm căn cứ quyết toán.

Nếu còn dịch vụ chưa hoàn thành thì có thể thanh lý không?

Có thể nếu các bên thống nhất phương án xử lý phần công việc còn lại và ghi nhận rõ trong biên bản.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi chưa thống nhất về lịch trình, số lượng người, dịch vụ đã cung cấp, chi phí hoặc công nợ còn lại.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour học tập thực tế giúp các bên hoàn tất việc đối chiếu lịch trình, số lượng người tham gia, nội dung học tập, dịch vụ đã cung cấp, chi phí và công nợ.

Khi lập biên bản, nên kiểm tra chương trình thực tế so với hợp đồng và ghi nhận rõ những nội dung có thay đổi. Các khoản phát sinh hoặc nghĩa vụ chưa hoàn thành cũng cần được thể hiện cụ thể để thuận tiện xử lý.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể được dùng làm khung để chỉnh sửa theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản