Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour thám hiểm: Mẫu tham khảo và cách lập

Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour thám hiểm được lập khi chương trình thám hiểm đã hoàn thành, hợp đồng hết thời hạn hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Văn bản này giúp xác nhận chương trình đã thực hiện, số lượng người tham gia, lịch trình, các dịch vụ và điều kiện an toàn đã thỏa thuận, chi phí thực tế, tình trạng thanh toán và các nghĩa vụ còn lại của các bên.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân thuận tiện đối chiếu khi kết thúc hợp đồng. Nếu đang cần mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour thám hiểm để chỉnh sửa theo trường hợp thực tế, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour thám hiểm là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour thám hiểm là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu kết quả thực hiện chương trình thám hiểm và thống nhất về việc hoàn tất hoặc chấm dứt các nghĩa vụ theo hợp đồng.

Tùy tính chất chương trình, nội dung có thể bao gồm địa điểm thám hiểm, thời gian, số lượng người tham gia, phương tiện di chuyển, hướng dẫn viên, thiết bị chuyên dụng, lưu trú, ăn uống, bảo hiểm và các phương án hỗ trợ hoặc ứng phó trong quá trình thực hiện.

Đối với chương trình có điều kiện địa hình hoặc môi trường đặc thù, nên ghi nhận riêng những nội dung phát sinh và tình trạng xử lý trước khi xác nhận thanh lý.

Nếu tour có kèm dịch vụ hỗ trợ hành khách nhỏ tuổi, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ chăm sóc trẻ em trên tour là mẫu liên quan có thể tham khảo để xác nhận phạm vi dịch vụ và kết quả thực hiện.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour thám hiểm

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour thám hiểm trước hết căn cứ vào hợp đồng tổ chức tour đã ký, chương trình thám hiểm, phụ lục hợp đồng, các thỏa thuận phát sinh và quy định pháp luật có liên quan.

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 là căn cứ pháp lý chung đối với việc xác lập, thực hiện và chấm dứt hợp đồng giữa các bên.

Nếu chương trình thuộc hoạt động kinh doanh dịch vụ du lịch, cần đối chiếu Luật Du lịch số 09/2017/QH14 và các văn bản hướng dẫn thi hành có liên quan. Trường hợp chương trình có hoạt động du lịch mạo hiểm, cần xem xét thêm các quy định chuyên ngành và điều kiện kinh doanh áp dụng đối với loại hình dịch vụ thực tế.

Nếu tour có hoạt động vận chuyển, lưu trú, bảo hiểm, sử dụng thiết bị chuyên dụng hoặc tổ chức tại khu vực có quy định quản lý riêng thì cần đối chiếu thêm quy định pháp luật tương ứng.

Căn cứ pháp luật cụ thể cần được lựa chọn theo loại hình tour, địa điểm, hoạt động thực tế và chủ thể tổ chức; không nên đưa các quy định không liên quan vào biên bản.

Trường hợp doanh nghiệp thuê đơn vị chuyên môn xây dựng chương trình, Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ thiết kế tour giúp tham khảo cách ghi nhận sản phẩm đã bàn giao và các nghĩa vụ đã hoàn tất.

Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour thám hiểm giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận:

• Thông tin hợp đồng tổ chức tour;
• Tên chương trình;
• Địa điểm và tuyến thám hiểm;
• Thời gian thực hiện;
• Số lượng người tham gia;
• Lịch trình thực tế;
• Phương tiện vận chuyển;
• Hướng dẫn viên hoặc nhân sự hỗ trợ;
• Thiết bị và vật dụng phục vụ chương trình;
• Dịch vụ lưu trú, ăn uống nếu có;
• Bảo hiểm du lịch nếu có;
• Các nội dung đã thực hiện;
• Nội dung thay đổi so với hợp đồng;
• Sự cố hoặc vấn đề phát sinh nếu có;
• Chi phí thực tế;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Khoản hoàn trả hoặc khấu trừ;
• Tình trạng xử lý các yêu cầu, khiếu nại;
• Nghĩa vụ còn lại của các bên;
• Thời điểm thanh lý hợp đồng.

Nếu chương trình có sử dụng thiết bị thuê hoặc thiết bị chuyên dụng, nên xác nhận tình trạng và việc hoàn trả thiết bị trong biên bản.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Tùy từng trường hợp, các bên nên đối chiếu:

• Hợp đồng tổ chức tour thám hiểm;
• Phụ lục hợp đồng;
• Chương trình và lịch trình;
• Danh sách người tham gia;
• Biên bản bàn giao hoặc xác nhận dịch vụ;
• Danh mục thiết bị sử dụng;
• Hồ sơ bảo hiểm nếu có;
• Chứng từ thanh toán;
• Hóa đơn;
• Bảng kê chi phí phát sinh;
• Hồ sơ xử lý sự cố nếu có;
• Tài liệu liên quan đến khiếu nại hoặc yêu cầu bồi hoàn nếu có.

Đối với chương trình có nhiều hạng mục dịch vụ, nên lập bảng đối chiếu riêng để xác định chính xác phần công việc đã hoàn thành.

Nếu hoạt động tour có sự phối hợp với đơn vị truyền thông, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với công ty truyền thông du lịch là tài liệu liên quan để đối chiếu cách xác nhận kết quả hợp tác và hoàn tất thỏa thuận.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour thám hiểm tham khảo

Dưới đây là form có thể copy và chỉnh sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG TỔ CHỨC TOUR THÁM HIỂM

Số: 51/BBTL-HDTTH

Căn cứ Hợp đồng tổ chức tour thám hiểm số 27/HDTTH ký giữa Công ty Cổ phần Du lịch Khám Phá Việt và Công ty TNHH Thương mại Minh Phát;

Căn cứ chương trình thám hiểm và các nội dung dịch vụ đã được hai bên thống nhất;

Căn cứ kết quả thực hiện chương trình và thỏa thuận của các bên về việc thanh lý hợp đồng;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH PHÁT

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: Ông Nguyễn Văn Nam.

Chức vụ: Giám đốc.

Số điện thoại: ...

BÊN B: CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH KHÁM PHÁ VIỆT

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: Bà Trần Thu Hà.

Chức vụ: Giám đốc.

Số điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour thám hiểm với các nội dung sau:

1. Thông tin chương trình

Số hợp đồng: 27/HDTTH.

Ngày ký: ...

Tên chương trình: ...

Địa điểm/tuyến thám hiểm: ...

Thời gian thực hiện: ...

Điểm xuất phát: ...

Điểm kết thúc: ...

Số lượng người theo hợp đồng: ... người.

Số lượng người tham gia thực tế: ... người.

2. Tình hình thực hiện chương trình

Các nội dung thay đổi:

...

Lý do:

...

Phương án xử lý:

...

3. Thiết bị và tài sản phục vụ chương trình

Danh mục thiết bị đã sử dụng:

...

Tình trạng khi hoàn trả:

...

Thiết bị bị hư hỏng hoặc mất mát nếu có:

...

Trách nhiệm xử lý:

...

4. Sự cố và vấn đề phát sinh

Các sự cố phát sinh trong chương trình:

...

Tình trạng xử lý:

...

Chi phí phát sinh liên quan:

...

Trách nhiệm của các bên:

...

Các vấn đề còn tồn tại:

...

5. Giá trị hợp đồng và chi phí thực tế

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị dịch vụ thực tế: ... đồng.

Chi phí phát sinh được hai bên thống nhất: ... đồng.

Khoản giảm trừ: ... đồng.

Khoản hoàn trả: ... đồng.

Tổng giá trị thanh toán cuối cùng: ... đồng.

6. Tình trạng thanh toán

Số tiền Bên A đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Số tiền Bên B phải hoàn trả: ... đồng.

Thời hạn thanh toán/hoàn trả: ...

Phương thức thanh toán: ...

7. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm:

...

Bên B có trách nhiệm:

...

Các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý:

...

Thời hạn hoàn thành:

...

8. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu chương trình thám hiểm, số lượng người tham gia, các dịch vụ đã cung cấp, thiết bị, chi phí, tình trạng thanh toán và các vấn đề phát sinh.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng tổ chức tour thám hiểm số 27/HDTTH kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

9. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Hai bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Nguyễn Văn Nam

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Trần Thu Hà

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour thám hiểm

Đối chiếu hợp đồng và chương trình thực tế

Cần kiểm tra tên chương trình, tuyến thám hiểm, thời gian, số lượng người tham gia và các dịch vụ đã thỏa thuận.

Nếu chương trình thực tế có thay đổi, cần ghi nhận nội dung thay đổi và cách xử lý tương ứng.

Xác nhận số lượng người tham gia

Số lượng người thực tế có thể ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển, lưu trú, ăn uống, hướng dẫn và các dịch vụ khác. Vì vậy, nên xác định số lượng thực tế trước khi chốt giá trị thanh lý.

Đối chiếu các dịch vụ đã cung cấp

Nên kiểm tra riêng từng nhóm dịch vụ như vận chuyển, lưu trú, ăn uống, hướng dẫn, thiết bị và các dịch vụ hỗ trợ khác.

Nếu một dịch vụ không được cung cấp hoặc được thay thế, cần ghi rõ để làm căn cứ điều chỉnh chi phí.

Kiểm tra thiết bị và tài sản

Nếu chương trình sử dụng thiết bị chuyên dụng hoặc tài sản thuê, cần đối chiếu số lượng và tình trạng khi hoàn trả.

Các trường hợp mất, hỏng hoặc thiếu thiết bị cần được xác định trách nhiệm xử lý trước khi hoàn tất thanh lý.

Chốt chi phí và công nợ

Sau khi đối chiếu dịch vụ thực tế, cần xác định giá trị cuối cùng, chi phí phát sinh, khoản giảm trừ, số tiền đã thanh toán và khoản còn phải thanh toán hoặc hoàn trả.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour thám hiểm

Theo Luật sư Nguyễn Văn Hùng, đối với chương trình thám hiểm có yếu tố địa hình, thời tiết hoặc điều kiện môi trường đặc thù, biên bản nên phản ánh những thay đổi thực tế của chương trình. Việc thay đổi tuyến đường, thời gian hoặc phương án tổ chức cần được ghi nhận nếu có ảnh hưởng đến nội dung hợp đồng.

Đối với chương trình có sử dụng thiết bị chuyên dụng, cần kiểm tra tình trạng tài sản khi hoàn trả và xác định rõ trách nhiệm nếu có mất mát hoặc hư hỏng.

Luật sư Đỗ Bá Thích cho rằng nếu trong quá trình tổ chức phát sinh sự cố, tai nạn, khiếu nại hoặc yêu cầu bồi hoàn chưa được giải quyết, không nên ghi nhận tuyệt đối rằng các bên đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ. Cần tách riêng nghĩa vụ đã hoàn thành và nghĩa vụ tiếp tục xử lý.

Ngoài ra, nếu chương trình thuộc loại hình du lịch có điều kiện hoặc có hoạt động được pháp luật chuyên ngành điều chỉnh, cần kiểm tra điều kiện tổ chức và các quy định áp dụng tương ứng trước khi xác nhận thanh lý.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour thám hiểm?

Nên lập sau khi chương trình đã hoàn thành hoặc khi các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng và cần xác nhận dịch vụ, chi phí, tình trạng thanh toán và nghĩa vụ còn lại.

Có cần ghi số lượng người tham gia thực tế không?

Nên ghi. Số lượng người thực tế có thể ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển, lưu trú, ăn uống và các dịch vụ khác.

Nếu tuyến thám hiểm thay đổi thì có cần ghi vào biên bản không?

Nên ghi rõ tuyến theo hợp đồng, tuyến thực tế và lý do thay đổi. Nếu phát sinh chênh lệch chi phí, cần xác định phương án xử lý.

Có cần ghi danh sách thiết bị sử dụng không?

Nên ghi nếu thiết bị thuộc phạm vi hợp đồng hoặc được thuê để phục vụ chương trình. Đặc biệt cần đối chiếu khi có thiết bị phải hoàn trả.

Nếu thiết bị bị hư hỏng trong tour thì xử lý thế nào?

Cần xác định tình trạng, nguyên nhân và trách nhiệm theo hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên. Nếu chưa xử lý xong, nên ghi rõ nghĩa vụ tiếp tục thực hiện.

Chi phí phát sinh trong quá trình thám hiểm có được đưa vào thanh lý không?

Có thể ghi nhận nếu các bên có căn cứ và thống nhất về khoản chi phí đó. Nên nêu rõ nội dung, giá trị và căn cứ phát sinh.

Nếu chương trình phải kết thúc sớm thì có được thanh lý không?

Có thể nếu các bên thống nhất chấm dứt. Biên bản cần xác định phần dịch vụ đã thực hiện, nguyên nhân và cách xử lý chi phí.

Có cần ghi các sự cố xảy ra trong chương trình không?

Nên ghi nếu sự cố ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng, chi phí hoặc trách nhiệm của các bên. Những vấn đề chưa giải quyết cần được ghi rõ.

Có thể thanh lý khi vẫn còn khiếu nại không?

Có thể nếu các bên ghi nhận riêng nội dung khiếu nại và trách nhiệm tiếp tục xử lý. Không nên xác nhận toàn bộ nghĩa vụ đã hoàn thành khi vấn đề còn tồn tại.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi các bên chưa thống nhất về chương trình thực tế, thiết bị, chi phí, công nợ hoặc trách nhiệm đối với sự cố, hư hỏng và các vấn đề phát sinh.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour thám hiểm giúp các bên xác nhận kết quả thực hiện chương trình và chốt các vấn đề về lịch trình, số lượng người tham gia, dịch vụ, thiết bị, chi phí, công nợ và nghĩa vụ còn lại.

Khi lập biên bản, cần đặc biệt chú ý đến những thay đổi so với chương trình ban đầu, tình trạng thiết bị và các sự cố phát sinh. Nếu vẫn còn nghĩa vụ liên quan đến khiếu nại, bồi hoàn hoặc xử lý tài sản, nên ghi rõ trách nhiệm và thời hạn hoàn thành thay vì xác nhận chung rằng hợp đồng đã được giải quyết hoàn toàn.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ nhanh, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể được dùng làm khung để chỉnh sửa theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản