Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với công ty truyền thông du lịch được lập khi thời hạn hợp tác đã kết thúc, các nội dung truyền thông đã hoàn thành hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Văn bản giúp xác nhận kết quả hợp tác, các hạng mục truyền thông đã thực hiện, nội dung và sản phẩm đã bàn giao, chi phí, doanh thu hoặc các khoản phân chia theo thỏa thuận, tình trạng thanh toán và nghĩa vụ còn lại của các bên.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để doanh nghiệp du lịch, công ty lữ hành, đơn vị truyền thông hoặc đối tác thuận tiện sử dụng khi kết thúc hợp tác. Nếu đang cần mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với công ty truyền thông du lịch để chỉnh sửa theo trường hợp thực tế, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với công ty truyền thông du lịch là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với công ty truyền thông du lịch là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu kết quả thực hiện thỏa thuận hợp tác về truyền thông, quảng bá hoặc phát triển hoạt động du lịch và thống nhất về việc hoàn tất hoặc chấm dứt các nghĩa vụ theo hợp đồng.

Nội dung biên bản có thể bao gồm kế hoạch truyền thông, bài viết, hình ảnh, video, quảng cáo, hoạt động trên mạng xã hội, sự kiện quảng bá, chiến dịch truyền thông hoặc các sản phẩm truyền thông khác.

Nếu hợp tác có phân chia doanh thu, ngân sách quảng cáo hoặc chi phí theo từng chiến dịch, cần đối chiếu riêng từng khoản trước khi xác định giá trị thanh lý.

Nếu chương trình có sử dụng xe đạp làm phương tiện trải nghiệm, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ xe đạp du lịch là mẫu liên quan có thể tham khảo để xác nhận việc cung cấp và hoàn tất dịch vụ.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với công ty truyền thông du lịch

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với công ty truyền thông du lịch trước hết căn cứ vào hợp đồng hợp tác đã ký, phụ lục hợp đồng, kế hoạch hoặc nội dung hợp tác được các bên thống nhất và quy định pháp luật có liên quan.

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 là căn cứ pháp lý chung đối với việc xác lập, thực hiện và chấm dứt hợp đồng giữa các bên.

Nếu các bên là thương nhân và hoạt động hợp tác nhằm mục đích thương mại, có thể đối chiếu Luật Thương mại số 36/2005/QH11 trong phạm vi áp dụng.

Đối với nội dung truyền thông có sử dụng hình ảnh, video, bài viết, nhãn hiệu hoặc các sản phẩm sáng tạo, cần xem xét thêm các quy định pháp luật về sở hữu trí tuệ, quảng cáo và thỏa thuận cụ thể về quyền sử dụng, khai thác sản phẩm sau khi chấm dứt hợp tác.

Nếu nội dung hợp tác trực tiếp liên quan đến hoạt động kinh doanh du lịch, cần đối chiếu Luật Du lịch số 09/2017/QH14 và các quy định có liên quan trong phạm vi phù hợp.

Căn cứ pháp luật cụ thể cần được lựa chọn theo nội dung hợp tác và loại sản phẩm truyền thông thực tế; không nên đưa các quy định không liên quan vào biên bản.

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với công ty truyền thông du lịch giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận:

• Thông tin hợp đồng hợp tác;
• Thời gian hợp tác;
• Phạm vi hợp tác;
• Kế hoạch và chiến dịch truyền thông;
• Các hạng mục công việc đã thực hiện;
• Số lượng bài viết, hình ảnh, video hoặc nội dung đã bàn giao;
• Hoạt động quảng cáo đã triển khai;
• Hoạt động truyền thông trên các nền tảng;
• Sự kiện hoặc chương trình quảng bá nếu có;
• Chỉ tiêu hoặc kết quả theo thỏa thuận;
• Chi phí truyền thông;
• Ngân sách quảng cáo;
• Doanh thu hoặc khoản phân chia nếu có;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Quyền sử dụng sản phẩm truyền thông;
• Nghĩa vụ bảo mật;
• Các vấn đề phát sinh;
• Nghĩa vụ còn lại của các bên;
• Thời điểm thanh lý hợp đồng.

Đối với các chương trình nghỉ ngơi, thư giãn, Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour nghỉ dưỡng giúp tham khảo cách ghi nhận nội dung tour đã thực hiện và các nghĩa vụ giữa các bên.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Tùy trường hợp, các bên có thể đối chiếu:

• Hợp đồng hợp tác;
• Phụ lục hợp đồng;
• Kế hoạch truyền thông;
• Báo cáo kết quả chiến dịch;
• Danh sách nội dung đã thực hiện;
• File hình ảnh, video, bài viết;
• Báo cáo quảng cáo;
• Bảng kê ngân sách;
• Báo cáo doanh thu nếu có;
• Chứng từ thanh toán;
• Hóa đơn;
• Biên bản nghiệm thu nếu có;
• Tài liệu liên quan đến quyền sử dụng sản phẩm;
• Các tài liệu khác theo thỏa thuận.

Nếu hợp tác có nhiều chiến dịch, nên lập bảng đối chiếu riêng để xác định chính xác từng hạng mục đã hoàn thành.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với công ty truyền thông du lịch tham khảo

Dưới đây là form có thể copy và chỉnh sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG HỢP TÁC TRUYỀN THÔNG DU LỊCH

Số: 58/BBTL-HTTT

Căn cứ Hợp đồng hợp tác truyền thông số 21/HĐHT ký giữa Công ty Cổ phần Du lịch Việt Thành và Công ty TNHH Truyền thông Du lịch Á Châu;

Căn cứ kế hoạch và nội dung hợp tác đã được hai bên thống nhất;

Căn cứ kết quả thực hiện hợp đồng và thỏa thuận của các bên về việc thanh lý;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH VIỆT THÀNH

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: Ông Nguyễn Văn Nam.

Chức vụ: Giám đốc.

Số điện thoại: ...

BÊN B: CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG DU LỊCH Á CHÂU

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: Bà Trần Thu Hà.

Chức vụ: Giám đốc.

Số điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác truyền thông du lịch với các nội dung sau:

1. Thông tin hợp đồng hợp tác

Số hợp đồng: 21/HĐHT.

Ngày ký: ...

Thời gian hợp tác: Từ ngày ... đến ngày ...

Nội dung hợp tác: ...

Các chiến dịch/chương trình truyền thông:

...

2. Tình hình thực hiện hợp tác

Các hạng mục đã hoàn thành:

...

Các hạng mục chưa hoàn thành nếu có:

...

Lý do:

...

Phương án xử lý:

...

3. Sản phẩm truyền thông đã bàn giao

Các sản phẩm đã bàn giao:

...

Hình thức bàn giao: File điện tử/Bản giấy/Hình thức khác.

Thời điểm bàn giao:

...

Tình trạng tiếp nhận:

...

Các sản phẩm còn phải hoàn thiện nếu có:

...

4. Kết quả và chi phí truyền thông

Ngân sách truyền thông theo hợp đồng: ... đồng.

Chi phí thực tế: ... đồng.

Chi phí quảng cáo: ... đồng.

Chi phí phát sinh được hai bên thống nhất: ... đồng.

Khoản giảm trừ: ... đồng.

Tổng giá trị thanh toán cuối cùng: ... đồng.

Kết quả thực hiện theo thỏa thuận:

...

5. Doanh thu và các khoản phân chia

Doanh thu phát sinh từ hoạt động hợp tác nếu có: ... đồng.

Tỷ lệ phân chia theo hợp đồng: ...

Phần giá trị Bên A được hưởng: ... đồng.

Phần giá trị Bên B được hưởng: ... đồng.

Các khoản chi phí được khấu trừ:

...

Giá trị cuối cùng cần thanh toán/phân chia:

...

6. Tình trạng thanh toán

Số tiền Bên A đã thanh toán cho Bên B: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Số tiền Bên B phải hoàn trả nếu có: ... đồng.

Thời hạn thanh toán/hoàn trả: ...

Phương thức thanh toán: ...

7. Quyền sử dụng sản phẩm truyền thông

Hai bên xác nhận quyền sử dụng, khai thác và chỉnh sửa các sản phẩm truyền thông được thực hiện theo thỏa thuận tại Hợp đồng số 21/HĐHT và các phụ lục liên quan.

Phạm vi sử dụng:

...

Thời hạn sử dụng nếu có:

...

Các điều kiện hoặc hạn chế:

...

8. Các vấn đề phát sinh và nghĩa vụ còn lại

Các vấn đề phát sinh trong quá trình hợp tác:

...

Ý kiến của Bên A:

...

Ý kiến của Bên B:

...

Phương án xử lý:

...

Bên A có trách nhiệm:

...

Bên B có trách nhiệm:

...

Thời hạn hoàn thành:

...

Các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực sau thời điểm thanh lý:

...

9. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu phạm vi hợp tác, các hạng mục truyền thông, sản phẩm đã bàn giao, chi phí, doanh thu hoặc khoản phân chia, tình trạng thanh toán và các vấn đề phát sinh.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng hợp tác truyền thông số 21/HĐHT kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

10. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Các bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Nguyễn Văn Nam

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Trần Thu Hà

Nếu doanh nghiệp cần đối chiếu hoạt động kiểm tra tài chính của chương trình, Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ kiểm toán tour là tài liệu liên quan để tham khảo cách xác nhận kết quả công việc và hoàn tất thỏa thuận.

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với công ty truyền thông du lịch

Đối chiếu phạm vi hợp tác

Kiểm tra thời hạn, chiến dịch, kênh truyền thông và các hạng mục mà công ty truyền thông phải thực hiện.

Nếu kế hoạch đã được điều chỉnh trong quá trình hợp tác, cần căn cứ vào nội dung được các bên thống nhất sau cùng.

Xác nhận sản phẩm đã thực hiện

Nên liệt kê các bài viết, hình ảnh, video, quảng cáo hoặc chương trình truyền thông đã hoàn thành.

Đối với sản phẩm số lượng lớn, có thể lập danh mục hoặc phụ lục thay vì đưa toàn bộ vào nội dung chính của biên bản.

Đối chiếu ngân sách và chi phí

Nếu Bên A cung cấp ngân sách quảng cáo cho Bên B quản lý, cần xác nhận số tiền đã sử dụng, số tiền còn lại và phương án xử lý.

Các khoản chi phí phát sinh cần có căn cứ từ hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên.

Xác định doanh thu hoặc khoản phân chia

Nếu hợp tác theo mô hình chia doanh thu, hoa hồng hoặc lợi nhuận, cần xác định rõ doanh thu làm căn cứ tính và tỷ lệ phân chia trước khi chốt số tiền cuối cùng.

Xác nhận quyền sử dụng sản phẩm

Đối với hình ảnh, video, bài viết, thiết kế hoặc nội dung sáng tạo, cần kiểm tra thỏa thuận về quyền sử dụng sau khi hợp đồng kết thúc.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với công ty truyền thông du lịch

Theo Luật sư Nguyễn Văn Hùng, khi thanh lý hợp đồng hợp tác truyền thông cần phân biệt giữa kết quả truyền thông và cam kết về hiệu quả kinh doanh. Nếu hợp đồng chỉ quy định thực hiện các hạng mục truyền thông thì không nên mặc nhiên xác nhận rằng bên cung cấp dịch vụ phải bảo đảm doanh thu, số lượng khách hoặc lợi nhuận nếu hợp đồng không có cam kết cụ thể.

Đối với ngân sách quảng cáo, nên đối chiếu số tiền đã sử dụng, số tiền còn lại và các khoản chi có chứng từ hoặc căn cứ phù hợp.

Luật sư Đỗ Bá Thích cho rằng quyền sử dụng hình ảnh, video, bài viết và các sản phẩm truyền thông là nội dung cần được chú ý khi thanh lý. Việc thanh toán đầy đủ không phải trong mọi trường hợp đồng nghĩa với việc mọi quyền đối với sản phẩm tự động chuyển giao, nếu hợp đồng có thỏa thuận khác.

Nếu còn chiến dịch đang chạy, quảng cáo chưa kết thúc, nội dung chưa bàn giao hoặc nghĩa vụ bảo mật chưa hoàn thành, cần ghi rõ trách nhiệm tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với công ty truyền thông du lịch?

Nên lập khi thời hạn hợp tác kết thúc, các chiến dịch đã hoàn thành hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng và cần đối chiếu công việc, chi phí và nghĩa vụ còn lại.

Có cần liệt kê từng hạng mục truyền thông không?

Nên liệt kê nếu hợp đồng có nhiều hạng mục. Việc này giúp xác định rõ phần công việc đã hoàn thành và phần còn lại.

Có cần ghi kết quả của chiến dịch truyền thông không?

Nên ghi ở mức phù hợp nếu hợp đồng có chỉ tiêu hoặc tiêu chí đánh giá. Tuy nhiên, cần phân biệt kết quả thực tế với cam kết bảo đảm doanh thu hoặc lợi nhuận.

Nếu còn ngân sách quảng cáo chưa sử dụng thì xử lý thế nào?

Cần đối chiếu số tiền còn lại và thực hiện theo thỏa thuận về hoàn trả, khấu trừ hoặc tiếp tục sử dụng ngân sách.

Nếu chiến dịch vẫn đang chạy khi hợp đồng kết thúc thì có được thanh lý không?

Có thể nếu các bên thống nhất phương án xử lý phần công việc còn lại. Biên bản cần ghi rõ bên chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành.

Có cần ghi quyền sử dụng hình ảnh và video không?

Nên ghi nếu các sản phẩm này được tạo ra trong quá trình hợp tác và hợp đồng có thỏa thuận về quyền sử dụng hoặc khai thác sau khi chấm dứt.

Nếu hợp tác có chia doanh thu thì tính thanh lý thế nào?

Cần xác định doanh thu làm căn cứ, tỷ lệ phân chia, các khoản được khấu trừ và số tiền cuối cùng mỗi bên được nhận theo hợp đồng.

Có cần thanh toán hết công nợ trước khi ký biên bản không?

Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Nếu còn công nợ, cần ghi rõ số tiền, thời hạn và phương thức thanh toán trong biên bản.

Nếu còn khiếu nại về chất lượng truyền thông thì có nên ký thanh lý?

Có thể nếu các bên ghi nhận rõ nội dung khiếu nại và trách nhiệm tiếp tục xử lý. Không nên xác nhận tuyệt đối rằng mọi nghĩa vụ đã hoàn thành khi vấn đề vẫn còn tồn tại.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi các bên chưa thống nhất về kết quả công việc, ngân sách, doanh thu phân chia, quyền sử dụng sản phẩm, công nợ hoặc nghĩa vụ còn lại.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với công ty truyền thông du lịch giúp các bên xác nhận kết quả hợp tác và chốt các vấn đề về hạng mục truyền thông, sản phẩm bàn giao, ngân sách, chi phí, doanh thu phân chia, quyền sử dụng sản phẩm và nghĩa vụ còn lại.

Khi lập biên bản, cần đặc biệt chú ý đến ngân sách quảng cáo, sản phẩm truyền thông chưa bàn giao, quyền sử dụng hình ảnh/video và các chiến dịch vẫn đang triển khai. Nếu còn nghĩa vụ sau khi chấm dứt hợp đồng, nên ghi rõ thời hạn và trách nhiệm thực hiện.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ nhanh, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể được dùng làm khung để chỉnh sửa theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản