Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour nghỉ dưỡng được lập khi chương trình nghỉ dưỡng đã kết thúc, các dịch vụ theo hợp đồng đã được thực hiện hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Văn bản giúp xác nhận phạm vi dịch vụ đã cung cấp, số lượng khách thực tế, tình trạng sử dụng dịch vụ, chi phí tour, các khoản phát sinh, tình trạng thanh toán và nghĩa vụ còn lại của các bên.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để công ty lữ hành, doanh nghiệp, tổ chức hoặc khách hàng thuận tiện đối chiếu khi kết thúc chương trình. Nếu đang cần mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour nghỉ dưỡng để chỉnh sửa theo trường hợp thực tế, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour nghỉ dưỡng là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour nghỉ dưỡng là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu kết quả thực hiện chương trình nghỉ dưỡng và thống nhất về việc hoàn thành hoặc chấm dứt các nghĩa vụ theo hợp đồng.

Nội dung có thể bao gồm dịch vụ vận chuyển, lưu trú, ăn uống, tham quan, vui chơi, hội nghị hoặc các dịch vụ khác tùy chương trình đã thỏa thuận.

Đối với tour có nhiều dịch vụ, biên bản nên xác nhận rõ những hạng mục đã được cung cấp, những thay đổi so với chương trình ban đầu và các khoản chi phí phát sinh nếu có.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour nghỉ dưỡng

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour nghỉ dưỡng trước hết căn cứ vào hợp đồng tổ chức tour, chương trình du lịch, phụ lục hợp đồng, các thỏa thuận thay đổi và hồ sơ nghiệm thu hoặc đối chiếu dịch vụ nếu có.

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 là căn cứ pháp lý chung đối với việc xác lập, thực hiện và chấm dứt hợp đồng.

Nếu hợp đồng được ký kết giữa các doanh nghiệp nhằm mục đích thương mại, có thể đối chiếu Luật Thương mại số 36/2005/QH11 trong phạm vi áp dụng.

Đối với hoạt động kinh doanh lữ hành và tổ chức chương trình du lịch, cần xem xét Luật Du lịch số 09/2017/QH14 cùng các quy định hướng dẫn có liên quan.

Căn cứ pháp luật cụ thể cần được lựa chọn theo chủ thể ký hợp đồng, loại hình tour và nội dung dịch vụ thực tế.

Nếu doanh nghiệp cần rà soát tài chính của chương trình nghỉ dưỡng, Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ kiểm toán tour là mẫu liên quan có thể tham khảo để xác nhận kết quả công việc và hoàn tất nghĩa vụ.

Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour nghỉ dưỡng giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận:

• Thông tin hợp đồng tổ chức tour;
• Tên chương trình nghỉ dưỡng;
• Thời gian và địa điểm tổ chức;
• Số lượng khách theo hợp đồng;
• Số lượng khách thực tế;
• Dịch vụ vận chuyển;
• Dịch vụ lưu trú;
• Dịch vụ ăn uống;
• Hoạt động tham quan, vui chơi;
• Các dịch vụ bổ sung;
• Nội dung đã thực hiện;
• Nội dung thay đổi so với chương trình ban đầu;
• Chi phí tour;
• Chi phí phát sinh;
• Khoản giảm trừ nếu có;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Khoản hoàn trả nếu có;
• Các vấn đề phát sinh;
• Nghĩa vụ còn lại của các bên;
• Thời điểm thanh lý hợp đồng.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Tùy trường hợp, các bên có thể chuẩn bị:

• Hợp đồng tổ chức tour nghỉ dưỡng;
• Phụ lục hợp đồng;
• Chương trình tour;
• Danh sách khách;
• Phiếu hoặc bảng xác nhận dịch vụ;
• Hồ sơ đặt phòng;
• Hồ sơ vận chuyển;
• Bảng kê dịch vụ ăn uống;
• Chứng từ thanh toán;
• Hóa đơn;
• Bảng kê chi phí phát sinh;
• Biên bản ghi nhận thay đổi dịch vụ nếu có;
• Các tài liệu khác theo thỏa thuận.

Nếu chương trình có thay đổi so với hợp đồng ban đầu, nên đối chiếu nội dung thay đổi trước khi chốt giá trị thanh lý.

Đối với tour có hỗ trợ giao tiếp cho du khách sử dụng ngôn ngữ ký hiệu, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ hướng dẫn bằng ngôn ngữ ký hiệu giúp tham khảo cách ghi nhận phạm vi dịch vụ và kết quả thực hiện.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour nghỉ dưỡng tham khảo

Dưới đây là form có thể copy và chỉnh sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG TỔ CHỨC TOUR NGHỈ DƯỠNG

Số: 64/BBTL-TTND

Căn cứ Hợp đồng tổ chức tour nghỉ dưỡng số 28/HĐDL ký giữa Công ty Cổ phần Du lịch Việt Thành và Công ty TNHH Dịch vụ Nghỉ dưỡng Á Châu;

Căn cứ chương trình du lịch và các thỏa thuận điều chỉnh trong quá trình thực hiện;

Căn cứ kết quả thực hiện chương trình và thỏa thuận của các bên về việc thanh lý hợp đồng;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: ĐƠN VỊ TỔ CHỨC/THUÊ TỔ CHỨC TOUR

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Du lịch Việt Thành.

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: Ông Nguyễn Văn Nam.

Chức vụ: Giám đốc.

Số điện thoại: ...

BÊN B: ĐƠN VỊ CUNG CẤP DỊCH VỤ/ĐƠN VỊ LỮ HÀNH

Tên đơn vị: Công ty TNHH Dịch vụ Nghỉ dưỡng Á Châu.

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: Bà Trần Thu Hà.

Chức vụ: Giám đốc.

Số điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour nghỉ dưỡng với các nội dung sau:

1. Thông tin chương trình

Số hợp đồng: 28/HĐDL.

Ngày ký: ...

Tên chương trình: ...

Địa điểm nghỉ dưỡng: ...

Thời gian: Từ ngày ... đến ngày ...

Số lượng khách theo hợp đồng: ... người.

Số lượng khách thực tế: ... người.

2. Tình hình thực hiện chương trình

Các hạng mục đã hoàn thành:

...

Các hạng mục thay đổi hoặc chưa thực hiện:

...

Lý do:

...

Phương án xử lý:

...

3. Tình hình sử dụng dịch vụ

Số phòng đã sử dụng: ... phòng.

Số đêm lưu trú: ... đêm.

Số suất ăn đã cung cấp: ... suất.

Dịch vụ vận chuyển đã thực hiện:

...

Các dịch vụ bổ sung:

...

Tình trạng thực hiện:

...

4. Thay đổi và chi phí phát sinh

Các nội dung thay đổi so với hợp đồng:

...

Chi phí phát sinh:

... đồng.

Khoản giảm trừ:

... đồng.

Khoản hoàn trả:

... đồng.

Lý do điều chỉnh:

...

5. Giá trị hợp đồng và giá trị thanh lý

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị dịch vụ thực tế: ... đồng.

Chi phí phát sinh: ... đồng.

Khoản giảm trừ: ... đồng.

Tổng giá trị thanh lý: ... đồng.

6. Tình trạng thanh toán

Số tiền Bên A đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Số tiền Bên B phải hoàn trả nếu có: ... đồng.

Thời hạn thanh toán/hoàn trả: ...

Phương thức thanh toán: ...

7. Phản hồi và vấn đề phát sinh

Các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức tour:

...

Ý kiến của Bên A:

...

Ý kiến của Bên B:

...

Phương án xử lý:

...

Các nghĩa vụ hoặc vấn đề còn tiếp tục giải quyết:

...

8. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm:

...

Bên B có trách nhiệm:

...

Thời hạn hoàn thành:

...

Các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực sau thời điểm thanh lý:

...

9. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu chương trình nghỉ dưỡng, số lượng khách, các dịch vụ đã cung cấp, nội dung thay đổi, chi phí, tình trạng thanh toán và các vấn đề phát sinh.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng tổ chức tour nghỉ dưỡng số 28/HĐDL kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Những nghĩa vụ được các bên thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

10. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Các bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Nguyễn Văn Nam

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Trần Thu Hà

Nếu hoạt động du lịch gắn với việc sử dụng đất phục vụ khai thác sinh thái, Biên bản thanh lý hợp đồng thuê đất khai thác du lịch sinh thái là tài liệu liên quan để đối chiếu cách xác nhận việc hoàn tất hợp đồng và trách nhiệm giữa các bên.

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour nghỉ dưỡng

Đối chiếu số lượng khách

Kiểm tra số lượng khách theo hợp đồng và số lượng thực tế tham gia. Nếu giá tour tính theo đầu người, đây là cơ sở quan trọng để xác định giá trị thanh toán.

Đối chiếu từng nhóm dịch vụ

Nên kiểm tra riêng dịch vụ lưu trú, vận chuyển, ăn uống, tham quan và các dịch vụ bổ sung. Nếu có dịch vụ không sử dụng hoặc thay đổi, cần ghi rõ để làm căn cứ điều chỉnh.

Xác nhận thay đổi chương trình

Nếu khách sạn, phương tiện, lịch trình hoặc dịch vụ đã thay đổi so với hợp đồng, cần ghi nhận nội dung thay đổi và giá trị điều chỉnh nếu có.

Chốt các khoản phát sinh

Các khoản phát sinh như nâng cấp phòng, thêm suất ăn, thay đổi phương tiện hoặc dịch vụ bổ sung nên được liệt kê riêng và xác định rõ bên chịu chi phí.

Đối chiếu công nợ

Sau khi xác định giá trị thực tế, cần chốt số tiền đã thanh toán, khoản còn phải trả hoặc khoản phải hoàn lại.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour nghỉ dưỡng

Theo Luật sư Nguyễn Văn Hùng, khi thanh lý hợp đồng tổ chức tour cần phân biệt giữa dịch vụ đã cam kết và dịch vụ thực tế đã sử dụng. Nếu chương trình có thay đổi, việc thanh toán nên được đối chiếu theo thỏa thuận điều chỉnh giữa các bên thay vì chỉ căn cứ vào chương trình ban đầu.

Đối với dịch vụ lưu trú, nên kiểm tra số phòng, số đêm và số lượng khách thực tế. Nếu có trường hợp hủy phòng hoặc thay đổi hạng phòng, cần ghi nhận khoản điều chỉnh tương ứng.

Luật sư Đỗ Bá Thích cho rằng nếu phát sinh khiếu nại về chất lượng dịch vụ trong tour, biên bản thanh lý nên ghi nhận rõ nội dung và phương án xử lý. Không nên xác nhận rằng mọi nghĩa vụ đã hoàn thành nếu vẫn còn khoản bồi hoàn hoặc trách nhiệm chưa được giải quyết.

Nếu tour có nhiều nhà cung cấp dịch vụ, nên lưu giữ đầy đủ chứng từ và bảng đối chiếu để làm căn cứ xác định giá trị thanh lý.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour nghỉ dưỡng?

Nên lập sau khi chương trình kết thúc và các bên đã đối chiếu dịch vụ, chi phí, công nợ hoặc khi các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Có cần ghi số lượng khách thực tế không?

Nên ghi, đặc biệt khi giá tour hoặc một phần chi phí được tính theo số lượng khách.

Nếu khách ít hơn số lượng đăng ký thì tính phí thế nào?

Cần căn cứ vào điều khoản hợp đồng và chính sách điều chỉnh đã thỏa thuận. Biên bản nên ghi số lượng thực tế và giá trị cuối cùng.

Có cần liệt kê từng dịch vụ đã cung cấp không?

Nên liệt kê các nhóm dịch vụ chính như lưu trú, vận chuyển, ăn uống, tham quan và dịch vụ bổ sung để dễ đối chiếu.

Nếu khách sạn hoặc lịch trình thay đổi thì có cần ghi không?

Nên ghi nếu thay đổi ảnh hưởng đến nội dung chương trình hoặc giá trị hợp đồng. Đây là căn cứ để các bên xác nhận điều chỉnh.

Nếu phát sinh chi phí trong tour thì xử lý thế nào?

Cần ghi rõ khoản chi, nguyên nhân, số tiền và bên chịu trách nhiệm thanh toán theo hợp đồng hoặc thỏa thuận thực tế.

Có cần ghi các khoản hoàn tiền cho khách không?

Nếu có phát sinh khoản phải hoàn trả hoặc giảm trừ, nên ghi rõ trong biên bản để xác định giá trị thanh lý cuối cùng.

Nếu khách có khiếu nại về dịch vụ thì có được thanh lý không?

Có thể nếu các bên thống nhất phương án xử lý. Biên bản nên ghi rõ nội dung khiếu nại và trách nhiệm còn lại nếu vấn đề chưa được giải quyết.

Có cần thanh toán hết trước khi ký biên bản không?

Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Nếu còn công nợ, cần ghi rõ số tiền và thời hạn thanh toán.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi các bên chưa thống nhất về số lượng khách, dịch vụ thực tế, chi phí phát sinh, khoản hoàn trả, công nợ hoặc trách nhiệm đối với khiếu nại còn tồn tại.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour nghỉ dưỡng giúp các bên xác nhận toàn bộ quá trình thực hiện chương trình và chốt các vấn đề về số lượng khách, dịch vụ lưu trú, vận chuyển, ăn uống, lịch trình, chi phí phát sinh, hoàn trả và công nợ.

Khi lập biên bản, cần đối chiếu chương trình thực tế với hợp đồng và các thỏa thuận thay đổi trong quá trình tổ chức. Đặc biệt, nếu có thay đổi về số lượng khách hoặc dịch vụ, cần ghi nhận cụ thể để tránh sai lệch khi quyết toán.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ nhanh, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể được dùng làm khung để chỉnh sửa theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản