Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour khám phá rừng nhiệt đới là căn cứ để các bên xác nhận việc hoàn tất nghĩa vụ sau chương trình hoặc ghi nhận những nội dung chưa được thực hiện khi hợp đồng chấm dứt. Văn bản giúp quá trình quyết toán, bàn giao và xử lý các vấn đề phát sinh được rõ ràng hơn.

Do đặc thù của hoạt động khám phá rừng, hợp đồng có thể liên quan đến nhiều hạng mục như tuyến tham quan, nhân sự dẫn đoàn, thiết bị hỗ trợ, phương tiện và các dịch vụ đi kèm. Mẫu biên bản có sẵn giúp người lập có cơ sở rà soát những nội dung cần đưa vào biên bản thay vì phải xây dựng bố cục từ đầu.

Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour khám phá rừng nhiệt đới là gì?

Đây là văn bản được các bên sử dụng để ghi nhận tình trạng thực hiện các thỏa thuận trong hợp đồng tổ chức tour và xác định những nghĩa vụ đã hoàn thành hoặc còn tồn tại.

Tùy nội dung hợp đồng, biên bản có thể đề cập đến việc hoàn thành chương trình, bàn giao hoặc hoàn trả thiết bị, xử lý khoản tiền chưa quyết toán, giải quyết chi phí phát sinh và xác nhận trách nhiệm của mỗi bên sau khi hợp đồng kết thúc.

Văn bản này nên được lập dựa trên hợp đồng đã ký và tình hình thực tế của chuyến đi, thay vì sử dụng nguyên mẫu mà không điều chỉnh.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour khám phá rừng nhiệt đới?

Biên bản thường được lập sau khi:

• Tour đã hoàn thành theo lịch trình;
• Các dịch vụ chính đã được cung cấp;
• Khách hàng đã hoàn tất hoặc đang hoàn tất thanh toán;
• Có thay đổi về lịch trình cần đối chiếu;
• Hai bên phát sinh chi phí ngoài hợp đồng;
• Chương trình bị hủy hoặc chấm dứt trước thời hạn.

Nếu tour có một số dịch vụ chưa thực hiện hoặc còn khoản tiền chưa quyết toán, cần ghi rõ tình trạng và phương án xử lý.

Nếu tour cần theo dõi vị trí và hỗ trợ an toàn cho du khách, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê đồng hồ định vị du lịch là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận bàn giao thiết bị, thời gian sử dụng và hoàn tất dịch vụ.

Những nội dung cần đối chiếu trước khi thanh lý

Trước khi lập biên bản, nên kiểm tra:

• Số và ngày ký hợp đồng;
• Tên tour và thời gian tổ chức;
• Địa điểm, tuyến tham quan;
• Số lượng khách thực tế;
• Lịch trình đã thực hiện;
• Phương tiện vận chuyển;
• Dịch vụ hướng dẫn;
• Ăn uống, lưu trú nếu có;
• Trang thiết bị phục vụ tour;
• Các hoạt động trải nghiệm;
• Chi phí theo hợp đồng;
• Khoản phát sinh hoặc điều chỉnh;
• Tình trạng thanh toán;
• Khiếu nại hoặc vấn đề còn tồn tại.

Đặc biệt, nếu lịch trình thực tế có thay đổi do điều kiện thời tiết, địa hình hoặc yêu cầu của khách, nên ghi nhận rõ để tránh chênh lệch giữa hợp đồng và chương trình thực tế.

Đối với các chương trình du lịch có sự phối hợp vì mục tiêu cộng đồng, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với tổ chức phi lợi nhuận về du lịch giúp tham khảo cách ghi nhận nội dung hợp tác, kết quả thực hiện và trách nhiệm của các bên.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour khám phá rừng nhiệt đới

Dưới đây là khung mẫu rút gọn để tham khảo. Bản đầy đủ có thể tải về và chỉnh sửa theo chương trình thực tế.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG TỔ CHỨC TOUR KHÁM PHÁ RỪNG NHIỆT ĐỚI

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng tổ chức tour số ... ký ngày ... giữa ... và ...;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: ĐƠN VỊ TỔ CHỨC TOUR

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

BÊN B: KHÁCH HÀNG/ĐỐI TÁC

Tên cá nhân/đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng với các nội dung sau:

1. Thông tin chương trình

Tên tour: ...

Thời gian: ...

Địa điểm/tuyến tham quan: ...

Số lượng khách theo hợp đồng: ...

Số lượng khách thực tế: ...

2. Tình hình thực hiện dịch vụ

Các nội dung thay đổi nếu có: ...

Lý do thay đổi: ...

3. Kết quả và bàn giao

Tour đã hoàn thành vào ngày: ...

Các dịch vụ đã cung cấp: ...

Trang thiết bị đã bàn giao/hoàn trả: ...

Tài liệu hoặc hồ sơ liên quan: ...

4. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị thực tế: ... đồng.

Chi phí phát sinh/điều chỉnh: ... đồng.

Đã thanh toán: ... đồng.

Còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn hoàn tất: ...

5. Các vấn đề phát sinh

Nội dung phát sinh: ...

Phương án xử lý: ...

Trách nhiệm của các bên: ...

6. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu chương trình, dịch vụ thực tế, chi phí và các nghĩa vụ liên quan.

Hợp đồng số ... được thanh lý kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ còn tiếp tục thực hiện vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nếu chương trình có tổ chức hoạt động giới thiệu, trải nghiệm ẩm thực địa phương, Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức ngày hội ẩm thực du lịch là tài liệu liên quan để đối chiếu cách xác nhận nội dung đã triển khai, bàn giao và kết thúc thỏa thuận.

Vì sao nên tải Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour khám phá rừng nhiệt đới?

Một tour khám phá rừng nhiệt đới thường có nhiều dịch vụ kết hợp và lịch trình có thể thay đổi theo tình hình thực tế. Vì vậy, nếu tự soạn biên bản, người lập có thể bỏ sót số lượng khách, dịch vụ đã sử dụng, lịch trình thay đổi hoặc chi phí phát sinh.

Mẫu có sẵn giúp người dùng có một bố cục để đối chiếu nhanh các nội dung quan trọng, sau đó chỉ cần điều chỉnh thông tin theo hợp đồng và chương trình thực tế.

Tải mẫu Word để chỉnh sửa hoặc tải mẫu PDF để tham khảo trước khi hoàn thiện hồ sơ.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour khám phá rừng nhiệt đới

Đối chiếu chương trình thực tế

So sánh lịch trình đã thực hiện với chương trình được ghi trong hợp đồng, bao gồm điểm đến và các hoạt động.

Kiểm tra dịch vụ

Xác nhận những dịch vụ đã cung cấp như vận chuyển, hướng dẫn, ăn uống, lưu trú và trang thiết bị.

Ghi nhận thay đổi

Nếu có thay đổi tuyến đường, thời gian hoặc hoạt động, cần ghi rõ nội dung và nguyên nhân.

Chốt chi phí

Đối chiếu giá tour, số lượng khách, khoản phát sinh, giảm trừ và số tiền đã thanh toán.

Xác nhận các vấn đề còn lại

Nếu có khiếu nại, hoàn tiền, bàn giao tài sản hoặc nghĩa vụ khác chưa hoàn tất, cần ghi cụ thể trong biên bản.

Một số lưu ý khi sử dụng mẫu

Không nên mặc nhiên ghi rằng tour được thực hiện đúng kế hoạch nếu thực tế đã có thay đổi. Những thay đổi quan trọng nên được thể hiện để hai bên cùng xác nhận.

Nếu số lượng khách thực tế khác với số lượng đăng ký ban đầu, cần kiểm tra lại cách tính giá dịch vụ theo hợp đồng.

Trường hợp tour sử dụng thiết bị chuyên dụng như bộ đàm, thiết bị định vị, dụng cụ trekking hoặc thiết bị an toàn, nên xác nhận tình trạng bàn giao và hoàn trả.

Các khoản chi phí phát sinh do thay đổi lịch trình hoặc yêu cầu bổ sung dịch vụ nên được tách riêng để thuận tiện quyết toán.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý sau khi tour kết thúc?

Nên lập sau khi các dịch vụ đã hoàn thành và hai bên có đủ thông tin để đối chiếu chương trình thực tế.

Có cần ghi số lượng khách tham gia không?

Nên ghi cả số lượng theo hợp đồng và số lượng thực tế nếu hai con số có thể ảnh hưởng đến chi phí.

Nếu lịch trình thay đổi thì có cần ghi không?

Có. Nên nêu rõ nội dung thay đổi và nguyên nhân để thống nhất với kết quả thực tế.

Nếu một hoạt động trong tour không thực hiện được thì sao?

Cần ghi nhận hoạt động đó, nguyên nhân và phương án xử lý hoặc điều chỉnh chi phí nếu có.

Có cần ghi các dịch vụ đã cung cấp không?

Nên ghi để xác định những nội dung mà đơn vị tổ chức đã thực hiện.

Chi phí phát sinh được ghi thế nào?

Nên ghi riêng từng khoản, số tiền và căn cứ thỏa thuận giữa các bên.

Có cần xác nhận tình trạng thanh toán không?

Có. Biên bản nên thể hiện số tiền đã thanh toán và khoản còn phải thực hiện.

Nếu khách hàng có phản ánh về tour thì sao?

Nên ghi nội dung phản ánh và phương án giải quyết nếu vấn đề chưa được xử lý trước thời điểm ký.

Có cần bàn giao tài liệu sau tour không?

Nếu hợp đồng có quy định về báo cáo, hình ảnh, danh sách hoặc tài liệu khác, nên xác nhận tình trạng bàn giao.

Khi nào chưa nên xác nhận hoàn tất?

Khi còn tranh chấp về dịch vụ, chi phí, hoàn tiền hoặc nghĩa vụ mà hai bên chưa thống nhất.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour khám phá rừng nhiệt đới giúp các bên xác nhận cụ thể dịch vụ đã cung cấp, lịch trình thực tế, số lượng khách, chi phí và những nghĩa vụ còn lại sau khi chương trình kết thúc.

Để rút ngắn thời gian soạn thảo, người dùng có thể tải mẫu Word/PDF có sẵn bố cục, sau đó điều chỉnh theo hợp đồng và chương trình thực tế. Trước khi ký, nên kiểm tra lại lịch trình, dịch vụ, các khoản phát sinh và tình trạng thanh toán để bảo đảm nội dung biên bản phù hợp với thực tế.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản