Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour khám phá hang động được lập khi chương trình tham quan đã hoàn thành hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Văn bản giúp ghi nhận lịch trình thực tế, số lượng khách, các dịch vụ đã cung cấp, tình trạng bàn giao, chi phí, thanh toán và những nghĩa vụ còn lại.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để doanh nghiệp lữ hành, đơn vị tổ chức tour hoặc khách hàng thuận tiện sử dụng khi kết thúc hợp đồng. Nếu đang cần mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour khám phá hang động, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour khám phá hang động là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour khám phá hang động là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu quá trình tổ chức chương trình tham quan, khám phá hang động theo thỏa thuận.

Nội dung có thể bao gồm thời gian, địa điểm, tuyến tham quan, số lượng khách, hướng dẫn viên, phương tiện, trang thiết bị, dịch vụ ăn uống hoặc các hạng mục hỗ trợ khác.

Nếu lịch trình thực tế có thay đổi do điều kiện thời tiết, an toàn hoặc yêu cầu của đoàn khách, nên ghi rõ nội dung thay đổi và cách xử lý chi phí nếu có.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour khám phá hang động trước hết căn cứ vào hợp đồng dịch vụ, phụ lục hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên.

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 là căn cứ pháp lý chung đối với việc xác lập, thực hiện và chấm dứt hợp đồng.

Đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ du lịch, các bên cần xem xét thêm quy định chuyên ngành phù hợp với loại hình tour và phạm vi dịch vụ thực tế.

Biên bản thanh lý hợp đồng tour khám phá hang động giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận:

• Thông tin hợp đồng;
• Thời gian và địa điểm tổ chức;
• Tuyến khám phá;
• Số lượng khách;
• Hướng dẫn viên;
• Phương tiện di chuyển;
• Trang thiết bị phục vụ tour;
• Dịch vụ ăn uống nếu có;
• Lịch trình thực tế;
• Các nội dung đã hoàn thành;
• Nội dung thay đổi hoặc chưa thực hiện;
• Chi phí dịch vụ;
• Chi phí phát sinh;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Nghĩa vụ còn lại;
• Thời điểm thanh lý.

Nếu cần tham khảo trường hợp kết thúc hợp đồng trực tiếp giữa đơn vị lữ hành và khách hàng, Biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành với khách hàng là mẫu liên quan giúp đối chiếu cách xác nhận dịch vụ đã cung cấp và các nghĩa vụ đã hoàn tất.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Tùy chương trình, các bên có thể chuẩn bị:

• Hợp đồng tổ chức tour;
• Phụ lục hợp đồng;
• Chương trình hoặc lịch trình tour;
• Danh sách khách;
• Danh sách hướng dẫn viên;
• Phiếu hoặc bảng xác nhận dịch vụ;
• Hồ sơ bàn giao thiết bị nếu có;
• Bảng kê chi phí;
• Chứng từ thanh toán;
• Hóa đơn;
• Báo cáo thực hiện tour;
• Các tài liệu khác theo thỏa thuận.

Nếu tour có nhiều nhóm khách hoặc nhiều chặng tham quan, nên đối chiếu từng hạng mục trước khi xác định giá trị thanh lý.

Đối với tour sử dụng phương tiện di chuyển trong khu du lịch, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê xe điện du lịch có thể được tham khảo để xem cách ghi nhận việc bàn giao phương tiện, thời gian sử dụng và hoàn tất dịch vụ.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour khám phá hang động tham khảo

Dưới đây là form có thể copy và chỉnh sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG TỔ CHỨC TOUR KHÁM PHÁ HANG ĐỘNG

Số: 105/BBTL-TKHĐ

Căn cứ Hợp đồng tổ chức tour số ... ký ngày ... giữa ... và ...;

Căn cứ chương trình và các thỏa thuận giữa hai bên;

Căn cứ kết quả thực hiện tour;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN THUÊ DỊCH VỤ

Tên đơn vị/Họ và tên: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp nếu có: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Số điện thoại: ...

BÊN B: BÊN TỔ CHỨC TOUR

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Số điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour khám phá hang động với các nội dung sau:

1. Thông tin chương trình

Tên tour: ...

Địa điểm/hang động: ...

Thời gian thực hiện: ...

Tuyến tham quan: ...

Số lượng khách theo hợp đồng: ...

Số lượng khách thực tế: ...

2. Tình hình thực hiện tour

Các nội dung đã hoàn thành: ...

Các nội dung chưa hoàn thành nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

3. Kết quả thực hiện

Lịch trình thực tế:

...

Các địa điểm đã tham quan:

...

Số lượng khách tham gia thực tế:

...

Các thay đổi so với chương trình ban đầu:

...

Kết quả thực hiện:

...

4. Bàn giao và hoàn trả

Các thiết bị hoặc vật dụng đã bàn giao/hoàn trả:

...

Tình trạng thiết bị:

...

Hồ sơ, tài liệu đã bàn giao:

...

Thời điểm hoàn tất bàn giao: ...

5. Giá trị hợp đồng và chi phí

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị dịch vụ thực tế: ... đồng.

Chi phí phát sinh: ... đồng.

Khoản điều chỉnh/giảm trừ: ... đồng.

Tổng giá trị thanh lý: ... đồng.

6. Tình trạng thanh toán

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương thức thanh toán: ...

7. Các vấn đề phát sinh

Các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức tour:

...

Ý kiến của Bên A:

...

Ý kiến của Bên B:

...

Phương án xử lý:

...

8. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm: ...

Bên B có trách nhiệm: ...

Các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

9. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu lịch trình, số lượng khách, dịch vụ, trang thiết bị, chi phí và tình trạng thanh toán.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng tổ chức tour số ... kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

10. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Các bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Nếu doanh nghiệp cần đối chiếu nội dung liên quan đến an toàn trong hoạt động du lịch, Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ quản lý rủi ro tour là tài liệu phù hợp để tham khảo cách xác nhận phạm vi công việc, kết quả thực hiện và kết thúc thỏa thuận.

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour khám phá hang động

Đối chiếu lịch trình

Kiểm tra lịch trình thực tế với chương trình đã thỏa thuận, bao gồm các điểm tham quan và thời gian thực hiện.

Xác nhận số lượng khách

Ghi rõ số lượng khách theo hợp đồng và số lượng thực tế để làm căn cứ đối soát dịch vụ.

Kiểm tra dịch vụ đi kèm

Rà soát hướng dẫn viên, phương tiện, thiết bị và những dịch vụ hỗ trợ đã được cung cấp.

Chốt chi phí

Đối chiếu giá tour, chi phí phát sinh, khoản điều chỉnh và số tiền đã thanh toán trước khi ký biên bản.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tour khám phá hang động

Khi lập biên bản, nên đối chiếu lịch trình thực tế với chương trình tour đã ký kết. Những thay đổi về tuyến tham quan, thời gian hoặc dịch vụ cần được ghi nhận cụ thể.

Đối với tour có sử dụng thiết bị phục vụ hoạt động khám phá, nên xác nhận số lượng và tình trạng thiết bị khi bàn giao hoặc hoàn trả.

Nếu chương trình bị thay đổi do điều kiện thực tế, cần ghi rõ nội dung thay đổi và cách xử lý các khoản chi phí liên quan theo thỏa thuận.

Trường hợp còn khoản tiền chưa thanh toán hoặc nghĩa vụ chưa hoàn thành, không nên chỉ ghi chung chung mà cần xác định rõ số tiền, trách nhiệm và thời hạn thực hiện.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour khám phá hang động?

Nên lập khi tour đã hoàn thành hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng và cần đối chiếu dịch vụ, chi phí.

Có cần ghi rõ tuyến khám phá không?

Nên ghi để xác định phạm vi chương trình và những địa điểm đã thực tế tham quan.

Có cần ghi số lượng khách thực tế không?

Nên ghi vì số lượng khách có thể ảnh hưởng đến dịch vụ và chi phí tổ chức.

Nếu lịch trình thay đổi thì xử lý thế nào?

Nên ghi rõ nội dung thay đổi, nguyên nhân và cách điều chỉnh dịch vụ hoặc chi phí nếu có.

Có cần ghi thông tin hướng dẫn viên không?

Nên ghi nếu hướng dẫn viên là một phần của dịch vụ theo hợp đồng.

Nếu thiết bị phục vụ tour bị thay đổi thì sao?

Cần ghi nhận thiết bị thực tế đã sử dụng và tình trạng bàn giao hoặc hoàn trả.

Có cần ghi các khoản chi phí phát sinh không?

Nên liệt kê riêng từng khoản phát sinh và căn cứ thỏa thuận giữa các bên.

Nếu tour chưa hoàn thành toàn bộ lịch trình thì sao?

Cần ghi rõ phần đã thực hiện, nội dung chưa thực hiện và phương án xử lý của các bên.

Có cần ghi công nợ còn lại không?

Nên ghi rõ số tiền đã thanh toán, khoản còn lại và thời hạn hoàn tất.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi chưa thống nhất về lịch trình, dịch vụ, chi phí hoặc nghĩa vụ còn lại.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour khám phá hang động giúp các bên hoàn tất việc đối chiếu lịch trình, số lượng khách, dịch vụ, thiết bị, chi phí và công nợ sau khi chương trình kết thúc.

Khi lập biên bản, nên kiểm tra kỹ những thay đổi so với chương trình ban đầu, đặc biệt là tuyến tham quan, thời gian và các dịch vụ thực tế đã cung cấp. Những khoản phát sinh hoặc nghĩa vụ chưa hoàn thành cũng cần được ghi nhận cụ thể.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể được dùng làm khung để chỉnh sửa theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản