Biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành với khách hàng được lập khi chương trình du lịch đã hoàn thành hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Văn bản giúp xác nhận chương trình đã thực hiện, dịch vụ cung cấp, số lượng khách, chi phí, các khoản phát sinh, tình trạng thanh toán và những nghĩa vụ còn lại.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để công ty lữ hành và khách hàng thuận tiện sử dụng khi kết thúc hợp đồng. Nếu đang cần mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành với khách hàng, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành với khách hàng là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành với khách hàng là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu quá trình cung cấp và sử dụng dịch vụ du lịch theo hợp đồng.

Nội dung có thể bao gồm lịch trình, thời gian, địa điểm, số lượng khách, phương tiện, lưu trú, ăn uống, hướng dẫn viên và các dịch vụ khác đã thỏa thuận.

Nếu chương trình thực tế có thay đổi so với hợp đồng, nên ghi rõ nội dung thay đổi và khoản điều chỉnh liên quan nếu có.

Nếu tour sử dụng phương tiện di chuyển tại điểm đến, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê xe điện du lịch là mẫu liên quan giúp tham khảo cách xác nhận việc cung cấp, bàn giao và hoàn tất dịch vụ.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành với khách hàng trước hết căn cứ vào hợp đồng lữ hành, chương trình du lịch, phụ lục và các thỏa thuận giữa các bên.

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 là căn cứ pháp lý chung đối với việc xác lập, thực hiện và chấm dứt hợp đồng.

Đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ lữ hành, các bên cần xem xét thêm quy định pháp luật chuyên ngành phù hợp với loại hình dịch vụ và nội dung hợp đồng thực tế.

Biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận:

• Thông tin hợp đồng;
• Thời gian và địa điểm thực hiện;
• Tên chương trình du lịch;
• Số lượng khách;
• Lịch trình thực tế;
• Phương tiện vận chuyển;
• Dịch vụ lưu trú;
• Dịch vụ ăn uống;
• Hướng dẫn viên;
• Các dịch vụ đi kèm;
• Nội dung thay đổi;
• Kết quả thực hiện;
• Chi phí dịch vụ;
• Chi phí phát sinh;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Nghĩa vụ còn lại;
• Thời điểm thanh lý hợp đồng.

Đối với các chương trình cần kiểm soát vấn đề an toàn, Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ quản lý rủi ro tour có thể được tham khảo để đối chiếu cách ghi nhận phạm vi công việc, kết quả thực hiện và trách nhiệm sau hợp đồng.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Tùy chương trình, các bên có thể chuẩn bị:

• Hợp đồng lữ hành;
• Phụ lục hợp đồng;
• Chương trình tour;
• Danh sách khách;
• Phiếu xác nhận dịch vụ;
• Chứng từ vận chuyển;
• Xác nhận lưu trú;
• Bảng kê chi phí;
• Chứng từ thanh toán;
• Hóa đơn;
• Báo cáo thực hiện tour;
• Các tài liệu khác theo thỏa thuận.

Nếu chương trình có nhiều dịch vụ, nên đối chiếu từng hạng mục trước khi xác định giá trị thanh lý.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành với khách hàng tham khảo

Dưới đây là form có thể copy và chỉnh sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG LỮ HÀNH VỚI KHÁCH HÀNG

Số: 106/BBTL-LH

Căn cứ Hợp đồng lữ hành số ... ký ngày ... giữa ... và ...;

Căn cứ chương trình du lịch và các thỏa thuận giữa hai bên;

Căn cứ kết quả thực hiện chương trình;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: DOANH NGHIỆP LỮ HÀNH

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Số điện thoại: ...

BÊN B: KHÁCH HÀNG

Họ và tên/Tên tổ chức: ...

Địa chỉ: ...

Số điện thoại: ...

Số giấy tờ tùy thân nếu cần: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành với khách hàng với các nội dung sau:

1. Thông tin chương trình du lịch

Tên tour: ...

Thời gian thực hiện: ...

Địa điểm: ...

Số lượng khách theo hợp đồng: ...

Số lượng khách thực tế: ...

2. Tình hình thực hiện dịch vụ

Các nội dung đã hoàn thành: ...

Các nội dung chưa hoàn thành nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

3. Kết quả thực hiện chương trình

Lịch trình thực tế:

...

Các địa điểm đã thực hiện:

...

Số lượng khách tham gia:

...

Các thay đổi so với chương trình ban đầu:

...

Kết quả thực hiện:

...

4. Tình trạng dịch vụ và bàn giao

Các tài liệu đã bàn giao:

...

Tài sản hoặc thiết bị nếu có:

...

Tình trạng bàn giao:

...

Thời điểm hoàn tất: ...

5. Giá trị hợp đồng và chi phí

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị dịch vụ thực tế: ... đồng.

Chi phí phát sinh: ... đồng.

Khoản điều chỉnh/giảm trừ: ... đồng.

Tổng giá trị thanh lý: ... đồng.

6. Tình trạng thanh toán

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương thức thanh toán: ...

7. Các vấn đề phát sinh

Các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện:

...

Ý kiến của Bên A:

...

Ý kiến của Bên B:

...

Phương án xử lý:

...

8. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm: ...

Bên B có trách nhiệm: ...

Các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý:

...

Thời hạn hoàn thành: ...

9. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu chương trình, lịch trình, dịch vụ, chi phí và tình trạng thanh toán.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng lữ hành số ... kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

10. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Các bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên)

Nếu hoạt động du lịch được triển khai cùng cơ sở đào tạo, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với trường đại học về du lịch là tài liệu liên quan giúp tham khảo cách xác nhận kết quả phối hợp, nội dung đã thực hiện và hoàn tất thỏa thuận.

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành với khách hàng

Đối chiếu chương trình thực tế

Kiểm tra lịch trình, địa điểm, thời gian và số lượng khách thực tế so với nội dung đã thỏa thuận.

Kiểm tra từng dịch vụ

Đối chiếu vận chuyển, lưu trú, ăn uống, hướng dẫn viên và các dịch vụ bổ sung đã cung cấp.

Xác nhận các thay đổi

Nếu có thay đổi về lịch trình, dịch vụ hoặc số lượng khách, cần ghi rõ nội dung và cách xử lý.

Chốt chi phí và công nợ

Đối chiếu giá trị tour, chi phí phát sinh, khoản giảm trừ và số tiền đã thanh toán trước khi ký.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành với khách hàng

Khi lập biên bản, nên đối chiếu các dịch vụ thực tế với chương trình du lịch đã ký kết. Những dịch vụ thay đổi hoặc không thực hiện cần được ghi nhận cụ thể.

Nếu số lượng khách thực tế khác với số lượng ban đầu, cần xác nhận số liệu cuối cùng và khoản điều chỉnh tương ứng nếu có.

Trường hợp chương trình phát sinh chi phí ngoài hợp đồng, nên ghi rõ nội dung, số tiền và căn cứ thỏa thuận giữa các bên.

Nếu còn khiếu nại, nghĩa vụ thanh toán hoặc nội dung cần tiếp tục xử lý, nên ghi rõ trách nhiệm và thời hạn thay vì chỉ xác nhận chung rằng hợp đồng đã hoàn tất.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành?

Nên lập khi chương trình du lịch đã hoàn thành hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng và cần chốt dịch vụ, chi phí.

Có cần ghi số lượng khách thực tế không?

Nên ghi vì số lượng khách có thể ảnh hưởng đến nhiều dịch vụ và giá trị thanh toán.

Nếu lịch trình thay đổi thì xử lý thế nào?

Nên ghi rõ nội dung thay đổi, nguyên nhân và cách điều chỉnh dịch vụ hoặc chi phí nếu có.

Có cần liệt kê các dịch vụ đã cung cấp không?

Nên liệt kê để hai bên có căn cứ đối chiếu với hợp đồng.

Nếu khách không sử dụng một dịch vụ thì sao?

Nên ghi nhận dịch vụ không sử dụng và cách xử lý chi phí theo thỏa thuận.

Có cần ghi chi phí phát sinh không?

Nên ghi riêng các khoản phát sinh và căn cứ thống nhất giữa các bên.

Nếu còn khoản tiền chưa thanh toán thì sao?

Cần ghi rõ số tiền còn lại, thời hạn và phương thức thanh toán.

Có cần ghi các vấn đề phát sinh trong tour không?

Nên ghi nếu những vấn đề này ảnh hưởng đến dịch vụ, chi phí hoặc nghĩa vụ của các bên.

Có thể thanh lý khi còn nghĩa vụ chưa hoàn thành không?

Có thể nếu các bên thống nhất và ghi rõ những nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi chưa thống nhất về dịch vụ, chi phí, công nợ hoặc các vấn đề phát sinh.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành với khách hàng giúp doanh nghiệp và khách hàng hoàn tất việc đối chiếu chương trình du lịch, lịch trình, dịch vụ, chi phí và công nợ sau khi tour kết thúc.

Khi lập biên bản, nên kiểm tra kỹ những thay đổi so với hợp đồng ban đầu, đặc biệt về số lượng khách, dịch vụ thực tế và chi phí phát sinh. Các nghĩa vụ hoặc vấn đề chưa được giải quyết cũng cần được ghi nhận rõ.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể được dùng làm khung để chỉnh sửa theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản