Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour hành hương được lập khi chương trình hành hương đã hoàn thành hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Văn bản giúp xác nhận lịch trình thực tế, số lượng người tham gia, dịch vụ đã cung cấp, chi phí, tình trạng thanh toán và các nghĩa vụ còn lại.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để doanh nghiệp lữ hành, đơn vị tổ chức tour hoặc khách hàng thuận tiện sử dụng khi kết thúc hợp đồng. Nếu đang cần mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour hành hương, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour hành hương là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour hành hương là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu quá trình thực hiện chương trình hành hương theo hợp đồng.

Nội dung có thể bao gồm lịch trình, điểm đến, thời gian di chuyển, phương tiện, lưu trú, ăn uống, hướng dẫn viên và các dịch vụ hỗ trợ khác.

Nếu lịch trình thực tế có thay đổi so với kế hoạch ban đầu, nên ghi rõ nội dung thay đổi và nguyên nhân để làm căn cứ đối chiếu.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour hành hương

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour hành hương trước hết căn cứ vào hợp đồng dịch vụ, phụ lục hợp đồng, chương trình tour và thỏa thuận giữa các bên.

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 là căn cứ pháp lý chung đối với việc xác lập, thực hiện và chấm dứt hợp đồng.

Nếu hợp đồng được ký giữa các thương nhân nhằm mục đích kinh doanh, có thể đối chiếu Luật Thương mại số 36/2005/QH11 trong phạm vi áp dụng.

Đối với hoạt động kinh doanh lữ hành, các bên cần xem xét thêm quy định chuyên ngành có liên quan đến chương trình thực tế.

Đối với các hoạt động gắn với bảo vệ và phát huy giá trị điểm đến, Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ bảo tồn tài nguyên du lịch là mẫu liên quan có thể tham khảo để đối chiếu cách xác nhận công việc đã hoàn thành và nghĩa vụ giữa các bên.

Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour hành hương giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận:

• Thông tin hợp đồng;
• Thời gian tổ chức;
• Địa điểm khởi hành và kết thúc;
• Các điểm hành hương;
• Số lượng người tham gia;
• Phương tiện di chuyển;
• Dịch vụ lưu trú;
• Dịch vụ ăn uống;
• Hướng dẫn viên;
• Nội dung chương trình đã thực hiện;
• Các thay đổi so với lịch trình;
• Chi phí dịch vụ;
• Chi phí phát sinh;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Các nghĩa vụ còn lại;
• Thời điểm thanh lý hợp đồng.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Tùy chương trình, các bên có thể chuẩn bị:

• Hợp đồng tổ chức tour;
• Phụ lục hợp đồng;
• Chương trình hành hương;
• Danh sách người tham gia;
• Danh sách dịch vụ;
• Biên bản nghiệm thu nếu có;
• Bảng kê chi phí;
• Chứng từ thanh toán;
• Hóa đơn;
• Tài liệu bàn giao;
• Các tài liệu khác theo thỏa thuận.

Nếu chương trình có nhiều điểm đến hoặc nhiều dịch vụ, nên đối chiếu từng hạng mục trước khi ký thanh lý.

Nếu tour phục vụ du khách đến từ nhiều quốc gia, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ hướng dẫn viên đa ngôn ngữ giúp tham khảo cách ghi nhận phạm vi hướng dẫn, kết quả cung cấp dịch vụ và việc kết thúc hợp đồng.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour hành hương tham khảo

Dưới đây là form có thể copy và chỉnh sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG TỔ CHỨC TOUR HÀNH HƯƠNG

Số: 99/BBTL-THH

Căn cứ Hợp đồng tổ chức tour số ... ký ngày ... giữa ... và ...;

Căn cứ chương trình tour và các thỏa thuận giữa hai bên;

Căn cứ kết quả thực hiện dịch vụ;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN ĐẶT DỊCH VỤ

Tên đơn vị/Họ và tên: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp nếu có: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Số điện thoại: ...

BÊN B: ĐƠN VỊ TỔ CHỨC TOUR

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Số điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour hành hương với các nội dung sau:

1. Thông tin chương trình

Tên tour: ...

Thời gian tổ chức: ...

Địa điểm khởi hành: ...

Điểm kết thúc: ...

Các điểm hành hương: ...

Số lượng người theo hợp đồng: ...

Số lượng thực tế: ...

Thời lượng chương trình: ...

2. Tình hình thực hiện dịch vụ

Các nội dung đã hoàn thành: ...

Các nội dung chưa thực hiện nếu có: ...

Lý do: ...

3. Kết quả thực hiện chương trình

Lịch trình thực tế: ...

Các điểm đã đến: ...

Các dịch vụ đã cung cấp: ...

Các hoạt động trong chương trình: ...

Những nội dung thay đổi so với kế hoạch: ...

Nguyên nhân: ...

4. Giá trị hợp đồng và chi phí

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị dịch vụ thực tế: ... đồng.

Chi phí phát sinh: ... đồng.

Khoản giảm trừ: ... đồng.

Tổng giá trị thanh lý: ... đồng.

5. Tình trạng thanh toán

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương thức thanh toán: ...

6. Các vấn đề phát sinh

Các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức:

...

Ý kiến của Bên A:

...

Ý kiến của Bên B:

...

Phương án xử lý:

...

7. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm: ...

Bên B có trách nhiệm: ...

Các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

8. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu lịch trình, điểm hành hương, số lượng người tham gia, dịch vụ đã cung cấp, chi phí và tình trạng thanh toán.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng tổ chức tour số ... kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

9. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Các bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Trường hợp đơn vị tổ chức chương trình chuyên môn trong lĩnh vực du lịch, Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo du lịch là tài liệu liên quan để tham khảo cách xác nhận nội dung đã triển khai, bàn giao và hoàn tất thỏa thuận.

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour hành hương

Đối chiếu lịch trình

Kiểm tra các điểm hành hương và lịch trình thực tế với chương trình đã ký. Nếu có thay đổi, cần ghi rõ nội dung và nguyên nhân.

Xác nhận số lượng người

Đối chiếu số lượng người tham gia thực tế với số lượng trong hợp đồng vì thông tin này có thể ảnh hưởng đến chi phí dịch vụ.

Kiểm tra các dịch vụ

Rà soát phương tiện, lưu trú, ăn uống, hướng dẫn viên và những dịch vụ khác đã được cung cấp.

Chốt chi phí và công nợ

Đối chiếu giá trị hợp đồng, chi phí phát sinh, các khoản điều chỉnh và số tiền đã thanh toán trước khi ký.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour hành hương

Khi lập biên bản, nên đối chiếu lịch trình và các điểm hành hương thực tế với chương trình đã thỏa thuận. Những thay đổi do điều kiện thực tế cần được ghi nhận rõ ràng.

Nếu số lượng người tham gia thực tế khác với dự kiến, nên ghi số liệu thực tế và cách điều chỉnh chi phí nếu có.

Trường hợp chương trình có lưu trú, ăn uống hoặc phương tiện được đặt theo số lượng người, cần kiểm tra các dịch vụ đã sử dụng trước khi chốt giá trị thanh lý.

Nếu có điểm đến hoặc hoạt động không thực hiện được, nên ghi rõ nguyên nhân và phương án xử lý của hai bên.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour hành hương?

Nên lập khi chương trình đã hoàn thành, các dịch vụ được đối chiếu và hai bên cần chốt chi phí, công nợ.

Có cần ghi các điểm hành hương thực tế không?

Nên ghi để xác nhận hành trình đã thực hiện và làm rõ những thay đổi so với kế hoạch.

Có cần ghi số lượng người tham gia không?

Nên ghi vì số lượng người có thể ảnh hưởng đến phương tiện, lưu trú, ăn uống và chi phí.

Nếu lịch trình thay đổi thì xử lý thế nào?

Nên ghi rõ nội dung thay đổi, nguyên nhân và khoản điều chỉnh nếu các bên có thỏa thuận.

Có cần ghi dịch vụ lưu trú không?

Nên ghi nếu lưu trú là một phần của phạm vi hợp đồng hoặc có chi phí được tính trong giá tour.

Nếu một điểm hành hương không thực hiện được thì sao?

Cần ghi nhận điểm chưa thực hiện, nguyên nhân và phương án xử lý dịch vụ hoặc chi phí liên quan.

Có cần ghi phương tiện di chuyển không?

Nên ghi nếu phương tiện là một hạng mục trong hợp đồng và có ảnh hưởng đến giá trị dịch vụ.

Có cần ghi chi phí phát sinh không?

Nên ghi riêng từng khoản phát sinh đã được hai bên thống nhất để xác định tổng giá trị thanh lý.

Nếu còn tiền tour chưa thanh toán thì sao?

Cần ghi rõ số tiền còn lại, thời hạn và phương thức thanh toán.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi chưa thống nhất về lịch trình, dịch vụ, chi phí hoặc các nghĩa vụ còn lại.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour hành hương giúp các bên hoàn tất việc đối chiếu lịch trình, điểm hành hương, số lượng người tham gia, dịch vụ, chi phí và công nợ.

Khi lập biên bản, nên kiểm tra kỹ chương trình thực tế so với kế hoạch ban đầu. Những thay đổi về điểm đến, lịch trình, số lượng người hoặc dịch vụ cần được ghi nhận cụ thể để thuận tiện đối chiếu.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể được dùng làm khung để chỉnh sửa theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản