Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo du lịch được lập khi chương trình hội thảo đã hoàn thành hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Văn bản giúp ghi nhận các hạng mục đã thực hiện, địa điểm tổ chức, số lượng khách tham dự, thiết bị, nhân sự, chi phí, tình trạng thanh toán và những nghĩa vụ còn lại.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để doanh nghiệp du lịch, đơn vị tổ chức sự kiện hoặc khách hàng thuận tiện sử dụng khi kết thúc hợp đồng. Nếu đang cần mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo du lịch, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo du lịch là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo du lịch là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu quá trình chuẩn bị và tổ chức hội thảo theo thỏa thuận.

Nội dung có thể bao gồm địa điểm, thời gian, số lượng khách mời, hội trường, thiết bị, nhân sự, chương trình, tài liệu, tiệc hoặc các dịch vụ hỗ trợ khác.

Nếu có hạng mục thay đổi so với hợp đồng ban đầu, nên ghi rõ nội dung thay đổi và chi phí điều chỉnh nếu có.

Nếu chương trình có kết hợp hoạt động đào tạo, Biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm môn Văn nâng cao cấp THPT là mẫu liên quan có thể tham khảo để đối chiếu cách xác nhận nội dung giảng dạy đã hoàn thành và nghĩa vụ giữa các bên.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức hội thảo du lịch

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo du lịch trước hết căn cứ vào hợp đồng dịch vụ, phụ lục hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên.

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 là căn cứ pháp lý chung đối với việc xác lập, thực hiện và chấm dứt hợp đồng.

Nếu hợp đồng được ký giữa các doanh nghiệp nhằm mục đích kinh doanh, các bên có thể đối chiếu Luật Thương mại số 36/2005/QH11 trong phạm vi áp dụng.

Đối với chương trình có hoạt động lữ hành, lưu trú hoặc các dịch vụ chuyên ngành khác, cần xem xét thêm quy định phù hợp với nội dung thực tế của hợp đồng.

Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức hội thảo du lịch giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận:

• Thông tin hợp đồng;
• Thời gian và địa điểm tổ chức;
• Chủ đề hội thảo;
• Số lượng khách tham dự;
• Hội trường;
• Thiết bị phục vụ;
• Nhân sự tổ chức;
• Nội dung chương trình;
• Tài liệu hội thảo;
• Dịch vụ ăn uống nếu có;
• Các hạng mục đã thực hiện;
• Nội dung thay đổi;
• Chi phí dịch vụ;
• Chi phí phát sinh;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Nghĩa vụ còn lại;
• Thời điểm thanh lý hợp đồng.

Đối với các tour có phát sinh nhu cầu vận chuyển, lưu kho hoặc điều phối hàng hóa, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với doanh nghiệp logistics du lịch giúp tham khảo cách ghi nhận kết quả phối hợp và hoàn tất trách nhiệm.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Tùy chương trình, các bên có thể chuẩn bị:

• Hợp đồng tổ chức hội thảo;
• Phụ lục hợp đồng;
• Kịch bản hoặc chương trình hội thảo;
• Danh sách khách tham dự;
• Danh mục thiết bị;
• Báo cáo thực hiện;
• Biên bản nghiệm thu nếu có;
• Bảng kê chi phí;
• Chứng từ thanh toán;
• Hóa đơn;
• Tài liệu bàn giao;
• Các tài liệu khác theo thỏa thuận.

Nếu chương trình có nhiều hạng mục dịch vụ, nên đối chiếu từng hạng mục trước khi ký thanh lý.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo du lịch tham khảo

Dưới đây là form có thể copy và chỉnh sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG THUÊ DỊCH VỤ TỔ CHỨC HỘI THẢO DU LỊCH

Số: 102/BBTL-HTDL

Căn cứ Hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo số ... ký ngày ... giữa ... và ...;

Căn cứ chương trình và các thỏa thuận giữa hai bên;

Căn cứ kết quả thực hiện dịch vụ;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN THUÊ DỊCH VỤ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp nếu có: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Số điện thoại: ...

BÊN B: BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp nếu có: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Số điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo du lịch với các nội dung sau:

1. Thông tin chương trình

Tên hội thảo: ...

Chủ đề: ...

Thời gian tổ chức: ...

Địa điểm: ...

Số lượng khách dự kiến: ...

Số lượng khách thực tế: ...

2. Tình hình thực hiện dịch vụ

Các nội dung đã hoàn thành: ...

Các nội dung chưa hoàn thành nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

3. Kết quả tổ chức hội thảo

Thời gian thực tế: ...

Địa điểm thực tế: ...

Số lượng người tham dự: ...

Các nội dung đã tổ chức:

...

Các thay đổi so với kế hoạch:

...

Kết quả thực hiện:

...

4. Tài liệu, thiết bị và hồ sơ bàn giao

Các tài liệu đã bàn giao:

...

Thiết bị đã bàn giao/hoàn trả:

...

Hồ sơ chương trình:

...

Thời điểm bàn giao: ...

Tình trạng bàn giao: ...

5. Giá trị hợp đồng và chi phí

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị dịch vụ thực tế: ... đồng.

Chi phí phát sinh: ... đồng.

Khoản giảm trừ: ... đồng.

Tổng giá trị thanh lý: ... đồng.

6. Tình trạng thanh toán

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương thức thanh toán: ...

7. Các vấn đề phát sinh

Các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức:

...

Ý kiến của Bên A:

...

Ý kiến của Bên B:

...

Phương án xử lý:

...

8. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm: ...

Bên B có trách nhiệm: ...

Các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

9. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu địa điểm, chương trình, số lượng người tham dự, các hạng mục dịch vụ, tài liệu, thiết bị, chi phí và tình trạng thanh toán.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo số ... kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

10. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Các bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Nếu cần tham khảo mẫu dành cho hoạt động khám phá tự nhiên, Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour khám phá hang động là tài liệu liên quan để đối chiếu cách xác nhận lịch trình, dịch vụ đã thực hiện và kết thúc thỏa thuận.

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo du lịch

Đối chiếu chương trình

Kiểm tra thời gian, địa điểm, nội dung chương trình và số lượng khách tham dự thực tế so với hợp đồng.

Kiểm tra các hạng mục dịch vụ

Rà soát hội trường, thiết bị, nhân sự, tài liệu, ăn uống và những dịch vụ khác đã được cung cấp.

Xác nhận các thay đổi

Nếu có thay đổi về số lượng khách, địa điểm, thiết bị hoặc chương trình, cần ghi rõ nội dung và khoản điều chỉnh nếu có.

Chốt chi phí và công nợ

Đối chiếu giá trị hợp đồng, chi phí phát sinh, khoản giảm trừ và số tiền đã thanh toán trước khi ký.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức hội thảo du lịch

Khi lập biên bản, nên đối chiếu từng hạng mục dịch vụ thực tế với nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng. Điều này giúp hạn chế bỏ sót chi phí hoặc dịch vụ đã phát sinh.

Nếu số lượng người tham dự thực tế khác với dự kiến, cần ghi rõ số liệu cuối cùng và cách tính chi phí theo thỏa thuận.

Trường hợp sử dụng thiết bị, tài liệu hoặc vật dụng phục vụ hội thảo, nên xác nhận tình trạng bàn giao hoặc hoàn trả sau chương trình.

Nếu có hạng mục chưa thực hiện hoặc phát sinh vấn đề, cần ghi rõ nguyên nhân và phương án xử lý thay vì chỉ xác nhận chung rằng hợp đồng đã hoàn thành.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức hội thảo du lịch?

Nên lập khi hội thảo đã hoàn thành và các bên cần đối chiếu dịch vụ, chi phí và công nợ.

Có cần ghi số lượng khách tham dự không?

Nên ghi vì số lượng thực tế có thể ảnh hưởng đến hội trường, ăn uống, tài liệu và chi phí dịch vụ.

Nếu số khách thực tế khác dự kiến thì sao?

Cần ghi số lượng thực tế và cách điều chỉnh chi phí nếu hợp đồng có quy định.

Có cần ghi địa điểm tổ chức không?

Nên ghi để xác nhận địa điểm và hạng mục dịch vụ đã cung cấp.

Có cần ghi thiết bị sử dụng tại hội thảo không?

Nên ghi nếu thiết bị là một phần của dịch vụ hoặc có chi phí riêng.

Nếu chương trình thay đổi thì xử lý thế nào?

Nên ghi rõ nội dung thay đổi, nguyên nhân và khoản điều chỉnh nếu có.

Có cần bàn giao tài liệu sau hội thảo không?

Nên ghi nếu tài liệu, báo cáo hoặc hồ sơ thuộc phạm vi dịch vụ.

Có cần ghi chi phí phát sinh không?

Nên liệt kê riêng từng khoản phát sinh đã được các bên thống nhất.

Nếu còn công nợ thì có thể thanh lý không?

Có thể nếu các bên thống nhất, nhưng cần ghi rõ số tiền còn lại và thời hạn thanh toán.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi chưa thống nhất về dịch vụ, số lượng khách, chi phí hoặc các nghĩa vụ còn lại.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo du lịch giúp các bên hoàn tất việc đối chiếu chương trình, địa điểm, số lượng khách tham dự, hạng mục dịch vụ, chi phí và công nợ.

Khi lập biên bản, nên kiểm tra kỹ các hạng mục đã thực hiện và những thay đổi so với kế hoạch ban đầu. Các khoản chi phí phát sinh, tài liệu bàn giao hoặc nghĩa vụ chưa hoàn thành cũng cần được ghi nhận rõ.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể được dùng làm khung để chỉnh sửa theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản