Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour đi bộ đường dài được lập khi chương trình trekking, hiking hoặc đi bộ khám phá đã hoàn thành hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Văn bản giúp xác nhận lịch trình thực tế, số lượng người tham gia, cung đường, dịch vụ đã cung cấp, chi phí, tình trạng thanh toán và các nghĩa vụ còn lại.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để doanh nghiệp lữ hành, đơn vị tổ chức tour hoặc khách hàng thuận tiện sử dụng khi kết thúc hợp đồng. Nếu đang cần mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour đi bộ đường dài, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour đi bộ đường dài là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour đi bộ đường dài là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu quá trình tổ chức và thực hiện chương trình đi bộ theo hợp đồng.

Nội dung thường xác định thời gian, địa điểm, cung đường, số lượng người tham gia, hướng dẫn viên, phương tiện hỗ trợ, ăn uống, lưu trú, trang thiết bị và các dịch vụ liên quan.

Nếu cung đường hoặc lịch trình thực tế có thay đổi, nên ghi rõ nội dung thay đổi và nguyên nhân để làm căn cứ đối chiếu.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour đi bộ đường dài

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour đi bộ đường dài trước hết căn cứ vào hợp đồng dịch vụ, phụ lục hợp đồng, chương trình tour và thỏa thuận giữa các bên.

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 là căn cứ pháp lý chung đối với việc xác lập, thực hiện và chấm dứt hợp đồng.

Nếu hợp đồng được ký giữa các thương nhân nhằm mục đích kinh doanh, có thể đối chiếu Luật Thương mại số 36/2005/QH11 trong phạm vi áp dụng.

Đối với hoạt động kinh doanh lữ hành hoặc tour có hoạt động tại khu vực đặc thù, các bên cần xem xét thêm những quy định chuyên ngành có liên quan.

Nếu tour có hoạt động chèo thuyền hoặc khám phá mặt nước, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê thuyền kayak là mẫu liên quan giúp tham khảo cách xác nhận việc cung cấp, bàn giao và hoàn tất dịch vụ.

Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour đi bộ đường dài giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận:

• Thông tin hợp đồng;
• Thời gian và địa điểm tổ chức;
• Cung đường thực tế;
• Số lượng người tham gia;
• Số ngày và số buổi đi bộ;
• Hướng dẫn viên;
• Phương tiện hỗ trợ;
• Dịch vụ ăn uống;
• Lưu trú nếu có;
• Trang thiết bị được cung cấp;
• Các điểm dừng hoặc hoạt động trong hành trình;
• Nội dung đã hoàn thành;
• Chi phí dịch vụ;
• Chi phí phát sinh;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Các nghĩa vụ còn lại;
• Thời điểm thanh lý hợp đồng.

Đối với các chương trình có hoạt động vui chơi dành cho du khách, Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức trò chơi du lịch có thể được tham khảo để đối chiếu cách ghi nhận nội dung đã thực hiện và các nghĩa vụ sau khi kết thúc hợp đồng.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Tùy chương trình, các bên có thể chuẩn bị:

• Hợp đồng tổ chức tour;
• Phụ lục hợp đồng;
• Lịch trình hoặc kế hoạch hành trình;
• Danh sách người tham gia;
• Danh sách dịch vụ;
• Biên bản nghiệm thu nếu có;
• Bảng kê chi phí;
• Chứng từ thanh toán;
• Hóa đơn;
• Tài liệu bàn giao;
• Các tài liệu khác theo thỏa thuận.

Nếu tour có nhiều chặng hoặc nhiều dịch vụ, nên đối chiếu từng hạng mục trước khi ký thanh lý.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour đi bộ đường dài tham khảo

Dưới đây là form có thể copy và chỉnh sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG TỔ CHỨC TOUR ĐI BỘ ĐƯỜNG DÀI

Số: 94/BBTL-TBDH

Căn cứ Hợp đồng tổ chức tour số ... ký ngày ... giữa ... và ...;

Căn cứ chương trình tour và các thỏa thuận giữa hai bên;

Căn cứ kết quả thực hiện dịch vụ;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN ĐẶT DỊCH VỤ

Tên đơn vị/Họ và tên: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp nếu có: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Số điện thoại: ...

BÊN B: ĐƠN VỊ TỔ CHỨC TOUR

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Số điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour đi bộ đường dài với các nội dung sau:

1. Thông tin chương trình

Tên tour: ...

Thời gian tổ chức: ...

Địa điểm khởi hành: ...

Điểm kết thúc: ...

Cung đường: ...

Số lượng người theo hợp đồng: ...

Số lượng thực tế: ...

Thời lượng chương trình: ...

2. Tình hình thực hiện dịch vụ

Các nội dung đã hoàn thành: ...

Các nội dung chưa thực hiện nếu có: ...

Lý do: ...

3. Kết quả thực hiện hành trình

Cung đường thực tế đã thực hiện: ...

Các điểm dừng chính: ...

Thời gian thực hiện: ...

Các hoạt động đã tổ chức: ...

Dịch vụ đã cung cấp: ...

Các nội dung thay đổi so với kế hoạch: ...

Nguyên nhân: ...

4. Tình trạng dịch vụ và trang thiết bị

Các trang thiết bị đã cung cấp:

...

Tình trạng khi bàn giao/thu hồi:

...

Các thiết bị chưa hoàn trả hoặc phát sinh hư hỏng nếu có:

...

Phương án xử lý:

...

5. Giá trị hợp đồng và chi phí

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị dịch vụ thực tế: ... đồng.

Chi phí phát sinh: ... đồng.

Khoản giảm trừ: ... đồng.

Tổng giá trị thanh lý: ... đồng.

6. Tình trạng thanh toán

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương thức thanh toán: ...

7. Các vấn đề phát sinh

Các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức:

...

Ý kiến của Bên A:

...

Ý kiến của Bên B:

...

Phương án xử lý:

...

8. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm: ...

Bên B có trách nhiệm: ...

Các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

9. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu cung đường, lịch trình, số lượng người tham gia, dịch vụ đã cung cấp, chi phí và tình trạng thanh toán.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng tổ chức tour số ... kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

10. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Các bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Nếu tour có sự phối hợp với đơn vị hàng không, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với hãng hàng không là tài liệu liên quan để tham khảo cách xác nhận kết quả hợp tác, các khoản cần đối soát và hoàn tất thỏa thuận.

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour đi bộ đường dài

Đối chiếu cung đường

Kiểm tra cung đường theo hợp đồng với hành trình thực tế, bao gồm điểm xuất phát, điểm kết thúc và những thay đổi trong quá trình thực hiện.

Xác nhận số lượng người tham gia

Đối chiếu số lượng người theo hợp đồng với số lượng thực tế vì thông tin này có thể ảnh hưởng đến chi phí dịch vụ.

Kiểm tra các dịch vụ đi kèm

Rà soát hướng dẫn viên, ăn uống, lưu trú, trang thiết bị và các dịch vụ hỗ trợ đã được cung cấp.

Chốt chi phí và công nợ

Đối chiếu giá trị hợp đồng, chi phí phát sinh, các khoản điều chỉnh và số tiền đã thanh toán trước khi ký biên bản.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour đi bộ đường dài

Khi lập biên bản, nên đối chiếu cung đường và lịch trình thực tế với chương trình đã ký kết. Nếu có thay đổi, cần ghi rõ nội dung và nguyên nhân.

Nếu số lượng người tham gia thực tế khác với dự kiến, nên xác định rõ số lượng dùng làm căn cứ tính phí.

Trường hợp hợp đồng có cung cấp trang thiết bị như gậy đi bộ, ba lô, lều trại hoặc thiết bị hỗ trợ khác, cần ghi nhận tình trạng bàn giao và hoàn trả.

Nếu lịch trình bị rút ngắn hoặc thay đổi do điều kiện thực tế, cần ghi rõ phương án điều chỉnh dịch vụ và chi phí nếu có.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour đi bộ?

Nên lập khi chương trình đã hoàn thành, các dịch vụ được nghiệm thu và hai bên cần đối chiếu chi phí, công nợ.

Có cần ghi cung đường thực tế không?

Nên ghi để xác nhận hành trình đã thực hiện và làm rõ những thay đổi so với kế hoạch ban đầu.

Có cần ghi số lượng người tham gia không?

Nên ghi vì số lượng người có thể ảnh hưởng đến phương tiện, ăn uống và chi phí tổ chức.

Nếu cung đường thay đổi thì xử lý thế nào?

Nên ghi rõ cung đường thực tế, lý do thay đổi và khoản điều chỉnh nếu các bên có thỏa thuận.

Có cần ghi hướng dẫn viên không?

Nên ghi nếu hướng dẫn viên là một phần của dịch vụ tổ chức tour.

Nếu tour không hoàn thành toàn bộ hành trình thì sao?

Cần ghi nhận phần hành trình đã thực hiện, nguyên nhân và phương án xử lý phần dịch vụ chưa hoàn thành.

Có cần ghi trang thiết bị được cung cấp không?

Nên ghi nếu thiết bị thuộc phạm vi hợp đồng hoặc cần được bàn giao, hoàn trả sau tour.

Có cần ghi chi phí phát sinh không?

Nên ghi riêng từng khoản phát sinh đã được thống nhất để xác định tổng giá trị thanh lý.

Nếu còn tiền chưa thanh toán thì sao?

Cần ghi rõ số tiền còn lại, thời hạn và phương thức thanh toán.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi chưa thống nhất về hành trình thực tế, dịch vụ đã cung cấp, chi phí hoặc các nghĩa vụ còn lại.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour đi bộ đường dài giúp các bên hoàn tất việc đối chiếu cung đường, lịch trình, số lượng người tham gia, dịch vụ, trang thiết bị, chi phí và công nợ.

Khi lập biên bản, nên kiểm tra kỹ hành trình thực tế so với kế hoạch ban đầu. Những thay đổi về cung đường, số lượng người, dịch vụ hoặc chi phí cần được ghi nhận cụ thể để thuận tiện đối chiếu.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể được dùng làm khung để chỉnh sửa theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản