Biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô, phương tiện vận tải được lập khi thời hạn thuê kết thúc, bên thuê hoàn trả phương tiện hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Văn bản này giúp hai bên xác nhận tình trạng phương tiện khi bàn giao lại, số ngày hoặc thời gian thuê thực tế, chi phí thuê, nhiên liệu, phí phát sinh, tiền đặt cọc và các nghĩa vụ còn lại.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để cá nhân, doanh nghiệp hoặc đơn vị vận tải thuận tiện đối chiếu khi kết thúc hợp đồng. Nếu đang tìm mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô, phương tiện vận tải để chỉnh sửa theo trường hợp thực tế, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô, phương tiện vận tải là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô, phương tiện vận tải là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu và xử lý những nội dung liên quan đến việc kết thúc hợp đồng thuê phương tiện.

Nội dung biên bản không chỉ xác nhận xe đã được hoàn trả mà còn có thể ghi nhận biển số xe, loại xe, số khung, số máy, số kilomet đã vận hành, tình trạng phương tiện, giấy tờ xe, phụ kiện đi kèm và các khoản chi phí phát sinh.

Đối với hợp đồng thuê xe có tài xế, cần phân biệt rõ phần thuê phương tiện với dịch vụ vận chuyển hoặc dịch vụ lái xe. Các khoản như tiền công lái xe, nhiên liệu, phí cầu đường, phí lưu bãi hoặc chi phí phát sinh khác nên được đối chiếu theo đúng thỏa thuận.

Nếu hợp đồng cung cấp dịch vụ du lịch đã hoàn tất, Biên bản thanh lý hợp đồng du lịch là mẫu liên quan có thể tham khảo để đối chiếu cách xác nhận các nội dung đã thực hiện và hoàn tất nghĩa vụ.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô, phương tiện vận tải

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô, phương tiện vận tải trước hết căn cứ vào hợp đồng thuê xe đã ký, các phụ lục hoặc thỏa thuận sửa đổi, bổ sung và quy định pháp luật áp dụng đối với quan hệ thuê tài sản.

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 quy định về hợp đồng thuê tài sản, trong đó có quyền và nghĩa vụ của bên cho thuê, bên thuê và việc trả lại tài sản thuê. Đây là căn cứ pháp lý chung cần xem xét khi các bên xác nhận việc kết thúc hợp đồng thuê phương tiện.

Trường hợp việc thuê xe được thực hiện nhằm mục đích kinh doanh vận tải hoặc gắn với hoạt động cung ứng dịch vụ vận tải, cần xem xét thêm Luật Giao thông đường bộ số 35/2024/QH15, các quy định về hoạt động vận tải đường bộ và các văn bản hướng dẫn có liên quan đang có hiệu lực tại thời điểm lập biên bản.

Nếu hợp đồng có quy định về bảo hiểm, người điều khiển phương tiện, bảo dưỡng, nhiên liệu, phí đường bộ hoặc trách nhiệm khi xảy ra tai nạn thì cần đối chiếu các điều khoản này khi thanh lý.

Căn cứ pháp luật cụ thể cần được lựa chọn theo loại phương tiện, mục đích thuê và hình thức cung cấp dịch vụ; không nên đưa các quy định chuyên ngành không liên quan vào biên bản.

Đối với hợp đồng dạy thêm ôn thi chuyển cấp, bạn có thể tham khảo Biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm ôn thi chuyển cấp lớp 9 lên 10 để tìm hiểu thêm về cách ghi nhận việc hoàn thành chương trình và kết thúc thỏa thuận.

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô, phương tiện vận tải giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận:

• Thông tin hợp đồng thuê;
• Thông tin bên cho thuê và bên thuê;
• Loại xe, nhãn hiệu, model;
• Biển kiểm soát;
• Số khung, số máy nếu cần;
• Thời gian thuê;
• Số kilomet hoặc quãng đường đã sử dụng;
• Tình trạng phương tiện khi hoàn trả;
• Nhiên liệu còn lại;
• Giấy tờ xe;
• Chìa khóa và phụ kiện đi kèm;
• Tình trạng bảo dưỡng;
• Hư hỏng hoặc mất mát nếu có;
• Chi phí thuê xe;
• Chi phí nhiên liệu;
• Phí cầu đường, bến bãi hoặc các khoản phát sinh;
• Tiền đặt cọc;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Trách nhiệm xử lý hư hỏng hoặc vi phạm nếu có;
• Việc hoàn trả phương tiện;
• Các nghĩa vụ còn lại;
• Thời điểm chấm dứt hợp đồng.

Nếu xe được thuê kèm lái xe, nên ghi rõ các khoản chi phí và nghĩa vụ liên quan đến người lái theo đúng nội dung hợp đồng.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Tùy từng trường hợp, các bên nên đối chiếu:

• Hợp đồng thuê xe;
• Phụ lục hợp đồng nếu có;
• Biên bản bàn giao xe ban đầu;
• Giấy tờ liên quan đến phương tiện;
• Bảng theo dõi số kilomet hoặc hành trình nếu có;
• Phiếu kiểm tra tình trạng xe;
• Chứng từ thanh toán tiền thuê;
• Chứng từ tiền đặt cọc;
• Hóa đơn, chứng từ chi phí phát sinh;
• Hồ sơ bảo hiểm nếu có liên quan;
• Biên bản xử lý vi phạm hoặc hư hỏng nếu có;
• Giấy ủy quyền nếu người ký biên bản không phải đại diện trực tiếp của bên hợp đồng.

Đối với xe có nhiều phụ kiện, nên đối chiếu với danh mục được ghi nhận tại thời điểm bàn giao ban đầu.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô, phương tiện vận tải tham khảo

Dưới đây là form có thể copy và chỉnh sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG THUÊ XE Ô TÔ, PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI

Số: 36/BBTL-HĐTX

Căn cứ Hợp đồng thuê xe ô tô, phương tiện vận tải số 21/HĐTX ký giữa Công ty TNHH Vận tải Thành Công và Công ty Cổ phần Thương mại Minh Phát;

Căn cứ tình hình thực hiện hợp đồng và việc bàn giao phương tiện thực tế;

Căn cứ thỏa thuận của các bên về việc kết thúc hợp đồng;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: CÔNG TY TNHH VẬN TẢI THÀNH CÔNG

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: Ông Nguyễn Văn Nam.

Chức vụ: Giám đốc.

Số điện thoại: ...

BÊN B: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MINH PHÁT

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: Bà Trần Thu Hà.

Chức vụ: Giám đốc.

Số điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô, phương tiện vận tải với các nội dung sau:

1. Thông tin hợp đồng

Số hợp đồng: 21/HĐTX.

Ngày ký: ...

Thời hạn thuê: ...

Mục đích thuê: ...

Hình thức thuê: Thuê xe tự lái/thuê xe có lái.

Địa điểm sử dụng phương tiện: ...

Ngày hoàn trả xe: ...

Lý do thanh lý: ...

2. Thông tin phương tiện hoàn trả

Số kilomet tại thời điểm bàn giao ban đầu: ...

Số kilomet tại thời điểm hoàn trả: ...

Tổng quãng đường sử dụng: ...

3. Tình trạng phương tiện khi hoàn trả

Tình trạng ngoại thất:

...

Tình trạng nội thất:

...

Tình trạng động cơ:

...

Tình trạng lốp xe:

...

Tình trạng thiết bị, phụ kiện:

...

Mức nhiên liệu:

...

Các hư hỏng phát sinh:

...

Hao mòn thông thường:

...

Thiệt hại hoặc mất mát nếu có:

...

Trách nhiệm xử lý:

...

4. Giấy tờ, chìa khóa và phụ kiện bàn giao

Bên B đã bàn giao:

• Giấy đăng ký xe;
• Giấy chứng nhận kiểm định nếu có;
• Chìa khóa xe;
• Lốp dự phòng;
• Bộ dụng cụ sửa chữa;
• Thiết bị định vị nếu có;
• Các phụ kiện khác theo hợp đồng.

Tình trạng bàn giao:

...

Nội dung còn thiếu nếu có:

...

Phương án xử lý:

...

5. Chi phí thuê và các khoản phát sinh

Tổng giá trị tiền thuê theo hợp đồng: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Chi phí nhiên liệu: ... đồng.

Phí cầu đường, bến bãi: ... đồng.

Chi phí sửa chữa hoặc khắc phục hư hỏng: ... đồng.

Các khoản phát sinh khác: ... đồng.

Tổng số tiền phải thanh toán sau đối chiếu: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

6. Tiền đặt cọc

Số tiền đặt cọc: ... đồng.

Số tiền được hoàn trả: ... đồng.

Số tiền khấu trừ: ... đồng.

Lý do khấu trừ:

...

Thời hạn hoàn trả:

...

7. Bàn giao phương tiện

Bên B đã hoàn trả phương tiện cho Bên A vào ngày ... tháng ... năm ...

Hai bên đã kiểm tra và xác nhận tình trạng phương tiện tại thời điểm bàn giao.

Các nội dung cần tiếp tục xử lý sau khi bàn giao:

...

8. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm:

...

Bên B có trách nhiệm:

...

Các nghĩa vụ khác:

...

Thời hạn hoàn thành:

...

9. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu thời gian thuê, phương tiện, tình trạng xe, giấy tờ, phụ kiện, chi phí thuê, tiền đặt cọc và các khoản phát sinh.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng thuê xe ô tô, phương tiện vận tải số 21/HĐTX kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

10. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Hai bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Nguyễn Văn Nam

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Trần Thu Hà

Nếu hợp đồng được ký trực tiếp với doanh nghiệp lữ hành, Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ du lịch với công ty lữ hành là tài liệu liên quan giúp tham khảo cách xác nhận kết quả cung cấp dịch vụ và các trách nhiệm sau khi thanh lý.

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô, phương tiện vận tải

Đối chiếu hợp đồng và biên bản bàn giao ban đầu

Trước khi lập biên bản, cần kiểm tra thời hạn thuê, hình thức thuê, giá thuê, tiền đặt cọc và các điều khoản về trách nhiệm khi trả xe.

Biên bản bàn giao ban đầu đặc biệt quan trọng vì đây là căn cứ để so sánh tình trạng xe trước và sau thời gian thuê.

Kiểm tra thông tin nhận dạng phương tiện

Nên ghi chính xác loại xe, nhãn hiệu, model, biển số và các thông tin nhận dạng cần thiết. Với phương tiện có giá trị lớn, có thể ghi thêm số khung, số máy.

Đối chiếu số kilomet và nhiên liệu

Nếu hợp đồng có quy định giới hạn kilomet hoặc tính phí theo quãng đường thì cần ghi số kilomet tại thời điểm nhận và trả xe.

Mức nhiên liệu cũng nên được ghi nhận nếu tiền nhiên liệu thuộc trách nhiệm của bên thuê.

Kiểm tra tình trạng phương tiện

Hai bên nên kiểm tra ngoại thất, nội thất, động cơ, lốp, phụ kiện và các thiết bị đi kèm.

Nếu phát hiện hư hỏng, cần ghi rõ vị trí, tình trạng và phương án xử lý thay vì chỉ ghi chung là “xe bị hư hỏng”.

Chốt tiền thuê, tiền cọc và chi phí phát sinh

Cần xác định riêng tiền thuê, tiền đặt cọc, nhiên liệu, phí cầu đường, chi phí sửa chữa và các khoản phát sinh khác nếu có.

Nếu khấu trừ tiền đặt cọc, nên ghi rõ căn cứ và số tiền khấu trừ.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô, phương tiện vận tải

Theo Luật sư Nguyễn Văn Hùng, tình trạng phương tiện khi trả xe là một trong những nội dung cần được kiểm tra kỹ nhất. Các bên nên phân biệt hao mòn thông thường với hư hỏng phát sinh do lỗi hoặc do sử dụng phương tiện không đúng thỏa thuận.

Đối với hợp đồng thuê xe tự lái, cần kiểm tra người được phép điều khiển xe, số kilomet, tình trạng phương tiện và các khoản phạt hoặc chi phí phát sinh trong thời gian thuê nếu hợp đồng có quy định.

Luật sư Đỗ Bá Thích cho rằng nếu xe được thuê kèm lái xe, cần xác định rõ đây là hợp đồng thuê tài sản đơn thuần hay có thêm dịch vụ vận chuyển/lái xe. Các khoản tiền công, nhiên liệu, phí đường bộ và trách nhiệm của người điều khiển nên được đối chiếu theo đúng hợp đồng.

Nếu trong thời gian thuê xảy ra tai nạn, vi phạm giao thông hoặc phát sinh yêu cầu bồi thường của bên thứ ba, không nên xác nhận rằng mọi nghĩa vụ đã hoàn thành nếu các vấn đề này chưa được xử lý dứt điểm.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô, phương tiện vận tải?

Nên lập khi hết thời hạn thuê, phương tiện đã được hoàn trả hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước hạn và cần chốt tình trạng xe, công nợ và các nghĩa vụ liên quan.

Có cần ghi biển số xe trong biên bản không?

Nên ghi. Biển số cùng với loại xe, model và các thông tin nhận dạng khác giúp xác định chính xác phương tiện được thuê và hoàn trả.

Có cần ghi số kilomet khi trả xe không?

Nên ghi nếu hợp đồng có giới hạn quãng đường, tính phí theo kilomet hoặc cần đối chiếu quá trình sử dụng phương tiện.

Hư hỏng xe khi trả có phải bồi thường không?

Không phải mọi hư hỏng đều đương nhiên phải bồi thường. Cần căn cứ vào tình trạng ban đầu, mức hao mòn thông thường, nguyên nhân hư hỏng và thỏa thuận trong hợp đồng.

Tiền đặt cọc thuê xe được xử lý thế nào?

Tiền đặt cọc có thể được hoàn trả hoặc khấu trừ các khoản mà bên thuê còn phải chịu theo hợp đồng. Nếu có khấu trừ, nên ghi rõ số tiền và lý do.

Có cần kiểm tra giấy tờ và phụ kiện của xe không?

Có. Khi thanh lý nên đối chiếu giấy tờ, chìa khóa, lốp dự phòng, dụng cụ sửa chữa và các phụ kiện khác đã được ghi nhận khi bàn giao xe.

Nếu xe có tai nạn chưa xử lý thì có nên thanh lý không?

Các bên có thể thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, nhưng cần ghi rõ vụ việc chưa được xử lý và trách nhiệm tiếp tục giải quyết. Không nên xác nhận mọi nghĩa vụ đã hoàn thành khi tranh chấp vẫn còn.

Thuê xe có lái có cần ghi tiền công tài xế không?

Nếu hợp đồng bao gồm tài xế, nên ghi rõ tiền công hoặc chi phí dịch vụ lái xe và tình trạng thanh toán để tránh nhầm lẫn với tiền thuê phương tiện.

Có thể thanh lý hợp đồng thuê xe trước thời hạn không?

Có thể nếu có căn cứ theo hợp đồng, pháp luật hoặc được các bên thống nhất. Biên bản cần ghi rõ thời điểm chấm dứt và cách xử lý nghĩa vụ còn lại.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi các bên chưa thống nhất về tình trạng xe, số kilomet, phụ kiện, chi phí phát sinh, tiền đặt cọc hoặc trách nhiệm đối với tai nạn, vi phạm và hư hỏng.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô, phương tiện vận tải giúp các bên xác nhận việc hoàn trả phương tiện và chốt các nghĩa vụ phát sinh trong quá trình thuê. Những nội dung quan trọng gồm thông tin phương tiện, số kilomet, tình trạng xe, giấy tờ và phụ kiện, tiền thuê, tiền đặt cọc và các chi phí phát sinh.

Đối với xe tự lái hoặc phương tiện có giá trị lớn, nên kiểm tra trực tiếp phương tiện và đối chiếu với biên bản bàn giao ban đầu trước khi ký. Nếu còn hư hỏng, tai nạn, vi phạm hoặc công nợ chưa xử lý, cần ghi rõ trong biên bản thay vì xác nhận chung rằng các bên đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ nhanh, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể được dùng làm khung để chỉnh sửa theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản