Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ du lịch với công ty lữ hành được lập khi chương trình du lịch đã hoàn thành, hợp đồng đã hết thời hạn hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Văn bản này giúp xác nhận kết quả cung cấp dịch vụ, số lượng khách thực tế, lịch trình và dịch vụ đã thực hiện, chi phí tour, tình trạng thanh toán, các khoản phát sinh và nghĩa vụ còn lại của các bên.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân thuận tiện đối chiếu khi kết thúc hợp đồng với công ty lữ hành. Nếu đang cần mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ du lịch với công ty lữ hành để chỉnh sửa theo trường hợp thực tế, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ du lịch với công ty lữ hành là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ du lịch với công ty lữ hành là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu quá trình thực hiện hợp đồng cung cấp chương trình du lịch và thống nhất về việc hoàn tất hoặc chấm dứt các nghĩa vụ theo hợp đồng.

Biên bản có thể được sử dụng cho hợp đồng giữa doanh nghiệp, cơ quan, trường học, tổ chức hoặc cá nhân với công ty lữ hành. Nội dung thường bao gồm chương trình tour, số lượng khách, thời gian thực hiện, dịch vụ đã cung cấp, những thay đổi so với thỏa thuận ban đầu, giá trị hợp đồng và tình trạng thanh toán.

Nếu trong quá trình thực hiện có thay đổi về lịch trình, phương tiện, khách sạn, suất ăn, điểm tham quan hoặc số lượng khách, nên ghi nhận cụ thể để làm căn cứ xác định giá trị thanh toán cuối cùng.

Nếu cần tham khảo mẫu dành cho các chương trình du lịch khám phá, Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour thám hiểm là tài liệu liên quan giúp đối chiếu cách xác nhận tour đã hoàn thành và các nghĩa vụ giữa các bên.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ du lịch với công ty lữ hành

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ du lịch với công ty lữ hành trước hết căn cứ vào hợp đồng dịch vụ du lịch đã ký, chương trình du lịch, phụ lục hợp đồng, các thỏa thuận phát sinh và quy định pháp luật có liên quan.

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 là căn cứ pháp lý chung đối với việc xác lập, thực hiện và chấm dứt hợp đồng giữa các bên.

Đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ du lịch, cần đối chiếu Luật Du lịch số 09/2017/QH14 và các văn bản hướng dẫn thi hành có liên quan. Trường hợp hợp đồng được ký giữa các thương nhân nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh, có thể xem xét áp dụng các quy định có liên quan của Luật Thương mại số 36/2005/QH11 trong phạm vi phù hợp.

Nếu chương trình bao gồm vận chuyển, lưu trú, bảo hiểm, hướng dẫn du lịch hoặc các dịch vụ chuyên biệt khác thì cần đối chiếu thêm quy định chuyên ngành tương ứng khi cần thiết.

Căn cứ pháp luật cụ thể cần được lựa chọn theo chủ thể ký kết, nội dung dịch vụ và hình thức tổ chức tour. Không nên đưa các quy định chuyên ngành không liên quan vào biên bản.

Biên bản thanh lý hợp đồng với công ty lữ hành giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận:

• Thông tin hợp đồng dịch vụ du lịch;
• Tên chương trình hoặc tour;
• Thời gian và địa điểm thực hiện;
• Số lượng khách theo hợp đồng;
• Số lượng khách thực tế;
• Lịch trình đã thực hiện;
• Dịch vụ vận chuyển;
• Dịch vụ lưu trú;
• Dịch vụ ăn uống;
• Dịch vụ tham quan;
• Hướng dẫn viên;
• Bảo hiểm du lịch nếu có;
• Các dịch vụ bổ sung;
• Nội dung thay đổi so với hợp đồng;
• Chi phí phát sinh;
• Giá trị hợp đồng;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Khoản được hoàn trả hoặc khấu trừ;
• Tình trạng xử lý khiếu nại nếu có;
• Nghĩa vụ còn lại của các bên;
• Thời điểm thanh lý hợp đồng.

Đối với đoàn khách do doanh nghiệp hoặc tổ chức đặt tour, nên đối chiếu số lượng khách thực tế và các dịch vụ đã sử dụng trước khi xác nhận giá trị thanh lý.

Đối với dịch vụ hỗ trợ hành khách nhỏ tuổi trong chuyến đi, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ chăm sóc trẻ em trên tour có thể được tham khảo để tìm hiểu cách ghi nhận phạm vi dịch vụ và kết quả thực hiện.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Tùy từng trường hợp, các bên nên đối chiếu:

• Hợp đồng dịch vụ du lịch;
• Phụ lục hợp đồng;
• Chương trình tour;
• Danh sách khách;
• Xác nhận đặt dịch vụ;
• Chứng từ thanh toán;
• Hóa đơn;
• Bảng kê chi phí phát sinh;
• Xác nhận sử dụng dịch vụ;
• Biên bản hoặc tài liệu xử lý khiếu nại nếu có;
• Các tài liệu khác theo thỏa thuận.

Nếu chương trình có nhiều dịch vụ, nên lập bảng đối chiếu để xác định rõ dịch vụ nào đã thực hiện, dịch vụ nào thay đổi hoặc chưa thực hiện.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ du lịch với công ty lữ hành tham khảo

Dưới đây là form có thể copy và chỉnh sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ DU LỊCH

Số: 48/BBTL-HDDL

Căn cứ Hợp đồng dịch vụ du lịch số 25/HDDL ký giữa Công ty Cổ phần Thương mại Minh Phát và Công ty TNHH Du lịch Thành Công;

Căn cứ chương trình du lịch và các nội dung dịch vụ đã được hai bên thống nhất;

Căn cứ kết quả thực hiện hợp đồng và thỏa thuận của các bên về việc thanh lý hợp đồng;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MINH PHÁT

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: Ông Nguyễn Văn Nam.

Chức vụ: Giám đốc.

Số điện thoại: ...

BÊN B: CÔNG TY TNHH DU LỊCH THÀNH CÔNG

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: Bà Trần Thu Hà.

Chức vụ: Giám đốc.

Số điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ du lịch với các nội dung sau:

1. Thông tin hợp đồng và chương trình du lịch

Số hợp đồng: 25/HDDL.

Ngày ký: ...

Tên chương trình: ...

Thời gian thực hiện: ...

Điểm khởi hành: ...

Điểm đến: ...

Số lượng khách theo hợp đồng: ... người.

Số lượng khách thực tế: ... người.

2. Tình hình thực hiện dịch vụ

Các nội dung thay đổi so với hợp đồng:

...

Lý do thay đổi:

...

Phương án xử lý:

...

3. Đánh giá kết quả thực hiện

Các dịch vụ đã hoàn thành:

...

Các dịch vụ chưa thực hiện hoặc thực hiện khác thỏa thuận:

...

Các vấn đề phát sinh:

...

Tình trạng xử lý:

...

4. Giá trị hợp đồng và chi phí thực tế

Giá trị hợp đồng ban đầu: ... đồng.

Giá trị dịch vụ thực tế: ... đồng.

Chi phí phát sinh được hai bên thống nhất: ... đồng.

Khoản giảm trừ: ... đồng.

Khoản hoàn trả: ... đồng.

Tổng giá trị thanh toán cuối cùng: ... đồng.

5. Tình trạng thanh toán

Số tiền Bên A đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền Bên A còn phải thanh toán: ... đồng.

Số tiền Bên B phải hoàn trả: ... đồng.

Thời hạn thanh toán/hoàn trả: ...

Phương thức thanh toán: ...

6. Xử lý các vấn đề phát sinh và khiếu nại

Các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện:

...

Ý kiến của Bên A:

...

Ý kiến của Bên B:

...

Phương án giải quyết:

...

Tình trạng xử lý tại thời điểm thanh lý:

...

7. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm:

...

Bên B có trách nhiệm:

...

Thời hạn hoàn thành:

...

Các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực sau ngày thanh lý:

...

8. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu chương trình du lịch, số lượng khách, các dịch vụ đã cung cấp, giá trị hợp đồng, chi phí phát sinh, tình trạng thanh toán và các vấn đề liên quan.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng dịch vụ du lịch số 25/HDDL kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

9. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Hai bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Nguyễn Văn Nam

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Trần Thu Hà

Nếu doanh nghiệp thuê đơn vị bên ngoài xây dựng chương trình du lịch, Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ thiết kế tour là mẫu liên quan giúp tham khảo cách xác nhận sản phẩm đã bàn giao và hoàn tất thỏa thuận.

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ du lịch với công ty lữ hành

Đối chiếu hợp đồng và chương trình tour

Trước tiên cần kiểm tra hợp đồng, phụ lục và chương trình tour được hai bên xác nhận. Đây là cơ sở để đối chiếu với dịch vụ thực tế.

Nếu có thay đổi trong quá trình tổ chức, cần sử dụng thông tin đã được các bên thống nhất thay vì chỉ căn cứ vào chương trình ban đầu.

Xác nhận số lượng khách thực tế

Số lượng khách có thể ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển, lưu trú, ăn uống và các dịch vụ khác. Vì vậy, cần xác định số lượng khách thực tế trước khi chốt giá trị thanh lý.

Đối chiếu từng dịch vụ

Nên kiểm tra riêng từng nhóm dịch vụ như vận chuyển, khách sạn, ăn uống, tham quan, hướng dẫn viên và bảo hiểm.

Nếu một dịch vụ được thay thế bằng dịch vụ khác, cần ghi rõ để xác định có phát sinh chênh lệch chi phí hay không.

Chốt chi phí và công nợ

Sau khi đối chiếu dịch vụ, cần xác định giá trị thực tế, các khoản phát sinh, khoản giảm trừ và số tiền đã thanh toán.

Nếu còn công nợ hoặc khoản phải hoàn trả, nên ghi rõ số tiền và thời hạn thực hiện.

Xử lý khiếu nại trước khi xác nhận hoàn tất

Nếu khách hàng hoặc đơn vị đặt tour có khiếu nại về chất lượng dịch vụ, cần ghi nhận tình trạng giải quyết.

Trường hợp vấn đề chưa được xử lý xong, không nên ghi nhận một cách tuyệt đối rằng tất cả nghĩa vụ của các bên đã hoàn thành.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ du lịch với công ty lữ hành

Theo Luật sư Nguyễn Văn Hùng, nội dung thanh lý nên phản ánh đúng dịch vụ mà công ty lữ hành thực tế cung cấp. Nếu có thay đổi về khách sạn, phương tiện, lịch trình hoặc điểm tham quan, cần ghi nhận để tránh tranh chấp về việc thực hiện không đúng hợp đồng.

Đối với hợp đồng dịch vụ du lịch theo đoàn, nên đối chiếu danh sách khách và các dịch vụ thực tế sử dụng. Việc xác nhận số lượng khách chính xác có thể ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị thanh toán.

Luật sư Đỗ Bá Thích cho rằng các khoản phát sinh cần có căn cứ rõ ràng từ hợp đồng, phụ lục hoặc thỏa thuận giữa các bên. Đặc biệt, nếu phát sinh chi phí do thay đổi lịch trình hoặc yêu cầu bổ sung dịch vụ, nên xác định rõ bên chịu chi phí.

Nếu còn khiếu nại liên quan đến chất lượng dịch vụ, hoàn tiền hoặc bồi hoàn, cần ghi rõ nội dung và trách nhiệm xử lý thay vì bỏ qua trong biên bản thanh lý.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ du lịch với công ty lữ hành?

Nên lập sau khi chương trình đã hoàn thành hoặc khi các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng và cần đối chiếu dịch vụ, chi phí, công nợ và nghĩa vụ còn lại.

Có cần ghi số lượng khách thực tế không?

Nên ghi, đặc biệt khi giá dịch vụ được tính theo số lượng khách. Đây là cơ sở để đối chiếu giá trị dịch vụ thực tế.

Nếu công ty lữ hành thay đổi khách sạn thì ghi thế nào?

Nên ghi rõ khách sạn theo hợp đồng, khách sạn thực tế sử dụng và cách xử lý chênh lệch chi phí nếu có.

Có cần liệt kê từng dịch vụ trong biên bản không?

Nên liệt kê khi hợp đồng có nhiều dịch vụ. Cách này giúp các bên xác định rõ nội dung đã hoàn thành và những dịch vụ có thay đổi.

Nếu tour phát sinh chi phí ngoài hợp đồng thì xử lý thế nào?

Cần ghi rõ khoản phát sinh, giá trị và căn cứ thỏa thuận giữa các bên. Nếu chưa thống nhất, nên ghi nhận tình trạng chưa thống nhất thay vì tự xác định nghĩa vụ.

Nếu chương trình có dịch vụ chưa thực hiện thì có được thanh lý không?

Có thể nếu các bên thống nhất phương án xử lý. Biên bản cần ghi rõ dịch vụ chưa thực hiện và khoản tiền được hoàn trả, giảm trừ hoặc xử lý theo thỏa thuận.

Có cần ghi tình trạng thanh toán không?

Có. Nên xác định số tiền đã thanh toán, khoản còn phải trả hoặc khoản công ty lữ hành phải hoàn lại.

Nếu còn khiếu nại về chất lượng tour thì có nên ký thanh lý?

Có thể ký nếu nội dung khiếu nại và trách nhiệm xử lý được ghi nhận rõ. Không nên xác nhận tất cả nghĩa vụ đã hoàn thành nếu vấn đề vẫn đang được giải quyết.

Có thể thanh lý hợp đồng trước khi tour kết thúc không?

Có thể nếu có căn cứ theo hợp đồng, pháp luật hoặc được các bên thống nhất. Khi đó cần xác định rõ phần dịch vụ đã thực hiện và nghĩa vụ còn lại.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi các bên chưa thống nhất về dịch vụ thực tế, số lượng khách, chi phí, công nợ, khoản hoàn trả hoặc trách nhiệm đối với các vấn đề phát sinh.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ du lịch với công ty lữ hành giúp các bên chốt lại quá trình thực hiện chương trình và xác nhận các vấn đề về dịch vụ, số lượng khách, chi phí, công nợ, khoản hoàn trả và nghĩa vụ còn lại.

Khi lập biên bản, cần đối chiếu hợp đồng với chương trình thực tế, đặc biệt đối với các trường hợp thay đổi lịch trình, dịch vụ hoặc số lượng khách. Nếu còn khiếu nại, chi phí phát sinh hoặc nghĩa vụ chưa hoàn thành, cần ghi nhận cụ thể để tránh việc biên bản được hiểu là các bên đã giải quyết toàn bộ vấn đề.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ nhanh, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể được dùng làm khung để chỉnh sửa theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản