Biên bản thanh lý hợp đồng du lịch được lập khi chương trình du lịch đã hoàn thành, hợp đồng hết thời hạn hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Văn bản này giúp xác nhận tình trạng thực hiện dịch vụ, số lượng khách, các dịch vụ đã cung cấp, chi phí tour, khoản đã thanh toán, khoản còn phải thanh toán và những nghĩa vụ còn lại giữa các bên.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân thuận tiện đối chiếu khi kết thúc hợp đồng. Nếu đang cần mẫu biên bản thanh lý hợp đồng du lịch để chỉnh sửa theo trường hợp thực tế, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng du lịch là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng du lịch là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu và thống nhất về kết quả thực hiện hợp đồng cung cấp chương trình du lịch.

Tùy nội dung hợp đồng, biên bản có thể ghi nhận các dịch vụ như vận chuyển, lưu trú, ăn uống, tham quan, hướng dẫn viên, bảo hiểm du lịch và các dịch vụ bổ sung khác.

Nếu chương trình có phát sinh thay đổi về lịch trình, số lượng khách, dịch vụ hoặc chi phí, nên thể hiện rõ trong biên bản để làm căn cứ xác định giá trị thanh toán cuối cùng.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng du lịch

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng du lịch trước hết căn cứ vào hợp đồng du lịch đã ký, chương trình hoặc phụ lục dịch vụ kèm theo, thỏa thuận của các bên và các quy định pháp luật có liên quan.

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 là căn cứ pháp lý chung đối với việc giao kết, thực hiện và chấm dứt hợp đồng.

Đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ du lịch, cần xem xét Luật Du lịch số 09/2017/QH14 và các văn bản hướng dẫn thi hành có liên quan. Trường hợp hợp đồng được ký trong hoạt động kinh doanh thương mại, có thể đối chiếu thêm Luật Thương mại số 36/2005/QH11 trong phạm vi áp dụng.

Nếu chương trình có nội dung liên quan đến vận chuyển hành khách, lưu trú, bảo hiểm, dịch vụ hướng dẫn hoặc dịch vụ khác thì cần đối chiếu thêm quy định chuyên ngành tương ứng khi cần thiết.

Căn cứ pháp luật cụ thể cần được lựa chọn theo loại hợp đồng, chủ thể tham gia và dịch vụ thực tế; không nên đưa các quy định không liên quan vào biên bản.

Nếu hợp đồng dạy thêm ôn thi chuyển cấp đã hoàn tất, Biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm ôn thi chuyển cấp lớp 9 lên 10 là mẫu liên quan có thể tham khảo để xác nhận chương trình đã thực hiện và nghĩa vụ giữa các bên.

Biên bản thanh lý hợp đồng du lịch giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận:

• Thông tin hợp đồng du lịch;
• Tên chương trình hoặc tour;
• Thời gian và địa điểm tổ chức;
• Số lượng khách thực tế;
• Lịch trình đã thực hiện;
• Các dịch vụ đã cung cấp;
• Dịch vụ chưa thực hiện hoặc thay đổi;
• Tình trạng sử dụng dịch vụ;
• Các khoản phát sinh;
• Giá trị hợp đồng;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Tiền đặt cọc nếu có;
• Khoản hoàn trả hoặc khấu trừ nếu có;
• Nghĩa vụ còn lại của các bên;
• Thời điểm chấm dứt hợp đồng.

Nếu tour phát sinh thay đổi so với chương trình ban đầu, cần ghi rõ nội dung thay đổi và cách xử lý chi phí tương ứng.

Đối với dịch vụ được cung cấp bởi doanh nghiệp lữ hành, bạn có thể tham khảo Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ du lịch với công ty lữ hành để tìm hiểu thêm về cách xác nhận kết quả cung cấp dịch vụ và hoàn tất thỏa thuận.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Tùy trường hợp, các bên có thể chuẩn bị:

• Hợp đồng du lịch;
• Phụ lục hợp đồng;
• Chương trình tour;
• Danh sách khách;
• Biên bản bàn giao hoặc xác nhận dịch vụ nếu có;
• Xác nhận dịch vụ lưu trú;
• Chứng từ vận chuyển;
• Chứng từ thanh toán;
• Hóa đơn;
• Bảng kê chi phí phát sinh;
• Hồ sơ xử lý khiếu nại nếu có;
• Các tài liệu khác theo thỏa thuận.

Đối với đoàn khách đông người, nên đối chiếu danh sách khách thực tế với số lượng được ghi nhận trong hợp đồng để xác định chính xác giá trị dịch vụ.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng du lịch tham khảo

Dưới đây là form có thể copy và chỉnh sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG DU LỊCH

Số: 42/BBTL-HDDL

Căn cứ Hợp đồng du lịch số 18/HDDL ký giữa Công ty TNHH Du lịch Thành Công và Công ty Cổ phần Thương mại Minh Phát;

Căn cứ chương trình du lịch đã được các bên thống nhất;

Căn cứ kết quả thực hiện chương trình và thỏa thuận của các bên;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MINH PHÁT

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: Ông Nguyễn Văn Nam.

Chức vụ: Giám đốc.

Số điện thoại: ...

BÊN B: CÔNG TY TNHH DU LỊCH THÀNH CÔNG

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: Bà Trần Thu Hà.

Chức vụ: Giám đốc.

Số điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng du lịch với các nội dung sau:

1. Thông tin chương trình du lịch

Số hợp đồng: 18/HDDL.

Ngày ký: ...

Tên chương trình: ...

Thời gian thực hiện: ...

Địa điểm khởi hành: ...

Điểm đến: ...

Số lượng khách theo hợp đồng: ... người.

Số lượng khách thực tế: ... người.

2. Tình hình thực hiện chương trình

Các dịch vụ đã thực hiện:

Các nội dung thay đổi so với hợp đồng:

...

Lý do:

...

Phương án xử lý:

...

3. Chi phí dịch vụ

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Chi phí dịch vụ thực tế: ... đồng.

Chi phí phát sinh được hai bên thống nhất: ... đồng.

Khoản giảm trừ hoặc hoàn trả nếu có: ... đồng.

Tổng giá trị thanh toán cuối cùng: ... đồng.

4. Tình trạng thanh toán

Số tiền Bên A đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Số tiền được hoàn trả: ... đồng.

Thời hạn thanh toán hoặc hoàn trả: ...

Phương thức thực hiện: ...

5. Xử lý các vấn đề phát sinh

Các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện chương trình:

...

Khiếu nại hoặc yêu cầu xử lý nếu có:

...

Phương án giải quyết:

...

Tình trạng xử lý:

...

6. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm:

...

Bên B có trách nhiệm:

...

Thời hạn hoàn thành:

...

Các nghĩa vụ khác:

...

7. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu chương trình du lịch, số lượng khách, các dịch vụ đã cung cấp, chi phí thực tế, tình trạng thanh toán và các vấn đề phát sinh.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng du lịch số 18/HDDL kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Những nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

8. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Hai bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Nguyễn Văn Nam

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Trần Thu Hà

Nếu cần mẫu dành cho các chương trình du lịch khám phá, Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour thám hiểm là tài liệu liên quan giúp tham khảo cách ghi nhận việc hoàn thành tour, bàn giao và thanh lý hợp đồng.

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng du lịch

Đối chiếu hợp đồng và chương trình tour

Kiểm tra tên chương trình, thời gian, địa điểm, số lượng khách, lịch trình và các dịch vụ đã thỏa thuận.

Nếu có phụ lục hoặc thay đổi lịch trình, cần sử dụng thông tin được các bên thống nhất sau cùng.

Xác nhận số lượng khách thực tế

Số lượng khách thực tế có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận chuyển, lưu trú, ăn uống và các dịch vụ khác. Vì vậy, nên đối chiếu số lượng khách trước khi chốt giá trị thanh lý.

Đối chiếu từng dịch vụ

Nên kiểm tra riêng các dịch vụ vận chuyển, lưu trú, ăn uống, tham quan, hướng dẫn viên và dịch vụ bổ sung.

Nếu dịch vụ được thay thế hoặc không sử dụng, cần ghi rõ để làm căn cứ điều chỉnh chi phí.

Chốt các khoản phát sinh

Các khoản phát sinh cần được xác định dựa trên thỏa thuận và chứng từ liên quan. Không nên ghi một khoản chi phí chung mà không xác định được nguồn phát sinh.

Xác nhận công nợ và hoàn trả

Sau khi đối chiếu giá trị dịch vụ, cần xác định số tiền đã thanh toán, số tiền còn phải trả hoặc khoản cần hoàn lại.

Nếu có tiền đặt cọc, nên ghi riêng số tiền đặt cọc và cách xử lý.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng du lịch

Theo Luật sư Nguyễn Văn Hùng, khi thanh lý hợp đồng du lịch cần phân biệt giữa dịch vụ đã cam kết và dịch vụ thực tế đã cung cấp. Nếu lịch trình hoặc dịch vụ thay đổi, biên bản nên phản ánh đúng thực tế thay vì chỉ sao chép nội dung từ hợp đồng ban đầu.

Đối với các chương trình có lưu trú, vận chuyển hoặc dịch vụ ăn uống, nên đối chiếu số lượng khách thực tế và số dịch vụ đã sử dụng trước khi xác định giá trị thanh toán cuối cùng.

Luật sư Đỗ Bá Thích cho rằng nếu trong quá trình thực hiện tour phát sinh khiếu nại hoặc yêu cầu bồi hoàn, cần ghi nhận rõ tình trạng xử lý. Không nên xác nhận rằng các bên đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ nếu vẫn còn vấn đề chưa được giải quyết.

Trường hợp hợp đồng có quy định về hủy tour, thay đổi lịch trình hoặc các khoản phạt, cần đối chiếu đúng điều khoản đã thỏa thuận trước khi xác định số tiền hoàn trả hoặc khấu trừ.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng du lịch?

Nên lập sau khi chương trình đã hoàn thành hoặc khi các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng và cần xác nhận dịch vụ, chi phí, công nợ và nghĩa vụ còn lại.

Có cần ghi số lượng khách thực tế không?

Nên ghi, đặc biệt khi giá dịch vụ được tính theo đầu khách. Số lượng thực tế giúp xác định chính xác giá trị thanh toán cuối cùng.

Nếu lịch trình tour thay đổi thì xử lý thế nào?

Cần ghi rõ nội dung thay đổi, dịch vụ thay thế hoặc không sử dụng và cách điều chỉnh chi phí theo thỏa thuận của các bên.

Có cần liệt kê từng dịch vụ đã sử dụng không?

Nên liệt kê đối với hợp đồng có nhiều dịch vụ. Cách này giúp các bên dễ đối chiếu và hạn chế tranh chấp về khối lượng thực hiện.

Chi phí phát sinh có cần ghi trong biên bản không?

Nên ghi nếu có phát sinh. Cần xác định nội dung, giá trị và căn cứ của khoản chi phí để làm rõ số tiền thanh toán cuối cùng.

Nếu khách không sử dụng một dịch vụ đã đặt thì có được hoàn tiền không?

Việc hoàn tiền phụ thuộc vào hợp đồng, điều kiện dịch vụ và thỏa thuận của các bên. Biên bản nên ghi rõ phương án xử lý nếu có khoản hoàn trả.

Có thể thanh lý hợp đồng trước khi tour kết thúc không?

Có thể nếu có căn cứ chấm dứt theo hợp đồng, pháp luật hoặc được các bên thống nhất. Khi đó cần ghi rõ phần dịch vụ đã thực hiện và nghĩa vụ còn lại.

Nếu vẫn còn khiếu nại sau chuyến đi thì có nên ký thanh lý không?

Có thể ký nếu các bên xác định rõ nội dung khiếu nại và trách nhiệm tiếp tục xử lý. Không nên xác nhận toàn bộ nghĩa vụ đã hoàn thành nếu tranh chấp chưa được giải quyết.

Tiền đặt cọc được xử lý thế nào khi thanh lý?

Tiền đặt cọc có thể được hoàn trả, khấu trừ hoặc xử lý theo thỏa thuận trong hợp đồng. Cách xử lý nên được ghi cụ thể trong biên bản.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi các bên chưa thống nhất về số lượng khách, dịch vụ thực tế, chi phí, công nợ, khoản hoàn trả hoặc các vấn đề phát sinh trong chương trình.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng du lịch giúp các bên xác nhận đầy đủ kết quả thực hiện chương trình và chốt các vấn đề về dịch vụ, số lượng khách, chi phí, công nợ, khoản hoàn trả và nghĩa vụ còn lại.

Khi lập biên bản, nên đối chiếu hợp đồng với chương trình thực tế, đặc biệt là những thay đổi về lịch trình, số lượng khách và dịch vụ đã sử dụng. Nếu còn khiếu nại hoặc khoản tiền chưa được xử lý, cần ghi rõ thay vì xác nhận chung rằng hợp đồng đã được hoàn thành toàn bộ.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ nhanh, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể được dùng làm khung để chỉnh sửa theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản