Biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị, máy móc được lập khi hợp đồng thuê kết thúc, hết thời hạn hoặc các bên thống nhất chấm dứt trước hạn. Nội dung biên bản cần xác nhận rõ tình trạng thiết bị, máy móc khi hoàn trả, thời gian sử dụng, chi phí thuê, tiền đặt cọc, chi phí sửa chữa và các nghĩa vụ còn lại của mỗi bên.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân thuận tiện đối chiếu khi kết thúc hợp đồng. Nếu đang tìm mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị, máy móc để chỉnh sửa theo thực tế, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị, máy móc là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị, máy móc là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu và xử lý những nội dung phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng thuê.

Khác với hợp đồng thuê ban đầu, biên bản thanh lý tập trung vào thời điểm kết thúc quan hệ thuê: thiết bị đã được trả chưa, tình trạng thực tế như thế nào, có hư hỏng hoặc thiếu phụ kiện không, tiền thuê đã thanh toán đầy đủ chưa và tiền đặt cọc được xử lý ra sao.

Đối với máy móc có giá trị lớn hoặc được thuê để phục vụ thi công, sản xuất, biên bản nên ghi rõ model, số seri, số lượng, giờ vận hành và tình trạng thiết bị. Những thông tin này giúp hạn chế tranh chấp về trách nhiệm sửa chữa, bảo dưỡng hoặc bồi thường.

Nếu hợp đồng dạy thêm ôn thi học kỳ đã hoàn tất, Biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm ôn thi học kỳ cấp THPT là mẫu liên quan có thể tham khảo để xác nhận nội dung giảng dạy và các nghĩa vụ đã thực hiện.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị, máy móc

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị, máy móc trước hết căn cứ vào hợp đồng thuê đã ký, thỏa thuận của các bên và quy định pháp luật về hợp đồng thuê tài sản.

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 quy định về hợp đồng thuê tài sản tại Điều 472 và các điều khoản liên quan đến quyền, nghĩa vụ của bên cho thuê, bên thuê, việc sử dụng và trả lại tài sản thuê. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng khi xử lý quan hệ thuê thiết bị, máy móc giữa các bên.

Nếu thiết bị, máy móc được thuê để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc thi công, các bên cần xem xét thêm quy định pháp luật chuyên ngành tương ứng với loại thiết bị và mục đích sử dụng.

Trường hợp hợp đồng có thỏa thuận về bảo dưỡng, sửa chữa, bảo hiểm, vận hành hoặc trách nhiệm đối với hư hỏng, cần ưu tiên đối chiếu các điều khoản này khi lập biên bản.

Căn cứ pháp luật nên được lựa chọn theo giao dịch thực tế. Không nên đưa các quy định chuyên ngành không liên quan chỉ để làm phần căn cứ dài hơn.

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị, máy móc giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận những nội dung quan trọng khi kết thúc hợp đồng, gồm:

• Thông tin hợp đồng thuê;
• Thông tin bên cho thuê và bên thuê;
• Danh mục thiết bị, máy móc;
• Tên, chủng loại, model, số seri;
• Số lượng thiết bị;
• Thời gian thuê và thời gian sử dụng thực tế;
• Tình trạng thiết bị khi hoàn trả;
• Phụ kiện, linh kiện đi kèm;
• Chỉ số giờ vận hành nếu có;
• Tình trạng bảo dưỡng, sửa chữa;
• Các hư hỏng hoặc hao mòn;
• Chi phí sửa chữa, khắc phục;
• Tiền thuê đã thanh toán;
• Khoản tiền thuê còn phải thanh toán;
• Tiền đặt cọc;
• Khoản khấu trừ từ tiền đặt cọc nếu có;
• Việc bàn giao thiết bị và giấy tờ;
• Nghĩa vụ còn lại của các bên;
• Thời điểm chấm dứt hợp đồng.

Đây là những nội dung nên được kiểm tra trước khi ký, đặc biệt với thiết bị có giá trị cao hoặc có yêu cầu kỹ thuật riêng.

Đối với hoạt động quảng bá thương hiệu hoặc truyền thông, bạn có thể xem thêm Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo, truyền thông để tham khảo cách ghi nhận kết quả công việc, thanh toán và kết thúc thỏa thuận.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Tùy từng giao dịch, các bên nên đối chiếu:

• Hợp đồng thuê thiết bị, máy móc;
• Phụ lục hợp đồng nếu có;
• Biên bản bàn giao thiết bị ban đầu;
• Danh mục máy móc, thiết bị;
• Hồ sơ kỹ thuật hoặc hướng dẫn vận hành;
• Biên bản bảo dưỡng, sửa chữa nếu có;
• Chứng từ thanh toán tiền thuê;
• Chứng từ tiền đặt cọc;
• Biên bản kiểm tra hiện trạng trước khi hoàn trả;
• Hồ sơ bàn giao lại thiết bị;
• Giấy tờ ủy quyền nếu người ký biên bản không phải đại diện trực tiếp.

Đối với máy móc có số seri hoặc mã tài sản, nên lấy thông tin trực tiếp từ thiết bị và hồ sơ bàn giao thay vì ghi theo trí nhớ.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị, máy móc tham khảo

Dưới đây là form có thể copy và chỉnh sửa theo hợp đồng thực tế:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG THUÊ THIẾT BỊ, MÁY MÓC

Số: 25/BBTL-HĐTB

Căn cứ Hợp đồng thuê thiết bị, máy móc số 18/HĐTB ký giữa Công ty TNHH Thiết bị Thành Công và Công ty Cổ phần Xây dựng Minh Phát;

Căn cứ thỏa thuận của các bên về việc kết thúc hợp đồng;

Căn cứ kết quả kiểm tra, đối chiếu tình trạng thiết bị và nghĩa vụ thanh toán thực tế;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ THÀNH CÔNG

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: Ông Nguyễn Văn Nam.

Chức vụ: Giám đốc.

Số điện thoại: ...

BÊN B: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG MINH PHÁT

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: Bà Trần Thu Hà.

Chức vụ: Giám đốc.

Số điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị, máy móc với các nội dung sau:

1. Thông tin hợp đồng thuê

Số hợp đồng: 18/HĐTB.

Ngày ký: ...

Thời hạn thuê: ...

Mục đích thuê: ...

Địa điểm sử dụng thiết bị: ...

Ngày kết thúc thuê: ...

Lý do thanh lý:

...

2. Danh mục thiết bị, máy móc hoàn trả

Các phụ kiện, linh kiện đi kèm:

...

3. Tình trạng thiết bị, máy móc khi hoàn trả

Các bên đã kiểm tra thực tế thiết bị, máy móc.

Tình trạng từng thiết bị:

...

Số giờ vận hành:

...

Tình trạng kỹ thuật:

...

Hao mòn thông thường:

...

Hư hỏng phát sinh:

...

Thiết bị hoặc phụ kiện thiếu, mất:

...

Nguyên nhân và trách nhiệm xử lý:

...

4. Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng

Chi phí bảo dưỡng theo thỏa thuận: ... đồng.

Chi phí sửa chữa hư hỏng: ... đồng.

Bên chịu trách nhiệm thanh toán: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

Các khoản chi phí khác: ...

5. Tiền thuê và công nợ

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán khoản còn lại: ...

Phương thức thanh toán: ...

6. Tiền đặt cọc

Số tiền đặt cọc: ... đồng.

Số tiền được hoàn trả: ... đồng.

Số tiền khấu trừ: ... đồng.

Lý do khấu trừ:

...

Thời hạn hoàn trả:

...

7. Bàn giao thiết bị và hồ sơ

Bên B đã bàn giao cho Bên A:

• Thiết bị, máy móc;
• Phụ kiện đi kèm;
• Chìa khóa hoặc thiết bị điều khiển;
• Hồ sơ kỹ thuật;
• Hướng dẫn sử dụng;
• Nhật ký vận hành nếu có;
• Các tài liệu khác theo hợp đồng.

Tình trạng bàn giao:

...

8. Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ

Hai bên xác nhận đã đối chiếu tình trạng thiết bị, máy móc, tiền thuê, tiền đặt cọc, chi phí sửa chữa và các nghĩa vụ liên quan.

Các nghĩa vụ đã hoàn thành:

...

Các nghĩa vụ còn lại:

...

Thời hạn hoàn thành:

...

9. Thanh lý hợp đồng

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng thuê thiết bị, máy móc số 18/HĐTB kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

10. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Hai bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Nguyễn Văn Nam

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Trần Thu Hà

Nếu hợp đồng thuê thiết bị đã kết thúc và phát sinh nhu cầu bảo dưỡng, Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng thiết bị là tài liệu liên quan giúp tham khảo cách xác nhận công việc đã hoàn thành và trách nhiệm của các bên.

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị, máy móc

Đối chiếu hợp đồng và biên bản bàn giao ban đầu

Trước khi lập biên bản, cần kiểm tra hợp đồng thuê, phụ lục và biên bản bàn giao thiết bị ban đầu.

Đặc biệt cần xác định thiết bị nào được thuê, số lượng bao nhiêu, thời gian thuê và trách nhiệm bảo dưỡng, sửa chữa thuộc về bên nào.

Kiểm tra thông tin nhận dạng thiết bị

Với máy móc, thiết bị có giá trị lớn, nên ghi đầy đủ tên thiết bị, model, số seri, mã tài sản và số lượng.

Thông tin này giúp xác định chính xác tài sản được trả lại, nhất là khi một hợp đồng có nhiều máy cùng loại.

Kiểm tra tình trạng kỹ thuật

Hai bên nên kiểm tra thiết bị trước khi ký. Nếu có thể, nên ghi nhận tình trạng vận hành, số giờ hoạt động, mức hao mòn và các lỗi kỹ thuật.

Hư hỏng vượt quá hao mòn thông thường nên được xác định riêng để làm căn cứ xử lý chi phí.

Chốt tiền thuê và tiền đặt cọc

Cần xác định tổng tiền thuê, số tiền đã thanh toán, công nợ còn lại và tiền đặt cọc.

Nếu tiền cọc bị khấu trừ do hư hỏng hoặc mất phụ kiện, nên ghi rõ số tiền và lý do thay vì chỉ ghi tổng số tiền được hoàn trả.

Hoàn tất bàn giao

Sau khi kiểm tra, hai bên nên lập danh mục những thiết bị, phụ kiện và hồ sơ đã bàn giao. Nếu còn hạng mục chưa hoàn thành, cần ghi thời hạn xử lý cụ thể.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị, máy móc

Theo Luật sư Nguyễn Văn Hùng, vấn đề cần đặc biệt lưu ý khi thanh lý hợp đồng thuê máy móc là phân biệt hao mòn tự nhiên với hư hỏng do sử dụng không đúng thỏa thuận. Đây thường là căn cứ để xác định bên nào phải chịu chi phí sửa chữa.

Nếu hợp đồng quy định bên thuê chịu trách nhiệm bảo dưỡng định kỳ, cần kiểm tra hồ sơ bảo dưỡng trước khi xác nhận hoàn tất nghĩa vụ.

Đối với thiết bị có phụ kiện, linh kiện hoặc bộ phận tháo rời, nên kiểm kê riêng. Một máy được bàn giao nguyên vẹn nhưng thiếu phụ kiện vẫn có thể dẫn đến tranh chấp về nghĩa vụ hoàn trả.

Luật sư Đỗ Bá Thích cho rằng việc ghi nhận số seri, model và tình trạng thực tế giúp hạn chế đáng kể tranh chấp khi hợp đồng có nhiều thiết bị tương tự nhau.

Ngoài ra, nếu thiết bị được thuê kèm người vận hành, nhiên liệu, bảo trì hoặc dịch vụ kỹ thuật, cần kiểm tra riêng các nghĩa vụ này trước khi xác nhận thanh lý.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị, máy móc?

Nên lập khi hết thời hạn thuê, thiết bị đã được hoàn trả hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn và cần chốt nghĩa vụ tài chính, tình trạng tài sản.

Có cần ghi số seri của máy móc trong biên bản không?

Nên ghi đối với thiết bị có số seri, mã tài sản hoặc thông tin nhận dạng riêng. Đây là căn cứ giúp xác định chính xác máy móc được hoàn trả.

Hao mòn thiết bị khi thuê có phải bồi thường không?

Không phải mọi hao mòn đều phải bồi thường. Cần căn cứ vào hợp đồng, tình trạng thực tế và nguyên nhân hư hỏng để xác định trách nhiệm của các bên.

Ai chịu chi phí sửa chữa máy móc khi thanh lý?

Phụ thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng và nguyên nhân hư hỏng. Các bên nên xác định rõ hư hỏng do hao mòn thông thường, lỗi kỹ thuật hay quá trình sử dụng.

Tiền đặt cọc thuê máy móc được xử lý thế nào?

Tiền đặt cọc có thể được hoàn trả hoặc khấu trừ các khoản mà bên thuê còn phải chịu theo hợp đồng, chẳng hạn chi phí sửa chữa hoặc giá trị phụ kiện bị mất.

Có cần ghi số giờ vận hành của thiết bị không?

Nên ghi nếu tiền thuê hoặc trách nhiệm bảo dưỡng, khấu hao được xác định dựa trên thời gian hoặc số giờ vận hành.

Máy móc bị hư hỏng có thể thanh lý hợp đồng không?

Có thể, nhưng trước khi thanh lý cần xác định tình trạng hư hỏng, trách nhiệm của các bên và chi phí sửa chữa hoặc bồi thường nếu có.

Có cần bàn giao hồ sơ kỹ thuật cùng thiết bị không?

Nếu hợp đồng quy định hoặc hồ sơ thuộc phạm vi tài sản được bàn giao thì nên ghi nhận việc bàn giao. Có thể bao gồm hướng dẫn sử dụng, hồ sơ bảo dưỡng hoặc nhật ký vận hành.

Có thể thanh lý hợp đồng thuê máy móc trước hạn không?

Có thể nếu có căn cứ chấm dứt theo hợp đồng, pháp luật hoặc được các bên thỏa thuận. Biên bản cần ghi rõ thời điểm và phương án xử lý các nghĩa vụ còn lại.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi hai bên chưa thống nhất về tình trạng thiết bị, phụ kiện, chi phí sửa chữa, tiền thuê, tiền đặt cọc hoặc nghĩa vụ bàn giao còn lại.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị, máy móc không chỉ xác nhận việc kết thúc thời gian thuê mà còn là căn cứ để các bên chốt tình trạng tài sản, phụ kiện, chi phí sửa chữa, tiền thuê, tiền đặt cọc và nghĩa vụ bàn giao.

Đối với máy móc có giá trị cao, nên kiểm tra trực tiếp từng thiết bị và ghi rõ model, số seri, số lượng, số giờ vận hành cùng tình trạng thực tế. Những hư hỏng hoặc thiếu phụ kiện cần được xác định trách nhiệm trước khi ký.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ nhanh, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể được sử dụng làm khung để chỉnh sửa theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản