Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng thiết bị được lập khi hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng đã hoàn thành, hết thời hạn hoặc các bên thống nhất chấm dứt trước thời hạn. Biên bản giúp xác nhận phạm vi công việc đã thực hiện, tình trạng thiết bị sau bảo trì, chi phí dịch vụ, tình trạng thanh toán và các nghĩa vụ còn lại.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân thuận tiện đối chiếu khi kết thúc hợp đồng. Nếu đang cần mẫu biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng thiết bị để chỉnh sửa theo trường hợp thực tế, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng thiết bị là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng thiết bị là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu kết quả thực hiện hợp đồng liên quan đến việc kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng và xử lý kỹ thuật đối với thiết bị.

Biên bản thường tập trung vào tình trạng thiết bị trước và sau khi thực hiện dịch vụ, các hạng mục đã bảo trì, linh kiện thay thế nếu có, chi phí dịch vụ và việc hoàn tất thanh toán.

Đối với hệ thống hoặc thiết bị có nhiều hạng mục kỹ thuật, nên lập danh sách cụ thể để xác định thiết bị nào đã được bảo trì, nội dung thực hiện và tình trạng sau khi hoàn thành.

Đối với hợp đồng thuê phương tiện đã kết thúc, Biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô, phương tiện vận tải là mẫu liên quan có thể tham khảo để đối chiếu cách xác nhận bàn giao và hoàn tất nghĩa vụ.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng thiết bị

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng thiết bị trước hết căn cứ vào hợp đồng dịch vụ đã ký, các phụ lục hoặc thỏa thuận liên quan và quy định pháp luật áp dụng đối với quan hệ hợp đồng giữa các bên.

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 là căn cứ pháp lý chung đối với việc giao kết, thực hiện và chấm dứt hợp đồng. Trường hợp hợp đồng được ký giữa các thương nhân nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh, có thể xem xét áp dụng thêm các quy định có liên quan của Luật Thương mại số 36/2005/QH11.

Nếu thiết bị thuộc nhóm có yêu cầu riêng về an toàn, kiểm định, vận hành hoặc bảo trì theo pháp luật chuyên ngành thì cần đối chiếu thêm quy định tương ứng với loại thiết bị và mục đích sử dụng.

Căn cứ pháp luật cụ thể cần được lựa chọn theo đối tượng thiết bị, nội dung dịch vụ và chủ thể tham gia hợp đồng. Không nên đưa các quy định chuyên ngành không liên quan vào biên bản.

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng thiết bị giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận:

• Thông tin hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng;
• Danh mục thiết bị;
• Thời gian thực hiện dịch vụ;
• Các hạng mục bảo trì, bảo dưỡng;
• Tình trạng thiết bị trước khi thực hiện;
• Công việc đã hoàn thành;
• Linh kiện, phụ tùng được thay thế nếu có;
• Tình trạng thiết bị sau bảo trì;
• Kết quả kiểm tra hoặc vận hành thử;
• Chi phí dịch vụ;
• Chi phí vật tư, phụ tùng;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Hồ sơ kỹ thuật, biên bản kiểm tra hoặc tài liệu được bàn giao;
• Thời hạn bảo hành dịch vụ nếu có;
• Nghĩa vụ còn lại của các bên;
• Thời điểm thanh lý hợp đồng.

Nếu hợp đồng có điều khoản bảo hành sau bảo trì, nên ghi rõ thời hạn và phạm vi bảo hành để tránh hiểu rằng việc thanh lý làm chấm dứt toàn bộ nghĩa vụ bảo hành.

Nếu hợp đồng cung cấp dịch vụ du lịch đã hoàn thành, bạn có thể xem thêm Biên bản thanh lý hợp đồng du lịch để tham khảo cách ghi nhận các nội dung đã thực hiện và kết thúc thỏa thuận.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Tùy từng trường hợp, các bên nên đối chiếu:

• Hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng thiết bị;
• Phụ lục hợp đồng;
• Danh mục thiết bị;
• Biên bản bàn giao thiết bị;
• Kế hoạch hoặc lịch bảo trì;
• Nhật ký bảo trì, bảo dưỡng;
• Phiếu kiểm tra kỹ thuật;
• Danh mục linh kiện, phụ tùng thay thế;
• Biên bản nghiệm thu nếu có;
• Chứng từ thanh toán;
• Hồ sơ bảo hành dịch vụ nếu có;
• Các tài liệu kỹ thuật được bàn giao.

Việc đối chiếu hồ sơ giúp xác định chính xác phạm vi công việc và tình trạng thiết bị trước khi ký thanh lý.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng thiết bị tham khảo

Dưới đây là form có thể copy và chỉnh sửa theo hợp đồng thực tế:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG BẢO TRÌ, BẢO DƯỠNG THIẾT BỊ

Số: 31/BBTL-HĐBT

Căn cứ Hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng thiết bị số 16/HĐBT ký giữa Công ty TNHH Kỹ thuật Thành Công và Công ty Cổ phần Sản xuất Minh Phát;

Căn cứ khối lượng công việc đã thực hiện và kết quả kiểm tra thiết bị;

Căn cứ thỏa thuận của các bên về việc kết thúc hợp đồng;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT MINH PHÁT

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: Ông Nguyễn Văn Nam.

Chức vụ: Giám đốc.

Số điện thoại: ...

BÊN B: CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT THÀNH CÔNG

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: Bà Trần Thu Hà.

Chức vụ: Giám đốc.

Số điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng thiết bị với các nội dung sau:

1. Thông tin hợp đồng

Số hợp đồng: 16/HĐBT.

Ngày ký: ...

Thời gian thực hiện: ...

Địa điểm bảo trì, bảo dưỡng: ...

Danh mục thiết bị: ...

2. Khối lượng công việc đã thực hiện

Các hạng mục chưa hoàn thành nếu có:

...

Lý do:

...

Phương án xử lý:

...

3. Tình trạng thiết bị sau bảo trì, bảo dưỡng

Tình trạng thiết bị sau khi thực hiện dịch vụ:

...

Kết quả kiểm tra:

...

Kết quả vận hành thử nếu có:

...

Các vấn đề còn tồn tại:

...

Kiến nghị xử lý:

...

4. Linh kiện, phụ tùng và vật tư thay thế

Danh mục linh kiện, phụ tùng đã thay thế:

...

Số lượng:

...

Chi phí:

...

Linh kiện, phụ tùng cũ được xử lý như sau:

...

5. Chi phí dịch vụ và thanh toán

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Chi phí vật tư, phụ tùng: ... đồng.

Chi phí phát sinh được hai bên thống nhất: ... đồng.

Tổng giá trị thanh toán: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương thức thanh toán: ...

6. Hồ sơ và tài liệu bàn giao

Bên B đã bàn giao cho Bên A:

• Nhật ký bảo trì;
• Phiếu kiểm tra thiết bị;
• Danh mục phụ tùng thay thế;
• Biên bản nghiệm thu nếu có;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Hồ sơ bảo hành dịch vụ nếu có;
• Các tài liệu khác theo hợp đồng.

Tình trạng bàn giao:

...

7. Bảo hành sau bảo trì, bảo dưỡng

Thời hạn bảo hành dịch vụ: ...

Phạm vi bảo hành:

...

Các trường hợp không thuộc phạm vi bảo hành:

...

Phương thức tiếp nhận và xử lý yêu cầu bảo hành:

...

8. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm:

...

Bên B có trách nhiệm:

...

Các nghĩa vụ khác:

...

Thời hạn hoàn thành:

...

9. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu khối lượng công việc, tình trạng thiết bị, vật tư thay thế, chi phí dịch vụ và tình trạng thanh toán.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng thiết bị số 16/HĐBT kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý, bao gồm nghĩa vụ bảo hành nếu có, vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

10. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Hai bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Nguyễn Văn Nam

ĐẠI DIỆN BÊN B 

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Trần Thu Hà

Trường hợp cần tham khảo mẫu thanh lý hợp đồng dạy thêm ôn thi chuyển cấp, Biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm ôn thi chuyển cấp lớp 9 lên 10 là tài liệu liên quan giúp đối chiếu cách xác nhận việc hoàn thành chương trình và nghĩa vụ giữa các bên.

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng thiết bị

Đối chiếu hợp đồng và danh mục thiết bị

Trước khi lập biên bản, cần kiểm tra danh mục thiết bị, thời hạn bảo trì, tần suất thực hiện và các hạng mục dịch vụ theo hợp đồng.

Nếu hợp đồng có nhiều loại thiết bị, nên lập bảng riêng để tránh bỏ sót.

Xác nhận từng hạng mục đã thực hiện

Cần đối chiếu lịch bảo trì và nhật ký kỹ thuật để xác định công việc thực tế. Những nội dung chưa thực hiện hoặc chỉ hoàn thành một phần nên được ghi rõ.

Kiểm tra tình trạng thiết bị

Đây là phần quan trọng của biên bản. Nên ghi nhận tình trạng thiết bị sau bảo trì, kết quả kiểm tra và vận hành thử nếu có.

Nếu vẫn còn lỗi hoặc vấn đề kỹ thuật, không nên ghi nhận chung rằng thiết bị đã hoàn toàn hoạt động bình thường.

Đối chiếu vật tư và phụ tùng

Nếu có thay thế linh kiện, cần xác định tên, số lượng, chi phí và cách xử lý linh kiện cũ theo hợp đồng.

Chốt chi phí và công nợ

Cần tách chi phí dịch vụ, vật tư, phụ tùng và chi phí phát sinh nếu có. Sau đó xác định số tiền đã thanh toán và khoản còn phải thanh toán.

Xác nhận bảo hành

Nếu dịch vụ có thời hạn bảo hành, nên ghi rõ thời hạn và phạm vi bảo hành. Việc thanh lý hợp đồng không nên được hiểu là tự động loại bỏ nghĩa vụ bảo hành đã được thỏa thuận.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng thiết bị

Theo Luật sư Nguyễn Văn Hùng, cần phân biệt giữa bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa, thay thế thiết bị. Nếu trong quá trình thực hiện phát sinh sửa chữa hoặc thay linh kiện ngoài phạm vi hợp đồng thì phải xác định rõ căn cứ và chi phí trước khi thanh lý.

Đối với thiết bị có yêu cầu kiểm định hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật riêng, việc hoàn thành bảo trì không đồng nghĩa với việc thiết bị đương nhiên đáp ứng mọi điều kiện vận hành. Nếu có yêu cầu kiểm định, thử nghiệm hoặc chứng nhận riêng thì cần thực hiện theo quy định và thỏa thuận tương ứng.

Luật sư Đỗ Bá Thích cho rằng phần tình trạng thiết bị cần được mô tả dựa trên kết quả kiểm tra thực tế. Không nên sử dụng các cụm từ tuyệt đối như “thiết bị hoàn toàn không có lỗi” nếu không có cơ sở kỹ thuật để xác nhận.

Ngoài ra, nếu hợp đồng có bảo hành sau bảo trì, cần giữ lại hồ sơ kỹ thuật và thông tin liên hệ để xử lý yêu cầu phát sinh trong thời gian bảo hành.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng thiết bị?

Nên lập khi các hạng mục bảo trì, bảo dưỡng đã hoàn thành, hợp đồng hết thời hạn hoặc các bên thống nhất chấm dứt trước hạn và cần chốt công việc, chi phí và nghĩa vụ còn lại.

Có cần ghi danh sách thiết bị được bảo trì không?

Nên ghi, đặc biệt khi hợp đồng bao gồm nhiều thiết bị. Danh sách giúp xác định chính xác phạm vi tài sản đã được kiểm tra và bảo dưỡng.

Có cần ghi tình trạng thiết bị sau bảo trì không?

Nên ghi. Đây là cơ sở để các bên xác nhận kết quả thực hiện và làm rõ những vấn đề kỹ thuật còn tồn tại nếu có.

Linh kiện thay thế có cần ghi trong biên bản không?

Nên ghi tên, số lượng và chi phí của linh kiện, phụ tùng thay thế nếu nội dung này thuộc phạm vi hợp đồng hoặc phát sinh trong quá trình thực hiện.

Có cần lập biên bản nghiệm thu trước khi thanh lý không?

Nếu hợp đồng có quy định nghiệm thu thì nên thực hiện nghiệm thu trước hoặc đồng thời với việc thanh lý. Biên bản thanh lý không mặc nhiên thay thế biên bản nghiệm thu.

Thanh lý hợp đồng có làm mất hiệu lực bảo hành không?

Không nhất thiết. Nếu hợp đồng có quy định bảo hành sau bảo trì thì nghĩa vụ bảo hành có thể tiếp tục theo thời hạn và điều kiện đã thỏa thuận.

Nếu thiết bị vẫn còn lỗi thì có được thanh lý không?

Có thể nếu các bên thống nhất phương án xử lý. Biên bản cần ghi rõ lỗi còn tồn tại, trách nhiệm khắc phục và thời hạn hoàn thành thay vì xác nhận thiết bị đã hoàn toàn đạt yêu cầu.

Ai chịu chi phí sửa chữa phát sinh?

Cần căn cứ vào phạm vi hợp đồng, nguyên nhân phát sinh và thỏa thuận của các bên. Những công việc ngoài phạm vi hợp đồng nên được xác nhận riêng.

Có thể thanh lý hợp đồng trước thời hạn không?

Có thể nếu có căn cứ chấm dứt theo hợp đồng, pháp luật hoặc được các bên thống nhất. Biên bản cần ghi rõ lý do và cách xử lý phần công việc chưa hoàn thành.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi các bên chưa thống nhất về tình trạng thiết bị, hạng mục đã thực hiện, phụ tùng thay thế, chi phí, công nợ hoặc nghĩa vụ bảo hành còn lại.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng thiết bị giúp các bên chốt lại quá trình thực hiện dịch vụ và xác nhận rõ hạng mục bảo trì, tình trạng thiết bị, phụ tùng thay thế, chi phí, công nợ và nghĩa vụ bảo hành.

Khi lập biên bản, nên đối chiếu trực tiếp với hợp đồng, nhật ký bảo trì và kết quả kiểm tra thực tế. Đối với thiết bị có yêu cầu kỹ thuật cao, việc mô tả chính xác tình trạng sau bảo trì đặc biệt quan trọng để hạn chế tranh chấp về trách nhiệm sửa chữa hoặc bảo hành.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ nhanh, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể được dùng làm khung để chỉnh sửa theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản