Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo, truyền thông được lập khi các bên hoàn thành hoạt động quảng cáo, truyền thông theo hợp đồng, hợp đồng hết thời hạn hoặc thống nhất chấm dứt trước thời hạn. Biên bản giúp xác nhận khối lượng dịch vụ đã thực hiện, sản phẩm truyền thông đã bàn giao, chi phí quảng cáo, tình trạng thanh toán và các nghĩa vụ còn lại.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân thuận tiện đối chiếu khi kết thúc hợp đồng. Nếu đang cần mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo, truyền thông để chỉnh sửa theo trường hợp thực tế, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo, truyền thông là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo, truyền thông là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu kết quả thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ quảng cáo, truyền thông và thống nhất việc kết thúc quan hệ hợp đồng.

Tùy nội dung hợp đồng, biên bản có thể ghi nhận các hạng mục như xây dựng nội dung, thiết kế ấn phẩm, sản xuất video, quảng cáo trên nền tảng trực tuyến, truyền thông trên báo chí, quản lý chiến dịch hoặc các hoạt động truyền thông khác.

Đối với hợp đồng có nhiều hạng mục, nên lập bảng đối chiếu riêng để thể hiện rõ hạng mục nào đã hoàn thành, hạng mục nào chưa thực hiện và giá trị tương ứng.

Nếu hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng thiết bị đã hoàn tất, Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng thiết bị là mẫu liên quan có thể tham khảo để xác nhận công việc và nghĩa vụ đã thực hiện.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo, truyền thông

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo, truyền thông trước hết căn cứ vào hợp đồng dịch vụ quảng cáo, truyền thông đã ký, thỏa thuận của các bên và các quy định pháp luật có liên quan.

Luật Thương mại số 36/2005/QH11 có quy định về cung ứng dịch vụ và hoạt động quảng cáo thương mại. Trường hợp quan hệ giữa các bên thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Thương mại thì cần đối chiếu các quy định tương ứng.

Bên cạnh đó, Luật Quảng cáo số 16/2012/QH13, đã được sửa đổi, bổ sung, là văn bản chuyên ngành cần xem xét đối với hoạt động quảng cáo.

Đối với các vấn đề về giao kết, thực hiện và chấm dứt hợp đồng, có thể căn cứ thêm Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

Nếu hợp đồng có nội dung liên quan đến quyền tác giả, quyền sử dụng hình ảnh, nhãn hiệu, dữ liệu hoặc nội dung truyền thông thì cần xem xét thêm quy định chuyên ngành tương ứng.

Căn cứ pháp luật cụ thể cần được lựa chọn theo loại dịch vụ, chủ thể tham gia và nội dung hợp đồng thực tế; không nên đưa các quy định không liên quan vào biên bản.

Đối với hợp đồng thuê phương tiện phục vụ vận chuyển, bạn có thể xem thêm Biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe ô tô, phương tiện vận tải để tham khảo cách ghi nhận việc bàn giao và hoàn tất thỏa thuận.

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo, truyền thông giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận:

• Thông tin hợp đồng;
• Thời gian thực hiện chiến dịch;
• Các hạng mục quảng cáo, truyền thông;
• Khối lượng công việc đã hoàn thành;
• Sản phẩm truyền thông đã bàn giao;
• Kênh hoặc nền tảng triển khai;
• Tình trạng nghiệm thu nếu có;
• Chi phí dịch vụ;
• Chi phí quảng cáo hoặc ngân sách truyền thông;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Tài liệu, dữ liệu và tài sản được bàn giao;
• Quyền sử dụng sản phẩm truyền thông nếu có thỏa thuận;
• Nghĩa vụ còn lại của các bên;
• Thời điểm chấm dứt hợp đồng.

Nếu chiến dịch có sử dụng ngân sách quảng cáo do khách hàng cung cấp, nên tách phí dịch vụ và ngân sách quảng cáo để việc đối chiếu tài chính rõ ràng hơn.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Tùy trường hợp, các bên có thể chuẩn bị:

• Hợp đồng quảng cáo, truyền thông;
• Phụ lục hợp đồng;
• Kế hoạch hoặc proposal chiến dịch;
• Bảng phân bổ hạng mục công việc;
• Biên bản nghiệm thu nếu có;
• Báo cáo kết quả chiến dịch;
• Danh mục sản phẩm đã bàn giao;
• Chứng từ thanh toán;
• Bảng đối chiếu chi phí quảng cáo;
• Tài liệu, dữ liệu hoặc tài khoản cần bàn giao;
• Giấy ủy quyền nếu người ký không phải đại diện trực tiếp của bên hợp đồng.

Đối với chiến dịch có nhiều hạng mục, nên đối chiếu hồ sơ nghiệm thu và báo cáo thực tế trước khi xác nhận thanh lý.

Nếu cần tham khảo mẫu thanh lý trong lĩnh vực dịch vụ lữ hành, Biên bản thanh lý hợp đồng du lịch là tài liệu liên quan giúp đối chiếu cách xác nhận các nội dung đã hoàn thành và kết thúc hợp đồng.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo, truyền thông tham khảo

Dưới đây là form có thể copy và chỉnh sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG QUẢNG CÁO, TRUYỀN THÔNG

Số: 28/BBTL-HĐQC

Căn cứ Hợp đồng quảng cáo, truyền thông số 12/HĐQC ký giữa Công ty Cổ phần Truyền thông Minh Thành và Công ty TNHH Thương mại An Phát;

Căn cứ khối lượng công việc đã thực hiện và sản phẩm đã bàn giao;

Căn cứ thỏa thuận của các bên về việc kết thúc hợp đồng;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI AN PHÁT

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: Ông Nguyễn Văn Nam.

Chức vụ: Giám đốc.

Số điện thoại: ...

BÊN B: CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG MINH THÀNH

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: Bà Trần Thu Hà.

Chức vụ: Giám đốc.

Số điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo, truyền thông với các nội dung sau:

1. Thông tin hợp đồng

Số hợp đồng: 12/HĐQC.

Ngày ký: ...

Thời gian thực hiện: ...

Tên chiến dịch: ...

Sản phẩm hoặc thương hiệu quảng bá: ...

Mục tiêu chiến dịch: ...

2. Khối lượng công việc đã thực hiện

Các hạng mục chưa hoàn thành nếu có:

...

Lý do:

...

Phương án xử lý:

...

3. Sản phẩm và tài liệu đã bàn giao

Bên B đã bàn giao cho Bên A:

• Nội dung quảng cáo;
• Hình ảnh, thiết kế;
• Video hoặc sản phẩm truyền thông;
• Báo cáo chiến dịch;
• Dữ liệu liên quan;
• Các tài liệu khác theo hợp đồng.

Tình trạng bàn giao:

...

Các sản phẩm còn phải bàn giao nếu có:

...

Thời hạn hoàn thành:

...

4. Chi phí dịch vụ và ngân sách quảng cáo

Giá trị dịch vụ theo hợp đồng: ... đồng.

Ngân sách quảng cáo theo thỏa thuận: ... đồng.

Chi phí phát sinh được hai bên thống nhất: ... đồng.

Tổng giá trị phải thanh toán: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương thức thanh toán: ...

5. Đối chiếu kết quả thực hiện

Hai bên xác nhận đã đối chiếu các hạng mục công việc, sản phẩm truyền thông và kết quả triển khai theo phạm vi hợp đồng.

Kết quả thực hiện:

...

Các nội dung chưa hoàn thành:

...

Các khoản điều chỉnh hoặc giảm trừ nếu có:

...

6. Quyền sử dụng sản phẩm và tài liệu

Các sản phẩm quảng cáo, truyền thông được xử lý theo thỏa thuận tại hợp đồng.

Quyền sử dụng nội dung, hình ảnh, video, thiết kế và các sản phẩm khác:

...

Tài liệu, dữ liệu hoặc tài khoản cần tiếp tục bàn giao:

...

7. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm:

...

Bên B có trách nhiệm:

...

Các nghĩa vụ khác:

...

Thời hạn hoàn thành:

...

8. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu khối lượng công việc, sản phẩm đã bàn giao, chi phí dịch vụ, ngân sách quảng cáo và tình trạng thanh toán.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng quảng cáo, truyền thông số 12/HĐQC kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Những nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

9. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Hai bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Nguyễn Văn Nam

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Trần Thu Hà

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo, truyền thông

Đối chiếu hợp đồng và phụ lục

Kiểm tra phạm vi dịch vụ, thời gian thực hiện, giá trị hợp đồng, ngân sách quảng cáo và các điều kiện nghiệm thu.

Nếu có phụ lục thay đổi hạng mục hoặc chi phí thì cần sử dụng thông tin đã được các bên thống nhất sau cùng.

Liệt kê các hạng mục đã thực hiện

Nên lập bảng để đối chiếu từng hạng mục. Ví dụ: thiết kế, viết nội dung, sản xuất video, đăng tải, quảng cáo trả phí, quản lý chiến dịch hoặc báo cáo.

Cách này giúp xác định chính xác phần công việc đã hoàn thành và phần chưa thực hiện.

Kiểm tra sản phẩm đã bàn giao

Đối với nội dung quảng cáo, hình ảnh, video, thiết kế hoặc báo cáo, cần xác nhận rõ sản phẩm nào đã được bàn giao.

Nếu có quyền sử dụng hoặc chuyển giao quyền đối với sản phẩm, cần đối chiếu điều khoản tương ứng trong hợp đồng.

Chốt chi phí và ngân sách

Nên tách phí dịch vụ, ngân sách quảng cáo và các khoản phát sinh nếu có. Sau đó xác định tổng giá trị, số tiền đã thanh toán và khoản còn phải trả.

Xác nhận các nghĩa vụ sau thanh lý

Một số nghĩa vụ có thể tiếp tục tồn tại sau khi hợp đồng kết thúc, chẳng hạn thanh toán công nợ, bảo mật thông tin hoặc xử lý quyền sử dụng sản phẩm. Những nội dung này cần được ghi rõ nếu hợp đồng có quy định.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo, truyền thông

Theo Luật sư Nguyễn Văn Hùng, khi thanh lý hợp đồng quảng cáo, truyền thông cần phân biệt phí dịch vụ với ngân sách quảng cáo. Đây là hai khoản có bản chất khác nhau và việc gộp chung có thể khiến việc đối chiếu công nợ không rõ ràng.

Nếu bên cung cấp dịch vụ quản lý tài khoản quảng cáo hoặc tài khoản truyền thông của khách hàng, cần xác nhận việc bàn giao quyền truy cập, dữ liệu và tài khoản liên quan.

Luật sư Đỗ Bá Thích cho rằng quyền đối với sản phẩm sáng tạo cũng cần được kiểm tra trước khi ký. Việc khách hàng đã thanh toán phí dịch vụ không nên mặc nhiên được hiểu là mọi quyền đối với hình ảnh, video, thiết kế hoặc nội dung đã được chuyển giao nếu hợp đồng không quy định như vậy.

Ngoài ra, nếu chiến dịch sử dụng hình ảnh cá nhân, nhãn hiệu, nội dung của bên thứ ba hoặc tài sản trí tuệ khác, cần đối chiếu các quyền và giấy phép liên quan trước khi xác nhận hoàn tất.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo, truyền thông?

Nên lập khi chiến dịch đã hoàn thành, hợp đồng hết thời hạn hoặc các bên thống nhất chấm dứt trước hạn và cần chốt công việc, sản phẩm, chi phí và nghĩa vụ còn lại.

Có cần ghi chi tiết từng hạng mục quảng cáo không?

Nên ghi nếu hợp đồng có nhiều hạng mục. Việc liệt kê giúp các bên xác định rõ phần công việc đã hoàn thành và cơ sở tính giá trị thanh toán.

Ngân sách quảng cáo có giống phí dịch vụ không?

Không nhất thiết. Phí dịch vụ là khoản trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ, còn ngân sách quảng cáo có thể là khoản chi cho nền tảng hoặc kênh quảng cáo theo thỏa thuận.

Có cần bàn giao tài khoản quảng cáo khi thanh lý không?

Nếu bên cung cấp dịch vụ quản lý tài khoản của khách hàng thì nên xác nhận việc bàn giao quyền truy cập, dữ liệu và các thông tin liên quan theo thỏa thuận.

Sản phẩm truyền thông đã thanh toán có mặc nhiên thuộc về khách hàng không?

Không nên mặc nhiên kết luận. Quyền sử dụng, quyền sở hữu hoặc phạm vi chuyển giao cần căn cứ vào điều khoản cụ thể của hợp đồng và quy định pháp luật liên quan.

Có cần nghiệm thu trước khi thanh lý không?

Nếu hợp đồng quy định nghiệm thu thì nên hoàn thành bước nghiệm thu trước hoặc đồng thời với thanh lý. Biên bản thanh lý không nhất thiết thay thế biên bản nghiệm thu.

Nếu chiến dịch chưa hoàn thành thì có thể thanh lý không?

Có thể nếu các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng. Khi đó cần ghi rõ phần công việc đã thực hiện, phần chưa thực hiện và cách xử lý chi phí tương ứng.

Có cần ghi kết quả chiến dịch vào biên bản không?

Có thể ghi nếu hợp đồng có tiêu chí hoặc chỉ số kết quả cần đối chiếu. Tuy nhiên, không nên tự xác nhận một kết quả không có căn cứ hoặc chưa được hai bên thống nhất.

Có thể thanh lý hợp đồng quảng cáo, truyền thông trước hạn không?

Có thể nếu có căn cứ theo hợp đồng, pháp luật hoặc được các bên thỏa thuận. Biên bản cần xác định rõ thời điểm chấm dứt và trách nhiệm còn lại.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi các bên chưa thống nhất về hạng mục đã thực hiện, sản phẩm bàn giao, chi phí, ngân sách quảng cáo, công nợ hoặc quyền đối với sản phẩm truyền thông.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo, truyền thông giúp các bên xác nhận toàn bộ quá trình thực hiện và chốt các nghĩa vụ trước khi kết thúc hợp đồng. Những nội dung cần chú trọng gồm khối lượng công việc, sản phẩm đã bàn giao, phí dịch vụ, ngân sách quảng cáo, công nợ và quyền sử dụng sản phẩm truyền thông.

Đối với hợp đồng có nhiều hạng mục hoặc ngân sách lớn, nên lập bảng đối chiếu riêng để hạn chế bỏ sót công việc và chi phí. Đồng thời, cần kiểm tra các điều khoản về quyền sở hữu, quyền sử dụng nội dung, bảo mật và bàn giao tài khoản trước khi ký.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ nhanh, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể được dùng làm khung để chỉnh sửa theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản