Biên bản thanh lý hợp đồng thuê phòng thí nghiệm nghiên cứu khoa học là văn bản được lập khi kết thúc thời hạn thuê hoặc khi các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước hạn. Văn bản này ghi nhận tình trạng sử dụng phòng thí nghiệm, thiết bị, tài sản, chi phí thuê, nghĩa vụ thanh toán và việc hoàn trả mặt bằng giữa bên cho thuê và bên thuê.

Sau khi hoàn tất việc đối chiếu và bàn giao, biên bản thanh lý giúp các bên xác nhận những nghĩa vụ đã thực hiện, nghĩa vụ còn tồn đọng nếu có và thời điểm kết thúc quan hệ thuê. Nếu cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp các mẫu giúp hệ thống hóa thông tin hợp đồng, hiện trạng phòng thí nghiệm, thiết bị, chi phí và nội dung bàn giao.

Căn cứ pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng thuê phòng thí nghiệm nghiên cứu khoa học

Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê phòng thí nghiệm trước hết được thực hiện trên cơ sở thỏa thuận và nội dung của hợp đồng thuê đã ký. Các bên cần đối chiếu điều khoản về thời hạn thuê, giá thuê, tiền đặt cọc, trách nhiệm bảo quản tài sản, sử dụng thiết bị, chi phí phát sinh, điều kiện chấm dứt và hoàn trả mặt bằng.

Về nguyên tắc chung của pháp luật dân sự, Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 quy định về giao kết, thực hiện và chấm dứt hợp đồng, nghĩa vụ của các bên cũng như trách nhiệm do vi phạm nghĩa vụ. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng khi các bên xác nhận việc hoàn thành hoặc chấm dứt các nghĩa vụ theo hợp đồng thuê.

Nếu phòng thí nghiệm thuộc trường đại học, viện nghiên cứu, doanh nghiệp hoặc tổ chức khoa học và công nghệ, việc sử dụng thiết bị, tài sản và nguồn kinh phí còn phải tuân thủ các quy định chuyên ngành, quy chế nội bộ và quy định quản lý tài sản, tài chính tương ứng nếu có.

Trường hợp hoạt động thuê phòng thí nghiệm phục vụ đề tài, dự án khoa học và công nghệ sử dụng ngân sách nhà nước, các bên cần kiểm tra thêm yêu cầu của hồ sơ nhiệm vụ, dự toán được phê duyệt và quy định tài chính áp dụng cho khoản chi thuê địa điểm, thiết bị hoặc dịch vụ nghiên cứu.

Do đó, căn cứ trực tiếp để lập biên bản thường gồm:

• Hợp đồng thuê phòng thí nghiệm và các phụ lục, biên bản kèm theo.
• Các thỏa thuận sửa đổi, gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng nếu có.
• Biên bản bàn giao phòng, thiết bị tại thời điểm bắt đầu thuê.
• Hồ sơ nghiệm thu, xác nhận sử dụng hoặc đối chiếu chi phí trong quá trình thuê.
• Quy định pháp luật và quy chế nội bộ có liên quan đến việc quản lý, sử dụng phòng thí nghiệm, thiết bị và tài sản.

Nếu phòng thí nghiệm được sử dụng để nghiên cứu, thử nghiệm sản phẩm phục vụ nông nghiệp, Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển sản phẩm công nghệ nông nghiệp là mẫu liên quan bạn có thể tham khảo thêm.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê phòng thí nghiệm?

Biên bản có thể được lập trong các trường hợp:

• Hợp đồng thuê đã hết thời hạn và hai bên không tiếp tục gia hạn.
• Công việc nghiên cứu đã hoàn thành trước thời hạn thuê.
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Phòng thí nghiệm không còn đáp ứng nhu cầu nghiên cứu của bên thuê.
• Bên thuê chuyển sang địa điểm hoặc cơ sở nghiên cứu khác.
• Hai bên cần xác nhận hoàn tất việc bàn giao phòng và thiết bị.
• Hợp đồng có phát sinh chi phí, tiền đặt cọc hoặc khoản thanh toán cần đối chiếu trước khi kết thúc.
• Cần có hồ sơ chứng minh việc hoàn thành nghĩa vụ để phục vụ quản lý nội bộ, kế toán hoặc quyết toán dự án.

Đối với hoạt động nghiên cứu khoa học, thời điểm thanh lý nên được xác định rõ để tránh nhầm lẫn giữa thời điểm kết thúc hợp đồng và thời điểm hoàn thành đề tài, nhiệm vụ nghiên cứu.

Trong trường hợp quá trình nghiên cứu tạo ra sáng chế và phát sinh nhu cầu chuyển giao quyền sở hữu, bạn có thể xem Biên bản thanh lý hợp đồng chuyển giao quyền sở hữu sáng chế công nghệ để đối chiếu nội dung thanh lý phù hợp.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập biên bản

Trước khi soạn thảo, các bên nên tập hợp đầy đủ:

• Tên, địa chỉ và thông tin đại diện của bên cho thuê.
• Tên, địa chỉ và thông tin đại diện của bên thuê.
• Số hợp đồng, ngày ký và thời hạn thuê.
• Địa chỉ, diện tích và khu vực phòng thí nghiệm được thuê.
• Danh mục máy móc, thiết bị và tài sản đã bàn giao.
• Tình trạng thiết bị tại thời điểm trả.
• Thời gian sử dụng thực tế.
• Tổng tiền thuê và các khoản chi phí liên quan.
• Số tiền đã thanh toán và số tiền còn phải thanh toán.
• Tiền đặt cọc và phương án hoàn trả hoặc khấu trừ.
• Chi phí sửa chữa, vệ sinh, tiêu hao hoặc hư hỏng nếu có.
• Hồ sơ, tài liệu hoặc dữ liệu phải bàn giao.
• Các nghĩa vụ còn hiệu lực sau khi thanh lý.
• Biên bản bàn giao hoặc các tài liệu chứng minh tình trạng tài sản.

Đặc biệt, với phòng thí nghiệm có nhiều thiết bị chuyên dụng, nên có bảng kiểm kê riêng để hạn chế tranh chấp về số lượng và tình trạng tài sản.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thuê phòng thí nghiệm nghiên cứu khoa học tham khảo

Dưới đây là mẫu minh họa với thông tin giả định:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG THUÊ PHÒNG THÍ NGHIỆM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

Số: 07/2026/BBTL-PTHN

Hôm nay, ngày 18 tháng 8 năm 2026, tại Thành phố Đà Nẵng, chúng tôi gồm:

BÊN CHO THUÊ: TRUNG TÂM THÍ NGHIỆM CÔNG NGHỆ BIỂN MIỀN TRUNG

• Đại diện: Bà Nguyễn Thùy Dương
• Chức vụ: Giám đốc Trung tâm
• Địa chỉ: 42 đường Lê Đình Dương, quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng
• Điện thoại: 0977 523 155

BÊN THUÊ: CÔNG TY TNHH NGHIÊN CỨU SINH HỌC AN PHÚC

• Đại diện: Ông Phạm Hoàng Nam
• Chức vụ: Tổng Giám đốc
• Địa chỉ: 116 đường Nguyễn Văn Linh, quận Thanh Khê, TP. Đà Nẵng

Hai bên thống nhất lập biên bản thanh lý Hợp đồng số 22/2026/HĐ-PTHN ký ngày 15/02/2026 với các nội dung sau:

1. Thông tin hợp đồng

• Đối tượng thuê: Phòng thí nghiệm sinh học phân tử B2-03.
• Diện tích sử dụng: 86 m².
• Thời hạn thuê: Từ ngày 20/02/2026 đến ngày 15/08/2026.
• Mục đích thuê: Thực hiện các thí nghiệm phục vụ nghiên cứu quy trình phân tích vi sinh trong môi trường nước.
• Giá trị hợp đồng: 468.000.000 đồng.
• Tiền đặt cọc: 60.000.000 đồng.

2. Tình hình thực hiện hợp đồng

Bên thuê đã sử dụng phòng thí nghiệm theo đúng phạm vi được thống nhất. Các hoạt động nghiên cứu được thực hiện trong thời gian từ tháng 2 đến tháng 8/2026.

Hai bên đã phối hợp kiểm tra khu vực phòng thí nghiệm, hệ thống điện, nước, thông gió, bàn thao tác và các thiết bị được bàn giao kèm theo.

3. Danh mục thiết bị bàn giao và tình trạng khi trả

Hai bên xác nhận số lượng thiết bị thực tế phù hợp với danh mục tại biên bản bàn giao ban đầu, không ghi nhận mất mát thiết bị.

4. Tình trạng phòng thí nghiệm

Bên thuê đã hoàn trả phòng thí nghiệm, bàn thao tác, khu vực lưu trữ và các vị trí được giao sử dụng.

Phòng được vệ sinh và bàn giao trong tình trạng phù hợp với hao mòn thông thường trong quá trình sử dụng. Hai bên không ghi nhận hư hỏng nghiêm trọng phải bồi thường.

5. Đối chiếu thanh toán

Tổng giá trị hợp đồng: 468.000.000 đồng.

Số tiền Bên thuê đã thanh toán: 468.000.000 đồng.

Chi phí phát sinh phải thanh toán thêm: 0 đồng.

Tiền đặt cọc: 60.000.000 đồng.

Hai bên thống nhất Bên cho thuê hoàn trả toàn bộ tiền đặt cọc cho Bên thuê trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày ký biên bản này.

6. Hồ sơ và tài sản cần bàn giao

Bên thuê đã hoàn trả:

• Chìa khóa phòng thí nghiệm.
• Thẻ ra vào khu vực nghiên cứu.
• Hồ sơ hướng dẫn sử dụng thiết bị được cung cấp khi bắt đầu thuê.
• Các dụng cụ, phụ kiện thuộc tài sản của Bên cho thuê.

Các mẫu vật, hóa chất và vật tư tiêu hao thuộc hoạt động nghiên cứu của Bên thuê đã được xử lý, thu hồi hoặc đưa ra khỏi khu vực theo quy định của cơ sở.

7. Quyền và nghĩa vụ còn lại

Sau khi hoàn thành việc thanh toán và hoàn trả tiền đặt cọc, hai bên xác nhận không còn khoản công nợ nào phát sinh từ việc thuê phòng thí nghiệm, trừ các nghĩa vụ được quy định rõ là tiếp tục có hiệu lực sau khi chấm dứt hợp đồng.

Các nghĩa vụ liên quan đến bảo mật thông tin nghiên cứu, dữ liệu và tài liệu mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng tiếp tục được thực hiện theo thời hạn tương ứng.

8. Xác nhận thanh lý

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng số 22/2026/HĐ-PTHN kể từ ngày 18/08/2026.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản để thực hiện và lưu hồ sơ.

ĐẠI DIỆN BÊN CHO THUÊ
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)

Nguyễn Thùy Dương

ĐẠI DIỆN BÊN THUÊ
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)

Phạm Hoàng Nam

Nếu cơ sở nghiên cứu được sử dụng cho các dự án liên quan đến robot và tự động hóa, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác nghiên cứu công nghệ robotics sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích để so sánh cách ghi nhận kết quả hợp tác.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thuê phòng thí nghiệm?

Sử dụng mẫu tham khảo giúp người lập dễ dàng kiểm tra những nhóm thông tin quan trọng trước khi ký, đặc biệt là phần hiện trạng phòng, thiết bị, tiền đặt cọc và công nợ.

Một mẫu có cấu trúc rõ ràng còn giúp:

• Tiết kiệm thời gian soạn thảo văn bản.
• Hạn chế bỏ sót thông tin về hợp đồng gốc.
• Dễ lập bảng kiểm kê thiết bị và tài sản.
• Thuận tiện đối chiếu tiền thuê và chi phí phát sinh.
• Làm rõ trách nhiệm hoàn trả phòng và thiết bị.
• Hỗ trợ lưu trữ hồ sơ nghiên cứu, kế toán và quản trị nội bộ.
• Dễ điều chỉnh cho phòng thí nghiệm hóa học, sinh học, vật liệu, công nghệ hoặc các lĩnh vực nghiên cứu khác.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo và điều chỉnh theo loại phòng thí nghiệm, danh mục thiết bị, thời gian thuê, giá trị hợp đồng và thỏa thuận cụ thể giữa các bên.

Cách lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê phòng thí nghiệm nghiên cứu khoa học

Bước 1: Xác định lý do thanh lý

Ghi rõ hợp đồng hết hạn, hoàn thành mục đích thuê hay chấm dứt trước hạn theo thỏa thuận.

Bước 2: Ghi thông tin hợp đồng

Nêu số hợp đồng, ngày ký, thời hạn, đối tượng thuê và mục đích sử dụng phòng thí nghiệm.

Bước 3: Kiểm tra hiện trạng phòng

Kiểm tra diện tích, khu vực sử dụng, hệ thống điện, nước, thông gió, bàn thao tác và các hạng mục được bàn giao.

Bước 4: Kiểm kê thiết bị

Đối chiếu từng thiết bị với biên bản bàn giao ban đầu, bao gồm số lượng, mã tài sản nếu có, phụ kiện và tình trạng hoạt động.

Bước 5: Đối chiếu chi phí

Xác định tổng tiền thuê, số tiền đã thanh toán, chi phí phát sinh, tiền đặt cọc và số tiền phải hoàn trả hoặc khấu trừ.

Bước 6: Xác nhận việc bàn giao

Ghi nhận thời điểm bên thuê trả phòng, chìa khóa, thẻ ra vào, thiết bị và các tài sản khác.

Bước 7: Xử lý vật tư nghiên cứu

Nếu phòng thí nghiệm có hóa chất, mẫu thử, vật tư tiêu hao hoặc chất thải nghiên cứu, cần xác định tình trạng xử lý trước khi hoàn tất bàn giao.

Bước 8: Xác định nghĩa vụ còn lại

Nêu rõ các khoản tiền, nghĩa vụ bảo mật, trách nhiệm đối với tài sản hoặc nghĩa vụ khác vẫn tiếp tục sau khi thanh lý nếu có.

Bước 9: Thống nhất thời điểm thanh lý

Ghi chính xác ngày hợp đồng được thanh lý và ngày kết thúc quyền sử dụng phòng thí nghiệm.

Bước 10: Ký và lưu biên bản

Đại diện có thẩm quyền của các bên ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu nếu thuộc trường hợp sử dụng con dấu. Mỗi bên giữ một bản cùng các phụ lục, bảng kiểm kê và chứng từ liên quan.

Một số lưu ý khi lập biên bản

• Kiểm tra chính xác số hợp đồng, ngày ký và thời hạn thuê.
• Đối chiếu hiện trạng phòng với biên bản bàn giao ban đầu.
• Nên lập bảng danh mục riêng đối với phòng có nhiều thiết bị nghiên cứu.
• Ghi rõ mã thiết bị hoặc số seri nếu các bên có quản lý theo mã tài sản.
• Không ghi chung chung về tình trạng máy móc; nên xác định thiết bị hoạt động bình thường, có lỗi hoặc cần sửa chữa.
• Làm rõ khoản tiền đặt cọc được hoàn trả hay dùng để bù trừ nghĩa vụ.
• Đối chiếu đầy đủ tiền thuê, điện, nước, phí vận hành, phí vệ sinh và các chi phí khác nếu hợp đồng có quy định.
• Xác nhận việc thu hồi chìa khóa, thẻ ra vào và quyền truy cập khu vực hạn chế.
• Kiểm tra việc xử lý hóa chất, mẫu vật, vật tư tiêu hao và chất thải trước khi trả phòng nếu có.
• Không đưa vào biên bản những nội dung trái với hợp đồng hoặc thỏa thuận đã ký.
• Nếu có tranh chấp về hư hỏng thiết bị, nên lập biên bản hiện trạng riêng kèm hình ảnh hoặc tài liệu chứng minh.
• Xác định rõ những điều khoản của hợp đồng vẫn tiếp tục có hiệu lực sau thanh lý.
• Bảo đảm người ký biên bản có thẩm quyền đại diện cho bên thuê và bên cho thuê.
• Lưu biên bản cùng hợp đồng, phụ lục, biên bản bàn giao, bảng kiểm kê và chứng từ thanh toán.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê phòng thí nghiệm có bắt buộc không?

Không phải mọi trường hợp đều có một mẫu biên bản thanh lý bắt buộc theo pháp luật. Việc có lập hay không phụ thuộc vào hợp đồng, thỏa thuận của các bên và yêu cầu quản lý hồ sơ. Tuy nhiên, lập văn bản xác nhận thanh lý là cách hữu ích để chứng minh tình trạng hoàn thành nghĩa vụ và bàn giao.

Khi nào nên thanh lý hợp đồng thuê phòng thí nghiệm?

Nên lập khi hợp đồng hết hạn, công việc nghiên cứu hoàn thành, các bên thống nhất chấm dứt trước hạn hoặc khi cần chính thức xác nhận việc trả phòng, thiết bị và hoàn tất thanh toán.

Có cần ghi tình trạng thiết bị trong biên bản không?

Nên ghi. Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất của hợp đồng thuê phòng thí nghiệm vì thiết bị nghiên cứu thường có giá trị cao. Việc mô tả tình trạng giúp xác định trách nhiệm nếu phát sinh tranh chấp.

Tiền đặt cọc có cần đưa vào biên bản thanh lý không?

Nên đưa vào. Biên bản cần xác định số tiền đặt cọc, số tiền được hoàn trả, khoản được khấu trừ nếu có và thời hạn hoàn trả.

Có cần lập danh sách thiết bị riêng không?

Nếu số lượng thiết bị ít, có thể đưa trực tiếp vào biên bản. Với phòng thí nghiệm có nhiều máy móc, nên lập phụ lục kiểm kê kèm theo để thuận tiện đối chiếu.

Nếu thiết bị bị hỏng thì xử lý thế nào?

Các bên cần đối chiếu tình trạng thiết bị, nguyên nhân hư hỏng và trách nhiệm theo hợp đồng. Nếu có chi phí sửa chữa hoặc bồi thường, nên ghi cụ thể căn cứ, số tiền và phương án xử lý trong biên bản hoặc phụ lục.

Có cần xác nhận việc xử lý hóa chất và mẫu nghiên cứu không?

Nếu hoạt động nghiên cứu có sử dụng hóa chất, mẫu sinh học hoặc vật liệu cần kiểm soát, nên có nội dung xác nhận việc thu hồi, bàn giao hoặc xử lý theo quy định áp dụng trước khi hoàn tất bàn giao phòng.

Sau khi ký biên bản thanh lý còn nghĩa vụ nào không?

Có thể có. Một số nghĩa vụ như bảo mật thông tin, bảo quản dữ liệu, xử lý công nợ hoặc trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh trước thời điểm thanh lý có thể tiếp tục được thực hiện nếu hợp đồng hoặc thỏa thuận của các bên quy định.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê phòng thí nghiệm nghiên cứu khoa học giúp các bên chính thức xác nhận việc kết thúc quan hệ thuê, hoàn trả phòng và thiết bị, đối chiếu công nợ cũng như xử lý tiền đặt cọc. Nội dung nên bám sát hợp đồng gốc và tình trạng thực tế thay vì sử dụng máy móc một mẫu chung.

Đối với phòng thí nghiệm có nhiều thiết bị chuyên dụng hoặc phục vụ đề tài, dự án khoa học, việc kiểm kê tài sản, xác nhận tình trạng thiết bị và đối chiếu chi phí cần được thực hiện cẩn thận trước khi ký. Một biên bản đầy đủ sẽ giúp hồ sơ thanh lý rõ ràng, thuận tiện cho việc lưu trữ và hạn chế tranh chấp về sau.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản