Trong các dự án biểu diễn, quay phim, chụp ảnh, quảng cáo hoặc chương trình nghệ thuật, ekip trang điểm và phục trang thường tham gia xuyên suốt một hoặc nhiều buổi làm việc. Khi công việc kết thúc, hai bên không chỉ cần xác nhận đã hoàn thành dịch vụ mà còn phải đối chiếu thời gian thực hiện, nhân sự, hạng mục trang điểm – phục trang, chi phí, tài sản hoặc trang phục đã bàn giao và các nghĩa vụ còn lại. 

Khi đó, Mẫu Biên Bản thanh lý hợp đồng thuê ekip trang điểm, phục trang cho nghệ sĩ là cơ sở giúp hai bên ghi nhận rõ tình trạng thực hiện và kết thúc phần việc theo thỏa thuận.

Đã có hợp đồng thuê ekip nhưng chưa có mẫu thanh lý phù hợp? Bạn có thể tải mẫu đã được chuẩn bị sẵn theo đúng tình huống thuê ekip trang điểm, phục trang cho nghệ sĩ, gồm file Word và file PDF, có cấu trúc rõ ràng, dễ chỉnh sửa và giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo.

Vì sao nên tải Biên bản thanh lý hợp đồng thuê ekip trang điểm, phục trang cho nghệ sĩ tại Mẫu Biên Bản?

Một mẫu thanh lý cho dịch vụ trang điểm, phục trang không nên chỉ dừng ở việc ghi “hai bên đã hoàn thành hợp đồng”. Đặc thù của công việc này nằm ở chỗ dịch vụ có thể được thực hiện theo từng buổi, từng nghệ sĩ, từng chương trình và đi kèm nhiều hạng mục vật chất hoặc chi phí phát sinh.

Giá trị của mẫu không nằm đơn thuần ở định dạng Word hay PDF. Người sử dụng cần một khung nội dung đã được chuẩn bị trước để có thể nhanh chóng đối chiếu hợp đồng, xác nhận phần việc đã thực hiện và xử lý những nội dung còn lại.

Nội dung được xây dựng theo đúng nhu cầu của loại hợp đồng

Hợp đồng thuê ekip trang điểm, phục trang có thể bao gồm nhiều công việc khác nhau: trang điểm cá nhân, làm tóc, chuẩn bị trang phục, phối đồ, thay trang phục theo cảnh, chuẩn bị phụ kiện hoặc hỗ trợ nghệ sĩ trong suốt thời gian ghi hình và biểu diễn.

Mẫu thanh lý cần phản ánh được những đặc điểm đó thay vì sử dụng một mẫu thanh lý hợp đồng dịch vụ quá chung chung.

Được biên soạn và rà soát để hạn chế bỏ sót nội dung

Các mẫu tại Mẫu Biên Bản được đội ngũ biên tập nội dung chuyên nghiệp xây dựng, đồng thời có bước rà soát bởi luật sư. Mục tiêu là tạo ra văn bản có cấu trúc thực tế, dễ sử dụng và giúp người lập nhận biết những thông tin cần đối chiếu trước khi xác nhận thanh lý.

Giảm thời gian tự xây dựng biên bản từ đầu

Nếu tự soạn, người lập thường phải xác định trước biên bản cần có những mục nào, cách trình bày ra sao và nên đưa nội dung về chi phí, trang phục, đạo cụ, bàn giao hay nghĩa vụ còn lại vào đâu.

Một mẫu được chuẩn bị sẵn giúp chuyển phần việc đó thành quá trình điền, đối chiếu và chỉnh sửa theo hợp đồng thực tế.

Có cả Word và PDF để đáp ứng các nhu cầu sử dụng khác nhau

Mẫu được cung cấp dưới file Word và file PDF. Word thuận tiện cho việc thay đổi thông tin nghệ sĩ, chương trình, thời gian, chi phí, danh sách nhân sự và các nội dung đặc thù. PDF phù hợp khi cần lưu trữ hoặc sử dụng bản có bố cục cố định.

Có thể sử dụng làm cơ sở trao đổi giữa hai bên

Biên bản thanh lý không chỉ phục vụ bên thuê. Ekip trang điểm, phục trang cũng cần có căn cứ để xác nhận đã hoàn thành công việc, đã bàn giao những gì và khoản thanh toán cuối cùng được xử lý như thế nào.

Có thể đăng ký thêm gói tư vấn khi tình huống phức tạp

Với trường hợp hợp đồng có nhiều bên, nhiều nghệ sĩ, nhiều đợt thanh toán, tranh chấp về trang phục – phụ kiện hoặc vấn đề về quyền sử dụng hình ảnh, người dùng có thể đăng ký thêm gói tư vấn khi có nhu cầu.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê ekip trang điểm, phục trang?

Biên bản thường được lập khi phần công việc theo hợp đồng đã hoàn thành hoặc hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng và cần xác nhận tình trạng thực hiện.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Ekip đã hoàn thành công việc trang điểm, làm tóc và phục trang cho toàn bộ chương trình.
• Dịch vụ chỉ được thuê cho một buổi biểu diễn, một ngày quay hoặc một sự kiện cụ thể.
• Ekip đã hoàn thành phần việc theo từng giai đoạn của dự án.
• Hợp đồng thuê ekip kết thúc trước thời hạn theo thỏa thuận.
• Hai bên cần đối chiếu chi phí dịch vụ, phụ phí, tiền thuê trang phục hoặc khoản phát sinh.
• Trang phục, phụ kiện hoặc tài sản thuê kèm đã được hoàn trả.
• Hai bên cần xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thanh toán.
• Cần ghi nhận các nghĩa vụ còn tiếp tục sau khi công việc chính kết thúc.

Điểm quan trọng là thời điểm lập biên bản nên phù hợp với tình trạng thực tế của hợp đồng, thay vì chỉ dựa vào ngày kết thúc dự kiến ban đầu.

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê ekip trang điểm, phục trang cho nghệ sĩ gồm những gì?

Một biên bản phù hợp thường cần thể hiện được toàn bộ quá trình từ xác định hợp đồng đến xác nhận kết quả và xử lý phần nghĩa vụ còn lại.

1. Thông tin các bên

Ghi đầy đủ:

• Tên cá nhân, ekip hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ.
• Tên công ty hoặc tổ chức thuê dịch vụ nếu có.
• Người đại diện.
• Chức vụ hoặc tư cách ký.
• Địa chỉ.
• Số điện thoại, email nếu cần.
• Thông tin đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ liên quan nếu hợp đồng có sử dụng.

Nếu ekip gồm nhiều thành viên nhưng hợp đồng được ký với một người hoặc một đơn vị đại diện, cần xác định đúng chủ thể ký kết và chủ thể chịu trách nhiệm theo hợp đồng.

2. Thông tin hợp đồng được thanh lý

Biên bản cần dẫn chiếu:

• Tên hợp đồng.
• Số hợp đồng nếu có.
• Ngày ký.
• Các phụ lục hoặc thỏa thuận liên quan nếu có.
• Thời gian thực hiện dịch vụ.

Phần này giúp xác định chính xác biên bản đang thanh lý hợp đồng nào, đặc biệt khi một dự án có nhiều hợp đồng dịch vụ khác nhau.

3. Nội dung công việc đã thực hiện

Đây là phần quan trọng đối với hợp đồng thuê ekip.

Có thể ghi nhận:

• Trang điểm cho nghệ sĩ.
• Làm tóc.
• Phối hợp trang điểm – phục trang theo concept.
• Chuẩn bị trang phục.
• Thay trang phục theo từng cảnh.
• Chuẩn bị phụ kiện.
• Hỗ trợ nghệ sĩ trong thời gian quay hoặc biểu diễn.
• Các công việc khác theo hợp đồng.

Không nên ghi chung chung nếu hợp đồng có bảng phân công hoặc danh sách công việc cụ thể.

4. Thời gian và địa điểm thực hiện

Có thể xác nhận:

• Ngày bắt đầu.
• Ngày kết thúc.
• Số buổi thực hiện.
• Địa điểm quay, biểu diễn hoặc chụp ảnh.
• Khung giờ làm việc nếu có.
• Các ngày phát sinh đã được hai bên chấp thuận.

Đối với dự án kéo dài nhiều ngày, việc ghi nhận số buổi hoặc giai đoạn thực hiện giúp việc đối chiếu chi phí rõ ràng hơn.

5. Tình trạng hoàn thành dịch vụ

Hai bên cần xác nhận một trong các tình trạng phù hợp:

• Đã hoàn thành toàn bộ.
• Đã hoàn thành phần việc theo từng giai đoạn.
• Hoàn thành một phần và hai bên thống nhất chấm dứt phần còn lại.
• Chưa hoàn thành nhưng hai bên thống nhất phương án xử lý.

Nếu có công việc chưa hoàn thành, không nên chỉ ghi “hai bên đồng ý thanh lý” mà bỏ qua phần việc còn thiếu.

6. Trang phục, phụ kiện và tài sản liên quan

Nếu ekip có cung cấp hoặc cho thuê trang phục, cần đối chiếu:

• Tên trang phục.
• Số lượng.
• Phụ kiện.
• Tình trạng khi nhận.
• Tình trạng khi hoàn trả.
• Tài sản bị mất, hư hỏng nếu có.
• Chi phí bồi hoàn hoặc khấu trừ nếu hai bên có thỏa thuận.

Đây là một trong những nội dung đặc thù khiến mẫu thanh lý cho ekip phục trang khác với mẫu thanh lý dịch vụ thông thường.

7. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Nên thể hiện:

• Giá trị hợp đồng.
• Số tiền đã thanh toán.
• Số tiền còn phải thanh toán.
• Chi phí phát sinh được chấp thuận.
• Khoản khấu trừ nếu có.
• Thời hạn thanh toán cuối cùng.
• Hình thức thanh toán.

Nếu đã thanh toán đầy đủ, có thể xác nhận rõ số tiền và thời điểm hoàn tất.

Hướng dẫn điền biên bản thanh lý hợp đồng thuê ekip trang điểm, phục trang

Bước 1: Đối chiếu hợp đồng trước khi điền

Chuẩn bị bản hợp đồng và các phụ lục liên quan. Kiểm tra phạm vi công việc, mức phí, thời gian, số buổi, danh sách nghệ sĩ và các điều khoản về trang phục, phụ kiện.

Bước 2: Xác định chính xác chủ thể ký

Thông tin bên thuê và bên cung cấp dịch vụ phải thống nhất với hợp đồng. Nếu người ký là đại diện, cần bảo đảm họ ký đúng tư cách.

Bước 3: Đối chiếu khối lượng công việc

Không nên chỉ dựa vào kế hoạch ban đầu. Hãy kiểm tra thực tế ekip đã thực hiện bao nhiêu buổi, bao nhiêu nghệ sĩ và những hạng mục nào.

Bước 4: Kiểm tra trang phục và phụ kiện

Nếu có tài sản thuê hoặc mượn kèm, lập danh sách đối chiếu riêng nếu cần. Ghi nhận tình trạng thực tế và phương án xử lý nếu có chênh lệch.

Bước 5: Chốt số tiền

Đối chiếu giá trị hợp đồng với các khoản đã trả và phát sinh. Chỉ đưa vào biên bản những khoản đã được hai bên xác nhận.

Bước 6: Xác định nghĩa vụ còn lại

Ví dụ:

• Thanh toán phần tiền còn thiếu.
• Hoàn trả trang phục.
• Hoàn trả phụ kiện.
• Bàn giao hóa đơn/chứng từ nếu có.
• Xử lý chi phí hư hỏng hoặc mất tài sản.
• Các nghĩa vụ khác theo hợp đồng.

Bước 7: Kiểm tra chữ ký và phụ lục

Trước khi ký, cần kiểm tra số liệu, ngày tháng, tên các bên và các phụ lục đi kèm.

Những nội dung cần đặc biệt lưu ý khi thanh lý hợp đồng thuê ekip

Phân biệt dịch vụ trang điểm với việc sử dụng hình ảnh nghệ sĩ

Việc ekip thực hiện trang điểm, làm tóc hoặc phục trang là một loại công việc dịch vụ. Trong khi đó, việc sử dụng hình ảnh nghệ sĩ trong quảng cáo, truyền thông, phim, chương trình hoặc các sản phẩm khác có thể là vấn đề riêng.

Vì vậy, không nên mặc nhiên ghi rằng thanh lý hợp đồng thuê ekip đồng nghĩa với việc mọi quyền sử dụng hình ảnh hoặc nội dung liên quan cũng chấm dứt hoặc được chuyển giao nếu hợp đồng không quy định như vậy.

Không bỏ qua trang phục và phụ kiện

Đối với ekip phục trang, phần tài sản thực tế có thể quan trọng không kém tiền dịch vụ. Nếu có trang phục thuê, phụ kiện hoặc đạo cụ đi kèm, cần xác định rõ tình trạng bàn giao.

Không gộp mọi khoản phát sinh thành một con số

Các khoản như tăng thời gian làm việc, thêm nghệ sĩ, thêm buổi, phát sinh trang phục hoặc di chuyển nên được đối chiếu riêng nếu chúng ảnh hưởng đến giá trị thanh toán.

Nếu thanh lý trước hạn, phải ghi rõ tình trạng công việc

Trường hợp dự án kết thúc sớm, biên bản nên xác nhận đã hoàn thành phần nào, phần nào chưa thực hiện và hai bên xử lý phần còn lại ra sao.

Không dùng một nội dung chung cho mọi dự án

Một ekip phục vụ chương trình ca nhạc, một ekip phục vụ phim điện ảnh và một ekip phục vụ buổi chụp ảnh quảng cáo có thể có cách tính phí và phạm vi công việc rất khác nhau.

Mẫu nên được chỉnh sửa theo hợp đồng thực tế.

Checklist trước khi ký biên bản

Trước khi ký Biên bản thanh lý hợp đồng thuê ekip trang điểm, phục trang cho nghệ sĩ, nên kiểm tra:

•  Tên và thông tin hai bên chính xác.
• Số và ngày hợp đồng đúng.
• Thời gian thực hiện được đối chiếu.
• Số buổi hoặc số ngày làm việc chính xác.
• Danh sách nghệ sĩ được phục vụ phù hợp với thực tế.
• Các hạng mục trang điểm, làm tóc, phục trang đã được xác nhận.
• Trang phục và phụ kiện đã được kiểm kê.
• Tình trạng tài sản đã được đối chiếu.
• Giá trị hợp đồng chính xác.
• Các khoản phát sinh đã được hai bên thống nhất.
• Số tiền đã thanh toán và còn phải thanh toán rõ ràng.
• Nghĩa vụ còn lại được ghi cụ thể.
• Phụ lục hoặc bảng kê liên quan được đính kèm nếu cần.
• Người ký đúng tư cách.
• Ngày lập biên bản chính xác.

Sau khi tải mẫu, cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu có thể sử dụng làm khung soạn thảo nhưng không nên ký ngay mà chưa kiểm tra thông tin thực tế.

Thông thường cần chỉnh:

Thông tin các bên: thay tên, địa chỉ, người đại diện, thông tin liên hệ.

Thông tin hợp đồng: điền số hợp đồng, ngày ký, thời gian thực hiện và các phụ lục liên quan.

Phạm vi dịch vụ: bổ sung đúng các công việc ekip đã thực hiện.

Thông tin nghệ sĩ: nếu hợp đồng có danh sách nghệ sĩ cụ thể, cần cập nhật theo thực tế.

Trang phục và phụ kiện: thêm bảng kê hoặc thông tin bàn giao nếu có.

Chi phí: cập nhật giá trị hợp đồng, số tiền đã trả, khoản phát sinh và số tiền còn lại.

Nghĩa vụ sau thanh lý: giữ lại hoặc sửa đổi tùy theo thỏa thuận thực tế.

Chữ ký: kiểm tra người ký và tư cách ký trước khi hoàn tất.

Nếu đã xác định đúng nội dung cần thanh lý, bạn có thể bắt đầu từ mẫu có sẵn thay vì tự dựng biên bản từ trang trắng. Mẫu gồm file Word và file PDF, đã có sẵn bố cục và các nhóm nội dung cần đối chiếu, giúp bạn chỉnh sửa nhanh theo hợp đồng thực tế.

Tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thuê ekip trang điểm, phục trang cho nghệ sĩ

Mẫu phù hợp với các trường hợp thuê ekip thực hiện một hoặc nhiều hạng mục như trang điểm, làm tóc, chuẩn bị trang phục, phối trang phục, hỗ trợ thay trang phục và chuẩn bị phụ kiện cho nghệ sĩ.

Khi sử dụng, nên ưu tiên điều chỉnh mẫu theo:

• Hợp đồng dịch vụ đã ký.
• Số lượng nghệ sĩ thực tế.
• Số ngày hoặc số buổi làm việc.
• Phạm vi công việc.
• Danh sách trang phục, phụ kiện.
• Chi phí và phương thức thanh toán.
• Các nghĩa vụ còn lại sau khi kết thúc.

File Word

Phù hợp khi cần chỉnh sửa tên bên thuê, ekip, nghệ sĩ, chương trình, thời gian, chi phí, bảng kê và nội dung thanh lý.

File PDF

Phù hợp khi cần tham khảo bố cục hoặc lưu trữ bản có định dạng cố định.

Không cần tự xây dựng lại biên bản từ đầu nếu hợp đồng thuê ekip đã có đầy đủ thông tin. Hãy tải mẫu file Word và file PDF đã được chuẩn bị theo đúng nhóm công việc trang điểm – phục trang, sau đó thay thông tin thực tế, kiểm tra chi phí và hoàn thiện trước khi ký.

Câu hỏi thường gặp

Có thể dùng mẫu này cho ekip chỉ trang điểm mà không phụ trách phục trang không?

Có. Nếu hợp đồng thực tế chỉ bao gồm trang điểm, làm tóc hoặc các công việc làm đẹp cho nghệ sĩ, có thể lược bỏ các mục về trang phục, phụ kiện và tài sản không phát sinh.

Có thể dùng cho ekip phục trang nhưng không có dịch vụ trang điểm không?

Có. Người dùng nên giữ lại phần xác nhận về trang phục, phụ kiện, số lượng, tình trạng bàn giao và chi phí thuê nếu có; đồng thời bỏ các nội dung không liên quan đến trang điểm.

Nếu ekip phục vụ nhiều nghệ sĩ thì có cần ghi từng người không?

Nếu danh sách nghệ sĩ ảnh hưởng đến phạm vi công việc hoặc chi phí, nên ghi rõ hoặc đính kèm bảng kê. Điều này giúp hai bên dễ đối chiếu khối lượng thực tế.

Nếu có trang phục bị hư hỏng thì ghi ở đâu?

Nên ghi trong phần bàn giao và đối chiếu tài sản, xác định tình trạng thực tế và phương án xử lý mà hai bên đã thống nhất.

Nếu hợp đồng kết thúc trước thời hạn có thể lập biên bản thanh lý không?

Có thể lập nếu hai bên thống nhất chấm dứt hoặc xử lý hợp đồng theo thỏa thuận. Biên bản cần phản ánh chính xác phần công việc đã thực hiện, phần chưa thực hiện và nghĩa vụ còn lại.

Thanh lý hợp đồng có đồng nghĩa với việc không còn nghĩa vụ nào không?

Không nên mặc nhiên hiểu như vậy. Nếu hợp đồng hoặc thỏa thuận có những nghĩa vụ tiếp tục sau khi công việc chính kết thúc, biên bản cần ghi nhận rõ cách xử lý các nghĩa vụ đó.

Có cần lập bảng kê trang phục riêng không?

Không phải trường hợp nào cũng bắt buộc, nhưng nên lập bảng kê riêng khi có nhiều trang phục, phụ kiện hoặc tài sản cần bàn giao. Bảng kê giúp hạn chế nhầm lẫn khi đối chiếu.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê ekip trang điểm, phục trang cho nghệ sĩ nên tập trung vào ba nhóm thông tin chính: công việc đã thực hiện, tài sản/trang phục đã bàn giao và tình trạng thanh toán – nghĩa vụ còn lại. Khi sử dụng mẫu, cần đối chiếu với hợp đồng thực tế và chỉnh sửa các thông tin liên quan trước khi ký để biên bản phản ánh đúng quá trình thực hiện dịch vụ.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản

Có thể bạn quan tâm:

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác kinh doanh phòng tranh, triển lãm nghệ thuật
Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán tác phẩm nghệ thuật
Biên bản thanh lý hợp đồng sản xuất phim điện ảnh