Khi hai bên cùng hợp tác tổ chức hoặc kinh doanh phòng tranh, triển lãm nghệ thuật, việc kết thúc hợp đồng thường liên quan đến nhiều nội dung hơn một khoản thanh toán cuối cùng. Hai bên có thể phải đối chiếu doanh thu bán vé hoặc bán tác phẩm, chi phí tổ chức, tác phẩm và hiện vật, doanh thu phân chia, tiền đặt cọc, tài sản triển lãm, dữ liệu khách hàng và các nghĩa vụ còn lại. 

Vì vậy, Mẫu Biên Bản thanh lý hợp đồng hợp tác kinh doanh phòng tranh, triển lãm nghệ thuật giúp các bên hệ thống lại kết quả hợp tác và xác nhận tình trạng xử lý sau khi dự án kết thúc.

Nếu bạn đang cần hoàn tất thủ tục kết thúc hợp đồng hợp tác phòng tranh hoặc triển lãm, có thể tải mẫu đã chuẩn bị sẵn gồm file Word và file PDF, với các nhóm nội dung phù hợp cho việc đối chiếu doanh thu, chi phí, tác phẩm, tài sản và nghĩa vụ còn lại, giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo.

Vì sao nên tải Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác kinh doanh phòng tranh, triển lãm nghệ thuật tại Mẫu Biên Bản?

Hợp tác kinh doanh phòng tranh hoặc triển lãm nghệ thuật thường có nhiều dòng thông tin cần đối chiếu cùng lúc. Nếu chỉ sử dụng một mẫu thanh lý hợp đồng hợp tác kinh doanh chung, người lập có thể phải tự bổ sung rất nhiều nội dung liên quan đến tác phẩm, doanh thu, chi phí, hiện vật và quyền khai thác.

Mẫu chuyên biệt giúp người dùng có một khung làm việc gần với thực tế hơn.

Được xây dựng theo đặc thù của hoạt động triển lãm nghệ thuật

Một dự án có thể bao gồm không gian trưng bày, danh sách tác phẩm, chi phí vận hành, truyền thông, bán vé, bán tác phẩm hoặc các nguồn thu khác. Mẫu cần có khả năng phản ánh được những nội dung này thay vì chỉ tập trung vào việc “đã hoàn thành hợp đồng”.

Nội dung được đội ngũ chuyên môn biên soạn và rà soát

Các mẫu tại Mẫu Biên Bản được đội ngũ biên tập nội dung chuyên nghiệp xây dựng và có bước rà soát bởi luật sư. Giá trị của mẫu nằm ở phần nội dung và cấu trúc đã được chuẩn bị trước, giúp người dùng giảm công sức tự nghiên cứu và sắp xếp các nhóm thông tin cần thiết.

Tiết kiệm thời gian đối chiếu khi dự án có nhiều khoản thu – chi

Đối với một triển lãm có nhiều nguồn doanh thu và chi phí, việc tự tạo biên bản từ đầu dễ dẫn đến thiếu nhóm thông tin quan trọng. Mẫu giúp người lập có sẵn các mục để kiểm tra, từ đó tập trung vào điền số liệu thực tế và đối chiếu với hợp đồng.

Có sẵn Word và PDF để thuận tiện sử dụng

Người dùng nhận file Word và file PDF. Word thuận tiện chỉnh sửa thông tin về đối tác, triển lãm, tác phẩm, doanh thu và chi phí. PDF có thể dùng để tham khảo bố cục hoặc lưu trữ phiên bản cố định.

Hỗ trợ xác định rõ phần việc đã hoàn tất và phần còn lại

Đối với hợp tác triển lãm, việc kết thúc sự kiện chưa chắc đồng nghĩa với mọi nghĩa vụ đã được xử lý. Có thể vẫn còn việc quyết toán doanh thu, hoàn trả tác phẩm, tháo dỡ hiện vật hoặc hoàn tất các khoản thanh toán. Mẫu giúp người lập kiểm tra những nội dung này trước khi ký.

Có thể đăng ký thêm gói tư vấn khi trường hợp phức tạp

Nếu hợp đồng có nhiều đối tác, nhiều nguồn doanh thu, nhiều chủ sở hữu tác phẩm hoặc phát sinh vấn đề liên quan đến quyền sử dụng tác phẩm, người dùng có thể đăng ký thêm gói tư vấn khi cần hỗ trợ cho tình huống cụ thể.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác kinh doanh phòng tranh, triển lãm nghệ thuật?

Biên bản thường được lập khi hoạt động hợp tác đã hoàn thành hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp tác và cần xác nhận kết quả thực hiện.

Một số trường hợp phổ biến:

• Triển lãm đã kết thúc theo kế hoạch.
• Phòng tranh đã hoàn thành thời gian hợp tác kinh doanh.
• Hai bên thống nhất kết thúc hợp đồng trước thời hạn.
• Hoạt động bán tác phẩm trong khuôn khổ hợp tác đã hoàn tất.
• Các bên cần quyết toán doanh thu và chi phí.
• Không gian, thiết bị, tác phẩm hoặc hiện vật đã được bàn giao.
• Tiền đặt cọc hoặc khoản tạm ứng cần được xử lý.
• Hai bên cần xác nhận tỷ lệ hoặc số tiền phân chia doanh thu.
• Cần ghi nhận những nghĩa vụ vẫn tiếp tục sau khi triển lãm kết thúc.

Đặc biệt, nếu triển lãm đã đóng cửa nhưng tác phẩm chưa được hoàn trả hoặc doanh thu chưa được quyết toán, không nên coi việc đóng cửa triển lãm là dấu mốc duy nhất để kết thúc toàn bộ nghĩa vụ.

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác kinh doanh phòng tranh, triển lãm nghệ thuật gồm những gì?

1. Thông tin các bên hợp tác

Cần xác định chính xác:

• Tên cá nhân, phòng tranh, doanh nghiệp hoặc tổ chức.
• Người đại diện.
• Chức vụ hoặc tư cách ký.
• Địa chỉ.
• Thông tin liên hệ.
• Thông tin pháp lý khác nếu hợp đồng có sử dụng.

Nếu triển lãm có nhiều đơn vị tham gia, cần kiểm tra đúng chủ thể đã ký hợp đồng hợp tác.

2. Thông tin hợp đồng được thanh lý

Ghi:

• Tên hợp đồng.
• Số hợp đồng.
• Ngày ký.
• Thời hạn hợp tác.
• Các phụ lục hoặc thỏa thuận liên quan.

Thông tin này giúp tránh nhầm lẫn khi một bên cùng lúc thực hiện nhiều chương trình triển lãm.

3. Thông tin về phòng tranh hoặc triển lãm

Có thể xác nhận:

• Tên triển lãm.
• Thời gian tổ chức.
• Địa điểm.
• Thời gian mở cửa.
• Nội dung hoặc phạm vi hợp tác.
• Các hoạt động kinh doanh trong thời gian triển lãm.

Đây là phần giúp xác định chính xác dự án mà hai bên đang thanh lý.

4. Kết quả thực hiện hợp tác

Cần xác định những công việc đã hoàn thành, chẳng hạn:

• Chuẩn bị và vận hành không gian.
• Trưng bày tác phẩm.
• Tổ chức khai mạc.
• Bán vé hoặc bán tác phẩm.
• Truyền thông, quảng bá.
• Tiếp nhận khách tham quan.
• Quản lý tác phẩm và hiện vật.
• Các hoạt động kinh doanh khác theo hợp đồng.

Nếu một phần công việc chưa hoàn thành, cần ghi rõ thay vì mặc nhiên xác nhận hoàn thành toàn bộ.

5. Doanh thu phát sinh

Tùy mô hình hợp tác, có thể đối chiếu:

• Doanh thu bán vé.
• Doanh thu bán tác phẩm.
• Doanh thu từ các hoạt động thương mại khác.
• Khoản tài trợ hoặc nguồn thu khác nếu thuộc phạm vi hợp tác.
• Doanh thu đã thu.
• Doanh thu chưa thu.

Các khoản này cần được đối chiếu với chứng từ, bảng kê hoặc phương thức xác định doanh thu mà hai bên đã thỏa thuận.

6. Chi phí thực hiện

Có thể bao gồm:

• Chi phí thuê địa điểm.
• Chi phí vận chuyển tác phẩm.
• Chi phí lắp đặt và tháo dỡ.
• Chi phí bảo quản.
• Chi phí truyền thông.
• Chi phí nhân sự.
• Chi phí in ấn.
• Chi phí vận hành.
• Các khoản chi khác theo hợp đồng.

Không nên gộp tất cả thành một con số nếu hợp đồng yêu cầu đối chiếu từng nhóm chi phí.

7. Quyết toán và phân chia kết quả kinh doanh

Đây là phần trọng tâm của hợp tác kinh doanh.

Biên bản có thể ghi nhận:

• Tổng doanh thu.
• Tổng chi phí.
• Khoản doanh thu hoặc lợi nhuận được dùng làm căn cứ phân chia.
• Tỷ lệ phân chia.
• Số tiền mỗi bên được nhận.
• Các khoản đã tạm ứng.
• Số tiền còn phải thanh toán.

Nếu cách tính doanh thu hoặc lợi nhuận đã được quy định trong hợp đồng, biên bản cần bám sát phương thức đó.

Tác phẩm và hiện vật cần được xử lý thế nào khi thanh lý?

Đây là nội dung đặc biệt quan trọng đối với hợp tác phòng tranh và triển lãm.

Kiểm kê tác phẩm

Nếu hợp đồng liên quan đến nhiều tác phẩm, nên lập danh sách gồm:

• Tên tác phẩm.
• Tác giả.
• Kích thước.
• Số lượng.
• Tình trạng.
• Vị trí hoặc phương thức bàn giao.
• Chủ thể nhận lại.

Xác nhận tình trạng sau triển lãm

Nếu tác phẩm được đưa vào triển lãm trong một thời gian nhất định, nên kiểm tra tình trạng thực tế sau khi tháo dỡ.

Nếu có hư hỏng, mất mát hoặc thay đổi tình trạng, cần ghi nhận riêng và xác định cách xử lý theo thỏa thuận.

Xử lý tác phẩm đã bán

Nếu một số tác phẩm đã được bán trong thời gian hợp tác, cần đối chiếu:

• Tác phẩm nào đã bán.
• Giá bán.
• Số tiền đã thu.
• Chi phí liên quan.
• Phần doanh thu của mỗi bên.
• Tình trạng giao tác phẩm cho người mua.

Không mặc nhiên đồng nhất việc thanh lý với quyền đối với tác phẩm

Việc kết thúc hợp đồng hợp tác kinh doanh không nên được hiểu một cách máy móc rằng mọi quyền đối với tác phẩm cũng chấm dứt hoặc chuyển giao.

Nếu hợp đồng có thỏa thuận riêng về quyền trưng bày, quảng bá, sao chép, sử dụng hình ảnh tác phẩm, đăng tải hình ảnh hoặc khai thác thương mại, cần kiểm tra và ghi nhận theo đúng thỏa thuận.

Hướng dẫn điền biên bản thanh lý theo từng bước

Bước 1: Tập hợp hợp đồng và phụ lục

Chuẩn bị hợp đồng hợp tác, phụ lục, bảng kê tác phẩm, bảng doanh thu – chi phí và các tài liệu liên quan.

Bước 2: Xác định phạm vi đã thực hiện

Đối chiếu những công việc mà mỗi bên phải thực hiện với kết quả thực tế.

Bước 3: Kiểm kê tác phẩm và tài sản

Lập danh sách tác phẩm, thiết bị, vật dụng hoặc tài sản cần hoàn trả nếu có.

Bước 4: Chốt doanh thu

Xác định tổng doanh thu thực tế và phân loại theo từng nguồn nếu hợp đồng có quy định.

Bước 5: Đối chiếu chi phí

Kiểm tra các khoản chi đã được chấp thuận và chứng từ liên quan.

Bước 6: Tính khoản phải thanh toán giữa các bên

Sau khi xác định doanh thu, chi phí và tỷ lệ phân chia, chốt số tiền mỗi bên đã nhận và còn phải nhận.

Bước 7: Xác định nghĩa vụ còn lại

Ví dụ:

• Hoàn trả tác phẩm.
• Thanh toán công nợ.
• Hoàn trả tiền đặt cọc.
• Hoàn tất tháo dỡ.
• Bàn giao dữ liệu hoặc tài liệu.
• Xử lý các khoản phát sinh.

Bước 8: Kiểm tra toàn bộ biên bản trước khi ký

Đặc biệt kiểm tra số liệu doanh thu, chi phí, tỷ lệ phân chia, danh sách tác phẩm và nghĩa vụ còn lại.

Những lưu ý quan trọng khi thanh lý hợp đồng hợp tác phòng tranh

Không chỉ quyết toán tiền mà bỏ qua tác phẩm

Trong một hợp tác triển lãm, giá trị cần đối chiếu không chỉ là tiền. Tác phẩm, hiện vật, thiết bị và tài liệu cũng có thể cần được bàn giao.

Phân biệt doanh thu với lợi nhuận

Nếu hợp đồng quy định phân chia lợi nhuận sau khi trừ chi phí, không nên sử dụng tổng doanh thu làm căn cứ phân chia nếu chưa thực hiện đúng công thức đã thỏa thuận.

Làm rõ tác phẩm chưa bán

Tác phẩm chưa bán cần được xác định ai nhận lại, thời điểm nhận và tình trạng bàn giao.

Làm rõ tiền đặt cọc

Nếu một bên đã đặt cọc cho địa điểm, thiết bị hoặc dịch vụ, cần xác định khoản này được hoàn trả, khấu trừ hay xử lý theo thỏa thuận nào.

Ghi nhận nghĩa vụ chưa hoàn thành

Nếu còn công nợ hoặc tài sản chưa hoàn trả, biên bản nên ghi cụ thể thay vì xác nhận chung rằng “hai bên không còn nghĩa vụ”.

Kiểm tra các thỏa thuận về quyền khai thác

Nếu sau triển lãm một bên vẫn được sử dụng hình ảnh triển lãm, hình ảnh tác phẩm hoặc nội dung truyền thông, cần kiểm tra căn cứ và phạm vi sử dụng theo hợp đồng.

Checklist trước khi ký

•  Đúng tên và thông tin các bên.
• Đúng số, ngày hợp đồng.
• Đúng tên triển lãm/phòng tranh.
• Đúng thời gian và địa điểm tổ chức.
• Phạm vi hợp tác đã được đối chiếu.
• Công việc của từng bên đã được xác nhận.
• Danh sách tác phẩm đã được kiểm kê.
• Tác phẩm đã bán được xác định rõ.
• Tác phẩm chưa bán có phương án hoàn trả.
• Tài sản, thiết bị và hiện vật đã được kiểm tra.
• Doanh thu được đối chiếu.
• Chi phí được đối chiếu.
• Tỷ lệ hoặc phương thức phân chia được kiểm tra.
• Các khoản đã thanh toán được xác nhận.
• Công nợ còn lại được ghi rõ.
• Tiền đặt cọc được xử lý.
• Nghĩa vụ sau thanh lý được xác định.
• Các thỏa thuận liên quan đến quyền khai thác được kiểm tra.
• Người ký đúng thẩm quyền/tư cách.
• Phụ lục, bảng kê đi kèm đầy đủ.

Sau khi tải mẫu, cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu nên được xem là khung nội dung để hoàn thiện theo hợp đồng thực tế, không phải văn bản nên ký nguyên trạng.

Người dùng cần chỉnh:

Thông tin chủ thể: tên phòng tranh, doanh nghiệp, cá nhân và người đại diện.

Thông tin triển lãm: tên chương trình, thời gian, địa điểm và phạm vi hợp tác.

Kết quả thực hiện: cập nhật chính xác các hoạt động đã thực hiện.

Doanh thu: thay bằng số liệu thực tế theo bảng kê hoặc chứng từ.

Chi phí: bổ sung các khoản chi đã được hai bên thống nhất.

Tỷ lệ phân chia: kiểm tra theo đúng hợp đồng.

Tác phẩm: cập nhật danh sách tác phẩm đã bán, chưa bán, đã bàn giao hoặc cần hoàn trả.

Tài sản: bổ sung tình trạng thiết bị, vật dụng và hiện vật nếu có.

Nghĩa vụ còn lại: điều chỉnh theo tình trạng thực tế tại thời điểm thanh lý.

Nếu đã có hợp đồng và các bảng kê liên quan, bạn không cần mất thời gian dựng lại toàn bộ bố cục biên bản. Mẫu gồm file Word và file PDF, đã chuẩn bị sẵn các nhóm nội dung về hợp tác, quyết toán, tác phẩm, tài sản và nghĩa vụ còn lại để bạn chỉnh sửa theo hồ sơ thực tế.

Tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác kinh doanh phòng tranh, triển lãm nghệ thuật

Mẫu phù hợp để làm khung soạn thảo cho các trường hợp hợp tác kinh doanh liên quan đến phòng tranh, triển lãm nghệ thuật, trưng bày và kinh doanh tác phẩm.

Trước khi sử dụng, nên đối chiếu với:

• Hợp đồng hợp tác đã ký.
• Phụ lục hợp đồng.
• Danh sách tác phẩm.
• Bảng doanh thu.
• Bảng chi phí.
• Chứng từ thanh toán.
• Biên bản bàn giao tác phẩm, tài sản nếu có.
• Các thỏa thuận liên quan đến quyền khai thác hoặc sử dụng nội dung.

File Word

Phù hợp để chỉnh sửa thông tin các bên, triển lãm, doanh thu, chi phí, tác phẩm, tài sản và phương án thanh toán.

File PDF

Phù hợp để tham khảo bố cục và lưu trữ bản có định dạng cố định.

Nếu bạn đã hoàn tất việc đối chiếu doanh thu, chi phí và tác phẩm, đây là thời điểm phù hợp để hoàn thiện biên bản thay vì tiếp tục tự xây dựng từ đầu. Tải file Word và file PDF để chỉnh sửa theo hồ sơ thực tế, kiểm tra lần cuối và hoàn tất văn bản thanh lý.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản này có dùng cho triển lãm chỉ trưng bày, không bán tác phẩm không?

Có. Khi đó có thể lược bỏ hoặc điều chỉnh các nội dung về doanh thu bán tác phẩm, đồng thời tập trung vào chi phí tổ chức, bàn giao tác phẩm, tài sản và các nghĩa vụ liên quan.

Nếu triển lãm có bán tác phẩm thì cần lưu ý gì?

Nên có bảng đối chiếu tác phẩm đã bán, giá bán, khoản tiền đã thu, chi phí liên quan và phần doanh thu được phân chia theo đúng cơ chế của hợp đồng.

Tác phẩm chưa bán xử lý thế nào khi thanh lý?

Cần xác định rõ tác phẩm được trả lại cho ai, thời điểm bàn giao, tình trạng tác phẩm và trách nhiệm vận chuyển hoặc bảo quản nếu các bên có thỏa thuận.

Có cần ghi toàn bộ danh sách tác phẩm vào biên bản không?

Nếu số lượng ít, có thể ghi trực tiếp. Nếu số lượng lớn, nên sử dụng phụ lục/bảng kê tác phẩm và dẫn chiếu phụ lục trong biên bản để dễ kiểm tra.

Nếu hai bên chấm dứt hợp tác trước khi triển lãm kết thúc thì sao?

Biên bản nên xác nhận tình trạng thực tế tại thời điểm chấm dứt: công việc đã thực hiện, doanh thu – chi phí phát sinh, tác phẩm và tài sản đang quản lý, khoản tiền đã thanh toán và phương án xử lý phần chưa hoàn thành.

Có thể ghi “hai bên không còn nghĩa vụ” ngay sau khi thanh lý không?

Chỉ nên ghi như vậy khi thực tế các nghĩa vụ đã được hoàn tất và phù hợp với thỏa thuận. Nếu còn công nợ, tác phẩm chưa trả hoặc nghĩa vụ khác, cần ghi rõ cách xử lý thay vì xác nhận chung.

Thanh lý hợp đồng có tự động chấm dứt mọi quyền liên quan đến tác phẩm không?

Không nên mặc nhiên kết luận như vậy. Các quyền và phạm vi khai thác cần được xem xét theo hợp đồng và các thỏa thuận liên quan. Nếu có nội dung đặc biệt về quyền sử dụng tác phẩm hoặc hình ảnh triển lãm, nên kiểm tra riêng trước khi ký.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác kinh doanh phòng tranh, triển lãm nghệ thuật cần phản ánh đầy đủ kết quả hợp tác, đặc biệt là doanh thu – chi phí, tác phẩm, tài sản, quyết toán và nghĩa vụ còn lại. Một mẫu có cấu trúc đúng giúp quá trình đối chiếu thuận tiện hơn, nhưng các bên vẫn cần cập nhật số liệu và nội dung theo đúng hợp đồng, hồ sơ và tình trạng thực tế trước khi ký.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản

Một số mẫu biên bản khác liên quan:

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán tác phẩm nghệ thuật
Biên bản thanh lý hợp đồng sản xuất phim điện ảnh
Biên bản thanh lý hợp đồng sản xuất chương trình truyền hình