Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ vận chuyển hành lý du lịch là văn bản được lập giữa bên thuê và bên cung cấp dịch vụ để xác nhận việc hoàn thành hoặc chấm dứt thỏa thuận vận chuyển hành lý phục vụ chuyến đi, tour hoặc chương trình du lịch. Biên bản giúp các bên đối chiếu số lượng hành lý, thời gian và tuyến vận chuyển, tình trạng bàn giao, chi phí, các khoản phát sinh và trách nhiệm còn lại.

Với dịch vụ vận chuyển hành lý, việc đối chiếu sau khi hoàn thành đặc biệt quan trọng nếu có hành lý thất lạc, hư hỏng, giao chậm, thay đổi điểm nhận hoặc phát sinh thêm kiện hàng. Tải mẫu biên bản có sẵn giúp bạn nhanh chóng có bố cục để kiểm tra các nội dung này, thay vì mất thời gian tự soạn văn bản từ đầu.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ vận chuyển hành lý du lịch?

Biên bản thường được lập sau khi đơn vị vận chuyển đã hoàn thành việc nhận, vận chuyển và bàn giao hành lý theo thỏa thuận. Đây cũng là thời điểm thuận tiện để hai bên kiểm tra lại số lượng và tình trạng hành lý trước khi xác nhận thanh lý.

Một số trường hợp thường gặp:

• Dịch vụ vận chuyển hành lý đã hoàn thành;
• Hành lý đã được bàn giao cho người nhận;
• Tour hoặc chương trình du lịch đã kết thúc;
• Các bên đã đối chiếu số lượng kiện hàng;
• Có hành lý bị mất, hư hỏng hoặc giao không đúng thời gian;
• Phát sinh thêm kiện hàng hoặc chi phí vận chuyển;
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Nếu vẫn còn hành lý chưa bàn giao hoặc khiếu nại chưa được xử lý, nên ghi rõ tình trạng và trách nhiệm của các bên trong biên bản.

Nếu chương trình có hoạt động khám phá tại những điểm đến biệt lập, Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour khám phá đảo hoang là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận lịch trình, dịch vụ đã hoàn thành và nghĩa vụ giữa các bên.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ vận chuyển hành lý du lịch

Việc lập và thanh lý hợp đồng cần dựa trên nội dung thỏa thuận giữa các bên và các quy định pháp luật có liên quan. Một số căn cứ có thể được tham khảo gồm:

• Bộ luật Dân sự 2015: các quy định về hợp đồng dịch vụ, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt hợp đồng.
• Luật Thương mại 2005: có thể được xem xét đối với hoạt động cung ứng dịch vụ mang tính thương mại.
• Luật Du lịch 2017: có thể liên quan khi dịch vụ vận chuyển hành lý được cung cấp trong hoạt động kinh doanh dịch vụ du lịch.
• Các quy định chuyên ngành về vận tải có thể được áp dụng tùy theo phương tiện và hình thức vận chuyển thực tế.

Căn cứ pháp lý cụ thể phụ thuộc vào loại hình vận chuyển, chủ thể ký hợp đồng và nội dung dịch vụ. Người lập nên đối chiếu hợp đồng gốc và quy định hiện hành trước khi ký.

Đối với các tour có hoạt động thể thao mùa đông, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê ván trượt tuyết giúp đối chiếu cách ghi nhận việc cung cấp, bàn giao thiết bị và hoàn tất dịch vụ.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ vận chuyển hành lý du lịch

Nên chuẩn bị các thông tin sau:

• Số và ngày ký hợp đồng;
• Thông tin bên thuê và bên cung cấp;
• Tên tour hoặc chương trình;
• Tuyến vận chuyển;
• Thời gian nhận và giao hành lý;
• Số lượng kiện hành lý;
• Thông tin người gửi và người nhận;
• Tình trạng hành lý khi bàn giao;
• Số lượng đã giao thực tế;
• Hành lý mất, hỏng hoặc giao chậm nếu có;
• Giá trị hợp đồng;
• Chi phí phát sinh;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Trách nhiệm còn lại của các bên.

Nếu có danh sách hành lý hoặc phiếu bàn giao, nên sử dụng các tài liệu này để đối chiếu trước khi lập biên bản.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ vận chuyển hành lý du lịch

Dưới đây là mẫu biên bản tham khảo. Bạn có thể tải mẫu đầy đủ để chỉnh sửa theo tuyến vận chuyển, số lượng hành lý và thỏa thuận thực tế.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG THUÊ DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN HÀNH LÝ DU LỊCH

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng số ... ký ngày ... giữa ... và ...;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN THUÊ DỊCH VỤ

Tên đơn vị/cá nhân: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

BÊN B: BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ

Tên đơn vị/cá nhân: ...

Địa chỉ: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng với các nội dung sau:

1. Thông tin dịch vụ vận chuyển

Tên tour/chương trình: ...

Tuyến vận chuyển: ...

Thời gian nhận hành lý: ...

Thời gian giao hành lý: ...

Địa điểm nhận: ...

Địa điểm giao: ...

Số lượng kiện theo hợp đồng: ...

Số lượng thực tế: ...

2. Kết quả vận chuyển và bàn giao

Hành lý mất, hư hỏng hoặc giao chậm: ...

Phương án xử lý: ...

3. Bàn giao và hồ sơ liên quan

Danh sách hành lý: ...

Phiếu giao nhận: ...

Biên bản bàn giao: ...

Tài liệu khác: ...

Tình trạng hồ sơ: ...

4. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị dịch vụ thực tế: ... đồng.

Chi phí phát sinh: ... đồng.

Chi phí bồi thường nếu có: ... đồng.

Đã thanh toán: ... đồng.

Còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

5. Trách nhiệm còn lại

Bên A: ...

Bên B: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

6. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu số lượng hành lý, kết quả vận chuyển, tình trạng bàn giao, chi phí và các nghĩa vụ liên quan.

Hợp đồng số ... được thanh lý kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên)

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ vận chuyển hành lý du lịch?

Khác với một dịch vụ thông thường, vận chuyển hành lý cần đối chiếu cả số lượng kiện, điểm nhận, điểm giao và tình trạng hành lý. Nếu có sự cố, biên bản còn cần thể hiện rõ nội dung phát sinh và trách nhiệm xử lý.

Mẫu biên bản có sẵn giúp bạn nhanh chóng rà soát những nội dung quan trọng như:

• Số lượng hành lý đã vận chuyển;
• Thời gian và địa điểm bàn giao;
• Tình trạng hành lý;
• Hành lý thất lạc hoặc hư hỏng;
• Chi phí vận chuyển và phát sinh;
• Khoản đã thanh toán;
• Nghĩa vụ còn lại.

Thay vì mất thời gian tự xây dựng bố cục, bạn có thể tải mẫu biên bản và điều chỉnh trực tiếp theo hợp đồng, tuyến vận chuyển và tình trạng bàn giao thực tế.

Nếu doanh nghiệp hợp tác với đơn vị sản xuất phụ kiện phục vụ hành trình, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với doanh nghiệp sản xuất túi du lịch là tài liệu liên quan để tham khảo cách xác nhận nội dung phối hợp, kết quả thực hiện và hoàn tất thỏa thuận.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ vận chuyển hành lý du lịch

Đối chiếu số lượng hành lý

Kiểm tra số lượng kiện theo hợp đồng với số lượng đã thực tế nhận và bàn giao.

Kiểm tra quá trình vận chuyển

Đối chiếu tuyến đường, thời gian nhận và thời gian giao theo thỏa thuận.

Kiểm tra tình trạng bàn giao

Xác định hành lý đã được giao đầy đủ, đúng tình trạng hay có kiện bị mất, hư hỏng hoặc giao chậm.

Đối chiếu chi phí

Tổng hợp tiền dịch vụ, chi phí phát sinh và các khoản bồi hoàn nếu có.

Xác nhận nghĩa vụ

Ghi rõ những nội dung đã hoàn thành và trách nhiệm vẫn còn hiệu lực sau khi thanh lý.

Một số lưu ý khi sử dụng mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ vận chuyển hành lý du lịch

Nếu số lượng hành lý thực tế khác với hợp đồng, nên ghi cả số liệu ban đầu và số liệu thực tế.

Trường hợp có hành lý mất hoặc hư hỏng, cần ghi rõ số lượng, tình trạng và phương án xử lý.

Nên đối chiếu biên bản với phiếu giao nhận hoặc danh sách hành lý để hạn chế sai lệch thông tin.

Nếu giao hành lý chậm so với thỏa thuận, nên ghi nhận thời gian thực tế và nguyên nhân nếu đã được xác định.

Các khoản phát sinh cần được thể hiện riêng để thuận tiện quyết toán.

Không nên xác nhận hợp đồng đã hoàn tất toàn bộ nếu vẫn còn hành lý chưa bàn giao hoặc trách nhiệm liên quan chưa được xử lý.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hành lý?

Khi dịch vụ đã hoàn thành và các bên có thể đối chiếu đầy đủ việc nhận, vận chuyển và bàn giao hành lý.

Có cần ghi số lượng kiện hành lý không?

Có. Đây là thông tin quan trọng để xác nhận phạm vi dịch vụ thực tế.

Nếu hành lý bị mất thì sao?

Nên ghi rõ thông tin kiện hành lý, tình trạng vụ việc và phương án xử lý theo hợp đồng hoặc thỏa thuận.

Nếu hành lý bị hư hỏng thì có cần ghi không?

Có. Nên mô tả tình trạng và trách nhiệm xử lý của các bên.

Có cần ghi thời gian giao hành lý không?

Nên ghi, đặc biệt khi thời gian giao là một điều khoản trong hợp đồng.

Có cần lưu phiếu giao nhận không?

Nên lưu để làm căn cứ đối chiếu số lượng và tình trạng hành lý.

Nếu phát sinh thêm hành lý thì sao?

Nên ghi số lượng phát sinh và chi phí tương ứng trong phần quyết toán.

Có cần ghi khoản bồi thường không?

Nếu có phát sinh trách nhiệm bồi thường, nên thể hiện rõ trong biên bản.

Có thể sử dụng nguyên mẫu có sẵn không?

Nên điều chỉnh mẫu theo hợp đồng, tuyến vận chuyển và tình trạng hành lý thực tế trước khi ký.

Khi nào chưa nên xác nhận thanh lý hoàn tất?

Khi còn hành lý chưa giao, chi phí chưa quyết toán hoặc trách nhiệm liên quan chưa được xử lý.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ vận chuyển hành lý du lịch giúp các bên xác nhận kết quả vận chuyển, số lượng hành lý, tình trạng bàn giao, chi phí và trách nhiệm còn lại sau khi hợp đồng kết thúc.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ nhanh, tải mẫu biên bản có sẵn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian soạn thảo và có sẵn các mục cần kiểm tra. Sau khi tải, chỉ cần điều chỉnh thông tin về tour, tuyến vận chuyển, số lượng hành lý, chi phí và tình trạng bàn giao theo thực tế, sau đó rà soát kỹ trước khi ký.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản