Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sự kiện quảng bá điểm đến là văn bản được lập giữa bên thuê và đơn vị tổ chức sự kiện để xác nhận việc hoàn thành hoặc chấm dứt hợp đồng. Nội dung thường tập trung vào chương trình sự kiện, địa điểm, số lượng khách tham dự, các hạng mục đã thực hiện, truyền thông quảng bá, chi phí và trách nhiệm còn lại.

Do sự kiện quảng bá điểm đến thường có nhiều hạng mục như sân khấu, âm thanh, hình ảnh, nhân sự, truyền thông và hoạt động trải nghiệm, việc thanh lý cần đối chiếu với nội dung đã thỏa thuận. Tải mẫu biên bản có sẵn giúp bạn nhanh chóng kiểm tra các hạng mục quan trọng, điền thông tin thực tế và hoàn thiện hồ sơ mà không phải tự xây dựng bố cục từ đầu.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sự kiện quảng bá điểm đến?

Biên bản thường được lập sau khi sự kiện đã kết thúc và hai bên có thể đối chiếu kết quả thực hiện với hợp đồng. Văn bản cũng có thể được lập khi các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Một số trường hợp thường gặp:

• Sự kiện quảng bá điểm đến đã hoàn thành;
• Các hạng mục tổ chức đã được nghiệm thu;
• Địa điểm, sân khấu, thiết bị đã được bàn giao hoặc hoàn trả;
• Hoạt động truyền thông, quảng bá đã được thực hiện;
• Số lượng khách tham dự đã được xác nhận;
• Các bên đã đối chiếu chi phí;
• Có hạng mục phát sinh ngoài hợp đồng;
• Hai bên thống nhất kết thúc hợp đồng trước thời hạn.

Nếu vẫn còn hạng mục chưa hoàn thành, thiết bị chưa hoàn trả hoặc khoản thanh toán chưa được quyết toán, nên ghi rõ trong biên bản.

Nếu chương trình có kết hợp hoạt động thể thao trên mặt nước, Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour trải nghiệm đua thuyền là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận lịch trình, nội dung dịch vụ và kết quả thực hiện.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sự kiện quảng bá điểm đến

Việc lập và thanh lý hợp đồng cần căn cứ vào thỏa thuận giữa các bên và quy định pháp luật liên quan. Một số căn cứ có thể tham khảo:

• Bộ luật Dân sự 2015: các quy định về hợp đồng dịch vụ, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt hợp đồng.
• Luật Thương mại 2005: có thể được xem xét đối với quan hệ cung ứng dịch vụ giữa các doanh nghiệp.
• Luật Du lịch 2017: có thể liên quan nếu sự kiện được tổ chức trong khuôn khổ hoạt động quảng bá, xúc tiến du lịch.
• Các quy định khác về quảng cáo, tổ chức sự kiện, địa điểm, an toàn và hoạt động kinh doanh tùy theo tính chất chương trình thực tế.

Căn cứ áp dụng cụ thể phụ thuộc vào chủ thể ký hợp đồng, nội dung dịch vụ và hình thức tổ chức sự kiện. Nên đối chiếu hợp đồng gốc và quy định hiện hành trước khi ký.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sự kiện quảng bá điểm đến

Nên chuẩn bị:

• Số và ngày ký hợp đồng;
• Thông tin bên thuê và bên tổ chức;
• Tên sự kiện;
• Địa điểm tổ chức;
• Thời gian diễn ra;
• Số lượng khách tham dự;
• Nội dung chương trình;
• Hạng mục sân khấu, âm thanh, ánh sáng;
• Nhân sự phục vụ;
• Hoạt động quảng bá, truyền thông;
• Tài liệu và sản phẩm truyền thông;
• Kết quả thực hiện;
• Chi phí theo hợp đồng;
• Chi phí phát sinh;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Nghĩa vụ còn lại.

Nếu sự kiện có nhiều hạng mục thuê ngoài, nên lập danh sách riêng để thuận tiện nghiệm thu và quyết toán.

Đối với các tour có trải nghiệm dưới nước, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê kính lặn du lịch giúp đối chiếu cách ghi nhận việc cung cấp, bàn giao thiết bị và hoàn tất nghĩa vụ giữa các bên.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sự kiện quảng bá điểm đến

Dưới đây là mẫu biên bản tham khảo. Bạn có thể tải mẫu đầy đủ và điều chỉnh theo chương trình, địa điểm, hạng mục dịch vụ và chi phí thực tế.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG THUÊ DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN QUẢNG BÁ ĐIỂM ĐẾN

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng số ... ký ngày ... giữa ... và ...;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN THUÊ DỊCH VỤ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

BÊN B: ĐƠN VỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng với các nội dung sau:

1. Thông tin sự kiện

Tên sự kiện: ...

Điểm đến được quảng bá: ...

Thời gian tổ chức: ...

Địa điểm: ...

Số lượng khách dự kiến: ...

Số lượng khách thực tế: ...

2. Kết quả thực hiện

Nội dung thay đổi hoặc phát sinh: ...

Kết quả nghiệm thu: ...

3. Bàn giao tài sản, tài liệu và sản phẩm truyền thông

Thiết bị đã bàn giao/hoàn trả: ...

Tài liệu chương trình: ...

Hình ảnh/video: ...

Sản phẩm truyền thông: ...

Nội dung còn phải bàn giao: ...

4. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị dịch vụ thực tế: ... đồng.

Chi phí phát sinh: ... đồng.

Đã thanh toán: ... đồng.

Còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

5. Trách nhiệm còn lại

Bên A: ...

Bên B: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực sau thanh lý: ...

6. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu nội dung chương trình, các hạng mục tổ chức, kết quả thực hiện, tài liệu, chi phí và các nghĩa vụ liên quan.

Hợp đồng số ... được thanh lý kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nếu hoạt động quảng bá gắn với việc giới thiệu và gìn giữ giá trị văn hóa, Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo bảo tồn di sản du lịch là tài liệu liên quan để tham khảo cách xác nhận nội dung chương trình, kết quả triển khai và kết thúc thỏa thuận.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sự kiện quảng bá điểm đến?

Một sự kiện quảng bá điểm đến thường bao gồm nhiều hạng mục khác nhau, từ sân khấu, thiết bị, nhân sự đến truyền thông và hoạt động trải nghiệm. Nếu chỉ ghi nhận chung rằng sự kiện đã hoàn thành, các bên có thể khó đối chiếu khi quyết toán.

Mẫu biên bản có sẵn giúp bạn rà soát nhanh:

• Nội dung chương trình;
• Các hạng mục tổ chức;
• Số lượng khách;
• Thiết bị và tài sản;
• Sản phẩm truyền thông;
• Chi phí và khoản phát sinh;
• Tình trạng thanh toán;
• Trách nhiệm còn lại.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để sử dụng làm khung tham khảo, sau đó điều chỉnh tên sự kiện, điểm đến, hạng mục dịch vụ và chi phí theo thực tế. Đây là cách thuận tiện để hoàn thiện hồ sơ mà không mất thời gian xây dựng lại bố cục.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sự kiện quảng bá điểm đến

Đối chiếu chương trình

Kiểm tra nội dung thực tế của sự kiện với chương trình đã được thỏa thuận trong hợp đồng.

Kiểm tra các hạng mục tổ chức

Đối chiếu sân khấu, âm thanh, ánh sáng, nhân sự, trang trí và các dịch vụ khác.

Xác nhận hoạt động quảng bá

Ghi nhận những hoạt động truyền thông, hình ảnh, video hoặc sản phẩm quảng bá đã được thực hiện và bàn giao.

Đối chiếu chi phí

Tổng hợp giá trị hợp đồng, chi phí phát sinh, số tiền đã thanh toán và khoản còn lại.

Xác nhận nghĩa vụ

Ghi rõ trách nhiệm vẫn còn hiệu lực nếu có tài liệu, thiết bị, thanh toán hoặc hạng mục chưa hoàn thành.

Một số lưu ý khi sử dụng mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sự kiện quảng bá điểm đến

Nên ghi rõ tên sự kiện, thời gian và địa điểm để xác định chính xác chương trình được thanh lý.

Nếu số lượng khách thực tế khác với dự kiến và ảnh hưởng đến chi phí, cần ghi nhận số liệu thực tế.

Các hạng mục đã nghiệm thu nên được đối chiếu với hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng.

Nếu có sản phẩm truyền thông như hình ảnh, video, thiết kế hoặc tài liệu quảng bá được bàn giao, nên liệt kê cụ thể.

Chi phí phát sinh cần được xác định rõ nội dung và giá trị trước khi quyết toán.

Không nên xác nhận toàn bộ nghĩa vụ đã hoàn thành nếu vẫn còn thiết bị, tài liệu hoặc khoản thanh toán chưa được xử lý.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức sự kiện?

Sau khi sự kiện kết thúc và các bên có thể đối chiếu kết quả thực hiện, chi phí và nghĩa vụ liên quan.

Có cần ghi số lượng khách tham dự không?

Nên ghi nếu số lượng khách là căn cứ xác định quy mô hoặc chi phí tổ chức.

Có cần liệt kê các hạng mục tổ chức không?

Có. Việc liệt kê giúp đối chiếu dịch vụ đã cung cấp với hợp đồng.

Có cần ghi hoạt động truyền thông không?

Nên ghi nếu truyền thông và quảng bá là một phần của phạm vi dịch vụ.

Nếu sự kiện có phát sinh chi phí thì sao?

Nên ghi rõ nội dung và giá trị phát sinh trong phần quyết toán.

Có cần bàn giao hình ảnh, video không?

Nếu đây là sản phẩm được thỏa thuận trong hợp đồng, nên ghi rõ tình trạng bàn giao.

Nếu còn thiết bị chưa hoàn trả thì sao?

Nên ghi rõ thiết bị, tình trạng và thời hạn hoàn trả thay vì xác nhận toàn bộ nghĩa vụ đã hoàn thành.

Có thể sử dụng nguyên mẫu có sẵn không?

Nên điều chỉnh mẫu theo hợp đồng, chương trình và kết quả thực tế trước khi ký.

Có cần ghi chi phí đã thanh toán không?

Nên ghi để các bên có căn cứ xác nhận tình trạng quyết toán.

Khi nào chưa nên xác nhận thanh lý hoàn tất?

Khi còn hạng mục chưa nghiệm thu, tài liệu chưa bàn giao, công nợ chưa thanh toán hoặc nghĩa vụ khác chưa được xử lý.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sự kiện quảng bá điểm đến giúp các bên xác nhận kết quả tổ chức chương trình, các hạng mục dịch vụ, hoạt động quảng bá, chi phí và trách nhiệm còn lại.

Nếu đang cần hoàn thiện hồ sơ, tải mẫu biên bản có sẵn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian soạn thảo và dễ kiểm tra các nội dung cần thanh lý. Sau khi tải, bạn chỉ cần điều chỉnh thông tin về sự kiện, điểm đến, hạng mục tổ chức, số lượng khách và chi phí theo thực tế, sau đó rà soát kỹ trước khi ký.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản