Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo bảo tồn di sản du lịch là văn bản được lập giữa bên thuê dịch vụ và đơn vị tổ chức để xác nhận việc hoàn thành hoặc chấm dứt thỏa thuận tổ chức hội thảo. Văn bản giúp các bên đối chiếu nội dung chương trình, thời gian, địa điểm, số lượng đại biểu, công tác tổ chức, tài liệu, truyền thông, chi phí và trách nhiệm còn lại.

Do hội thảo về bảo tồn di sản du lịch thường có nhiều hạng mục cần nghiệm thu, việc chuẩn bị sẵn một mẫu biên bản giúp người lập dễ kiểm tra phạm vi dịch vụ đã thực hiện. Bạn có thể tải mẫu biên bản và điều chỉnh theo chương trình, đơn vị tham dự, chi phí và kết quả thực tế thay vì phải soạn toàn bộ từ đầu.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo bảo tồn di sản du lịch?

Biên bản thường được lập sau khi hội thảo đã kết thúc và các bên đã hoàn thành việc nghiệm thu, bàn giao, đối chiếu chi phí. Văn bản cũng có thể được sử dụng khi hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Một số trường hợp thường gặp:

• Hội thảo đã được tổ chức hoàn tất;
• Các hạng mục dịch vụ đã được nghiệm thu;
• Địa điểm, thiết bị và tài sản thuê đã được bàn giao hoặc hoàn trả;
• Tài liệu hội thảo đã được cung cấp;
• Số lượng đại biểu thực tế đã được xác nhận;
• Các hoạt động truyền thông đã hoàn thành;
• Có hạng mục phát sinh ngoài hợp đồng;
• Hai bên thống nhất kết thúc hợp đồng trước thời hạn.

Nếu còn tài liệu, thiết bị, khoản thanh toán hoặc công việc chưa hoàn thành, nên ghi rõ trong biên bản.

Nếu chương trình du lịch có ứng dụng nền tảng số để cung cấp thông tin hoặc hỗ trợ du khách, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác với công ty phát triển ứng dụng du lịch là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận kết quả phối hợp và sản phẩm đã bàn giao.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo bảo tồn di sản du lịch

Việc lập và thanh lý hợp đồng cần dựa trên nội dung thỏa thuận và quy định pháp luật có liên quan. Một số căn cứ có thể tham khảo:

• Bộ luật Dân sự 2015: các quy định về hợp đồng dịch vụ, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt hợp đồng.
• Luật Thương mại 2005: có thể được xem xét đối với quan hệ cung ứng dịch vụ giữa các doanh nghiệp.
• Luật Du lịch 2017: có thể liên quan nếu hội thảo nằm trong hoạt động xúc tiến, quảng bá hoặc bảo tồn giá trị du lịch.
• Các quy định liên quan đến di sản văn hóa, tổ chức sự kiện, địa điểm tổ chức và hoạt động truyền thông tùy theo nội dung thực tế của hội thảo.

Căn cứ pháp lý cụ thể cần được xác định theo chủ thể, nội dung hợp đồng và phạm vi công việc. Người lập nên đối chiếu hợp đồng gốc và quy định hiện hành trước khi ký.

Đối với các hoạt động hội thảo, tọa đàm ngoài trời, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê bàn ghế dã ngoại giúp đối chiếu cách ghi nhận việc cung cấp, bàn giao thiết bị và hoàn tất dịch vụ.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo bảo tồn di sản du lịch

Nên chuẩn bị:

• Số và ngày ký hợp đồng;
• Thông tin các bên;
• Tên hội thảo;
• Chủ đề và nội dung chương trình;
• Thời gian, địa điểm;
• Số lượng đại biểu;
• Danh sách hoặc nhóm đối tượng tham dự;
• Nội dung tổ chức;
• Địa điểm, sân khấu, âm thanh, ánh sáng;
• Tài liệu và thiết bị;
• Nhân sự phục vụ;
• Hoạt động truyền thông;
• Kết quả thực hiện;
• Chi phí theo hợp đồng;
• Chi phí phát sinh;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Tài liệu hoặc nghĩa vụ còn lại.

Nếu hội thảo có nhiều hạng mục thuê ngoài, nên lập bảng riêng để thuận tiện đối chiếu.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo bảo tồn di sản du lịch

Dưới đây là mẫu biên bản tham khảo. Bạn có thể tải mẫu đầy đủ để điều chỉnh theo chương trình và thỏa thuận thực tế.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG THUÊ DỊCH VỤ TỔ CHỨC HỘI THẢO BẢO TỒN DI SẢN DU LỊCH

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng số ... ký ngày ... giữa ... và ...;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN THUÊ DỊCH VỤ

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

BÊN B: ĐƠN VỊ TỔ CHỨC HỘI THẢO

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng với các nội dung sau:

1. Thông tin hội thảo

Tên hội thảo: ...

Chủ đề: ...

Thời gian: ...

Địa điểm: ...

Số lượng đại biểu dự kiến: ...

Số lượng đại biểu thực tế: ...

Nội dung chính: ...

2. Kết quả thực hiện

Kết quả nghiệm thu: ...

Nội dung thay đổi hoặc phát sinh: ...

3. Bàn giao tài liệu, thiết bị và sản phẩm

Thiết bị đã bàn giao/hoàn trả: ...

Tài liệu hội thảo: ...

Hình ảnh/video: ...

Sản phẩm truyền thông: ...

Nội dung còn phải bàn giao: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

4. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị dịch vụ thực tế: ... đồng.

Chi phí phát sinh: ... đồng.

Đã thanh toán: ... đồng.

Còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

5. Trách nhiệm còn lại

Bên A: ...

Bên B: ...

Các nội dung tiếp tục thực hiện sau khi thanh lý: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

6. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu nội dung hội thảo, các hạng mục tổ chức, tài liệu, thiết bị, chi phí và các nghĩa vụ liên quan.

Hợp đồng số ... được thanh lý kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nếu cần tham khảo trường hợp tài trợ thiết bị phục vụ giáo dục hòa nhập, Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ thiết bị trợ giúp học sinh khiếm thị là tài liệu liên quan để đối chiếu cách xác nhận nội dung tài trợ, bàn giao và hoàn tất nghĩa vụ.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo bảo tồn di sản du lịch?

Một hội thảo về bảo tồn di sản du lịch có thể bao gồm nhiều hạng mục từ địa điểm, thiết bị, nhân sự đến tài liệu, đại biểu và truyền thông. Nếu tự soạn biên bản từ đầu, người lập dễ bỏ sót một nội dung cần đối chiếu.

Mẫu biên bản có sẵn giúp bạn nhanh chóng kiểm tra:

• Thông tin hội thảo;
• Số lượng đại biểu;
• Nội dung chương trình;
• Hạng mục tổ chức;
• Tài liệu và thiết bị;
• Sản phẩm truyền thông;
• Chi phí và công nợ;
• Trách nhiệm còn lại.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để sử dụng làm khung tham khảo, sau đó thay đổi thông tin về hội thảo, đơn vị tổ chức, hạng mục dịch vụ và chi phí. Cách này giúp rút ngắn thời gian hoàn thiện hồ sơ và thuận tiện hơn khi đối chiếu với hợp đồng.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo bảo tồn di sản du lịch

Đối chiếu nội dung chương trình

Kiểm tra chủ đề, nội dung và thời gian thực tế của hội thảo so với hợp đồng.

Xác nhận số lượng đại biểu

Đối chiếu số lượng dự kiến với số lượng thực tế nếu đây là căn cứ tính chi phí.

Kiểm tra các hạng mục tổ chức

Xác nhận địa điểm, thiết bị, nhân sự, tài liệu và các dịch vụ đã được cung cấp.

Kiểm tra tài liệu và sản phẩm bàn giao

Ghi nhận các tài liệu, hình ảnh, video hoặc sản phẩm truyền thông đã bàn giao nếu có thỏa thuận.

Quyết toán chi phí

Tổng hợp giá trị hợp đồng, khoản phát sinh, số tiền đã thanh toán và công nợ còn lại.

Xác nhận nghĩa vụ còn lại

Ghi rõ những công việc hoặc trách nhiệm vẫn phải tiếp tục thực hiện sau khi thanh lý.

Một số lưu ý khi sử dụng mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo bảo tồn di sản du lịch

Nên ghi rõ tên, chủ đề, thời gian và địa điểm để xác định chính xác chương trình được thanh lý.

Nếu số lượng đại biểu thực tế ảnh hưởng đến chi phí, cần ghi nhận số liệu thực tế.

Các hạng mục đã nghiệm thu nên được đối chiếu với hợp đồng và phụ lục kèm theo.

Nếu có tài liệu, hình ảnh hoặc video cần bàn giao, nên liệt kê cụ thể.

Các khoản phát sinh cần được thống nhất và thể hiện rõ trong phần quyết toán.

Nếu còn tài liệu, thiết bị hoặc khoản tiền chưa được xử lý, không nên xác nhận toàn bộ nghĩa vụ đã hoàn thành.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức hội thảo?

Sau khi hội thảo kết thúc và các bên có thể đối chiếu kết quả thực hiện, chi phí và nghĩa vụ liên quan.

Có cần ghi số lượng đại biểu không?

Nên ghi nếu số lượng đại biểu là căn cứ xác định quy mô hoặc chi phí tổ chức.

Có cần liệt kê các hạng mục tổ chức không?

Có. Việc này giúp đối chiếu dịch vụ thực tế với phạm vi công việc trong hợp đồng.

Có cần ghi tài liệu hội thảo không?

Nên ghi nếu tài liệu là một phần của dịch vụ và có nghĩa vụ bàn giao.

Nếu có chi phí phát sinh thì sao?

Nên ghi rõ nội dung và giá trị phát sinh để làm căn cứ quyết toán.

Có cần ghi sản phẩm truyền thông không?

Nên ghi nếu hợp đồng có thỏa thuận về hình ảnh, video hoặc các sản phẩm truyền thông.

Có cần xác nhận thanh toán không?

Nên ghi số tiền đã thanh toán và khoản còn lại nếu có.

Có thể sử dụng nguyên mẫu có sẵn không?

Nên điều chỉnh mẫu theo hợp đồng, chương trình và kết quả thực tế trước khi ký.

Khi nào chưa nên xác nhận thanh lý hoàn tất?

Khi còn hạng mục chưa nghiệm thu, tài liệu chưa bàn giao, công nợ chưa thanh toán hoặc nghĩa vụ khác chưa được xử lý.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức hội thảo bảo tồn di sản du lịch giúp các bên xác nhận kết quả tổ chức chương trình, các hạng mục dịch vụ, tài liệu, chi phí và trách nhiệm còn lại.

Nếu đang cần hoàn thiện hồ sơ, tải mẫu biên bản có sẵn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian soạn thảo và dễ rà soát các nội dung quan trọng. Sau khi tải, chỉ cần điều chỉnh thông tin về hội thảo, đại biểu, hạng mục tổ chức, tài liệu và chi phí theo thực tế, sau đó kiểm tra kỹ trước khi ký.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản