Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ lập kế hoạch tour được lập khi đơn vị cung cấp đã hoàn thành việc xây dựng kế hoạch chuyến đi hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Văn bản giúp xác nhận phạm vi công việc, lịch trình, nội dung kế hoạch đã bàn giao, chi phí dịch vụ, tình trạng thanh toán và những nghĩa vụ còn lại.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để doanh nghiệp lữ hành, đơn vị tổ chức sự kiện hoặc khách hàng thuê dịch vụ thuận tiện sử dụng khi kết thúc hợp đồng. Nếu đang cần mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ lập kế hoạch tour, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ lập kế hoạch tour là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ lập kế hoạch tour là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu quá trình thực hiện dịch vụ xây dựng chương trình du lịch.

Nội dung thường xác định phạm vi lập kế hoạch, lịch trình, điểm đến, phương tiện, dịch vụ lưu trú, ăn uống, hoạt động tham quan và các yêu cầu khác theo hợp đồng.

Nếu kế hoạch có nhiều hạng mục hoặc được điều chỉnh trong quá trình thực hiện, nên ghi rõ nội dung đã hoàn thành và phiên bản kế hoạch cuối cùng được bàn giao.

Nếu chương trình có hoạt động trekking, Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour đi bộ đường dài là mẫu liên quan có thể tham khảo để đối chiếu cách xác nhận lịch trình đã hoàn thành và các nghĩa vụ giữa các bên.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ lập kế hoạch tour

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ lập kế hoạch tour trước hết căn cứ vào hợp đồng dịch vụ, phụ lục hợp đồng, kế hoạch tour và thỏa thuận giữa các bên.

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 là căn cứ pháp lý chung đối với việc xác lập, thực hiện và chấm dứt hợp đồng.

Nếu hợp đồng được ký giữa các thương nhân nhằm mục đích kinh doanh, có thể đối chiếu Luật Thương mại số 36/2005/QH11 trong phạm vi áp dụng.

Đối với nội dung liên quan đến hoạt động kinh doanh lữ hành, các bên cần xem xét thêm những quy định chuyên ngành phù hợp với trường hợp thực tế.

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ lập kế hoạch tour giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên xác nhận:

• Thông tin hợp đồng;
• Thời gian thực hiện dịch vụ;
• Phạm vi công việc;
• Địa điểm và thời lượng tour;
• Lịch trình;
• Phương tiện vận chuyển;
• Dịch vụ lưu trú;
• Dịch vụ ăn uống;
• Hoạt động tham quan, trải nghiệm;
• Tài liệu và kế hoạch đã bàn giao;
• Các nội dung đã điều chỉnh;
• Chi phí dịch vụ;
• Chi phí phát sinh;
• Số tiền đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Nội dung chưa hoàn thành;
• Nghĩa vụ còn lại của các bên;
• Thời điểm thanh lý hợp đồng.

Đối với tour kết hợp trải nghiệm trên sông, hồ hoặc biển, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ thuê thuyền kayak giúp tham khảo cách ghi nhận việc bàn giao phương tiện, tình trạng dịch vụ và hoàn tất hợp đồng.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng

Tùy trường hợp, các bên có thể chuẩn bị:

• Hợp đồng thuê dịch vụ;
• Phụ lục hợp đồng;
• Yêu cầu lập kế hoạch tour;
• Lịch trình dự kiến;
• Kế hoạch tour hoàn chỉnh;
• Bảng báo giá;
• Biên bản nghiệm thu nếu có;
• Tài liệu, file kế hoạch đã bàn giao;
• Chứng từ thanh toán;
• Hóa đơn;
• Bảng kê chi phí phát sinh;
• Các tài liệu khác theo thỏa thuận.

Nếu kế hoạch được bàn giao dưới dạng file điện tử, nên xác nhận rõ tên tài liệu, phiên bản hoặc thời điểm bàn giao.

Nếu chương trình có tổ chức hoạt động vui chơi cho du khách, Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức trò chơi du lịch là tài liệu liên quan để tham khảo cách xác nhận nội dung trò chơi đã thực hiện và kết thúc thỏa thuận.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ lập kế hoạch tour tham khảo

Dưới đây là form có thể copy và chỉnh sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG THUÊ DỊCH VỤ LẬP KẾ HOẠCH TOUR

Số: 93/BBTL-LKHT

Căn cứ Hợp đồng thuê dịch vụ lập kế hoạch tour số ... ký ngày ... giữa ... và ...;

Căn cứ yêu cầu lập kế hoạch và các thỏa thuận giữa hai bên;

Căn cứ kết quả thực hiện dịch vụ;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN THUÊ DỊCH VỤ

Tên đơn vị/Họ và tên: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Số điện thoại: ...

BÊN B: BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ

Tên đơn vị/Họ và tên: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Số điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ lập kế hoạch tour với các nội dung sau:

1. Thông tin kế hoạch tour

Tên tour: ...

Thời gian dự kiến: ...

Địa điểm: ...

Số lượng người dự kiến: ...

Thời lượng chương trình: ...

Mục đích chuyến đi: ...

2. Tình hình thực hiện dịch vụ

Các nội dung đã hoàn thành: ...

Các nội dung chưa hoàn thành nếu có: ...

Lý do: ...

3. Tình trạng bàn giao kế hoạch

Bên B đã bàn giao cho Bên A:

• Lịch trình tour: ...
• Danh sách điểm đến: ...
• Kế hoạch phương tiện: ...
• Kế hoạch lưu trú: ...
• Kế hoạch ăn uống: ...
• Nội dung hoạt động: ...
• Tài liệu khác: ...

Hình thức bàn giao: ...

Thời điểm bàn giao: ...

Phiên bản kế hoạch cuối cùng: ...

4. Giá trị hợp đồng và chi phí

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị dịch vụ thực tế: ... đồng.

Chi phí phát sinh: ... đồng.

Khoản giảm trừ: ... đồng.

Tổng giá trị thanh lý: ... đồng.

5. Tình trạng thanh toán

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

Phương thức thanh toán: ...

6. Các vấn đề phát sinh

Các vấn đề phát sinh trong quá trình lập kế hoạch:

...

Ý kiến của Bên A:

...

Ý kiến của Bên B:

...

Phương án xử lý:

...

7. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên A có trách nhiệm: ...

Bên B có trách nhiệm: ...

Các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

8. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu phạm vi công việc, kế hoạch tour, tài liệu bàn giao, giá trị dịch vụ và tình trạng thanh toán.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng thuê dịch vụ lập kế hoạch tour số ... kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

9. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Các bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ lập kế hoạch tour

Đối chiếu phạm vi công việc

Kiểm tra những nội dung Bên B phải thực hiện theo hợp đồng như xây dựng lịch trình, lựa chọn điểm đến và đề xuất các dịch vụ liên quan.

Kiểm tra kế hoạch đã bàn giao

Đối chiếu bản kế hoạch cuối cùng với yêu cầu ban đầu. Nếu có thay đổi, nên ghi rõ nội dung đã được hai bên thống nhất.

Xác nhận tài liệu

Liệt kê các file, bảng biểu hoặc tài liệu đã bàn giao để xác định rõ phạm vi hoàn thành của dịch vụ.

Chốt chi phí và công nợ

Kiểm tra giá trị hợp đồng, các khoản phát sinh, khoản đã thanh toán và số tiền còn lại trước khi ký biên bản.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ lập kế hoạch tour

Khi lập biên bản, nên đối chiếu kế hoạch cuối cùng với yêu cầu dịch vụ ban đầu để xác định chính xác những nội dung đã hoàn thành.

Nếu kế hoạch được điều chỉnh nhiều lần, nên xác định phiên bản cuối cùng được hai bên chấp thuận để làm căn cứ thanh lý.

Nếu dịch vụ chỉ bao gồm lập kế hoạch mà không bao gồm việc trực tiếp tổ chức tour, cần phân biệt rõ hai phạm vi này trong biên bản.

Nếu còn nội dung chưa bàn giao hoặc cần chỉnh sửa, nên ghi rõ thời hạn hoàn thành thay vì xác nhận toàn bộ dịch vụ đã hoàn tất.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng lập kế hoạch tour?

Nên lập khi kế hoạch đã hoàn thành, được bàn giao hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng và cần chốt chi phí.

Có cần ghi lịch trình tour trong biên bản không?

Nên ghi những nội dung chính để xác nhận phạm vi kế hoạch đã được thực hiện.

Có cần bàn giao file kế hoạch không?

Nếu hợp đồng có quy định về tài liệu bàn giao thì nên xác nhận rõ hình thức, thời điểm và phiên bản tài liệu.

Nếu khách hàng yêu cầu chỉnh sửa kế hoạch thì sao?

Cần đối chiếu phạm vi chỉnh sửa trong hợp đồng và ghi nhận phần công việc đã thực hiện hoặc phát sinh.

Có cần ghi các điểm đến trong kế hoạch không?

Nên ghi nếu điểm đến là một phần quan trọng của phạm vi dịch vụ hoặc ảnh hưởng đến giá trị hợp đồng.

Nếu kế hoạch chưa hoàn thành thì có thể thanh lý không?

Có thể nếu các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng và ghi rõ phần công việc chưa hoàn thành cùng phương án xử lý.

Có cần ghi chi phí phát sinh không?

Nên ghi riêng các khoản phát sinh đã được thống nhất để xác định tổng giá trị thanh lý.

Nếu còn tiền dịch vụ chưa thanh toán thì sao?

Cần ghi rõ số tiền còn lại, thời hạn và phương thức thanh toán.

Có cần nghiệm thu kế hoạch trước khi thanh lý không?

Nên thực hiện nếu hợp đồng có quy định về nghiệm thu hoặc việc nghiệm thu là căn cứ xác định dịch vụ đã hoàn thành.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi chưa thống nhất về phạm vi công việc, tài liệu bàn giao, chi phí hoặc các nghĩa vụ còn lại.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ lập kế hoạch tour giúp các bên hoàn tất việc đối chiếu phạm vi công việc, lịch trình, tài liệu bàn giao, chi phí và công nợ.

Khi lập biên bản, nên xác định rõ phiên bản kế hoạch cuối cùng và những hạng mục đã hoàn thành. Các nội dung cần chỉnh sửa, tài liệu chưa bàn giao hoặc khoản chi phí còn lại cũng cần được ghi nhận cụ thể.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể được dùng làm khung để chỉnh sửa theo hợp đồng cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản