Biên bản thanh lý hợp đồng thuê đất được lập khi bên cho thuê và bên thuê kết thúc quan hệ thuê, hết thời hạn hợp đồng hoặc thống nhất chấm dứt trước thời hạn. Khi trả đất, hai bên không chỉ cần xác nhận việc bàn giao mà còn phải đối chiếu tiền thuê, tiền đặt cọc, hiện trạng khu đất, tài sản gắn liền với đất và các nghĩa vụ còn lại.

Trong bài viết này, Team biên tập Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo để cá nhân, hộ gia đình, doanh nghiệp có thể đối chiếu và hoàn thiện hồ sơ nhanh hơn. Nếu đang tìm mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê đất để sử dụng thực tế, có thể tham khảo tại Mẫu Biên Bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê đất là gì?

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê đất là văn bản ghi nhận việc các bên đã đối chiếu và xử lý những quyền, nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng thuê quyền sử dụng đất khi quan hệ thuê kết thúc hoặc được chấm dứt.

Tùy trường hợp, biên bản có thể ghi nhận diện tích, vị trí, mục đích sử dụng đất, thời hạn thuê, tiền thuê, tiền đặt cọc, tình trạng đất, tài sản gắn liền với đất, nghĩa vụ tài chính và việc bàn giao lại đất.

Với hợp đồng thuê đất để sản xuất, kinh doanh, làm kho bãi hoặc thực hiện dự án, phần bàn giao còn có thể liên quan đến nhà xưởng, công trình, máy móc hoặc hạ tầng được xây dựng trên đất. Vì vậy, việc ghi nhận càng cụ thể thì càng thuận lợi cho việc đối chiếu sau này.

Nếu cần tham khảo mẫu thanh lý đối với hợp đồng giảng dạy, Biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm môn Âm nhạc cấp THCS là tài liệu liên quan giúp đối chiếu cách xác nhận nội dung đã hoàn thành và nghĩa vụ giữa các bên.

Căn cứ pháp luật khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê đất

Việc lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê đất cần căn cứ trước hết vào hợp đồng đã ký, thỏa thuận của các bên và quy định pháp luật điều chỉnh quan hệ thuê quyền sử dụng đất.

Luật Đất đai số 31/2024/QH15 là căn cứ pháp lý quan trọng đối với quyền sử dụng đất, việc cho thuê quyền sử dụng đất, quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất và các giao dịch liên quan đến đất đai. Khi áp dụng, cần đối chiếu đúng loại đất, chủ thể sử dụng đất, hình thức sử dụng đất và quyền cho thuê trong từng trường hợp.

Bên cạnh pháp luật đất đai, Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 điều chỉnh các vấn đề về hợp đồng thuê tài sản, thực hiện hợp đồng, chấm dứt hợp đồng và trách nhiệm của các bên.

Trường hợp bên cho thuê là tổ chức kinh doanh bất động sản hoặc giao dịch thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật về kinh doanh bất động sản, cần xem xét thêm quy định chuyên ngành tương ứng.

Một điểm cần phân biệt là thuê đất giữa các chủ thể theo hợp đồng dân sự, kinh doanh và Nhà nước cho thuê đất không hoàn toàn giống nhau. Trường hợp Nhà nước cho thuê đất, hồ sơ và thủ tục chấm dứt quan hệ thuê đất có thể gắn với quyết định, hợp đồng thuê đất và thủ tục đất đai tại cơ quan có thẩm quyền; không nên sử dụng máy móc mẫu thanh lý hợp đồng thuê đất dân sự cho trường hợp này.

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê đất giải quyết những việc gì?

Biên bản giúp các bên chốt lại những nội dung quan trọng khi kết thúc việc thuê, chẳng hạn:

• Thông tin hợp đồng thuê đất;
• Thông tin bên cho thuê và bên thuê;
• Vị trí, diện tích, số thửa, tờ bản đồ nếu cần;
• Mục đích sử dụng đất;
• Thời hạn thuê;
• Thời điểm kết thúc hợp đồng;
• Tình trạng khu đất khi bàn giao;
• Tài sản, công trình gắn liền với đất;
• Tiền thuê đã thanh toán;
• Tiền thuê còn phải thanh toán;
• Tiền đặt cọc và phương án xử lý;
• Nghĩa vụ thuế, phí hoặc chi phí liên quan;
• Chi phí khôi phục mặt bằng nếu có;
• Việc bàn giao giấy tờ, chìa khóa, hồ sơ và tài sản;
• Các nghĩa vụ còn tiếp tục thực hiện;
• Xác nhận chấm dứt hoặc thanh lý hợp đồng.

Đây là phần đặc biệt quan trọng với đất được thuê để kinh doanh. Chẳng hạn, nếu bên thuê xây dựng nhà kho trên đất thì khi kết thúc hợp đồng phải xác định rõ nhà kho được tháo dỡ, bàn giao lại hay được xử lý theo thỏa thuận.

Trong trường hợp hợp đồng thuê tài sản phục vụ công việc hoặc sản xuất, bạn có thể xem thêm Biên bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị, máy móc để tham khảo cách ghi nhận tình trạng bàn giao và hoàn tất trách nhiệm của các bên.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi thanh lý hợp đồng thuê đất

Tùy giao dịch, các bên nên chuẩn bị và đối chiếu:

• Hợp đồng thuê đất;
• Phụ lục hợp đồng nếu có;
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất của bên cho thuê;
• Giấy tờ tùy thân của cá nhân hoặc giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp;
• Văn bản ủy quyền nếu người ký không phải đại diện trực tiếp;
• Chứng từ thanh toán tiền thuê;
• Chứng từ tiền đặt cọc;
• Biên bản bàn giao đất trước đó nếu có;
• Hồ sơ, danh mục tài sản gắn liền với đất;
• Chứng từ điện, nước, phí dịch vụ hoặc các khoản liên quan nếu có;
• Hồ sơ xác nhận nghĩa vụ còn lại giữa hai bên.

Không phải trường hợp nào cũng cần toàn bộ các giấy tờ trên. Hồ sơ thực tế cần được xác định dựa trên loại đất, chủ thể thuê và nội dung hợp đồng.

Nếu quan tâm đến hợp đồng dạy thêm phục vụ ôn tập cuối kỳ, Biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm ôn thi học kỳ cấp THPT là mẫu liên quan có thể tham khảo để tìm hiểu cách xác nhận việc hoàn thành nội dung giảng dạy và thanh lý thỏa thuận.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê đất tham khảo

Dưới đây là mẫu có thể copy và chỉnh sửa theo giao dịch thực tế:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG THUÊ ĐẤT

Số: 18/BBTL-HĐTĐ

Căn cứ Hợp đồng thuê đất số 12/HĐTĐ ký giữa ông Phạm Văn Thành và Công ty TNHH Minh Phát;

Căn cứ thỏa thuận của các bên về việc chấm dứt Hợp đồng thuê đất;

Căn cứ tình hình thực hiện hợp đồng và việc bàn giao thực tế;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN CHO THUÊ: ÔNG PHẠM VĂN THÀNH

Ngày sinh: ...

Số định danh cá nhân: ...

Địa chỉ: ...

Số điện thoại: ...

BÊN THUÊ: CÔNG TY TNHH MINH PHÁT

Mã số doanh nghiệp: ...

Địa chỉ trụ sở: ...

Đại diện: Bà Nguyễn Thu Hương.

Chức vụ: Giám đốc.

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê đất với các nội dung sau:

1. Thông tin hợp đồng thuê đất

Số hợp đồng: 12/HĐTĐ.

Ngày ký hợp đồng: ...

Địa điểm khu đất: ...

Thửa đất số: ...

Tờ bản đồ số: ...

Diện tích thuê: ... m².

Mục đích sử dụng: ...

Thời hạn thuê: ...

Thời điểm kết thúc hợp đồng: ...

2. Tình trạng khu đất khi bàn giao

Bên thuê đã bàn giao lại khu đất cho Bên cho thuê theo thỏa thuận.

Hiện trạng khu đất tại thời điểm bàn giao:

...

Các công trình, tài sản gắn liền với đất:

...

Tình trạng các công trình, tài sản:

...

Các hạng mục cần tháo dỡ, khôi phục hoặc xử lý nếu có:

...

Thời hạn hoàn thành:

...

3. Tiền thuê đất và các khoản thanh toán

Tổng giá trị tiền thuê theo hợp đồng: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán khoản còn lại: ...

Phương thức thanh toán: ...

Các khoản chi phí khác nếu có: ...

4. Tiền đặt cọc

Số tiền đặt cọc: ... đồng.

Số tiền được hoàn trả: ... đồng.

Số tiền khấu trừ: ... đồng.

Lý do khấu trừ:

...

Thời hạn hoàn trả tiền đặt cọc:

...

5. Bàn giao tài sản và hồ sơ

Bên thuê đã bàn giao:

• Khu đất theo diện tích và vị trí nêu tại hợp đồng;
• Hồ sơ, giấy tờ liên quan nếu thuộc trách nhiệm bàn giao;
• Chìa khóa, thiết bị hoặc tài sản liên quan nếu có;
• Các tài sản khác theo thỏa thuận.

Tình trạng bàn giao:

...

Các nội dung chưa bàn giao:

...

Thời hạn hoàn thành:

...

6. Nghĩa vụ còn lại của các bên

Bên cho thuê có trách nhiệm:

...

Bên thuê có trách nhiệm:

...

Các nghĩa vụ khác tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý:

...

7. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu quá trình thực hiện Hợp đồng thuê đất số 12/HĐTĐ, tình trạng khu đất, tài sản, tiền thuê, tiền đặt cọc và các nghĩa vụ liên quan.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng kể từ ngày ... tháng ... năm ...

Việc thanh lý không làm chấm dứt những nghĩa vụ mà hai bên đã thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý.

8. Hiệu lực của biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Hai bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN CHO THUÊ

(Ký, ghi rõ họ tên)

Phạm Văn Thành

ĐẠI DIỆN BÊN THUÊ

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Nguyễn Thu Hương

Cách soạn và điền Biên bản thanh lý hợp đồng thuê đất

Kiểm tra chủ thể và quyền cho thuê

Trước khi lập biên bản, cần kiểm tra người hoặc tổ chức ký hợp đồng có đúng chủ thể cho thuê hay không, đặc biệt với đất thuộc quyền sử dụng chung hoặc tài sản của doanh nghiệp.

Nếu ký thông qua người đại diện hoặc người được ủy quyền, cần kiểm tra giấy tờ chứng minh thẩm quyền.

Đối chiếu chính xác thông tin thửa đất

Nên lấy thông tin từ hợp đồng và giấy tờ về quyền sử dụng đất để ghi thống nhất về vị trí, diện tích, thửa đất, tờ bản đồ và mục đích sử dụng.

Không nên tự ý thay đổi thông tin đất trong biên bản thanh lý nếu chưa có căn cứ pháp lý hoặc thỏa thuận phù hợp.

Kiểm tra hiện trạng và tài sản gắn liền với đất

Nếu đất có nhà kho, nhà xưởng, văn phòng, hàng rào, hệ thống điện nước hoặc công trình khác, cần xác định rõ phương án xử lý khi trả đất.

Đây là nội dung nên được ghi càng cụ thể càng tốt, nhất là khi hợp đồng ban đầu có quy định về việc xây dựng và tháo dỡ công trình.

Chốt tiền thuê, tiền cọc và công nợ

Hai bên cần đối chiếu chứng từ thanh toán và ghi rõ:

• Tổng tiền thuê;
• Đã thanh toán bao nhiêu;
• Còn nợ bao nhiêu;
• Tiền đặt cọc;
• Khoản được hoàn trả;
• Khoản bị khấu trừ và lý do.

Xác nhận nghĩa vụ sau thanh lý

Nếu vẫn còn nghĩa vụ như hoàn trả tiền cọc, tháo dỡ công trình hoặc thanh toán khoản tiền cuối cùng, không nên ghi rằng “hai bên không còn nghĩa vụ gì” khi thực tế chưa hoàn thành.

Một số lưu ý khi sử dụng Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê đất

Đối với giao dịch thuê đất, không nên chỉ tập trung vào tiền thuê. Hiện trạng đất và tài sản gắn liền với đất cũng cần được xác nhận rõ, bởi đây là cơ sở quan trọng để xác định trách nhiệm của bên thuê khi trả lại đất.

Theo Luật sư Nguyễn Văn Hùng, nếu bên thuê đã đầu tư nhà xưởng, kho bãi hoặc công trình trên đất, biên bản nên thể hiện rõ phương án xử lý từng hạng mục. Việc ghi chung chung “đã bàn giao đất” có thể chưa đủ để giải quyết tranh chấp liên quan đến tài sản trên đất.

Một vấn đề khác cần kiểm tra là thời điểm chấm dứt hợp đồng. Nếu hợp đồng kết thúc trước thời hạn, nên ghi rõ căn cứ chấm dứt và thỏa thuận về các khoản tiền, bồi thường hoặc nghĩa vụ còn lại nếu có.

Trường hợp Nhà nước cho thuê đất, cần thận trọng phân biệt với hợp đồng thuê quyền sử dụng đất giữa các tổ chức, cá nhân. Hồ sơ chấm dứt quan hệ thuê đất trong trường hợp Nhà nước cho thuê có thể liên quan đến quyết định cho thuê đất, hợp đồng thuê đất và thủ tục đất đai tương ứng.

Luật sư Hà Thanh Trang cũng lưu ý rằng biên bản thanh lý nên được lập dựa trên tình trạng thực tế tại thời điểm bàn giao. Nếu còn công nợ, công trình chưa tháo dỡ hoặc nghĩa vụ chưa hoàn thành thì cần ghi nhận cụ thể thay vì xác nhận đã hoàn tất toàn bộ.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê đất?

Nên lập khi hợp đồng hết thời hạn, các bên thống nhất chấm dứt trước hạn hoặc việc thuê đã kết thúc và cần xác nhận việc bàn giao đất, thanh toán và các nghĩa vụ liên quan.

Có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê đất không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải có một văn bản riêng mang tên “biên bản thanh lý”. Tuy nhiên, việc lập văn bản giúp các bên có căn cứ xác nhận quá trình kết thúc hợp đồng và xử lý các nghĩa vụ còn lại.

Biên bản thanh lý có cần ghi số thửa và diện tích đất không?

Nên ghi, đặc biệt với giao dịch thuê một phần hoặc toàn bộ thửa đất. Thông tin cần thống nhất với hợp đồng và giấy tờ về quyền sử dụng đất.

Đất có nhà xưởng thì có cần ghi tài sản trên đất vào biên bản không?

Nên ghi nếu nhà xưởng, kho, công trình hoặc tài sản khác thuộc phạm vi hợp đồng. Cần xác định rõ tài sản được bàn giao, tháo dỡ hoặc xử lý theo thỏa thuận.

Tiền đặt cọc thuê đất được xử lý như thế nào?

Tùy hợp đồng và thỏa thuận của các bên. Tiền cọc có thể được hoàn trả hoặc khấu trừ các khoản mà bên thuê còn phải thanh toán, nếu có căn cứ phù hợp.

Có thể thanh lý hợp đồng thuê đất trước thời hạn không?

Có thể nếu có căn cứ chấm dứt theo hợp đồng, pháp luật hoặc các bên cùng thống nhất chấm dứt. Biên bản nên ghi rõ lý do và phương án xử lý quyền, nghĩa vụ còn lại.

Có cần công chứng biên bản thanh lý hợp đồng thuê đất không?

Không nên mặc định rằng mọi biên bản thanh lý đều phải công chứng. Việc công chứng, chứng thực hoặc đăng ký phụ thuộc vào loại giao dịch, chủ thể, nội dung hợp đồng và yêu cầu pháp luật áp dụng cho trường hợp cụ thể.

Ai ký biên bản thanh lý hợp đồng thuê đất?

Bên cho thuê và bên thuê hoặc người đại diện có thẩm quyền của các bên ký. Nếu ký theo ủy quyền thì cần có căn cứ ủy quyền hợp lệ.

Có thể dùng mẫu Word để lập biên bản không?

Có. Mẫu biên bản file Word thuận tiện để chỉnh sửa thông tin thửa đất, thời hạn thuê, tiền thuê, tiền cọc, hiện trạng và tài sản bàn giao trước khi ký.

Khi nào chưa nên ký thanh lý?

Chưa nên ký khi hai bên còn tranh chấp về hiện trạng đất, tài sản trên đất, tiền thuê, tiền cọc, công nợ hoặc chưa thống nhất trách nhiệm tháo dỡ, khôi phục mặt bằng.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê đất giúp các bên xác nhận rõ việc kết thúc quan hệ thuê và hạn chế tranh chấp về sau. Một mẫu đầy đủ nên xử lý đồng thời bốn nhóm nội dung: thông tin quyền sử dụng đất, hiện trạng bàn giao, nghĩa vụ tài chính và trách nhiệm còn lại.

Đặc biệt, nếu đất được sử dụng để xây dựng nhà xưởng, kho bãi hoặc công trình kinh doanh, cần kiểm tra kỹ điều khoản về tài sản gắn liền với đất trước khi ký thanh lý.

Nếu cần hoàn thiện hồ sơ nhanh, mẫu biên bản chuẩn, mẫu biên bản file Word, mẫu biên bản file PDF và mẫu biên bản tham khảo có thể giúp người dùng có sẵn bố cục để đối chiếu với hợp đồng thực tế và hạn chế bỏ sót các nội dung quan trọng.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản