Biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế giao diện người dùng là văn bản ghi nhận kết quả thực hiện và việc hoàn tất hoặc chấm dứt các quyền, nghĩa vụ giữa bên thuê thiết kế và bên cung cấp dịch vụ thiết kế giao diện. Nội dung thường liên quan đến phạm vi thiết kế, số lượng màn hình, yêu cầu UI/UX, bộ nhận diện, thiết kế responsive, prototype, file thiết kế, tài nguyên đồ họa, kết quả nghiệm thu, quyền sở hữu trí tuệ, chi phí và nghĩa vụ hỗ trợ sau khi hoàn thành.

Đối với hợp đồng thiết kế giao diện, biên bản nên xác định rõ sản phẩm đã được nghiệm thu, các file thiết kế đã bàn giao và phạm vi quyền sử dụng hoặc quyền đối với sản phẩm theo thỏa thuận giữa các bên.

Nếu đang cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp nội dung giúp các bên thuận tiện rà soát phạm vi công việc, kết quả thiết kế, hồ sơ bàn giao và tình trạng thanh toán trước khi xác nhận thanh lý.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế giao diện người dùng?

Biên bản thường được lập khi các hạng mục thiết kế đã hoàn thành, được nghiệm thu và bàn giao theo hợp đồng hoặc khi hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Một số trường hợp thường gặp:

• Đã hoàn thành thiết kế giao diện theo yêu cầu;
• Đã thiết kế đủ số lượng màn hình;
• Đã hoàn thiện phiên bản desktop, mobile hoặc responsive;
• Đã hoàn thành prototype;
• Đã thực hiện các vòng chỉnh sửa theo thỏa thuận;
• Đã nghiệm thu thiết kế;
• Đã bàn giao file thiết kế;
• Đã bàn giao tài nguyên đồ họa;
• Đã hoàn tất nghĩa vụ thanh toán;
• Hai bên thống nhất kết thúc hợp đồng trước thời hạn.

Nếu còn màn hình chưa thiết kế, vòng chỉnh sửa chưa hoàn thành, file chưa bàn giao hoặc còn công nợ, cần ghi rõ tình trạng và phương án xử lý trong biên bản.

Nếu doanh nghiệp triển khai phần mềm quản trị, Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn và triển khai hệ thống erp là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận phạm vi tư vấn, kết quả triển khai và bàn giao hệ thống.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế giao diện người dùng

Khi lập biên bản, trước hết cần căn cứ vào hợp đồng thiết kế giao diện người dùng, phụ lục hợp đồng, bản yêu cầu thiết kế, biên bản nghiệm thu, danh mục bàn giao và các thỏa thuận liên quan.

Tùy nội dung giao dịch, có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt nghĩa vụ;
• Luật Sở hữu trí tuệ và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thi hành liên quan đến quyền tác giả, tác phẩm mỹ thuật ứng dụng và quyền tài sản;
• Các quy định liên quan đến việc sử dụng hình ảnh, font chữ, biểu tượng, thư viện thiết kế hoặc tài nguyên của bên thứ ba nếu có;
• Quy định về thuế, kế toán và thanh toán đối với dịch vụ thiết kế;
• Các điều khoản về quyền sử dụng, quyền sở hữu, file gốc, bảo mật, nghiệm thu và chỉnh sửa do các bên thỏa thuận.

Căn cứ cụ thể cần được xác định theo loại sản phẩm thiết kế, tài nguyên sử dụng và thỏa thuận về quyền đối với giao diện.

Trong trường hợp cần duy trì hoạt động ổn định cho phần mềm, Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì phần mềm định kỳ giúp đối chiếu cách ghi nhận hạng mục bảo trì, kết quả thực hiện và trách nhiệm của các bên.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế giao diện người dùng

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng thiết kế giao diện;
• Các phụ lục hợp đồng;
• Brief hoặc tài liệu yêu cầu;
• Danh sách màn hình cần thiết kế;
• Yêu cầu UI/UX;
• Bộ nhận diện thương hiệu;
• Thiết kế desktop/mobile nếu có;
• Prototype;
• Design system nếu có;
• Danh mục file thiết kế;
• File nguồn;
• Tài nguyên đồ họa;
• Font chữ, icon hoặc thành phần bên thứ ba;
• Biên bản nghiệm thu;
• Lịch sử chỉnh sửa;
• Hồ sơ bàn giao;
• Chứng từ thanh toán;
• Bảng đối chiếu công nợ;
• Thỏa thuận về quyền sở hữu trí tuệ;
• Các nghĩa vụ hỗ trợ hoặc chỉnh sửa còn lại.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế giao diện người dùng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG THIẾT KẾ GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng thiết kế giao diện người dùng số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và tài liệu yêu cầu thiết kế;

Căn cứ kết quả nghiệm thu và bàn giao;

Căn cứ sự thống nhất của các bên;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN THUÊ DỊCH VỤ THIẾT KẾ

Tên tổ chức/cá nhân: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế/CCCD: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN B: BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ THIẾT KẾ

Tên tổ chức/cá nhân: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế/CCCD: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời hạn thực hiện: ...

Tên dự án/sản phẩm: ...

Phạm vi thiết kế: ...

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Phạm vi công việc đã thực hiện

Các hạng mục đã thực hiện:

• Nghiên cứu yêu cầu: ...
• Thiết kế UX: ...
• Thiết kế UI: ...
• Thiết kế giao diện desktop: ...
• Thiết kế giao diện mobile: ...
• Thiết kế responsive: ...
• Prototype: ...
• Design system: ...
• Các hạng mục khác: ...

Tỷ lệ hoàn thành: ...

Các hạng mục chưa hoàn thành nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

Phương án xử lý: ...

3. Kết quả thiết kế giao diện

Tên dự án: ...

Số lượng màn hình đã thiết kế: ...

Các nhóm giao diện:

• ...
• ...
• ...

Phiên bản thiết kế: ...

Công cụ thiết kế: ...

Tình trạng hoàn thành: ...

Các yêu cầu đã đáp ứng: ...

Các nội dung còn tồn tại: ...

4. Bàn giao file thiết kế và tài nguyên

Các nội dung còn phải bàn giao: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

5. Kiểm tra và nghiệm thu

Thời gian nghiệm thu: ...

Nội dung nghiệm thu: ...

Tiêu chí nghiệm thu: ...

Kết quả: ...

Số vòng chỉnh sửa đã thực hiện: ...

Các nội dung cần chỉnh sửa nếu có: ...

Thời hạn xử lý: ...

Hai bên xác nhận kết quả nghiệm thu: ...

6. Quyền sở hữu trí tuệ và quyền sử dụng

Quyền đối với thiết kế giao diện: ...

Quyền đối với file nguồn: ...

Quyền sử dụng sản phẩm thiết kế: ...

Phạm vi sử dụng: ...

Các tài nguyên bên thứ ba: ...

Điều kiện sử dụng: ...

Các quyền hoặc hạn chế tiếp tục áp dụng: ...

7. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị công việc đã thực hiện: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

8. Đối chiếu công nợ

Tổng công nợ còn lại: ... đồng.

Phương án xử lý: ...

9. Bảo mật thông tin

Các thông tin thuộc phạm vi bảo mật: ...

Tài liệu được bảo mật: ...

Trách nhiệm của Bên A: ...

Trách nhiệm của Bên B: ...

Thời hạn bảo mật: ...

10. Nghĩa vụ sau khi thanh lý

Các bên thống nhất những nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau ngày thanh lý gồm:

• Hoàn tất bàn giao file;
• Hoàn tất thanh toán;
• Thực hiện các chỉnh sửa còn lại nếu có;
• Bảo mật thông tin;
• Hỗ trợ kỹ thuật hoặc hướng dẫn sử dụng file nếu có;
• Xử lý tài nguyên bên thứ ba;
• Các nghĩa vụ khác: ...

Thời hạn thực hiện: ...

Bên chịu trách nhiệm: ...

11. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu quá trình thực hiện Hợp đồng thiết kế giao diện người dùng số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Các điều khoản tiếp tục có hiệu lực: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế giao diện người dùng?

Hợp đồng thiết kế giao diện thường có nhiều hạng mục cần đối chiếu như số lượng màn hình, phiên bản thiết kế, prototype, file nguồn, tài nguyên đồ họa và các vòng chỉnh sửa. Vì vậy, một bố cục thanh lý phù hợp giúp các bên xác nhận đầy đủ sản phẩm đã hoàn thành và những nội dung đã bàn giao.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế giao diện người dùng do Mẫu Biên Bản cung cấp mang lại một số lợi ích:

• Có sẵn khung tham khảo: Giúp hệ thống hóa thông tin của hợp đồng và dự án thiết kế.
• Dễ kiểm tra phạm vi công việc: Có thể ghi nhận số lượng màn hình, nền tảng và các hạng mục UI/UX.
• Thuận tiện xác nhận sản phẩm: Hỗ trợ ghi rõ phiên bản, tình trạng hoàn thành và kết quả nghiệm thu.
• Dễ quản lý hồ sơ bàn giao: Có thể liệt kê file thiết kế, prototype, design system và tài nguyên liên quan.
• Hỗ trợ rà soát quyền sử dụng: Giúp các bên xác định quyền đối với thiết kế và file nguồn theo thỏa thuận.
• Dễ đối chiếu chi phí: Có thể tổng hợp giá trị dịch vụ, khoản đã thanh toán và công nợ.
• Thuận tiện điều chỉnh theo từng dự án: Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo, sau đó bổ sung thông tin về dự án, số lượng màn hình, nền tảng, file thiết kế, kết quả nghiệm thu và thỏa thuận giữa các bên. Cách này giúp hồ sơ thanh lý được trình bày thống nhất và thuận tiện kiểm tra hơn.

Đối với các thỏa thuận về lưu trữ và quản lý dữ liệu, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu là tài liệu phù hợp để tham khảo cách xác nhận phạm vi dịch vụ, bàn giao dữ liệu và hoàn tất nghĩa vụ hợp đồng.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế giao diện người dùng

1. Kiểm tra phạm vi thiết kế

Đối chiếu brief, danh sách màn hình, yêu cầu UI/UX và các hạng mục đã cam kết.

2. Xác nhận kết quả thiết kế

Ghi rõ số lượng màn hình, phiên bản, nền tảng và các thành phần thiết kế đã hoàn thành.

3. Rà soát các vòng chỉnh sửa

Kiểm tra số lần chỉnh sửa đã thực hiện và những yêu cầu còn tồn tại nếu có.

4. Kiểm tra file bàn giao

Đối chiếu file thiết kế, file nguồn, prototype, design system và các tài nguyên liên quan.

5. Xác định quyền đối với sản phẩm

Rà soát quyền sử dụng hoặc quyền đối với thiết kế, file nguồn và tài nguyên theo hợp đồng.

6. Đối chiếu thanh toán

Kiểm tra giá trị dịch vụ, số tiền đã thanh toán và khoản công nợ còn lại.

7. Xác nhận nghĩa vụ sau thanh lý

Ghi rõ trách nhiệm về chỉnh sửa, bàn giao, bảo mật hoặc hỗ trợ còn tiếp tục sau khi thanh lý.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Ghi rõ số lượng màn hình. Nếu hợp đồng quy định theo số lượng màn hình, cần đối chiếu giữa số lượng cam kết và số lượng thực tế.

Xác định phiên bản thiết kế. Nên ghi phiên bản hoặc ngày bàn giao để tránh nhầm lẫn khi có nhiều lần chỉnh sửa.

Kiểm tra file nguồn. Nếu file nguồn thuộc phạm vi bàn giao, cần xác nhận rõ định dạng và tình trạng bàn giao.

Phân biệt thiết kế và tài nguyên bên thứ ba. Font chữ, icon, hình ảnh hoặc thư viện có thể có điều kiện sử dụng riêng.

Rà soát quyền sở hữu trí tuệ. Không nên mặc nhiên xác định quyền đối với toàn bộ sản phẩm chỉ dựa trên việc thanh toán phí thiết kế.

Ghi nhận các yêu cầu chỉnh sửa còn lại. Nếu còn vòng chỉnh sửa theo hợp đồng, cần xác định rõ trách nhiệm và thời hạn thực hiện.

Đối chiếu công nợ. Cần kiểm tra các khoản phí thiết kế bổ sung hoặc chi phí phát sinh nếu có.

Bảo mật tài liệu dự án. File thiết kế, thông tin sản phẩm và tài liệu nghiệp vụ có thể cần được bảo mật theo thỏa thuận.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế giao diện người dùng có bắt buộc phải lập không?

Việc lập biên bản phụ thuộc vào nội dung hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên. Tuy nhiên, văn bản này giúp xác nhận kết quả thiết kế, tình trạng bàn giao, thanh toán và thời điểm kết thúc hợp đồng.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế giao diện?

Thông thường, biên bản được lập sau khi các hạng mục thiết kế đã hoàn thành và được nghiệm thu. Nếu hợp đồng chấm dứt trước thời hạn, biên bản có thể ghi nhận phần công việc đã thực hiện và cách xử lý phần còn lại.

Có cần ghi số lượng màn hình đã thiết kế không?

Nên ghi nếu số lượng màn hình là một phần của phạm vi hợp đồng. Đây là cơ sở để đối chiếu khối lượng công việc và kết quả bàn giao.

File thiết kế gốc có bắt buộc phải bàn giao không?

Không mặc nhiên. Việc bàn giao file gốc phụ thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu thuộc phạm vi bàn giao, nên ghi cụ thể loại file, định dạng và tình trạng.

Prototype có cần được ghi trong biên bản thanh lý không?

Nếu prototype là một sản phẩm thuộc phạm vi hợp đồng, nên ghi nhận để xác định rõ đã hoàn thành và bàn giao hay chưa.

Quyền đối với thiết kế giao diện thuộc về bên nào?

Điều này phụ thuộc vào hợp đồng và thỏa thuận về quyền sở hữu trí tuệ. Các bên nên xác định rõ quyền sử dụng, quyền tài sản và phạm vi khai thác sản phẩm thiết kế.

Nếu thiết kế sử dụng font chữ hoặc icon của bên thứ ba thì xử lý thế nào?

Cần kiểm tra điều kiện cấp phép của từng tài nguyên. Biên bản nên ghi nhận những thành phần có giấy phép hoặc điều kiện sử dụng riêng nếu chúng ảnh hưởng đến việc khai thác thiết kế sau thanh lý.

Nếu còn yêu cầu chỉnh sửa thì có nên thanh lý hợp đồng không?

Có thể nếu các bên thống nhất, nhưng biên bản cần ghi rõ yêu cầu còn lại, bên chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành và phạm vi hỗ trợ sau thanh lý.

Có cần nghiệm thu trước khi thanh lý hợp đồng thiết kế không?

Nếu hợp đồng quy định nghiệm thu là căn cứ xác nhận hoàn thành hoặc thanh toán thì cần thực hiện theo thỏa thuận. Biên bản thanh lý nên dẫn chiếu kết quả nghiệm thu khi cần thiết.

Nếu còn công nợ phí thiết kế thì có thể lập biên bản thanh lý không?

Có thể nếu hai bên thống nhất, nhưng cần ghi rõ số tiền còn phải thanh toán và thời hạn thực hiện. Không nên xác nhận hoàn tất nghĩa vụ tài chính nếu vẫn còn khoản phải trả.

Có cần bàn giao design system khi thanh lý không?

Nếu design system nằm trong phạm vi công việc thì nên ghi nhận trong danh mục bàn giao. Việc này giúp xác định rõ tài liệu và thành phần thiết kế mà bên thuê đã nhận.

Nghĩa vụ bảo mật có tiếp tục sau khi thanh lý không?

Có thể. Nếu hợp đồng quy định nghĩa vụ bảo mật tiếp tục sau khi chấm dứt, các bên vẫn phải tuân thủ trong phạm vi và thời hạn đã thỏa thuận.

Có thể sử dụng một mẫu biên bản cho mọi hợp đồng thiết kế UI/UX không?

Có thể dùng mẫu làm khung tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo từng dự án. Các nội dung về số lượng màn hình, nền tảng, prototype, file nguồn, tài nguyên, nghiệm thu và quyền đối với thiết kế cần được cập nhật theo hợp đồng thực tế.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế giao diện người dùng cần phản ánh rõ phạm vi thiết kế, kết quả nghiệm thu, file và tài nguyên đã bàn giao, quyền đối với sản phẩm, thanh toán và các nghĩa vụ còn lại. Trước khi ký, các bên nên rà soát kỹ số lượng màn hình, phiên bản thiết kế, file nguồn, prototype, tài nguyên bên thứ ba, quyền sử dụng và công nợ.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo tên dự án, phạm vi thiết kế, số lượng màn hình, nền tảng, hồ sơ bàn giao, kết quả nghiệm thu và thỏa thuận thực tế giữa các bên.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản