Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán hệ thống công nghệ thông tin ngân hàng là văn bản ghi nhận việc hoàn thành hoặc chấm dứt hợp đồng kiểm toán liên quan đến hệ thống công nghệ thông tin (CNTT) của ngân hàng. Biên bản giúp các bên xác nhận phạm vi kiểm toán, các hệ thống và hạng mục đã kiểm tra, kết quả thực hiện, báo cáo và hồ sơ bàn giao, chi phí dịch vụ cùng trách nhiệm còn lại.

Đối với ngân hàng, công việc kiểm toán hệ thống CNTT có thể liên quan đến hạ tầng công nghệ, hệ thống ứng dụng, cơ sở dữ liệu, quản lý truy cập, an toàn thông tin, sao lưu dữ liệu và hoạt động vận hành hệ thống tùy phạm vi hợp đồng. Vì vậy, khi thanh lý cần ghi rõ những nội dung đã thực hiện, những vấn đề còn tồn tại và hồ sơ đã bàn giao. Tải mẫu biên bản có sẵn giúp người lập nhanh chóng có khung nội dung để đối chiếu trước khi ký.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán hệ thống công nghệ thông tin ngân hàng?

Biên bản thường được lập khi đơn vị kiểm toán đã hoàn thành công việc theo hợp đồng hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng.

Một số trường hợp thường gặp:

• Đã hoàn thành kiểm toán hệ thống CNTT theo phạm vi hợp đồng;
• Đã kiểm tra hạ tầng và các hệ thống ứng dụng thuộc phạm vi;
• Đã rà soát quyền truy cập và quản lý người dùng;
• Đã kiểm tra cơ sở dữ liệu và hoạt động sao lưu;
• Đã rà soát các biện pháp kiểm soát an toàn thông tin;
• Đã hoàn thiện báo cáo hoặc kết quả kiểm toán;
• Đã bàn giao báo cáo, hồ sơ và tài liệu liên quan;
• Đã đối chiếu phí kiểm toán và các khoản thanh toán;
• Hợp đồng kết thúc theo thời hạn hoặc theo thỏa thuận.

Nếu vẫn còn nội dung kiểm toán, hồ sơ cần bổ sung hoặc vấn đề chưa được xử lý, nên ghi rõ trong biên bản thay vì xác nhận toàn bộ công việc đã hoàn thành.

Đối với doanh nghiệp đang chuyển đổi mô hình sở hữu, Biên bản thanh lý hợp đồng thanh lý kiểm toán cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận phạm vi công việc, kết quả kiểm toán và hồ sơ bàn giao.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán hệ thống công nghệ thông tin ngân hàng

Một số căn cứ có thể tham khảo:

• Bộ luật Dân sự 2015: các quy định về hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt hợp đồng.
• Luật Kiểm toán độc lập 2011 và các văn bản sửa đổi, bổ sung nếu dịch vụ thuộc phạm vi kiểm toán độc lập.
• Luật Các tổ chức tín dụng 2024 và các văn bản hướng dẫn có liên quan đến hoạt động của ngân hàng.
• Luật An toàn thông tin mạng 2015 và các quy định liên quan đến bảo đảm an toàn thông tin.
• Luật An ninh mạng 2018 và các văn bản hướng dẫn thi hành có liên quan.
• Các quy định của Ngân hàng Nhà nước về hệ thống công nghệ thông tin, an toàn bảo mật và quản lý rủi ro công nghệ áp dụng đối với tổ chức tín dụng.
• Hợp đồng kiểm toán, phụ lục hợp đồng và các quy chế, tiêu chuẩn nội bộ có liên quan.

Căn cứ cụ thể cần được đối chiếu theo loại hình ngân hàng, hệ thống được kiểm toán và phạm vi công việc thực tế.

Nếu cần đối chiếu hồ sơ kiểm toán về kiểm soát rủi ro tài chính, Biên bản thanh lý hợp đồng thanh lý kiểm toán quản trị rủi ro công ty tài chính giúp tham khảo cách ghi nhận nội dung kiểm tra, kết quả thực hiện và hoàn tất nghĩa vụ giữa các bên.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán hệ thống công nghệ thông tin ngân hàng

Nên chuẩn bị:

• Tên ngân hàng;
• Thông tin đơn vị kiểm toán;
• Hợp đồng kiểm toán;
• Kỳ kiểm toán;
• Phạm vi công việc;
• Danh sách hệ thống CNTT thuộc phạm vi;
• Hạ tầng công nghệ;
• Hệ thống ứng dụng;
• Cơ sở dữ liệu;
• Hồ sơ quản lý tài khoản và quyền truy cập;
• Hồ sơ sao lưu và khôi phục dữ liệu;
• Hồ sơ kiểm soát an toàn thông tin;
• Kết quả kiểm toán;
• Báo cáo kiểm toán;
• Danh mục hồ sơ đã bàn giao;
• Các vấn đề còn tồn tại;
• Giá trị hợp đồng;
• Phí đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Trách nhiệm còn lại của các bên.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán hệ thống công nghệ thông tin ngân hàng

Dưới đây là mẫu biên bản tham khảo. Bạn có thể tải mẫu biên bản để sử dụng làm khung và điều chỉnh theo hệ thống CNTT, phạm vi kiểm toán và quy định nội bộ của ngân hàng.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG KIỂM TOÁN HỆ THỐNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGÂN HÀNG

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng kiểm toán số ... ký ngày ... giữa ... và ...;

Căn cứ phạm vi công việc và các tài liệu liên quan đến hệ thống công nghệ thông tin của ngân hàng;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: NGÂN HÀNG

Tên ngân hàng: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

BÊN B: ĐƠN VỊ KIỂM TOÁN

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng với các nội dung sau:

1. Thông tin và phạm vi kiểm toán

Tên ngân hàng: ...

Kỳ kiểm toán: ...

Thời gian thực hiện: ...

Phạm vi công việc: ...

Hệ thống CNTT thuộc phạm vi: ...

Các đơn vị/bộ phận được kiểm tra: ...

2. Kết quả thực hiện hợp đồng

Kết quả thực hiện: ...

Các nội dung đã hoàn thành: ...

Các vấn đề còn tồn tại: ...

3. Báo cáo và hồ sơ bàn giao

Báo cáo kiểm toán: ...

Báo cáo kết quả rà soát hệ thống: ...

Hồ sơ hạ tầng CNTT: ...

Hồ sơ hệ thống ứng dụng: ...

Hồ sơ cơ sở dữ liệu: ...

Hồ sơ quản lý truy cập: ...

Hồ sơ sao lưu và khôi phục: ...

Các tài liệu khác: ...

Hồ sơ còn phải bàn giao: ...

Thời hạn bàn giao: ...

4. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Giá trị hợp đồng kiểm toán: ... đồng.

Chi phí phát sinh: ... đồng.

Tổng giá trị thực tế: ... đồng.

Đã thanh toán: ... đồng.

Còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

5. Trách nhiệm của các bên

Bên A có trách nhiệm:

• Bổ sung hồ sơ, tài liệu CNTT còn thiếu;
• Phối hợp giải trình các nội dung thuộc phạm vi kiểm toán;
• Cung cấp tài liệu cần thiết theo thỏa thuận;
• Thanh toán các khoản phí còn phải trả;
• Tiếp tục xử lý các vấn đề thuộc trách nhiệm của ngân hàng.

Bên B có trách nhiệm:

• Bàn giao báo cáo và hồ sơ theo thỏa thuận;
• Phối hợp làm rõ các nội dung thuộc phạm vi kiểm toán;
• Bảo mật thông tin, dữ liệu và tài liệu của ngân hàng;
• Thực hiện các nghĩa vụ còn lại theo hợp đồng.

6. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu phạm vi công việc, kết quả kiểm toán, hồ sơ bàn giao, chi phí và các nghĩa vụ liên quan.

Hợp đồng kiểm toán số ... được thanh lý kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)

Với doanh nghiệp áp dụng chuẩn mực kế toán quốc tế, Biên bản thanh lý hợp đồng thanh lý kiểm toán báo cáo tài chính theo chuẩn IFRS là tài liệu liên quan để tham khảo cách xác nhận kết quả kiểm toán, hồ sơ bàn giao và kết thúc hợp đồng.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán hệ thống công nghệ thông tin ngân hàng?

Hồ sơ kiểm toán CNTT ngân hàng có thể bao gồm nhiều nhóm nội dung về hạ tầng, ứng dụng, cơ sở dữ liệu, quyền truy cập, sao lưu và an toàn thông tin. Nếu tự soạn biên bản từ đầu, người lập dễ mất thời gian rà soát các hạng mục cần xác nhận.

Mẫu biên bản có sẵn giúp bạn nhanh chóng kiểm tra:

• Thông tin ngân hàng;
• Kỳ và phạm vi kiểm toán;
• Hệ thống CNTT;
• Hạ tầng công nghệ;
• Hệ thống ứng dụng;
• Cơ sở dữ liệu;
• Quản lý tài khoản và quyền truy cập;
• Sao lưu, khôi phục dữ liệu;
• Kiểm soát an toàn thông tin;
• Kết quả kiểm toán;
• Hồ sơ bàn giao;
• Phí dịch vụ và công nợ;
• Trách nhiệm sau thanh lý.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để có sẵn bố cục tham khảo, sau đó điều chỉnh theo hệ thống và phạm vi kiểm toán thực tế. Điều này giúp rút ngắn thời gian soạn thảo và thuận tiện kiểm tra hồ sơ trước khi ký.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán hệ thống công nghệ thông tin ngân hàng

Xác định thông tin ngân hàng và kỳ kiểm toán

Ghi rõ tên ngân hàng, kỳ kiểm toán, thời gian thực hiện và đơn vị cung cấp dịch vụ.

Xác định phạm vi hệ thống CNTT

Liệt kê các hệ thống, ứng dụng, hạ tầng và bộ phận thuộc phạm vi công việc.

Đối chiếu kết quả kiểm toán

Xác nhận những hạng mục đã kiểm tra như quản lý truy cập, cơ sở dữ liệu, sao lưu hoặc kiểm soát an toàn thông tin nếu thuộc hợp đồng.

Ghi nhận vấn đề còn tồn tại

Nếu phát hiện điểm cần khắc phục hoặc còn hồ sơ chưa hoàn thiện, nên ghi rõ tình trạng và trách nhiệm xử lý.

Kiểm tra hồ sơ bàn giao

Liệt kê báo cáo kiểm toán, hồ sơ rà soát và các tài liệu đã bàn giao.

Quyết toán phí kiểm toán

Xác nhận giá trị hợp đồng, chi phí phát sinh, số tiền đã thanh toán và khoản còn phải thanh toán.

Xác nhận trách nhiệm sau thanh lý

Ghi rõ trách nhiệm bổ sung hồ sơ, giải trình, bảo mật, bàn giao hoặc xử lý các vấn đề còn lại.

Một số lưu ý khi sử dụng mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán hệ thống công nghệ thông tin ngân hàng

Cần phân biệt thanh lý hợp đồng kiểm toán với việc xác nhận hệ thống CNTT của ngân hàng hoàn toàn an toàn hoặc không còn rủi ro. Biên bản chỉ ghi nhận phạm vi và kết quả công việc theo hợp đồng.

Không nên đưa vào biên bản các thông tin bảo mật như mật khẩu, khóa truy cập, thông tin xác thực hoặc dữ liệu khách hàng nếu không thực sự cần thiết.

Các hệ thống CNTT cần được ghi đúng tên và phạm vi kiểm tra để tránh hiểu rằng toàn bộ hệ thống ngân hàng đã được kiểm toán.

Nếu còn điểm yếu hoặc khuyến nghị chưa khắc phục, nên ghi rõ tình trạng và trách nhiệm xử lý.

Hồ sơ kiểm toán CNTT cần được quản lý và bàn giao theo yêu cầu bảo mật, quy định nội bộ của ngân hàng và thỏa thuận giữa các bên.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán hệ thống công nghệ thông tin ngân hàng?

Sau khi đơn vị kiểm toán hoàn thành phạm vi công việc và các bên đã đối chiếu kết quả, hồ sơ, chi phí và trách nhiệm liên quan.

Có cần liệt kê từng hệ thống CNTT không?

Nên liệt kê các hệ thống thuộc phạm vi kiểm toán để xác định rõ công việc đã thực hiện.

Có cần ghi nội dung an toàn thông tin không?

Có thể ghi nếu đây là một phần của phạm vi kiểm toán. Tuy nhiên, không nên đưa thông tin bảo mật hoặc thông tin xác thực nhạy cảm vào biên bản.

Nếu còn điểm yếu CNTT chưa được khắc phục thì sao?

Nên ghi nhận rõ vấn đề, tình trạng xử lý và trách nhiệm của bên liên quan thay vì xác nhận rằng toàn bộ công việc đã hoàn tất không điều kiện.

Biên bản có xác nhận hệ thống CNTT ngân hàng an toàn tuyệt đối không?

Không. Biên bản chỉ xác nhận kết quả công việc trong phạm vi hợp đồng, không nên được hiểu là bảo đảm hệ thống không có rủi ro.

Có thể sử dụng nguyên mẫu có sẵn không?

Nên điều chỉnh mẫu theo ngân hàng, hệ thống CNTT, kỳ kiểm toán, phạm vi công việc và yêu cầu bảo mật thực tế trước khi ký.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán hệ thống công nghệ thông tin ngân hàng giúp các bên xác nhận phạm vi kiểm toán, các hệ thống đã được rà soát, kết quả thực hiện, hồ sơ bàn giao, chi phí và trách nhiệm còn lại khi hợp đồng kết thúc.

Nếu đang cần hoàn thiện hồ sơ, tải mẫu biên bản có sẵn sẽ giúp bạn có ngay bố cục tham khảo để rà soát các nội dung quan trọng. Sau khi tải, chỉ cần điều chỉnh tên ngân hàng, kỳ kiểm toán, hệ thống thuộc phạm vi, kết quả thực hiện, hồ sơ bàn giao và trách nhiệm của các bên theo thực tế trước khi ký.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản