Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán hàng tồn kho siêu thị bán lẻ là văn bản xác nhận việc hoàn thành hoặc chấm dứt hợp đồng kiểm toán liên quan đến hàng tồn kho của doanh nghiệp kinh doanh siêu thị. Văn bản giúp các bên đối chiếu danh mục hàng hóa, số lượng tồn kho, giá trị hàng tồn, kết quả kiểm kê, hàng hóa hư hỏng hoặc chậm luân chuyển, chứng từ nhập – xuất – tồn, kết quả kiểm toán, hồ sơ bàn giao và chi phí dịch vụ.

Đặc thù của siêu thị bán lẻ là hàng tồn kho thường có số lượng lớn, nhiều nhóm hàng và biến động nhập – xuất liên tục. Vì vậy, biên bản thanh lý cần thể hiện rõ phạm vi kiểm toán và những nội dung đã hoàn thành. Tải mẫu biên bản có sẵn giúp bạn nhanh chóng có bố cục tham khảo để đối chiếu hồ sơ, kết quả và nghĩa vụ trước khi ký.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán hàng tồn kho siêu thị bán lẻ?

Biên bản thường được lập sau khi đơn vị kiểm toán đã hoàn thành công việc theo hợp đồng và hai bên đã đối chiếu kết quả, hồ sơ, chi phí dịch vụ và trách nhiệm liên quan.

Một số trường hợp thường gặp:

• Hoàn thành kiểm toán hàng tồn kho;
• Đã kiểm kê hàng hóa tại siêu thị hoặc kho hàng;
• Đã đối chiếu số lượng thực tế với sổ sách;
• Đã kiểm tra chứng từ nhập, xuất và tồn kho;
• Đã rà soát giá trị hàng tồn kho;
• Đã xác định hoặc đánh giá hàng hư hỏng, mất phẩm chất, chậm luân chuyển;
• Đã kiểm tra các khoản giảm giá hoặc điều chỉnh liên quan nếu thuộc phạm vi;
• Các nội dung giải trình đã được xử lý;
• Báo cáo hoặc kết quả kiểm toán đã được bàn giao;
• Hai bên đã đối chiếu và quyết toán phí dịch vụ.

Nếu vẫn còn chứng từ, số liệu kiểm kê, nội dung giải trình hoặc khoản thanh toán chưa hoàn tất, nên ghi cụ thể trong biên bản.

Nếu cần tham khảo hồ sơ kiểm toán các khoản phải thu trong hoạt động thương mại quốc tế, Biên bản thanh lý hợp đồng thanh lý kiểm toán công nợ của doanh nghiệp xuất khẩu là mẫu liên quan giúp đối chiếu cách xác nhận số liệu, kết quả đối soát và hồ sơ bàn giao.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán hàng tồn kho siêu thị bán lẻ

Một số căn cứ có thể tham khảo:

• Bộ luật Dân sự 2015: các quy định về hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt hợp đồng.
• Luật Kiểm toán độc lập 2011 và các văn bản sửa đổi, bổ sung nếu hợp đồng thuộc phạm vi kiểm toán độc lập.
• Luật Kế toán 2015: các quy định về chứng từ, sổ kế toán và báo cáo tài chính.
• Thông tư 200/2014/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung nếu doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo quy định này.
• Các chuẩn mực, chế độ kế toán và quy định liên quan đến ghi nhận, quản lý và đánh giá hàng tồn kho phù hợp với doanh nghiệp.

Căn cứ cụ thể cần được đối chiếu với loại hình doanh nghiệp, chế độ kế toán đang áp dụng và phạm vi hợp đồng kiểm toán thực tế.

Đối với các dự án có sử dụng nguồn vốn công, Biên bản thanh lý hợp đồng thanh lý kiểm toán dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước là tài liệu phù hợp để tham khảo cách ghi nhận phạm vi kiểm toán, kết quả thực hiện và hoàn tất nghĩa vụ.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán hàng tồn kho siêu thị bán lẻ

Nên chuẩn bị:

• Tên doanh nghiệp;
• Tên hệ thống siêu thị/cửa hàng;
• Số và ngày ký hợp đồng kiểm toán;
• Kỳ kiểm toán;
• Phạm vi kiểm toán;
• Danh mục nhóm hàng;
• Số lượng hàng tồn kho;
• Giá trị hàng tồn kho;
• Biên bản kiểm kê;
• Chứng từ nhập – xuất kho;
• Sổ chi tiết hàng tồn kho;
• Hồ sơ hàng hư hỏng, mất phẩm chất hoặc chậm luân chuyển;
• Kết quả đối chiếu số liệu;
• Kết quả kiểm toán;
• Báo cáo và hồ sơ đã bàn giao;
• Các nội dung còn phải giải trình;
• Giá trị hợp đồng;
• Phí đã thanh toán;
• Khoản còn phải thanh toán;
• Trách nhiệm còn lại của các bên.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán hàng tồn kho siêu thị bán lẻ

Dưới đây là mẫu biên bản tham khảo. Bạn có thể tải mẫu biên bản để sử dụng làm khung và điều chỉnh theo hệ thống siêu thị, kỳ kiểm toán và phạm vi công việc thực tế.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG KIỂM TOÁN HÀNG TỒN KHO SIÊU THỊ BÁN LẺ

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng kiểm toán số ... ký ngày ... giữa ... và ...;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: DOANH NGHIỆP KINH DOANH SIÊU THỊ

Tên doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

BÊN B: ĐƠN VỊ KIỂM TOÁN

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số doanh nghiệp: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng với các nội dung sau:

1. Thông tin và phạm vi kiểm toán

Tên doanh nghiệp: ...

Hệ thống siêu thị/cửa hàng: ...

Kỳ kiểm toán: ...

Thời gian thực hiện: ...

Kho hàng/địa điểm kiểm kê: ...

Phạm vi hàng tồn kho: ...

Mục tiêu kiểm toán: ...

2. Kết quả thực hiện hợp đồng

Kết quả thực hiện: ...

Các nội dung đã giải trình: ...

Các vấn đề còn tồn tại: ...

3. Báo cáo và hồ sơ bàn giao

Biên bản kiểm kê: ...

Danh sách hàng tồn kho: ...

Sổ chi tiết nhập – xuất – tồn: ...

Chứng từ nhập kho: ...

Chứng từ xuất kho: ...

Hồ sơ hàng hư hỏng, chậm luân chuyển: ...

Báo cáo kiểm toán: ...

Các tài liệu khác: ...

Hồ sơ còn phải bàn giao: ...

Thời hạn bàn giao: ...

4. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Chi phí phát sinh: ... đồng.

Tổng giá trị thực tế: ... đồng.

Đã thanh toán: ... đồng.

Còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

5. Trách nhiệm của các bên

Bên A có trách nhiệm: ...

Bên B có trách nhiệm: ...

Trách nhiệm cung cấp hoặc bổ sung hồ sơ hàng tồn kho: ...

Trách nhiệm giải trình: ...

Trách nhiệm bảo mật thông tin: ...

Các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thanh lý: ...

6. Xác nhận thanh lý

Hai bên xác nhận đã đối chiếu phạm vi kiểm toán, công việc thực hiện, kết quả, hồ sơ bàn giao, chi phí và các nghĩa vụ liên quan.

Hợp đồng kiểm toán số ... được thanh lý kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực cho đến khi hoàn thành.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)

Nếu cần tham khảo trường hợp kiểm toán tại doanh nghiệp thuộc lĩnh vực năng lượng, Biên bản thanh lý hợp đồng thanh lý kiểm toán doanh nghiệp nhà nước ngành năng lượng giúp đối chiếu cách xác nhận nội dung công việc, kết quả kiểm toán và việc kết thúc hợp đồng.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán hàng tồn kho siêu thị bán lẻ?

Hàng tồn kho tại siêu thị có đặc điểm nhiều mã hàng, số lượng lớn và biến động thường xuyên. Nếu tự xây dựng biên bản từ đầu, người lập dễ bỏ sót các nội dung như kiểm kê thực tế, chứng từ nhập – xuất, hàng hư hỏng hoặc hàng chậm luân chuyển.

Mẫu biên bản có sẵn giúp bạn nhanh chóng rà soát:

• Thông tin hệ thống siêu thị;
• Kỳ và phạm vi kiểm toán;
• Danh mục hàng hóa;
• Số lượng và giá trị tồn kho;
• Kết quả kiểm kê;
• Chứng từ nhập – xuất kho;
• Hàng hư hỏng, mất phẩm chất;
• Hàng chậm luân chuyển;
• Kết quả đối chiếu sổ sách;
• Báo cáo và hồ sơ bàn giao;
• Phí dịch vụ và công nợ;
• Trách nhiệm còn lại.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để có ngay bố cục tham khảo, sau đó điều chỉnh theo hệ thống cửa hàng, kho hàng, nhóm hàng và phạm vi kiểm toán thực tế. Cách này giúp giảm thời gian soạn thảo và thuận tiện kiểm tra hồ sơ trước khi ký.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán hàng tồn kho siêu thị bán lẻ

Xác định phạm vi hàng tồn kho

Ghi rõ kỳ kiểm toán, hệ thống siêu thị, kho hàng, cửa hàng và nhóm hàng thuộc phạm vi.

Đối chiếu kết quả kiểm kê

Xác nhận việc kiểm kê thực tế, số lượng hàng hóa và các chênh lệch được phát hiện nếu có.

Kiểm tra chứng từ nhập – xuất – tồn

Đối chiếu chứng từ, sổ chi tiết và dữ liệu hàng tồn kho thuộc phạm vi kiểm toán.

Xác nhận tình trạng hàng hóa

Ghi nhận các nội dung liên quan đến hàng hư hỏng, mất phẩm chất, hết hạn hoặc chậm luân chuyển nếu thuộc phạm vi công việc.

Kiểm tra hồ sơ bàn giao

Đối chiếu biên bản kiểm kê, danh mục hàng hóa, báo cáo kiểm toán và các tài liệu liên quan.

Quyết toán phí kiểm toán

Xác nhận giá trị hợp đồng, chi phí phát sinh, số tiền đã thanh toán và khoản còn phải thanh toán.

Xác nhận trách nhiệm sau thanh lý

Ghi rõ trách nhiệm bổ sung chứng từ, giải trình, xử lý chênh lệch hoặc các nghĩa vụ khác còn hiệu lực.

Một số lưu ý khi sử dụng mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán hàng tồn kho siêu thị bán lẻ

Nên ghi rõ kỳ kiểm toán và địa điểm kiểm kê nếu doanh nghiệp có nhiều siêu thị, cửa hàng hoặc kho hàng.

Nếu có số lượng lớn mã hàng, nên lập phụ lục danh mục thay vì đưa toàn bộ vào biên bản chính.

Các chênh lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách cần được ghi nhận, giải trình và xử lý theo phạm vi công việc thực tế.

Nếu có hàng hư hỏng, hết hạn hoặc chậm luân chuyển, nên ghi rõ tình trạng và nội dung xử lý nếu thuộc phạm vi kiểm toán.

Không nên xác nhận toàn bộ công việc đã hoàn thành nếu vẫn còn địa điểm chưa kiểm kê, hồ sơ chưa cung cấp hoặc chênh lệch chưa được giải trình.

Nếu hợp đồng chỉ kiểm toán một nhóm hàng hoặc một số cửa hàng, cần thể hiện rõ giới hạn phạm vi trong biên bản.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán hàng tồn kho siêu thị bán lẻ?

Sau khi công việc kiểm toán hàng tồn kho đã hoàn thành và các bên đã đối chiếu kết quả kiểm kê, hồ sơ, phí dịch vụ và nghĩa vụ liên quan.

Có cần ghi từng mã hàng không?

Không nhất thiết. Có thể ghi theo nhóm hàng và lập phụ lục chi tiết nếu danh mục lớn.

Có cần ghi kết quả kiểm kê không?

Nên ghi nếu kiểm kê thực tế là một phần của phạm vi hợp đồng.

Nếu có nhiều siêu thị thì sao?

Nên xác định rõ các cửa hàng, kho hàng hoặc địa điểm thuộc phạm vi kiểm toán và có thể lập phụ lục nếu danh sách dài.

Có cần ghi hàng hư hỏng hoặc chậm luân chuyển không?

Nên ghi nếu nội dung này thuộc phạm vi kiểm tra và cần được xác nhận khi thanh lý.

Nếu còn chênh lệch tồn kho chưa xử lý thì sao?

Nên ghi rõ chênh lệch, nguyên nhân hoặc nội dung cần giải trình, bên chịu trách nhiệm và thời hạn xử lý.

Có thể sử dụng nguyên mẫu có sẵn không?

Nên điều chỉnh mẫu theo hệ thống siêu thị, kỳ kiểm toán, nhóm hàng, địa điểm kiểm kê và phạm vi công việc thực tế trước khi ký.

Khi nào chưa nên xác nhận thanh lý hoàn tất?

Khi công việc kiểm kê, hồ sơ, báo cáo, phí dịch vụ hoặc nội dung giải trình vẫn chưa được xử lý đầy đủ.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán hàng tồn kho siêu thị bán lẻ giúp doanh nghiệp và đơn vị kiểm toán xác nhận phạm vi kiểm tra, kết quả kiểm kê, số liệu hàng tồn kho, hồ sơ bàn giao, chi phí và trách nhiệm còn lại khi hợp đồng kết thúc.

Nếu đang cần hoàn thiện hồ sơ, tải mẫu biên bản có sẵn sẽ giúp bạn có ngay bố cục tham khảo để rà soát các nội dung quan trọng. Sau khi tải, chỉ cần điều chỉnh tên doanh nghiệp, kỳ kiểm toán, địa điểm kiểm kê, nhóm hàng, hồ sơ bàn giao và trách nhiệm của các bên theo thực tế trước khi ký.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản