Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ xây dựng phòng học chuyên biệt là văn bản được lập khi chương trình tài trợ xây dựng, cải tạo hoặc hoàn thiện một phòng học chuyên biệt đã hoàn thành. Văn bản ghi nhận kết quả thực hiện, giá trị tài trợ, tình trạng công trình, việc bàn giao và các nghĩa vụ còn lại của bên tài trợ, đơn vị tiếp nhận hoặc các bên có liên quan.

Việc lập biên bản giúp các bên có căn cứ xác nhận chương trình tài trợ đã được thực hiện theo thỏa thuận, đồng thời làm rõ trách nhiệm quản lý, sử dụng và bảo quản công trình sau khi hoàn thành. Nếu cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp các mẫu giúp hệ thống hóa nội dung và thuận tiện điều chỉnh theo từng trường hợp thực tế.

Căn cứ pháp lý về biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ xây dựng phòng học chuyên biệt

Đối với phòng học chuyên biệt tại các cơ sở giáo dục, việc lập và thanh lý hợp đồng tài trợ cần xem xét đồng thời quy định về tài trợ cho cơ sở giáo dục, hoạt động giáo dục và quản lý hoạt động xây dựng.

• Thông tư 16/2018/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về tài trợ cho các cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân. Thông tư hiện còn hiệu lực và điều chỉnh việc vận động, tiếp nhận, quản lý, sử dụng các khoản tài trợ bằng tiền, hiện vật hoặc hình thức phi vật chất từ các tổ chức, cá nhân cho cơ sở giáo dục.
• Luật Giáo dục số 43/2019/QH14 quy định về hệ thống giáo dục quốc dân, cơ sở giáo dục, người học, nhà giáo và trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân liên quan đến hoạt động giáo dục. Luật có hiệu lực từ ngày 01/07/2020.
• Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 là căn cứ pháp lý hiện hành về hoạt động xây dựng, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Luật quy định về hoạt động xây dựng, quyền và nghĩa vụ của các chủ thể cũng như quản lý nhà nước trong lĩnh vực xây dựng.
• Nghị định 175/2024/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xây dựng về quản lý hoạt động xây dựng; hiện đang được áp dụng trong phạm vi còn hiệu lực và đã có văn bản hợp nhất cập nhật các nội dung sửa đổi.

Trường hợp công trình sử dụng nguồn vốn ngân sách, tài sản công hoặc có yêu cầu quản lý tài chính, đầu tư xây dựng riêng, cần đối chiếu thêm các quy định chuyên ngành tương ứng.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ xây dựng phòng học chuyên biệt?

Biên bản thường được lập sau khi các hạng mục theo hợp đồng tài trợ đã hoàn thành và được kiểm tra, nghiệm thu hoặc bàn giao theo thỏa thuận.

Một số trường hợp phổ biến gồm:

• Nhà tài trợ hỗ trợ kinh phí xây dựng phòng học ngoại ngữ, phòng tin học, phòng STEM, phòng thí nghiệm hoặc phòng chức năng.
• Công trình đã hoàn thành và được bàn giao cho trường học quản lý, sử dụng.
• Hai bên cần xác nhận tổng giá trị tài trợ thực tế so với giá trị dự kiến ban đầu.
• Hợp đồng tài trợ đã hết thời hạn và các nghĩa vụ chính đã hoàn thành.
• Có phát sinh chênh lệch về khối lượng, giá trị hoặc hạng mục cần được xác nhận trước khi kết thúc hợp đồng.
• Các bên muốn ghi nhận rõ trách nhiệm bảo hành, bảo trì và quản lý công trình sau bàn giao.

Nếu chương trình xây dựng phòng học có kết hợp hoạt động nâng cao nhận thức về bảo vệ môi trường, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ giáo dục môi trường là mẫu tài liệu bạn có thể tham khảo thêm.

Những thông tin cần chuẩn bị

Trước khi lập biên bản, các bên nên tập hợp:

• Tên, địa chỉ và thông tin pháp lý của bên tài trợ và cơ sở giáo dục tiếp nhận.
• Số, ngày ký hợp đồng tài trợ.
• Mục đích và phạm vi tài trợ.
• Tên phòng học chuyên biệt, địa điểm xây dựng.
• Hồ sơ thiết kế, dự toán hoặc phương án được phê duyệt nếu có.
• Khối lượng công việc và các hạng mục đã thực hiện.
• Giá trị tài trợ theo hợp đồng và giá trị thực tế.
• Hồ sơ nghiệm thu, bàn giao công trình.
• Tình trạng trang thiết bị, nội thất đi kèm nếu có.
• Tình trạng thanh toán hoặc quyết toán.
• Thời hạn và trách nhiệm bảo hành.
• Các nghĩa vụ còn lại của mỗi bên.

Đối với các dự án có phát sinh chất thải cần được thu gom và xử lý tại khu vực sản xuất tập trung, Biên bản thanh lý hợp đồng xử lý rác thải từ khu chế xuất có thể được xem để đối chiếu cách ghi nhận việc hoàn thành dịch vụ.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ xây dựng phòng học chuyên biệt tham khảo

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG TÀI TRỢ XÂY DỰNG PHÒNG HỌC CHUYÊN BIỆT

Số: 06/2026/BBTL-TTGD

Hôm nay, ngày 28 tháng 08 năm 2026, tại Trường THPT Nguyễn Du, chúng tôi gồm:

BÊN TÀI TRỢ: CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN GIÁO DỤC MINH AN

Địa chỉ: Số 48 đường Lê Quang Đạo, phường Trung Hòa, thành phố Hà Nội
Đại diện: Ông Trần Hoàng Nam
Chức vụ: Tổng Giám đốc

BÊN TIẾP NHẬN TÀI TRỢ: TRƯỜNG THPT NGUYỄN DU

Địa chỉ: Số 126 phố Nguyễn Văn Huyên, phường Nghĩa Đô, thành phố Hà Nội
Đại diện: Bà Nguyễn Thu Hà
Chức vụ: Hiệu trưởng

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý Hợp đồng tài trợ số 03/2026/HĐTT-ND ký ngày 15/03/2026 với các nội dung sau:

Điều 1. Nội dung hợp đồng đã thực hiện

Bên tài trợ đã hỗ trợ kinh phí để xây dựng và hoàn thiện Phòng học STEM - Robotics tại khu nhà A của Trường THPT Nguyễn Du.

Các hạng mục đã thực hiện gồm:

Công trình đã hoàn thành và được hai bên kiểm tra, bàn giao để nhà trường đưa vào sử dụng từ ngày 20/08/2026.

Điều 2. Giá trị tài trợ

Giá trị tài trợ theo Hợp đồng số 03/2026/HĐTT-ND: 648.000.000 đồng.

Giá trị thực tế đã thực hiện và được hai bên xác nhận: 642.750.000 đồng.

Bằng chữ: Sáu trăm bốn mươi hai triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng.

Phần kinh phí chưa sử dụng là 5.250.000 đồng được Bên Tài trợ thống nhất không yêu cầu hoàn trả và đồng ý để Bên Tiếp nhận sử dụng cho việc bổ sung vật tư, thiết bị phục vụ trực tiếp cho phòng học STEM theo đúng mục đích tài trợ và quy định có liên quan.

Điều 3. Nghiệm thu và bàn giao

Bên Tiếp nhận xác nhận đã tiếp nhận công trình và các thiết bị nêu tại Điều 1.

Tại thời điểm lập biên bản:

• Phòng học đã hoàn thành các hạng mục theo thỏa thuận.
• Thiết bị được bàn giao đầy đủ theo danh mục.
• Công trình đủ điều kiện để đưa vào khai thác, sử dụng theo phạm vi đã thống nhất.
• Hồ sơ bàn giao và hướng dẫn sử dụng thiết bị đã được chuyển cho nhà trường.

Điều 4. Bảo hành và quản lý sau bàn giao

Bên Tài trợ và đơn vị thi công thực hiện trách nhiệm bảo hành đối với các hạng mục thuộc phạm vi xây dựng theo hồ sơ và thỏa thuận liên quan.

Thời hạn bảo hành công trình là 24 tháng kể từ ngày bàn giao.

Bên Tiếp nhận có trách nhiệm quản lý, sử dụng phòng học và thiết bị đúng mục đích; tổ chức bảo quản, bảo dưỡng theo hướng dẫn và quy định của nhà trường.

Điều 5. Thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận Hợp đồng tài trợ số 03/2026/HĐTT-ND ngày 15/03/2026 đã cơ bản hoàn thành các nội dung đã thỏa thuận.

Kể từ ngày biên bản này được ký, các nghĩa vụ về tài trợ, tiếp nhận và bàn giao theo hợp đồng được xác nhận hoàn thành, ngoại trừ các nghĩa vụ về bảo hành, bảo trì hoặc nghĩa vụ khác được quy định tiếp tục có hiệu lực.

Hai bên không có tranh chấp, khiếu nại liên quan đến việc thực hiện hợp đồng tại thời điểm ký biên bản.

Điều 6. Hiệu lực của biên bản

Biên bản được lập thành 04 bản, có giá trị như nhau; Bên Tài trợ giữ 02 bản, Bên Tiếp nhận giữ 02 bản.

Hai bên đã đọc lại toàn bộ nội dung, thống nhất và ký xác nhận dưới đây.

ĐẠI DIỆN BÊN TÀI TRỢ
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Trần Hoàng Nam

ĐẠI DIỆN BÊN TIẾP NHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Nguyễn Thu Hà

Vì sao nên tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ xây dựng phòng học chuyên biệt?

Sử dụng mẫu tham khảo giúp các bên hình dung đầy đủ những nội dung cần có trong biên bản thanh lý, đặc biệt là phần mô tả công trình, giá trị tài trợ, tình trạng bàn giao và trách nhiệm sau khi kết thúc hợp đồng.

Mẫu có thể giúp:

• Tiết kiệm thời gian xây dựng bố cục văn bản.
• Hạn chế bỏ sót thông tin về công trình và giá trị tài trợ.
• Dễ đối chiếu giữa hợp đồng ban đầu và kết quả thực tế.
• Làm rõ tình trạng bàn giao phòng học, thiết bị.
• Xác định nghĩa vụ bảo hành, bảo trì còn tiếp tục sau thanh lý.
• Thuận tiện lưu trữ hồ sơ tài trợ và hồ sơ quản lý công trình.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo và điều chỉnh theo quy mô công trình, giá trị tài trợ, phương thức bàn giao và thỏa thuận cụ thể giữa các bên.

Trong trường hợp công trình được triển khai tại khu vực có nguy cơ địa chất bất ổn, bạn có thể tham khảo Biên bản thanh lý hợp đồng lập kế hoạch ứng phó sạt lở đất để có thêm mẫu liên quan đến công tác chuẩn bị và quản lý rủi ro.

Cách lập biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ xây dựng phòng học chuyên biệt

Bước 1: Xác định chủ thể tham gia

Ghi chính xác tên pháp lý của bên tài trợ, cơ sở giáo dục tiếp nhận và người đại diện ký biên bản.

Bước 2: Ghi thông tin hợp đồng

Nêu số hợp đồng, ngày ký, thời hạn và nội dung tài trợ liên quan đến phòng học chuyên biệt.

Bước 3: Mô tả công trình

Ghi tên phòng học, địa điểm, diện tích, các hạng mục xây dựng, cải tạo và thiết bị được tài trợ.

Bước 4: Đối chiếu khối lượng thực hiện

So sánh nội dung đã thực hiện với phạm vi tài trợ ban đầu để xác định hạng mục hoàn thành, thay đổi hoặc chưa thực hiện.

Bước 5: Xác nhận giá trị tài trợ

Ghi giá trị theo hợp đồng, giá trị thực tế và khoản chênh lệch nếu có. Các khoản chưa sử dụng cần được xử lý theo thỏa thuận và quy định áp dụng.

Bước 6: Xác nhận nghiệm thu và bàn giao

Nêu thời điểm bàn giao, tình trạng công trình, thiết bị và hồ sơ liên quan.

Bước 7: Ghi trách nhiệm sau thanh lý

Làm rõ trách nhiệm bảo hành, bảo trì, quản lý và sử dụng phòng học sau khi công trình được bàn giao.

Bước 8: Xác nhận nghĩa vụ tài chính

Kiểm tra tình trạng chuyển tiền, tiếp nhận tài trợ, thanh toán các khoản chi phí và xử lý phần kinh phí còn dư nếu có.

Bước 9: Xác nhận việc thanh lý

Nêu rõ hợp đồng đã hoàn thành đến mức nào, những nghĩa vụ nào chấm dứt và nghĩa vụ nào tiếp tục có hiệu lực.

Bước 10: Ký và lưu hồ sơ

Đại diện có thẩm quyền của các bên ký, ghi rõ họ tên và chức vụ; các bản biên bản được lưu cùng hồ sơ tài trợ, hồ sơ bàn giao và tài liệu liên quan.

Một số lưu ý khi lập biên bản

• Kiểm tra đúng số và ngày của hợp đồng tài trợ trước khi lập biên bản.
• Không ghi giá trị tài trợ theo dự kiến nếu giá trị thực tế đã có số liệu xác nhận.
• Mô tả rõ phòng học chuyên biệt và các thiết bị đi kèm.
• Nếu có thay đổi thiết kế, khối lượng hoặc hạng mục, nên ghi nhận rõ nội dung thay đổi.
• Phân biệt rõ giá trị tài trợ bằng tiền, hiện vật và các hình thức hỗ trợ khác.
• Kiểm tra hồ sơ nghiệm thu, bàn giao trước khi xác nhận công trình hoàn thành.
• Ghi rõ cách xử lý kinh phí còn dư hoặc phần tài trợ chưa sử dụng.
• Không nên ghi “chấm dứt mọi nghĩa vụ” nếu các nghĩa vụ bảo hành, bảo trì hoặc nghĩa vụ khác vẫn còn thời hạn.
• Đối với cơ sở giáo dục công lập, cần bảo đảm việc tiếp nhận, quản lý và sử dụng tài trợ phù hợp với quy định áp dụng.
• Nếu công trình thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục xây dựng, nghiệm thu hoặc quản lý chất lượng theo pháp luật xây dựng, cần hoàn thiện hồ sơ tương ứng trước khi thanh lý.
• Người ký biên bản phải đúng thẩm quyền hoặc có văn bản ủy quyền hợp lệ.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ xây dựng phòng học chuyên biệt dùng để làm gì?

Biên bản dùng để xác nhận kết quả thực hiện hợp đồng tài trợ, giá trị tài trợ thực tế, tình trạng công trình, việc bàn giao và các nghĩa vụ còn tiếp tục sau khi kết thúc hợp đồng.

Có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ không?

Không phải mọi trường hợp đều có một mẫu thanh lý bắt buộc giống nhau. Việc có lập hay không cần căn cứ vào nội dung hợp đồng, thỏa thuận giữa các bên và yêu cầu quản lý hồ sơ. Tuy nhiên, đối với công trình có giá trị lớn, việc lập biên bản là cần thiết để có tài liệu xác nhận quá trình hoàn thành và bàn giao.

Ai ký biên bản thanh lý?

Thông thường, biên bản được ký bởi người đại diện có thẩm quyền của bên tài trợ và cơ sở giáo dục tiếp nhận. Trường hợp ký thay hoặc ký theo ủy quyền cần có căn cứ về thẩm quyền phù hợp.

Có cần ghi giá trị công trình trong biên bản không?

Nên ghi. Giá trị theo hợp đồng và giá trị thực tế giúp các bên đối chiếu kết quả thực hiện, đặc biệt khi có chênh lệch giữa dự toán hoặc mức tài trợ ban đầu với chi phí thực tế.

Phòng học chuyên biệt chưa hoàn thành có được thanh lý hợp đồng không?

Có thể tùy trường hợp và thỏa thuận của các bên. Nếu thanh lý khi công việc chưa hoàn thành, biên bản phải xác định rõ phần đã thực hiện, phần chưa thực hiện, nguyên nhân, giá trị tương ứng và trách nhiệm của mỗi bên thay vì xác nhận toàn bộ công việc đã hoàn thành.

Sau khi thanh lý, trách nhiệm bảo hành có còn không?

Có thể còn. Nếu hợp đồng hoặc hồ sơ liên quan quy định thời hạn bảo hành sau bàn giao thì việc thanh lý không đồng nghĩa với việc xóa bỏ trách nhiệm bảo hành. Biên bản nên ghi rõ các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực.

Có thể dùng mẫu này cho phòng thí nghiệm hoặc phòng tin học không?

Có. Bố cục có thể điều chỉnh cho phòng thí nghiệm, phòng tin học, phòng ngoại ngữ, phòng STEM, phòng nghệ thuật hoặc các phòng học chức năng khác. Nội dung về thiết bị, tiêu chuẩn kỹ thuật và hồ sơ bàn giao cần thay đổi theo từng loại công trình.

Nhà tài trợ có được yêu cầu sử dụng phòng học theo mục đích riêng sau khi thanh lý không?

Việc sử dụng công trình sau bàn giao phải căn cứ vào thỏa thuận tài trợ và quy định pháp luật áp dụng. Nếu có điều kiện về mục đích sử dụng, thời hạn hoặc quyền quản lý thì nên thể hiện rõ trong hợp đồng và hồ sơ liên quan ngay từ đầu.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ xây dựng phòng học chuyên biệt giúp các bên chính thức ghi nhận kết quả thực hiện chương trình tài trợ, giá trị công trình, tình trạng bàn giao và trách nhiệm sau khi hoàn thành. Một biên bản được lập đầy đủ sẽ hỗ trợ cơ sở giáo dục trong việc quản lý hồ sơ, tiếp nhận và sử dụng công trình đúng mục đích, đồng thời giúp nhà tài trợ có căn cứ xác nhận việc hoàn thành cam kết.

Bạn có thể tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ xây dựng phòng học chuyên biệt để tham khảo và điều chỉnh theo loại phòng học, quy mô công trình, giá trị tài trợ và thỏa thuận cụ thể giữa các bên.

Tác giả: [Team biên tập Mẫu Biên Bản]