Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển phần mềm và công nghệ thông tin là văn bản ghi nhận việc hoàn thành, chấm dứt hoặc thanh lý các nghĩa vụ giữa bên thuê và bên cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm. Nội dung thường tập trung vào phạm vi phát triển, tính năng phần mềm, sản phẩm bàn giao, mã nguồn, tài liệu kỹ thuật, kiểm thử, nghiệm thu, quyền sử dụng, bảo hành, chi phí và các nghĩa vụ còn lại.

Tải mẫu biên bản để tham khảo bố cục và thuận tiện hoàn thiện hồ sơ thanh lý hợp đồng theo dự án thực tế.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển phần mềm và công nghệ thông tin?

Biên bản thường được lập sau khi dự án phần mềm đã hoàn thành các hạng mục theo hợp đồng hoặc khi hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng.

Một số trường hợp thường gặp:

• Phần mềm đã được phát triển theo phạm vi thỏa thuận;
• Các tính năng chính đã hoàn thành;
• Hệ thống đã được kiểm thử;
• Phần mềm đã được nghiệm thu;
• Mã nguồn và tài liệu kỹ thuật đã được bàn giao;
• Hệ thống đã được triển khai cho bên thuê;
• Các khoản phí phát triển đã được đối chiếu;
• Thời hạn hợp đồng đã kết thúc;
• Hai bên thống nhất chấm dứt dự án trước thời hạn;
• Các yêu cầu thay đổi hoặc phát sinh đã được xử lý;
• Nghĩa vụ bảo hành, bảo trì hoặc hỗ trợ sau bàn giao cần được xác nhận.

Nếu còn lỗi chưa khắc phục, tính năng chưa hoàn thành, mã nguồn chưa bàn giao hoặc công nợ chưa xử lý, những nội dung này nên được ghi cụ thể trong biên bản.

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu khai thác hoặc chuyển giao quyền sử dụng công nghệ, Biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép sử dụng công nghệ là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận phạm vi cấp phép, kết quả thực hiện và hoàn tất nghĩa vụ.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển phần mềm và công nghệ thông tin

Nội dung biên bản cần bám sát hợp đồng phát triển phần mềm, phụ lục hợp đồng và hồ sơ nghiệm thu. Tùy tính chất dự án, các bên có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về giao kết, thực hiện và chấm dứt hợp đồng;
• Luật Công nghệ thông tin 2006 đối với hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin;
• Luật Sở hữu trí tuệ 2005, được sửa đổi, bổ sung, đối với quyền tác giả và các quyền sở hữu trí tuệ liên quan đến chương trình máy tính;
• Các quy định về giao dịch điện tử nếu hợp đồng và hồ sơ được thực hiện dưới hình thức điện tử;
• Các quy định về an toàn thông tin mạng, bảo vệ dữ liệu nếu dự án có xử lý dữ liệu thuộc phạm vi điều chỉnh;
• Hợp đồng phát triển phần mềm và các phụ lục;
• Tài liệu yêu cầu nghiệp vụ, đặc tả kỹ thuật và phạm vi công việc;
• Biên bản kiểm thử, nghiệm thu và bàn giao;
• Quy định nội bộ của các bên liên quan đến quản lý dự án công nghệ thông tin.

Lưu ý: Căn cứ pháp lý cụ thể cần được lựa chọn theo loại phần mềm, chủ thể tham gia, phương thức triển khai và nội dung hợp đồng. Không nên đưa toàn bộ các căn cứ trên vào mọi biên bản nếu không liên quan.

Đối với các dự án phát triển sản phẩm hoặc giải pháp mới, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác đổi mới sáng tạo giúp đối chiếu cách ghi nhận kết quả phối hợp, sản phẩm bàn giao và trách nhiệm của các bên khi kết thúc hợp đồng.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển phần mềm và công nghệ thông tin

Trước khi lập biên bản, nên chuẩn bị:

• Hợp đồng phát triển phần mềm;
• Phụ lục hợp đồng;
• Tài liệu yêu cầu nghiệp vụ;
• Đặc tả chức năng;
• Thiết kế hệ thống;
• Phạm vi dự án;
• Tiến độ phát triển;
• Danh sách tính năng;
• Danh sách module;
• Kết quả kiểm thử;
• Biên bản nghiệm thu;
• Phiên bản phần mềm bàn giao;
• Mã nguồn;
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng;
• Tài liệu quản trị và triển khai;
• Tài liệu API nếu có;
• Thông tin tài khoản quản trị nếu thuộc phạm vi bàn giao;
• Danh sách lỗi còn tồn tại;
• Nội dung bảo hành, bảo trì;
• Quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng phần mềm;
• Giá trị hợp đồng;
• Số tiền đã thanh toán;
• Công nợ còn lại;
• Chi phí phát sinh được chấp thuận;
• Các nghĩa vụ sau khi thanh lý.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển phần mềm và công nghệ thông tin

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng phát triển phần mềm số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng nếu có;

Căn cứ kết quả kiểm thử, nghiệm thu và bàn giao sản phẩm;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN THUÊ/ĐƠN VỊ ĐẶT HÀNG

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

BÊN B: ĐƠN VỊ PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng với các nội dung sau:

1. Thông tin dự án phần mềm

Tên dự án: ...

Tên phần mềm/hệ thống: ...

Mục đích sử dụng: ...

Thời gian thực hiện theo hợp đồng: ...

Thời gian thực tế thực hiện: ...

Phiên bản bàn giao: ...

Môi trường triển khai: ...

2. Tình hình thực hiện phạm vi công việc

Mức độ hoàn thành: ...

Các hạng mục đã hoàn thành: ...

Các hạng mục chưa hoàn thành: ...

Nguyên nhân: ...

3. Kết quả kiểm thử và nghiệm thu

Thời gian kiểm thử: ...

Phương án kiểm thử: ...

Kết quả kiểm thử: ...

Số lỗi phát hiện: ...

Số lỗi đã xử lý: ...

Số lỗi còn tồn tại: ...

Ngày nghiệm thu: ...

Số biên bản nghiệm thu: ...

Kết luận nghiệm thu: ...

Các yêu cầu cần tiếp tục xử lý: ...

4. Bàn giao phần mềm và tài liệu

Bên B đã bàn giao:

• Phần mềm/phiên bản phần mềm;
• Mã nguồn theo phạm vi hợp đồng;
• Tài liệu thiết kế;
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng;
• Tài liệu quản trị hệ thống;
• Tài liệu triển khai;
• Tài liệu API nếu có;
• Cơ sở dữ liệu hoặc dữ liệu mẫu nếu thuộc phạm vi bàn giao;
• Tài khoản quản trị nếu có thỏa thuận;
• Các tài liệu khác: ...

Tình trạng bàn giao: ...

Các hạng mục chưa bàn giao: ...

Thời hạn hoàn tất: ...

5. Quyền sở hữu và quyền sử dụng phần mềm

Hai bên xác nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với phần mềm được thực hiện theo Điều ... của hợp đồng.

Phạm vi quyền của Bên A: ...

Phạm vi quyền của Bên B: ...

Mã nguồn được bàn giao/không bàn giao theo thỏa thuận: ...

Các thành phần của bên thứ ba hoặc phần mềm nguồn mở nếu có: ...

Nghĩa vụ cấp phép hoặc duy trì giấy phép: ...

6. Bảo hành, bảo trì và hỗ trợ sau bàn giao

Thời hạn bảo hành: ...

Thời điểm bắt đầu bảo hành: ...

Phạm vi hỗ trợ: ...

Các lỗi thuộc phạm vi bảo hành: ...

Thời gian phản hồi/xử lý: ...

Dịch vụ bảo trì sau thời hạn bảo hành: ...

Các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực sau thanh lý: ...

7. Tình hình thanh toán

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị đã nghiệm thu: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Chi phí phát sinh được hai bên thống nhất: ... đồng.

Tổng giá trị cần thanh toán sau đối chiếu: ... đồng.

Thời hạn hoàn tất thanh toán: ...

8. Trách nhiệm của các bên

Bên A có trách nhiệm:

• Tiếp nhận phần mềm và hồ sơ bàn giao;
• Thanh toán các khoản còn phải trả;
• Phối hợp xác nhận lỗi thuộc phạm vi bảo hành;
• Thực hiện các nghĩa vụ về quyền sử dụng theo hợp đồng;
• Bảo quản tài khoản, dữ liệu và thông tin được bàn giao.

Bên B có trách nhiệm:

• Hoàn tất bàn giao phần mềm và tài liệu;
• Khắc phục các lỗi thuộc phạm vi trách nhiệm;
• Thực hiện nghĩa vụ bảo hành, bảo trì nếu còn hiệu lực;
• Bảo mật thông tin của Bên A;
• Hoàn tất các nghĩa vụ khác theo hợp đồng.

9. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu phạm vi công việc, kết quả phát triển, kiểm thử, nghiệm thu, bàn giao, quyền sử dụng, tình trạng thanh toán và các nghĩa vụ liên quan.

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng phát triển phần mềm số ... kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ còn tiếp tục thực hiện sau thời điểm thanh lý: ...

Bên chịu trách nhiệm: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Trong hoạt động phối hợp nghiên cứu và ứng dụng kết quả khoa học, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác giữa viện nghiên cứu và doanh nghiệp là tài liệu liên quan để tham khảo cách xác nhận nội dung hợp tác, kết quả thực hiện và hồ sơ bàn giao.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển phần mềm và công nghệ thông tin?

Dự án phát triển phần mềm thường có nhiều hạng mục kỹ thuật cần đối chiếu trước khi kết thúc hợp đồng. Nếu chỉ xác nhận phần mềm đã được bàn giao mà không kiểm tra mã nguồn, tài liệu, quyền sử dụng, lỗi tồn tại hoặc công nợ, hồ sơ thanh lý có thể chưa phản ánh đầy đủ tình trạng dự án.

Mẫu biên bản có sẵn giúp bạn thuận tiện rà soát:

• Thông tin dự án;
• Phạm vi phát triển;
• Danh sách module và tính năng;
• Tiến độ thực hiện;
• Kết quả kiểm thử;
• Tình trạng nghiệm thu;
• Phiên bản phần mềm bàn giao;
• Mã nguồn;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng;
• Quyền sở hữu và quyền sử dụng;
• Thành phần phần mềm bên thứ ba;
• Lỗi còn tồn tại;
• Bảo hành và bảo trì;
• Giá trị hợp đồng;
• Tình trạng thanh toán;
• Nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thanh lý.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo phạm vi phát triển, sản phẩm bàn giao, thỏa thuận quyền sử dụng và tình trạng nghiệm thu của từng dự án.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển phần mềm và công nghệ thông tin

1. Đối chiếu phạm vi dự án

Kiểm tra yêu cầu nghiệp vụ, đặc tả kỹ thuật và danh sách tính năng đã cam kết trong hợp đồng.

2. Xác nhận kết quả phát triển

Ghi rõ các module, chức năng và hạng mục đã hoàn thành, đồng thời xác định phần việc còn thiếu nếu có.

3. Kiểm tra kiểm thử và nghiệm thu

Đối chiếu kết quả kiểm thử, danh sách lỗi và biên bản nghiệm thu trước khi xác nhận tình trạng dự án.

4. Xác nhận bàn giao

Liệt kê phần mềm, mã nguồn, tài liệu kỹ thuật, tài liệu hướng dẫn và các thông tin khác thuộc phạm vi bàn giao.

5. Kiểm tra quyền sử dụng

Đối chiếu điều khoản về quyền sở hữu, quyền sử dụng phần mềm, mã nguồn và các thành phần của bên thứ ba.

6. Đối chiếu tài chính

Xác định giá trị hợp đồng, giá trị đã nghiệm thu, số tiền đã thanh toán và công nợ còn lại.

7. Ghi nhận nghĩa vụ sau thanh lý

Nếu còn bảo hành, bảo trì, khắc phục lỗi, hỗ trợ kỹ thuật hoặc nghĩa vụ bảo mật, cần ghi rõ thời hạn và trách nhiệm của từng bên.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Không chỉ ghi “đã hoàn thành phần mềm”. Nên đối chiếu từng nhóm chức năng hoặc hạng mục để xác định phạm vi thực tế.

Phân biệt nghiệm thu với bàn giao. Một phần mềm có thể đã được nghiệm thu nhưng vẫn còn tài liệu hoặc mã nguồn cần bàn giao theo hợp đồng.

Kiểm tra quyền đối với mã nguồn. Không nên mặc nhiên xác nhận Bên A sở hữu toàn bộ mã nguồn nếu hợp đồng không quy định như vậy.

Ghi nhận lỗi còn tồn tại. Nếu có lỗi chưa khắc phục nhưng hai bên vẫn thống nhất thanh lý, cần nêu rõ lỗi, thời hạn xử lý và trách nhiệm.

Làm rõ bảo hành và bảo trì. Việc thanh lý hợp đồng không nhất thiết đồng nghĩa mọi nghĩa vụ hỗ trợ kỹ thuật đều kết thúc nếu hợp đồng quy định thời hạn bảo hành sau bàn giao.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển phần mềm được lập sau khi nghiệm thu có đúng không?

Thông thường, nghiệm thu là căn cứ quan trọng để xác nhận phần mềm đã đáp ứng các yêu cầu theo hợp đồng trước khi thực hiện thanh lý. Tuy nhiên, trình tự cụ thể cần căn cứ vào điều khoản hợp đồng. Nếu hợp đồng quy định nghiệm thu, bàn giao rồi mới thanh lý thì nên thực hiện đúng trình tự này.

Có bắt buộc phải bàn giao mã nguồn khi thanh lý hợp đồng không?

Không phải mọi hợp đồng phát triển phần mềm đều mặc nhiên yêu cầu bàn giao mã nguồn. Việc bàn giao phụ thuộc vào phạm vi công việc và thỏa thuận về quyền đối với sản phẩm. Nếu mã nguồn thuộc phạm vi bàn giao, biên bản nên ghi rõ tình trạng bàn giao; nếu không, không nên tự xác nhận nghĩa vụ này.

Nếu phần mềm còn lỗi thì có thể lập biên bản thanh lý không?

Có thể tùy theo thỏa thuận của các bên và mức độ ảnh hưởng của lỗi. Nếu hai bên thống nhất thanh lý nhưng Bên B vẫn phải khắc phục một số lỗi, biên bản cần ghi rõ danh sách lỗi, thời hạn xử lý và trách nhiệm. Không nên ghi nhận phần mềm hoàn toàn không còn lỗi nếu thực tế chưa đáp ứng điều kiện đó.

Quyền sở hữu phần mềm có cần ghi trong biên bản thanh lý không?

Nên ghi nếu quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng là một nội dung quan trọng của hợp đồng. Biên bản có thể dẫn chiếu điều khoản hợp đồng về quyền đối với phần mềm thay vì diễn giải lại toàn bộ, đồng thời xác nhận tình trạng bàn giao quyền và tài liệu liên quan.

Thành phần phần mềm mã nguồn mở có cần được ghi nhận không?

Nếu dự án sử dụng các thư viện, framework hoặc thành phần nguồn mở có điều kiện cấp phép riêng, việc ghi nhận trong hồ sơ bàn giao có thể cần thiết. Các bên nên đối chiếu hợp đồng và tài liệu kỹ thuật để xác định nghĩa vụ thông báo, tuân thủ giấy phép hoặc duy trì thông tin bản quyền.

Sau khi thanh lý, bên phát triển có còn phải bảo hành phần mềm không?

Có thể có. Nếu hợp đồng quy định thời hạn bảo hành bắt đầu từ ngày nghiệm thu hoặc bàn giao và kéo dài sau ngày thanh lý, nghĩa vụ bảo hành vẫn cần được thực hiện theo thỏa thuận. Vì vậy, biên bản nên ghi rõ những nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực.

Nếu dự án bị dừng giữa chừng thì lập biên bản thanh lý như thế nào?

Cần xác định các hạng mục đã hoàn thành, sản phẩm đã bàn giao, chi phí đã phát sinh, khoản tiền cần thanh toán và nguyên nhân chấm dứt dự án. Nếu có dữ liệu, mã nguồn hoặc tài liệu cần bàn giao khi dừng dự án, những nội dung này cũng nên được ghi nhận cụ thể.

Có cần ghi tài khoản quản trị hệ thống vào biên bản không?

Chỉ nên ghi nếu tài khoản quản trị thuộc phạm vi bàn giao và cần xác nhận trong hồ sơ. Vì thông tin đăng nhập có thể là dữ liệu nhạy cảm, không nên đưa mật khẩu trực tiếp vào biên bản; có thể lập biên bản bàn giao riêng hoặc sử dụng phương thức bàn giao bảo mật phù hợp.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển phần mềm và công nghệ thông tin nên xác nhận đầy đủ tình trạng phát triển, kiểm thử, nghiệm thu, bàn giao sản phẩm, quyền sử dụng, tài liệu kỹ thuật, thanh toán và nghĩa vụ sau dự án. Đặc biệt, các nội dung về mã nguồn, quyền sở hữu, lỗi còn tồn tại và bảo hành cần được đối chiếu kỹ với hợp đồng trước khi ký.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo bố cục và điều chỉnh theo loại phần mềm, phạm vi phát triển, phương thức bàn giao và thỏa thuận giữa các bên.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản