Biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép sử dụng công nghệ là văn bản ghi nhận việc hoàn tất, chấm dứt hoặc thanh lý các quyền và nghĩa vụ của bên cấp phép và bên được cấp phép theo hợp đồng đã ký. Nội dung thường tập trung vào đối tượng công nghệ, phạm vi cấp phép, thời hạn sử dụng, lãnh thổ, phí cấp phép, tài liệu kỹ thuật, hỗ trợ chuyển giao, tình trạng thanh toán và các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực sau khi hợp đồng kết thúc.

Tải mẫu biên bản để tham khảo bố cục và thuận tiện hoàn thiện hồ sơ thanh lý theo nội dung hợp đồng thực tế.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép sử dụng công nghệ?

Biên bản thường được lập khi thời hạn cấp phép kết thúc, các bên đã hoàn thành nghĩa vụ hoặc thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Một số trường hợp thường gặp:

• Hợp đồng cấp phép đã hết thời hạn;
• Bên được cấp phép đã hoàn thành nghĩa vụ thanh toán;
• Bên cấp phép đã hoàn thành việc cung cấp quyền sử dụng công nghệ;
• Tài liệu, quy trình hoặc thông tin kỹ thuật đã được bàn giao;
• Hoạt động hỗ trợ kỹ thuật theo hợp đồng đã hoàn thành;
• Các bên thống nhất không tiếp tục gia hạn giấy phép;
• Hợp đồng được chấm dứt trước thời hạn theo thỏa thuận;
• Hai bên đã đối chiếu phí cấp phép, phí duy trì và các khoản công nợ;
• Các nghĩa vụ về bảo mật, hạn chế sử dụng hoặc hoàn trả tài liệu cần được xử lý khi hợp đồng kết thúc.

Nếu vẫn còn khoản phí phải thanh toán, tài liệu phải hoàn trả hoặc nghĩa vụ hỗ trợ chưa hoàn thành, biên bản nên ghi rõ để tránh xác nhận sai tình trạng thực tế.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép sử dụng công nghệ

Nội dung biên bản trước hết cần dựa trên hợp đồng cấp phép sử dụng công nghệ, phụ lục hợp đồng và hồ sơ bàn giao, nghiệm thu liên quan. Tùy đối tượng công nghệ và giao dịch cụ thể, có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về giao kết, thực hiện, sửa đổi và chấm dứt hợp đồng;
• Luật Chuyển giao công nghệ 2017 và các văn bản hướng dẫn thi hành nếu giao dịch thuộc phạm vi điều chỉnh;
• Luật Sở hữu trí tuệ 2005, được sửa đổi, bổ sung, nếu công nghệ được cấp phép có liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ như sáng chế, giải pháp hữu ích, thiết kế bố trí hoặc quyền tác giả đối với chương trình máy tính;
• Các quy định pháp luật chuyên ngành áp dụng đối với lĩnh vực công nghệ cụ thể;
• Hợp đồng cấp phép sử dụng công nghệ;
• Phụ lục, biên bản bàn giao và các văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng;
• Hồ sơ xác nhận việc chuyển giao, cấp phép hoặc tiếp nhận công nghệ nếu có;
• Chứng từ thanh toán phí cấp phép và các khoản liên quan.

Lưu ý: Không phải mọi hợp đồng cấp phép công nghệ đều thuộc cùng một cơ chế pháp lý. Cần xác định công nghệ được cấp phép, quyền sở hữu đối với công nghệ, phạm vi giao dịch và các điều khoản hợp đồng để lựa chọn căn cứ phù hợp.

Đối với các dự án nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác đổi mới sáng tạo là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận kết quả phối hợp, sản phẩm bàn giao và trách nhiệm của các bên.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép sử dụng công nghệ

Trước khi lập biên bản, các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng cấp phép sử dụng công nghệ;
• Các phụ lục hợp đồng;
• Văn bản sửa đổi, bổ sung nếu có;
• Thông tin bên cấp phép;
• Thông tin bên được cấp phép;
• Tên công nghệ;
• Mô tả công nghệ;
• Nguồn gốc hoặc thông tin nhận diện công nghệ;
• Quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát công nghệ;
• Phạm vi quyền sử dụng;
• Mục đích sử dụng;
• Thời hạn cấp phép;
• Phạm vi lãnh thổ;
• Phạm vi sản phẩm hoặc lĩnh vực áp dụng;
• Quyền cấp lại nếu có;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Quy trình, thông số hoặc hướng dẫn vận hành;
• Nội dung đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật;
• Phí cấp phép;
• Phí duy trì hoặc phí định kỳ;
• Tình trạng thanh toán;
• Tài liệu phải hoàn trả hoặc xử lý khi chấm dứt;
• Nghĩa vụ bảo mật;
• Các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực sau thanh lý.

Trong trường hợp hợp tác giữa đơn vị nghiên cứu và doanh nghiệp, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác giữa viện nghiên cứu và doanh nghiệp giúp đối chiếu cách ghi nhận nội dung hợp tác, kết quả thực hiện và hồ sơ cần bàn giao khi kết thúc hợp đồng.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép sử dụng công nghệ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG CẤP PHÉP SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng cấp phép sử dụng công nghệ số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng nếu có;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN CẤP PHÉP

Tên tổ chức/cá nhân: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế/CCCD: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

BÊN B: BÊN ĐƯỢC CẤP PHÉP

Tên tổ chức/cá nhân: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế/CCCD: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng với các nội dung sau:

1. Thông tin về công nghệ được cấp phép

Tên công nghệ: ...

Mô tả khái quát: ...

Nguồn gốc công nghệ: ...

Quyền của Bên A đối với công nghệ: ...

Phạm vi công nghệ được cấp phép: ...

Mục đích sử dụng: ...

Lĩnh vực áp dụng: ...

Phạm vi lãnh thổ: ...

Thời hạn cấp phép: ...

Quyền cấp phép lại nếu có: ...

2. Tình hình thực hiện hợp đồng

Mức độ hoàn thành: ...

Các nội dung đã hoàn thành: ...

Các nội dung chưa hoàn thành: ...

Nguyên nhân: ...

3. Bàn giao công nghệ và tài liệu liên quan

Bên A đã bàn giao cho Bên B:

• Tài liệu kỹ thuật;
• Quy trình công nghệ;
• Hướng dẫn vận hành;
• Thông số kỹ thuật;
• Tài liệu đào tạo;
• Phần mềm hoặc dữ liệu liên quan nếu thuộc phạm vi cấp phép;
• Các tài liệu khác: ...

Tình trạng bàn giao: ...

Tài liệu còn thiếu: ...

Thời hạn hoàn thiện: ...

4. Tình trạng phí cấp phép và thanh toán

Tổng phí cấp phép theo hợp đồng: ... đồng.

Phí định kỳ/phí duy trì nếu có: ... đồng.

Tổng số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Khoản điều chỉnh hoặc phát sinh được hai bên thống nhất: ... đồng.

Thời hạn hoàn tất thanh toán: ...

Hai bên xác nhận tình trạng công nợ đến ngày thanh lý: ...

5. Chấm dứt quyền sử dụng công nghệ

Hai bên xác nhận quyền sử dụng công nghệ của Bên B:

• Chấm dứt từ ngày ...;
• Theo phạm vi ...;
• Đối với các sản phẩm/hoạt động ...;
• Theo điều khoản ... của hợp đồng.

Sau thời điểm chấm dứt, Bên B có trách nhiệm: ...

Việc tiếp tục sử dụng công nghệ theo hợp đồng mới hoặc thỏa thuận khác nếu có: ...

6. Xử lý tài liệu và thông tin sau khi thanh lý

Bên B có trách nhiệm:

• Hoàn trả tài liệu theo thỏa thuận;
• Chấm dứt quyền truy cập vào hệ thống hoặc dữ liệu nếu có;
• Không tiếp tục sử dụng công nghệ ngoài phạm vi quyền còn hiệu lực;
• Bảo mật thông tin theo hợp đồng;
• Thực hiện các nghĩa vụ khác: ...

Thời hạn thực hiện: ...

7. Trách nhiệm của các bên

Bên A có trách nhiệm:

• Xác nhận tình trạng hoàn thành nghĩa vụ cấp phép;
• Tiếp nhận các tài liệu phải hoàn trả;
• Đối chiếu và xác nhận công nợ;
• Thực hiện các nghĩa vụ còn lại theo hợp đồng nếu có.

Bên B có trách nhiệm:

• Hoàn tất thanh toán;
• Hoàn trả hoặc xử lý tài liệu theo thỏa thuận;
• Chấm dứt việc sử dụng công nghệ khi quyền cấp phép kết thúc;
• Tiếp tục thực hiện nghĩa vụ bảo mật và các nghĩa vụ khác còn hiệu lực.

8. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu việc thực hiện Hợp đồng cấp phép sử dụng công nghệ số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Bên chịu trách nhiệm: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ trong quá trình đưa công nghệ vào thực tiễn, Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn chuyển giao công nghệ là tài liệu liên quan để tham khảo cách xác nhận nội dung tư vấn, kết quả chuyển giao và hoàn tất nghĩa vụ giữa các bên.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép sử dụng công nghệ?

Hợp đồng cấp phép công nghệ thường liên quan đồng thời đến quyền sử dụng, tài liệu kỹ thuật, phạm vi khai thác, phí cấp phép và các nghĩa vụ bảo mật. Nếu chỉ xác nhận việc thanh toán mà không làm rõ tình trạng quyền sử dụng sau khi hợp đồng kết thúc, hồ sơ thanh lý có thể chưa đầy đủ.

Mẫu biên bản có sẵn giúp bạn thuận tiện kiểm tra:

• Thông tin bên cấp phép và bên được cấp phép;
• Tên và phạm vi công nghệ;
• Quyền sử dụng được cấp;
• Mục đích sử dụng;
• Thời hạn cấp phép;
• Phạm vi lãnh thổ;
• Phạm vi sản phẩm hoặc lĩnh vực áp dụng;
• Tài liệu và quy trình kỹ thuật;
• Nội dung hỗ trợ, đào tạo;
• Phí cấp phép;
• Tình trạng thanh toán;
• Công nợ còn lại;
• Thời điểm chấm dứt quyền sử dụng;
• Việc hoàn trả hoặc xử lý tài liệu;
• Nghĩa vụ bảo mật;
• Các trách nhiệm tiếp tục có hiệu lực.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo công nghệ được cấp phép, phạm vi quyền sử dụng, thời hạn hợp đồng và các thỏa thuận cụ thể giữa hai bên.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép sử dụng công nghệ

1. Xác định chính xác công nghệ

Ghi tên, đặc điểm và thông tin nhận diện công nghệ để tránh nhầm lẫn với sản phẩm hoặc giải pháp khác.

2. Đối chiếu phạm vi cấp phép

Kiểm tra mục đích, thời hạn, lãnh thổ, lĩnh vực và phạm vi sử dụng mà bên được cấp phép đã được quyền thực hiện.

3. Kiểm tra việc bàn giao

Đối chiếu tài liệu kỹ thuật, quy trình, hướng dẫn, dữ liệu hoặc các nội dung khác thuộc phạm vi bàn giao.

4. Đối chiếu phí cấp phép

Xác định tổng phí, khoản đã thanh toán, công nợ và các khoản phát sinh nếu có.

5. Xác định thời điểm chấm dứt quyền sử dụng

Ghi rõ ngày kết thúc quyền sử dụng và cách xử lý việc tiếp tục sử dụng công nghệ sau thời điểm đó.

6. Xử lý tài liệu và nghĩa vụ sau thanh lý

Ghi nhận việc hoàn trả tài liệu, chấm dứt quyền truy cập, bảo mật thông tin hoặc các nghĩa vụ khác tiếp tục có hiệu lực.

7. Ký xác nhận

Sau khi đối chiếu đầy đủ, đại diện có thẩm quyền của hai bên ký biên bản và lưu cùng hồ sơ hợp đồng.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Không đồng nhất cấp phép sử dụng với chuyển quyền sở hữu. Bên được cấp phép chỉ có các quyền trong phạm vi hợp đồng nếu các bên không có thỏa thuận khác.

Ghi rõ phạm vi quyền sử dụng. Thời hạn, lãnh thổ, mục đích và lĩnh vực sử dụng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định nghĩa vụ sau thanh lý.

Kiểm tra tài liệu kỹ thuật. Nếu công nghệ được cấp phép kèm tài liệu, quy trình hoặc bí quyết kỹ thuật, cần xác nhận rõ tình trạng bàn giao và xử lý khi hợp đồng kết thúc.

Đối chiếu phí cấp phép. Đặc biệt với hợp đồng có phí định kỳ, phí tính theo doanh thu hoặc sản lượng, cần xác nhận đầy đủ số liệu trước khi thanh lý.

Ghi nhận nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực. Bảo mật, thanh toán công nợ hoặc các nghĩa vụ khác có thể vẫn được duy trì sau khi hợp đồng chấm dứt nếu hợp đồng quy định.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép sử dụng công nghệ được lập khi nào?

Biên bản thường được lập khi hợp đồng đã hết thời hạn hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng và đã có cơ sở xác định tình trạng thực hiện. Nếu hợp đồng quy định phải nghiệm thu, đối chiếu phí hoặc hoàn thành bàn giao trước khi thanh lý, cần thực hiện các bước đó trước khi ký biên bản.

Thanh lý hợp đồng có đồng nghĩa với việc chấm dứt quyền sử dụng công nghệ không?

Không phải trong mọi trường hợp. Cần căn cứ vào điều khoản về thời hạn và chấm dứt quyền sử dụng trong hợp đồng. Nếu quyền sử dụng kết thúc cùng hợp đồng, biên bản nên ghi rõ thời điểm chấm dứt. Nếu một số quyền hoặc nghĩa vụ vẫn được duy trì sau thanh lý, cần thể hiện cụ thể.

Bên được cấp phép có được tiếp tục sử dụng công nghệ sau khi hợp đồng kết thúc không?

Việc tiếp tục sử dụng phụ thuộc vào phạm vi quyền được cấp và các thỏa thuận của các bên. Nếu quyền sử dụng đã hết thời hạn và không có căn cứ gia hạn hoặc cấp phép mới, bên được cấp phép không nên tiếp tục khai thác công nghệ ngoài phạm vi quyền còn hiệu lực.

Nếu bên được cấp phép còn nợ phí thì có thể lập biên bản thanh lý không?

Có thể tùy vào thỏa thuận và điều khoản hợp đồng. Nếu hai bên thống nhất thanh lý trước khi hoàn tất nghĩa vụ tài chính, biên bản phải ghi rõ số tiền còn nợ, thời hạn thanh toán và trách nhiệm của bên có nghĩa vụ. Không nên xác nhận đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ tài chính khi công nợ vẫn tồn tại.

Có cần ghi tài liệu kỹ thuật vào biên bản thanh lý không?

Nên ghi nếu tài liệu kỹ thuật là một phần của việc cấp phép hoặc bàn giao công nghệ. Biên bản có thể liệt kê những tài liệu chính và xác nhận tình trạng bàn giao, hoàn trả hoặc xử lý sau khi hợp đồng kết thúc.

Hợp đồng cấp phép công nghệ có liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ thì cần lưu ý gì?

Nếu công nghệ có chứa hoặc gắn với đối tượng quyền sở hữu trí tuệ, cần xác định rõ quyền nào được cấp phép và phạm vi quyền sử dụng. Việc thanh lý hợp đồng không nên được diễn đạt theo hướng làm thay đổi quyền sở hữu nếu hợp đồng chỉ cấp quyền sử dụng.

Nghĩa vụ bảo mật có chấm dứt cùng hợp đồng không?

Không nhất thiết. Nếu hợp đồng quy định nghĩa vụ bảo mật tiếp tục có hiệu lực trong một khoảng thời gian sau khi chấm dứt, các bên vẫn phải tuân thủ. Biên bản thanh lý nên dẫn chiếu hoặc ghi nhận nghĩa vụ này để tránh bỏ sót.

Ai có thẩm quyền ký Biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép sử dụng công nghệ?

Người ký cần có thẩm quyền đại diện cho tổ chức hoặc được ủy quyền hợp lệ. Các bên nên kiểm tra điều lệ, quy chế nội bộ, hợp đồng và văn bản ủy quyền trước khi ký để bảo đảm biên bản được xác lập đúng thẩm quyền.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng cấp phép sử dụng công nghệ cần làm rõ tình trạng thực hiện quyền cấp phép, phạm vi sử dụng, tài liệu kỹ thuật, phí cấp phép, công nợ và các nghĩa vụ còn hiệu lực sau khi hợp đồng kết thúc. Đặc biệt, cần phân biệt quyền sở hữu công nghệ với quyền sử dụng công nghệ và đối chiếu chính xác các điều khoản chấm dứt trong hợp đồng.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo bố cục và điều chỉnh theo loại công nghệ, phạm vi cấp phép, thời hạn sử dụng và thỏa thuận cụ thể giữa các bên.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản