Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác đổi mới sáng tạo là văn bản ghi nhận việc hoàn thành, chấm dứt hoặc thanh lý các quyền và nghĩa vụ của các bên trong quá trình phối hợp nghiên cứu, phát triển sản phẩm, thử nghiệm giải pháp hoặc triển khai hoạt động đổi mới sáng tạo. Nội dung thường tập trung vào phạm vi hợp tác, kết quả thực hiện, sản phẩm và tài sản hình thành, quyền sở hữu trí tuệ, chi phí, phân chia lợi ích, bàn giao hồ sơ và các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực.

Tải mẫu biên bản để tham khảo bố cục và thuận tiện hoàn thiện hồ sơ thanh lý theo dự án hợp tác thực tế.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác đổi mới sáng tạo?

Biên bản có thể được lập khi chương trình hoặc dự án hợp tác đã hoàn thành theo kế hoạch, hết thời hạn hoặc các bên thống nhất kết thúc trước thời hạn.

Một số trường hợp thường gặp:

• Dự án đổi mới sáng tạo đã hoàn thành;
• Các sản phẩm, giải pháp hoặc kết quả nghiên cứu đã được nghiệm thu;
• Hoạt động thử nghiệm hoặc triển khai thí điểm đã kết thúc;
• Các bên đã hoàn thành phần công việc được phân công;
• Hợp đồng đã hết thời hạn;
• Hai bên thống nhất dừng hợp tác trước thời hạn;
• Kinh phí và các khoản chi phí đã được đối chiếu;
• Sản phẩm, dữ liệu và hồ sơ dự án đã được bàn giao;
• Các bên cần xác định quyền đối với kết quả hợp tác;
• Một số nghĩa vụ như bảo mật hoặc bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ vẫn tiếp tục sau khi hợp đồng kết thúc.

Trường hợp dự án chưa hoàn thành nhưng các bên thống nhất thanh lý, biên bản nên nêu rõ kết quả đã đạt được, phần công việc còn lại và phương án xử lý tài sản, dữ liệu hoặc chi phí phát sinh.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác đổi mới sáng tạo

Việc lập biên bản trước hết cần căn cứ vào hợp đồng hợp tác đổi mới sáng tạo, các phụ lục, thỏa thuận về kết quả dự án và hồ sơ nghiệm thu. Tùy nội dung hợp tác, có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt quan hệ hợp đồng;
• Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa 2017 nếu hoạt động hợp tác thuộc chương trình hỗ trợ đổi mới sáng tạo dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa;
• Luật Khoa học và Công nghệ 2013 đối với hoạt động nghiên cứu, phát triển và ứng dụng khoa học, công nghệ;
• Luật Chuyển giao công nghệ 2017 nếu dự án có nội dung chuyển giao công nghệ;
• Luật Sở hữu trí tuệ 2005, được sửa đổi, bổ sung, nếu dự án tạo ra hoặc sử dụng sáng chế, giải pháp kỹ thuật, phần mềm, thiết kế hoặc đối tượng sở hữu trí tuệ khác;
• Các quy định chuyên ngành có liên quan đến lĩnh vực triển khai dự án;
• Hợp đồng hợp tác đổi mới sáng tạo và các phụ lục;
• Biên bản nghiệm thu, bàn giao hoặc các tài liệu xác nhận kết quả thực hiện.

Lưu ý: Căn cứ pháp lý cần được lựa chọn theo tính chất cụ thể của dự án. Không phải mọi hợp đồng hợp tác đổi mới sáng tạo đều đồng thời thuộc phạm vi của tất cả các luật nêu trên.

Trong hoạt động nghiên cứu và phát triển, Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác giữa viện nghiên cứu và doanh nghiệp là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận kết quả phối hợp, sản phẩm bàn giao và nghĩa vụ của các bên.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác đổi mới sáng tạo

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng hợp tác đổi mới sáng tạo;
• Phụ lục và văn bản sửa đổi, bổ sung;
• Kế hoạch hoặc đề cương dự án;
• Mục tiêu và phạm vi hợp tác;
• Phân công trách nhiệm giữa các bên;
• Tiến độ thực hiện;
• Báo cáo kết quả dự án;
• Biên bản nghiệm thu nếu có;
• Danh sách sản phẩm, giải pháp hoặc kết quả hình thành;
• Tài liệu nghiên cứu và kỹ thuật;
• Dữ liệu phát sinh trong quá trình hợp tác;
• Tài sản được hình thành hoặc mua sắm;
• Thông tin về quyền sở hữu trí tuệ;
• Chi phí và kinh phí thực hiện;
• Chứng từ thanh toán;
• Tình trạng công nợ;
• Nội dung phân chia lợi ích nếu có;
• Hồ sơ bàn giao;
• Nghĩa vụ bảo mật;
• Các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thanh lý.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ đưa công nghệ vào ứng dụng thực tế, Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn chuyển giao công nghệ giúp đối chiếu cách ghi nhận nội dung tư vấn, kết quả chuyển giao và hồ sơ hoàn tất hợp đồng.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác đổi mới sáng tạo

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG HỢP TÁC ĐỔI MỚI SÁNG TẠO

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng hợp tác đổi mới sáng tạo số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng nếu có;

Căn cứ kết quả thực hiện và nghiệm thu dự án;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: ...

Tên tổ chức/cá nhân: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế/CCCD: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

BÊN B: ...

Tên tổ chức/cá nhân: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế/CCCD: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng với các nội dung sau:

1. Thông tin về chương trình/dự án hợp tác

Tên dự án: ...

Mục tiêu hợp tác: ...

Thời gian thực hiện: ...

Địa điểm triển khai: ...

Lĩnh vực đổi mới sáng tạo: ...

Phạm vi công việc: ...

2. Tình hình thực hiện hợp tác

Tỷ lệ hoàn thành: ...

Các nội dung đã hoàn thành: ...

Các nội dung chưa hoàn thành: ...

Nguyên nhân: ...

3. Kết quả và sản phẩm hình thành từ hoạt động hợp tác

Các bên xác nhận những kết quả đạt được gồm:

• Sản phẩm: ...
• Giải pháp: ...
• Mô hình thử nghiệm: ...
• Tài liệu kỹ thuật: ...
• Báo cáo nghiên cứu: ...
• Dữ liệu: ...
• Kết quả khác: ...

Tình trạng nghiệm thu: ...

Các sản phẩm đã bàn giao: ...

Các sản phẩm chưa hoàn thiện: ...

4. Quyền sở hữu và sử dụng kết quả hợp tác

Quyền đối với sản phẩm, kết quả nghiên cứu và tài sản trí tuệ hình thành từ dự án được xác định theo Điều ... của hợp đồng.

Chủ thể sở hữu: ...

Quyền sử dụng của Bên A: ...

Quyền sử dụng của Bên B: ...

Phạm vi khai thác: ...

Việc đăng ký hoặc bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ nếu có: ...

Các nghĩa vụ liên quan sau thanh lý: ...

5. Tình hình kinh phí và thanh toán

Tổng kinh phí theo hợp đồng: ... đồng.

Kinh phí đã sử dụng: ... đồng.

Số tiền Bên A đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền Bên B đã nhận: ... đồng.

Kinh phí còn phải thanh toán: ... đồng.

Các khoản chi phí phát sinh được chấp thuận: ... đồng.

Thời hạn hoàn tất đối chiếu/thanh toán: ...

Hai bên xác nhận tình trạng tài chính của dự án đến thời điểm thanh lý: ...

6. Bàn giao hồ sơ, tài sản và dữ liệu

Bên ... có trách nhiệm bàn giao:

• Hồ sơ dự án;
• Báo cáo kết quả;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Dữ liệu;
• Sản phẩm hoặc mẫu thử;
• Thiết bị, tài sản;
• Tài khoản hoặc quyền truy cập nếu có;
• Các tài liệu khác: ...

Thời điểm bàn giao: ...

Tình trạng bàn giao: ...

Các tài sản/tài liệu còn phải xử lý: ...

7. Nghĩa vụ sau khi thanh lý

Hai bên thống nhất tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ sau:

• Bảo mật thông tin;
• Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ;
• Hoàn tất thủ tục đăng ký quyền nếu có;
• Thanh toán các khoản còn tồn đọng;
• Bàn giao hoặc hoàn trả tài sản;
• Xử lý dữ liệu và tài liệu;
• Các nghĩa vụ khác: ...

Thời hạn thực hiện: ...

8. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu quá trình thực hiện Hợp đồng hợp tác đổi mới sáng tạo số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Bên chịu trách nhiệm: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác đổi mới sáng tạo?

Các dự án đổi mới sáng tạo thường tạo ra nhiều kết quả khác nhau, từ sản phẩm thử nghiệm, giải pháp kỹ thuật đến dữ liệu, tài liệu nghiên cứu hoặc tài sản trí tuệ. Nếu chỉ xác nhận việc hoàn thành công việc mà không đối chiếu quyền đối với kết quả, kinh phí và hồ sơ bàn giao, việc thanh lý có thể chưa đầy đủ.

Mẫu biên bản có sẵn giúp bạn thuận tiện kiểm tra:

• Thông tin dự án;
• Mục tiêu hợp tác;
• Phạm vi công việc;
• Kết quả thực hiện;
• Sản phẩm và giải pháp hình thành;
• Tình trạng nghiệm thu;
• Quyền sở hữu và sử dụng kết quả;
• Quyền sở hữu trí tuệ;
• Kinh phí thực hiện;
• Tình trạng thanh toán;
• Tài sản và dữ liệu;
• Hồ sơ bàn giao;
• Nghĩa vụ bảo mật;
• Trách nhiệm sau thanh lý.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo loại dự án, kết quả hợp tác, cơ chế phân chia quyền và tình trạng tài chính thực tế.

Đối với các dự án cung cấp thiết bị hỗ trợ giáo dục tiếp cận, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp sách chữ nổi và thiết bị đọc cho học sinh khiếm thị là tài liệu liên quan để tham khảo cách xác nhận hàng hóa bàn giao, kết quả cung cấp và hoàn thành nghĩa vụ.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác đổi mới sáng tạo

1. Xác định phạm vi hợp tác

Đối chiếu mục tiêu, thời gian và các hạng mục mà mỗi bên cam kết thực hiện.

2. Đánh giá kết quả dự án

Ghi rõ sản phẩm, giải pháp, mô hình thử nghiệm hoặc các kết quả đã đạt được và những phần chưa hoàn thành.

3. Xác định quyền đối với kết quả

Kiểm tra thỏa thuận về quyền sở hữu, quyền sử dụng và khai thác sản phẩm hoặc tài sản trí tuệ được tạo ra.

4. Đối chiếu kinh phí

Tổng hợp các khoản kinh phí đã sử dụng, đã thanh toán, còn phải thanh toán và chi phí phát sinh được chấp thuận.

5. Thực hiện bàn giao

Xác nhận hồ sơ, tài liệu, dữ liệu, sản phẩm, thiết bị hoặc tài sản phải bàn giao giữa các bên.

6. Ghi nhận nghĩa vụ còn tiếp tục

Các nghĩa vụ về bảo mật, sở hữu trí tuệ, thanh toán hoặc xử lý tài sản có thể cần được thực hiện sau ngày thanh lý.

7. Xác nhận thời điểm thanh lý

Ghi rõ ngày hợp đồng chấm dứt và trách nhiệm của từng bên đối với các nghĩa vụ còn lại.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Phân biệt kết quả hợp tác với quyền sở hữu kết quả. Việc một bên tham gia tạo ra sản phẩm không mặc nhiên đồng nghĩa bên đó có toàn bộ quyền sở hữu nếu hợp đồng đã quy định cơ chế khác.

Đối chiếu quyền sở hữu trí tuệ. Nếu dự án tạo ra sáng chế, giải pháp kỹ thuật, phần mềm hoặc đối tượng được bảo hộ khác, cần kiểm tra thỏa thuận về quyền đăng ký và khai thác.

Ghi rõ sản phẩm chưa hoàn thành. Nếu dự án kết thúc trước thời hạn, không nên xác nhận toàn bộ mục tiêu đã đạt được.

Đối chiếu kinh phí. Cần xác định rõ khoản đã thanh toán và công nợ để tránh phát sinh tranh chấp sau khi ký.

Kiểm kê tài sản và dữ liệu. Các thiết bị, mẫu thử, hồ sơ hoặc dữ liệu được hình thành trong quá trình hợp tác cần có phương án bàn giao hoặc xử lý cụ thể.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác đổi mới sáng tạo được lập khi nào?

Biên bản có thể được lập khi dự án đã hoàn thành các nội dung theo hợp đồng, hết thời hạn hợp tác hoặc các bên thống nhất chấm dứt trước thời hạn. Trước khi ký, nên đối chiếu kết quả, tài chính, tài sản và các nghĩa vụ còn lại.

Nếu dự án đổi mới sáng tạo chưa hoàn thành thì có thể thanh lý hợp đồng không?

Có thể nếu các bên có căn cứ và thỏa thuận chấm dứt phù hợp với hợp đồng. Trong trường hợp này, biên bản nên phân biệt rõ phần việc đã hoàn thành, phần chưa thực hiện, sản phẩm đã hình thành, chi phí đã phát sinh và phương án xử lý các tài sản, dữ liệu liên quan.

Sản phẩm tạo ra trong quá trình hợp tác thuộc quyền sở hữu của bên nào?

Cần căn cứ vào điều khoản hợp tác và tính chất của kết quả. Các bên nên xác định cụ thể quyền sở hữu, quyền sử dụng và quyền khai thác đối với từng loại sản phẩm hoặc tài sản trí tuệ thay vì chỉ ghi chung rằng kết quả thuộc về “hai bên”.

Có cần ghi quyền sở hữu trí tuệ trong biên bản thanh lý không?

Nên ghi khi dự án có tạo ra hoặc sử dụng đối tượng sở hữu trí tuệ. Biên bản có thể xác nhận quyền đối với kết quả theo hợp đồng và ghi rõ những thủ tục hoặc nghĩa vụ về đăng ký, bảo hộ, sử dụng còn tiếp tục sau khi thanh lý.

Nếu còn công nợ thì có thể xác nhận thanh lý hợp đồng không?

Có thể tùy thỏa thuận giữa các bên. Tuy nhiên, biên bản phải ghi chính xác số tiền còn phải thanh toán, thời hạn và bên chịu trách nhiệm. Không nên xác nhận rằng các bên đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ tài chính nếu thực tế vẫn còn công nợ.

Dữ liệu dự án sau khi thanh lý được xử lý như thế nào?

Phương án xử lý cần căn cứ vào hợp đồng và tính chất dữ liệu. Biên bản nên xác định bên tiếp nhận, quyền truy cập, trách nhiệm bảo mật, việc hoàn trả hoặc lưu giữ dữ liệu nếu các nội dung này cần được tiếp tục thực hiện.

Nghĩa vụ bảo mật có chấm dứt khi hợp đồng hợp tác được thanh lý không?

Không nhất thiết. Nếu hợp đồng quy định nghĩa vụ bảo mật tiếp tục có hiệu lực sau khi chấm dứt, các bên vẫn phải tuân thủ trong thời hạn đã thỏa thuận. Nội dung này nên được ghi nhận hoặc dẫn chiếu trong biên bản.

Có cần lập biên bản nghiệm thu trước khi thanh lý không?

Nếu hợp đồng quy định nghiệm thu là điều kiện để xác nhận hoàn thành công việc thì nên lập và hoàn tất nghiệm thu trước khi thanh lý. Với dự án kết thúc trước hạn, biên bản cũng nên xác định rõ tình trạng thực hiện và kết quả thực tế thay vì chỉ xác nhận hoàn thành.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác đổi mới sáng tạo cần phản ánh đầy đủ kết quả dự án, tình trạng tài chính, sản phẩm hình thành, quyền sở hữu trí tuệ, hồ sơ bàn giao và các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện. Việc đối chiếu kỹ những nội dung này giúp hồ sơ thanh lý phản ánh đúng quá trình hợp tác và hạn chế tranh chấp về sau.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo bố cục và điều chỉnh theo mục tiêu, quy mô, kết quả và thỏa thuận cụ thể của dự án.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản