Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác giữa viện nghiên cứu và doanh nghiệp là văn bản ghi nhận việc hoàn thành, chấm dứt hoặc thanh lý các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ thỏa thuận hợp tác giữa viện nghiên cứu và doanh nghiệp. Nội dung thường cần làm rõ phạm vi nghiên cứu, kết quả thực hiện, sản phẩm khoa học - công nghệ, kinh phí, hồ sơ và dữ liệu nghiên cứu, quyền sở hữu trí tuệ, trách nhiệm của mỗi bên và các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực sau khi hợp đồng kết thúc.

Tải mẫu biên bản để tham khảo bố cục, thuận tiện đối chiếu kết quả hợp tác và hoàn thiện hồ sơ thanh lý.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác giữa viện nghiên cứu và doanh nghiệp?

Biên bản thường được lập khi chương trình hợp tác đã hoàn thành theo nội dung đã thỏa thuận, hết thời hạn hoặc các bên thống nhất kết thúc trước thời hạn.

Một số trường hợp thường gặp:

• Đề tài hoặc nhiệm vụ nghiên cứu đã hoàn thành;
• Các hạng mục nghiên cứu đã được nghiệm thu;
• Sản phẩm khoa học - công nghệ đã được bàn giao;
• Hoạt động thử nghiệm, đánh giá hoặc chuyển giao kết quả đã kết thúc;
• Doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính;
• Viện nghiên cứu đã hoàn thành phần công việc chuyên môn;
• Hợp đồng đã hết thời hạn;
• Hai bên thống nhất chấm dứt hợp tác trước thời hạn;
• Các bên cần xác nhận quyền đối với kết quả nghiên cứu;
• Hồ sơ, dữ liệu, mẫu thử hoặc thiết bị cần được bàn giao và xử lý;
• Một số nghĩa vụ như bảo mật, sở hữu trí tuệ hoặc hỗ trợ kỹ thuật vẫn tiếp tục sau thanh lý.

Nếu hợp tác kết thúc trước khi hoàn thành toàn bộ nhiệm vụ, biên bản cần phản ánh đúng khối lượng công việc đã thực hiện thay vì chỉ xác nhận hoàn thành toàn bộ hợp đồng.

Trong trường hợp doanh nghiệp cần tham khảo hồ sơ liên quan đến ứng dụng công nghệ, Biên bản thanh lý hợp đồng tư vấn chuyển giao công nghệ là mẫu phù hợp để đối chiếu cách xác nhận nội dung tư vấn, kết quả chuyển giao và trách nhiệm của các bên.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác giữa viện nghiên cứu và doanh nghiệp

Việc lập biên bản trước hết cần căn cứ vào hợp đồng hợp tác, phụ lục hợp đồng, kế hoạch nghiên cứu, hồ sơ nghiệm thu và các thỏa thuận liên quan. Tùy tính chất nhiệm vụ, có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt hợp đồng;
• Luật Khoa học và Công nghệ 2013 đối với hoạt động nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và ứng dụng kết quả nghiên cứu;
• Luật Sở hữu trí tuệ 2005, được sửa đổi, bổ sung, nếu hợp tác tạo ra hoặc sử dụng sáng chế, phần mềm, thiết kế, bí mật kinh doanh hoặc đối tượng sở hữu trí tuệ khác;
• Luật Chuyển giao công nghệ 2017 nếu nội dung hợp tác có hoạt động chuyển giao công nghệ;
• Các quy định chuyên ngành áp dụng cho lĩnh vực nghiên cứu cụ thể;
• Hợp đồng hợp tác giữa viện nghiên cứu và doanh nghiệp;
• Phụ lục, biên bản nghiệm thu, bàn giao và các văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng.

Nếu hợp tác sử dụng nguồn kinh phí nhà nước, tài sản công hoặc thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ sử dụng ngân sách nhà nước, cần xem xét thêm các quy định chuyên ngành về quản lý, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí tương ứng.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác giữa viện nghiên cứu và doanh nghiệp

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng hợp tác;
• Phụ lục hợp đồng;
• Quyết định hoặc văn bản phê duyệt nhiệm vụ nếu có;
• Đề cương nghiên cứu;
• Kế hoạch và tiến độ thực hiện;
• Phân công trách nhiệm giữa viện và doanh nghiệp;
• Báo cáo kết quả nghiên cứu;
• Biên bản nghiệm thu;
• Danh mục sản phẩm khoa học - công nghệ;
• Hồ sơ, tài liệu kỹ thuật;
• Dữ liệu nghiên cứu;
• Mẫu thử hoặc sản phẩm thử nghiệm;
• Thiết bị, tài sản được hình thành hoặc sử dụng;
• Hồ sơ về quyền sở hữu trí tuệ;
• Thỏa thuận về quyền khai thác kết quả;
• Chứng từ và hồ sơ thanh toán;
• Tình trạng kinh phí;
• Công nợ còn lại;
• Hồ sơ bàn giao;
• Thỏa thuận bảo mật;
• Các nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thanh lý.

Đối với các hoạt động hỗ trợ giáo dục tiếp cận, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp sách chữ nổi và thiết bị đọc cho học sinh khiếm thị giúp tham khảo cách ghi nhận số lượng bàn giao, kết quả cung cấp và việc hoàn tất nghĩa vụ hợp đồng.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác giữa viện nghiên cứu và doanh nghiệp

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG HỢP TÁC GIỮA VIỆN NGHIÊN CỨU VÀ DOANH NGHIỆP

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng hợp tác số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng nếu có;

Căn cứ kết quả thực hiện và nghiệm thu nhiệm vụ hợp tác;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: VIỆN NGHIÊN CỨU

Tên đơn vị: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

BÊN B: DOANH NGHIỆP

Tên doanh nghiệp: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý hợp đồng với các nội dung sau:

1. Thông tin về chương trình/nhiệm vụ hợp tác

Tên nhiệm vụ/dự án: ...

Mục tiêu hợp tác: ...

Lĩnh vực nghiên cứu: ...

Thời gian thực hiện theo hợp đồng: ...

Thời gian thực tế: ...

Địa điểm thực hiện: ...

Phạm vi hợp tác: ...

2. Tình hình thực hiện hợp đồng

Các nội dung đã hoàn thành: ...

Các nội dung chưa hoàn thành: ...

Nguyên nhân: ...

3. Kết quả nghiên cứu và sản phẩm bàn giao

Các bên xác nhận kết quả thực hiện gồm:

• Báo cáo nghiên cứu;
• Báo cáo chuyên môn;
• Dữ liệu nghiên cứu;
• Mẫu thử;
• Sản phẩm khoa học - công nghệ;
• Quy trình hoặc giải pháp kỹ thuật;
• Tài liệu hướng dẫn;
• Các sản phẩm khác: ...

Tình trạng nghiệm thu: ...

Thời điểm nghiệm thu: ...

Các sản phẩm đã bàn giao: ...

Các sản phẩm còn phải hoàn thiện hoặc bàn giao: ...

4. Quyền đối với kết quả nghiên cứu và tài sản trí tuệ

Quyền sở hữu đối với kết quả nghiên cứu được thực hiện theo Điều ... của hợp đồng.

Chủ thể sở hữu: ...

Quyền sử dụng của Viện nghiên cứu: ...

Quyền sử dụng của Doanh nghiệp: ...

Phạm vi khai thác kết quả: ...

Quyền đăng ký hoặc bảo hộ sở hữu trí tuệ nếu có: ...

Các nghĩa vụ liên quan sau khi thanh lý: ...

5. Tình hình kinh phí và thanh toán

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

Kinh phí đã thực hiện: ... đồng.

Số tiền Bên B đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền Bên A đã nhận: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Các khoản chi phí phát sinh được hai bên thống nhất: ... đồng.

Thời hạn hoàn tất thanh toán: ...

Hai bên xác nhận tình trạng tài chính đến thời điểm thanh lý: ...

6. Bàn giao hồ sơ, dữ liệu và tài sản

Bên A/Bên B có trách nhiệm bàn giao:

• Hồ sơ nghiên cứu;
• Báo cáo kết quả;
• Dữ liệu;
• Mẫu thử;
• Thiết bị;
• Tài sản hình thành từ dự án;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Hồ sơ sở hữu trí tuệ;
• Các tài liệu khác: ...

Thời điểm bàn giao: ...

Tình trạng bàn giao: ...

Tài sản, dữ liệu hoặc hồ sơ còn phải xử lý: ...

7. Nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau thanh lý

Hai bên thống nhất tiếp tục thực hiện:

• Nghĩa vụ bảo mật thông tin;
• Nghĩa vụ bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ;
• Hoàn tất thủ tục đăng ký hoặc bảo hộ nếu có;
• Thanh toán các khoản còn tồn đọng;
• Bàn giao hoặc hoàn trả tài sản;
• Hỗ trợ kỹ thuật theo thỏa thuận nếu có;
• Các nghĩa vụ khác: ...

Thời hạn thực hiện: ...

8. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu quá trình thực hiện Hợp đồng hợp tác số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Bên chịu trách nhiệm: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ nghiên cứu hoặc chuyên môn từ các đơn vị khoa học, Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ khoa học công nghệ là tài liệu liên quan để tham khảo cách xác nhận phạm vi công việc, kết quả thực hiện và hồ sơ bàn giao.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác giữa viện nghiên cứu và doanh nghiệp?

Hợp tác giữa viện nghiên cứu và doanh nghiệp thường có nhiều nội dung cần đối chiếu hơn một hợp đồng dịch vụ thông thường. Ngoài tiến độ và chi phí, các bên còn phải xác định kết quả nghiên cứu, sản phẩm khoa học - công nghệ, dữ liệu, tài sản và quyền đối với kết quả được hình thành trong quá trình hợp tác.

Mẫu biên bản có sẵn giúp bạn thuận tiện kiểm tra:

• Thông tin viện nghiên cứu và doanh nghiệp;
• Tên nhiệm vụ hoặc dự án;
• Mục tiêu và phạm vi hợp tác;
• Nội dung nghiên cứu;
• Kết quả thực hiện;
• Sản phẩm khoa học - công nghệ;
• Tình trạng nghiệm thu;
• Hồ sơ và dữ liệu bàn giao;
• Quyền sở hữu trí tuệ;
• Quyền sử dụng kết quả;
• Kinh phí thực hiện;
• Tình trạng thanh toán;
• Tài sản và mẫu thử;
• Nghĩa vụ bảo mật;
• Trách nhiệm sau thanh lý.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để có bố cục tham khảo, sau đó điều chỉnh theo nhiệm vụ nghiên cứu, nguồn kinh phí, kết quả bàn giao và thỏa thuận giữa viện nghiên cứu với doanh nghiệp.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác giữa viện nghiên cứu và doanh nghiệp

1. Đối chiếu hợp đồng và nhiệm vụ nghiên cứu

Xác định mục tiêu, phạm vi, thời hạn và trách nhiệm mà mỗi bên đã cam kết.

2. Xác nhận kết quả thực hiện

Đối chiếu báo cáo, sản phẩm, mẫu thử, dữ liệu và các kết quả nghiên cứu với nội dung đã thỏa thuận.

3. Kiểm tra nghiệm thu

Nếu hợp đồng có quy định nghiệm thu, cần xác định rõ kết quả nghiệm thu và những nội dung còn phải hoàn thiện.

4. Xác định quyền đối với kết quả

Làm rõ quyền sở hữu, quyền sử dụng, quyền khai thác và trách nhiệm đăng ký bảo hộ đối với kết quả nghiên cứu nếu có.

5. Đối chiếu kinh phí

Kiểm tra giá trị hợp đồng, kinh phí đã sử dụng, số tiền đã thanh toán và các khoản còn phải quyết toán hoặc thanh toán.

6. Hoàn tất bàn giao

Xác nhận việc bàn giao hồ sơ, dữ liệu, sản phẩm, mẫu thử, thiết bị và các tài sản liên quan.

7. Ghi nhận nghĩa vụ sau thanh lý

Các bên cần xác định những nghĩa vụ vẫn tiếp tục như bảo mật, bảo hộ sở hữu trí tuệ, thanh toán công nợ hoặc hỗ trợ kỹ thuật.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Làm rõ kết quả nghiên cứu. Không nên chỉ ghi chung rằng nhiệm vụ đã hoàn thành mà cần xác định các sản phẩm hoặc kết quả thực tế.

Kiểm tra quyền sở hữu trí tuệ. Nếu kết quả nghiên cứu có khả năng được bảo hộ, cần đối chiếu thỏa thuận về chủ thể sở hữu và quyền đăng ký.

Phân biệt kinh phí với giá trị hợp đồng. Với nhiệm vụ nghiên cứu có nhiều nguồn kinh phí, cần xác định rõ khoản nào đã sử dụng và khoản nào còn phải xử lý.

Xác định tài sản hình thành. Thiết bị, mẫu thử hoặc tài sản được mua sắm, tạo lập trong quá trình hợp tác cần có phương án xử lý phù hợp.

Không bỏ qua nghĩa vụ sau thanh lý. Bảo mật dữ liệu nghiên cứu và quyền đối với kết quả có thể tiếp tục được bảo vệ sau khi hợp đồng kết thúc.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng giữa viện nghiên cứu và doanh nghiệp được lập khi nào?

Biên bản thường được lập sau khi nhiệm vụ đã hoàn thành, được nghiệm thu và các bên đã đối chiếu nghĩa vụ theo hợp đồng. Trường hợp hợp đồng chấm dứt trước thời hạn, biên bản cần phản ánh chính xác khối lượng công việc đã thực hiện và phương án xử lý phần còn lại.

Kết quả nghiên cứu thuộc về viện hay doanh nghiệp?

Không có một đáp án chung cho mọi trường hợp. Quyền đối với kết quả cần được xác định theo hợp đồng, thỏa thuận về sở hữu trí tuệ và các quy định pháp luật có liên quan. Biên bản thanh lý nên ghi nhận rõ cơ chế quyền đã được các bên thống nhất.

Nếu kết quả nghiên cứu có khả năng đăng ký sáng chế thì cần ghi gì trong biên bản?

Nên xác định chủ thể có quyền đăng ký, quyền khai thác và trách nhiệm phối hợp thực hiện thủ tục nếu các bên đã có thỏa thuận. Không nên mặc nhiên xác nhận quyền sở hữu thuộc một bên nếu hợp đồng chưa quy định rõ.

Nếu doanh nghiệp chưa thanh toán đủ kinh phí thì có thể thanh lý hợp đồng không?

Điều này phụ thuộc vào thỏa thuận và điều khoản chấm dứt hợp đồng. Nếu các bên thống nhất thanh lý trong khi vẫn còn công nợ, biên bản cần ghi rõ số tiền còn phải thanh toán, thời hạn và trách nhiệm thực hiện.

Dữ liệu nghiên cứu sau khi thanh lý thuộc về bên nào?

Cần căn cứ vào hợp đồng và thỏa thuận về quản lý dữ liệu. Biên bản nên xác định bên được lưu giữ, phạm vi sử dụng, trách nhiệm bảo mật và phương án bàn giao hoặc hoàn trả nếu có.

Có cần ghi tài sản, thiết bị được hình thành trong quá trình hợp tác không?

Nên ghi nếu tài sản, thiết bị thuộc phạm vi quản lý hoặc bàn giao khi kết thúc dự án. Việc xác định rõ tình trạng và bên tiếp nhận giúp hạn chế tranh chấp về tài sản sau thanh lý.

Nghĩa vụ bảo mật của viện nghiên cứu và doanh nghiệp có chấm dứt khi thanh lý không?

Không nhất thiết. Nếu hợp đồng quy định bảo mật tiếp tục có hiệu lực sau khi chấm dứt, các bên vẫn phải thực hiện trong thời hạn và phạm vi đã thỏa thuận.

Có cần lập biên bản nghiệm thu riêng trước khi thanh lý không?

Nếu hợp đồng hoặc quy trình của nhiệm vụ yêu cầu nghiệm thu thì nên hoàn tất nghiệm thu trước khi lập biên bản thanh lý. Đối với hợp tác kết thúc trước thời hạn, biên bản thanh lý cần ghi nhận riêng kết quả thực tế và tình trạng nghiệm thu.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác giữa viện nghiên cứu và doanh nghiệp cần thể hiện rõ kết quả nghiên cứu, tình trạng nghiệm thu, kinh phí, hồ sơ bàn giao, tài sản và quyền đối với các kết quả hình thành trong quá trình hợp tác. Đặc biệt, các nội dung về sở hữu trí tuệ, dữ liệu nghiên cứu và nghĩa vụ sau thanh lý cần được đối chiếu kỹ với hợp đồng trước khi ký.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo bố cục và điều chỉnh theo loại nhiệm vụ, kết quả nghiên cứu, nguồn kinh phí và thỏa thuận thực tế giữa các bên.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản