Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển phần mềm trí tuệ nhân tạo là văn bản ghi nhận kết quả thực hiện và việc hoàn tất hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ giữa bên đặt hàng và bên phát triển phần mềm AI. Nội dung thường liên quan đến phạm vi phát triển, tính năng, mô hình AI, dữ liệu, mã nguồn, tài liệu kỹ thuật, kết quả kiểm thử, nghiệm thu, quyền sở hữu trí tuệ, chi phí phát triển, bảo mật và nghĩa vụ hỗ trợ sau thanh lý.

Đối với dự án phần mềm trí tuệ nhân tạo, biên bản nên mô tả rõ sản phẩm đã được bàn giao ở mức nào, các thành phần kỹ thuật nào thuộc phạm vi bàn giao và quyền của mỗi bên đối với mã nguồn, mô hình, dữ liệu hoặc tài liệu liên quan.

Nếu đang cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp nội dung giúp các bên thuận tiện rà soát kết quả phát triển, hồ sơ bàn giao, nghiệm thu và tình trạng thanh toán trước khi xác nhận thanh lý.

Khi nào nên lập Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển phần mềm trí tuệ nhân tạo?

Biên bản thường được lập sau khi dự án đã hoàn thành các hạng mục theo hợp đồng hoặc khi các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Một số trường hợp thường gặp:

• Đã hoàn thành việc phát triển phần mềm AI;
• Đã bàn giao các tính năng theo yêu cầu;
• Đã hoàn thành kiểm thử và nghiệm thu;
• Đã bàn giao mã nguồn hoặc các thành phần kỹ thuật theo hợp đồng;
• Đã hoàn tất tài liệu hướng dẫn và tài liệu kỹ thuật;
• Đã hoàn thành đào tạo, hướng dẫn sử dụng;
• Đã thanh toán phần lớn hoặc toàn bộ giá trị hợp đồng;
• Dự án được dừng hoặc chấm dứt theo thỏa thuận;
• Hai bên thống nhất xử lý phần công việc đã thực hiện và thanh lý hợp đồng.

Nếu phần mềm còn lỗi, hạng mục chưa hoàn thành, khoản thanh toán chưa quyết toán hoặc nghĩa vụ hỗ trợ vẫn còn, các nội dung này nên được ghi rõ trong biên bản.

Đối với các dự án xây dựng sản phẩm trên nền tảng di động, Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển ứng dụng di động là mẫu liên quan để tham khảo cách xác nhận phạm vi phát triển, kết quả bàn giao và các hạng mục đã hoàn tất.

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển phần mềm trí tuệ nhân tạo

Khi lập biên bản, trước hết cần căn cứ vào hợp đồng phát triển phần mềm, phụ lục kỹ thuật, tài liệu yêu cầu, biên bản nghiệm thu, hồ sơ bàn giao và các thỏa thuận giữa các bên.

Tùy nội dung giao dịch, có thể xem xét:

• Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ và chấm dứt nghĩa vụ;
• Luật Sở hữu trí tuệ và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thi hành liên quan đến chương trình máy tính, quyền tác giả và quyền tài sản;
• Các quy định pháp luật có liên quan đến dữ liệu, an toàn thông tin, bảo vệ dữ liệu và bảo mật thông tin tùy mô hình phần mềm;
• Quy định về thuế, kế toán và thanh toán đối với chi phí phát triển phần mềm;
• Các điều khoản về mã nguồn, mô hình AI, dữ liệu huấn luyện, tài liệu kỹ thuật, nghiệm thu, bảo hành, bảo mật và quyền sở hữu do các bên thỏa thuận.

Căn cứ pháp lý cụ thể cần được xác định theo loại phần mềm, phương thức phát triển, dữ liệu sử dụng và thỏa thuận về quyền đối với sản phẩm.

Trong quá trình xây dựng sản phẩm số, Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức lớp kỹ năng sống cho học sinh khuyết tật là tài liệu khác lĩnh vực nhưng có thể tham khảo cách ghi nhận nội dung thực hiện, kết quả và trách nhiệm của các bên khi kết thúc hợp đồng.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển phần mềm trí tuệ nhân tạo

Các bên nên chuẩn bị:

• Hợp đồng phát triển phần mềm;
• Các phụ lục hợp đồng;
• Tài liệu yêu cầu nghiệp vụ;
• Tài liệu đặc tả kỹ thuật;
• Tên phần mềm hoặc hệ thống AI;
• Danh sách tính năng;
• Thông tin về mô hình AI;
• Phạm vi dữ liệu sử dụng;
• Kết quả phát triển;
• Báo cáo kiểm thử;
• Biên bản nghiệm thu;
• Mã nguồn và tài liệu kỹ thuật;
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng;
• Hồ sơ bàn giao;
• Thông tin về tài khoản và môi trường triển khai;
• Chứng từ thanh toán;
• Bảng đối chiếu công nợ;
• Thỏa thuận về quyền sở hữu trí tuệ;
• Quy định về bảo mật và xử lý dữ liệu;
• Các nghĩa vụ hỗ trợ hoặc bảo hành còn lại.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển phần mềm trí tuệ nhân tạo

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM TRÍ TUỆ NHÂN TẠO

Số: .../BBTL

Căn cứ Hợp đồng phát triển phần mềm trí tuệ nhân tạo số ... ký ngày ...;

Căn cứ các phụ lục và tài liệu kỹ thuật liên quan;

Căn cứ kết quả kiểm thử, nghiệm thu và bàn giao;

Căn cứ sự thống nhất của các bên;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ..., chúng tôi gồm:

BÊN A: BÊN ĐẶT HÀNG/THUÊ PHÁT TRIỂN

Tên tổ chức/cá nhân: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế/CCCD: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

BÊN B: BÊN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM

Tên tổ chức/cá nhân: ...

Địa chỉ: ...

Mã số thuế/CCCD: ...

Đại diện: ...

Chức vụ: ...

Điện thoại: ...

Email: ...

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

1. Thông tin về hợp đồng

Số hợp đồng: ...

Ngày ký: ...

Thời hạn thực hiện: ...

Tên phần mềm/hệ thống AI: ...

Mục tiêu phát triển: ...

Giá trị hợp đồng: ... đồng.

2. Phạm vi công việc đã thực hiện

Các hạng mục phát triển:

• Phân tích yêu cầu: ...
• Thiết kế hệ thống: ...
• Phát triển phần mềm: ...
• Tích hợp mô hình AI: ...
• Phát triển giao diện: ...
• Kết nối dữ liệu/API: ...
• Kiểm thử: ...
• Triển khai: ...

Tỷ lệ hoàn thành: ...

Các hạng mục chưa hoàn thành nếu có: ...

Nguyên nhân: ...

Phương án xử lý: ...

3. Kết quả phát triển phần mềm AI

Tên phiên bản bàn giao: ...

Ngày hoàn thành: ...

Các tính năng chính:

• ...
• ...
• ...

Mô hình AI được sử dụng: ...

Các thành phần tích hợp: ...

Môi trường triển khai: ...

Kết quả kiểm thử: ...

Các giới hạn hoặc vấn đề đã được ghi nhận: ...

4. Bàn giao mã nguồn, mô hình và tài liệu kỹ thuật

Các nội dung còn phải bàn giao: ...

Thời hạn hoàn thành: ...

5. Dữ liệu và tài nguyên liên quan

Nguồn dữ liệu sử dụng: ...

Dữ liệu do bên nào cung cấp: ...

Dữ liệu đã bàn giao: ...

Phương thức bàn giao: ...

Tình trạng dữ liệu: ...

Phương án lưu trữ, hoàn trả hoặc xóa dữ liệu: ...

Các yêu cầu bảo mật dữ liệu: ...

6. Kiểm thử và nghiệm thu

Thời gian kiểm thử: ...

Nội dung kiểm thử: ...

Tiêu chí nghiệm thu: ...

Kết quả: ...

Các lỗi còn tồn tại: ...

Phương án khắc phục: ...

Thời hạn khắc phục nếu có: ...

Hai bên xác nhận kết quả nghiệm thu: ...

7. Quyền sở hữu trí tuệ

Quyền đối với phần mềm: ...

Quyền đối với mã nguồn: ...

Quyền đối với mô hình AI: ...

Quyền đối với tài liệu kỹ thuật: ...

Quyền đối với dữ liệu: ...

Các thành phần bên thứ ba hoặc mã nguồn mở: ...

Phạm vi quyền của mỗi bên sau thanh lý: ...

8. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Tổng giá trị hợp đồng: ... đồng.

Giá trị công việc đã thực hiện: ... đồng.

Số tiền đã thanh toán: ... đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: ... đồng.

Thời hạn thanh toán: ...

9. Đối chiếu công nợ

Tổng công nợ còn lại: ... đồng.

Phương án xử lý: ...

10. Bảo mật và an toàn thông tin

Các thông tin thuộc phạm vi bảo mật: ...

Trách nhiệm của Bên A: ...

Trách nhiệm của Bên B: ...

Phương án xử lý dữ liệu sau thanh lý: ...

Thời hạn bảo mật: ...

11. Nghĩa vụ sau khi thanh lý

Các bên thống nhất những nghĩa vụ tiếp tục thực hiện sau ngày thanh lý gồm:

• Hoàn tất bàn giao;
• Khắc phục lỗi còn tồn tại nếu có;
• Thanh toán công nợ;
• Bảo mật thông tin;
• Hỗ trợ kỹ thuật theo thỏa thuận;
• Xử lý dữ liệu;
• Các nghĩa vụ khác: ...

Thời hạn thực hiện: ...

Bên chịu trách nhiệm: ...

12. Xác nhận thanh lý hợp đồng

Hai bên xác nhận đã đối chiếu quá trình thực hiện Hợp đồng phát triển phần mềm trí tuệ nhân tạo số ... và thống nhất thanh lý hợp đồng kể từ ngày ...

Các nghĩa vụ đã hoàn thành: ...

Các nghĩa vụ còn lại: ...

Các điều khoản tiếp tục có hiệu lực: ...

Biên bản được lập thành ... bản, mỗi bên giữ ... bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu có)

Nếu dự án phần mềm có hạng mục thiết kế trải nghiệm và hình ảnh sản phẩm, Biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế giao diện người dùng giúp tham khảo cách xác nhận phạm vi thiết kế, sản phẩm bàn giao và hoàn tất nghĩa vụ theo thỏa thuận.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển phần mềm trí tuệ nhân tạo?

Hợp đồng phát triển phần mềm AI thường có phạm vi kỹ thuật phức tạp, liên quan đến mã nguồn, mô hình, dữ liệu, API, tài liệu kỹ thuật, tiêu chí nghiệm thu và quyền sở hữu trí tuệ. Vì vậy, việc có một khung biên bản phù hợp giúp các bên dễ dàng rà soát những nội dung cần xác nhận khi kết thúc dự án.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển phần mềm trí tuệ nhân tạo do Mẫu Biên Bản cung cấp mang lại một số lợi ích:

• Có sẵn khung nội dung: Giúp hệ thống hóa thông tin về hợp đồng và sản phẩm AI.
• Dễ rà soát kết quả phát triển: Có thể ghi nhận tính năng, phiên bản, mô hình và các hạng mục đã hoàn thành.
• Thuận tiện kiểm tra hồ sơ bàn giao: Hỗ trợ liệt kê mã nguồn, mô hình, tài liệu kỹ thuật và tài liệu triển khai.
• Làm rõ dữ liệu: Có thể ghi nhận nguồn dữ liệu, tình trạng bàn giao và phương án xử lý sau khi kết thúc hợp đồng.
• Hỗ trợ xác định quyền sở hữu: Giúp các bên rà soát quyền đối với phần mềm, mã nguồn, mô hình, dữ liệu và các thành phần liên quan.
• Dễ đối chiếu tài chính: Có thể tổng hợp giá trị công việc, số tiền đã thanh toán và công nợ.
• Thuận tiện điều chỉnh theo từng dự án: Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo, sau đó bổ sung thông tin về phần mềm, tính năng, mô hình AI, dữ liệu, kết quả nghiệm thu và thỏa thuận giữa các bên. Cách này giúp hồ sơ thanh lý được trình bày thống nhất và thuận tiện kiểm tra hơn.

Cách lập Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển phần mềm trí tuệ nhân tạo

1. Kiểm tra phạm vi phát triển

Đối chiếu yêu cầu nghiệp vụ, đặc tả kỹ thuật và các tính năng đã cam kết trong hợp đồng.

2. Xác nhận kết quả phần mềm

Ghi nhận phiên bản, tính năng, mô hình AI, môi trường triển khai và mức độ hoàn thành.

3. Rà soát kiểm thử và nghiệm thu

Đối chiếu kết quả kiểm thử với tiêu chí nghiệm thu, đồng thời ghi rõ các lỗi hoặc hạng mục còn tồn tại.

4. Kiểm tra hồ sơ bàn giao

Xác định mã nguồn, mô hình, tài liệu kỹ thuật, tài liệu hướng dẫn và các tài nguyên đã được bàn giao.

5. Rà soát dữ liệu

Xác định dữ liệu do bên nào cung cấp, dữ liệu nào được bàn giao và phương án lưu trữ, hoàn trả hoặc xóa dữ liệu.

6. Xác định quyền sở hữu trí tuệ

Làm rõ quyền đối với mã nguồn, phần mềm, mô hình AI, tài liệu và các thành phần bên thứ ba theo hợp đồng.

7. Đối chiếu thanh toán và nghĩa vụ sau thanh lý

Kiểm tra công nợ, thời hạn thanh toán và các nghĩa vụ về bảo mật, hỗ trợ hoặc khắc phục lỗi còn tiếp tục.

Một số lưu ý khi lập biên bản

Ghi cụ thể phiên bản phần mềm. Với dự án phát triển theo nhiều giai đoạn, cần xác định chính xác phiên bản được nghiệm thu và bàn giao.

Phân biệt mã nguồn và mô hình AI. Đây có thể là các tài sản hoặc thành phần khác nhau và cần được xác định theo thỏa thuận.

Làm rõ dữ liệu sử dụng. Đặc biệt với dữ liệu do khách hàng cung cấp hoặc dữ liệu có yêu cầu bảo mật, cần thống nhất cách xử lý khi hợp đồng kết thúc.

Ghi nhận tiêu chí nghiệm thu. Không nên chỉ xác nhận phần mềm “đã hoàn thành” mà bỏ qua tiêu chí hoặc kết quả kiểm thử đã được thỏa thuận.

Rà soát thành phần bên thứ ba. Thư viện mã nguồn mở, API hoặc mô hình của bên thứ ba có thể có điều kiện sử dụng riêng.

Xác định quyền sở hữu trí tuệ. Không nên mặc nhiên cho rằng việc thanh toán chi phí phát triển đồng nghĩa với việc mọi quyền đối với phần mềm đều được chuyển giao.

Đối chiếu công nợ. Nếu còn khoản thanh toán, cần ghi rõ giá trị và thời hạn hoàn tất.

Ghi rõ nghĩa vụ hỗ trợ sau thanh lý. Nếu bên phát triển vẫn phải sửa lỗi hoặc hỗ trợ kỹ thuật, nên xác định phạm vi và thời hạn cụ thể.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển phần mềm trí tuệ nhân tạo có bắt buộc phải lập không?

Việc lập biên bản phụ thuộc vào hợp đồng và thỏa thuận của các bên. Tuy nhiên, biên bản giúp xác nhận rõ kết quả phát triển, nghiệm thu, bàn giao, thanh toán và thời điểm kết thúc quan hệ hợp đồng.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng phát triển phần mềm AI?

Nên lập sau khi các hạng mục chính đã được hoàn thành, kiểm thử và nghiệm thu. Trường hợp dự án chấm dứt trước thời hạn, biên bản cũng có thể được sử dụng để xác nhận phần công việc đã thực hiện và phương án xử lý phần còn lại.

Có cần ghi phiên bản phần mềm trong biên bản thanh lý không?

Nên ghi. Thông tin phiên bản giúp xác định chính xác sản phẩm được nghiệm thu và bàn giao, đặc biệt khi dự án có nhiều phiên bản hoặc nhiều đợt phát triển.

Mã nguồn phần mềm AI có bắt buộc phải bàn giao cho bên đặt hàng không?

Không mặc nhiên. Việc có bàn giao mã nguồn hay không phụ thuộc vào phạm vi công việc và thỏa thuận về quyền đối với sản phẩm trong hợp đồng.

Mô hình AI có được xem là một phần của phần mềm cần bàn giao không?

Điều này phụ thuộc vào thiết kế dự án và hợp đồng. Nếu mô hình là một thành phần thuộc phạm vi phát triển và bàn giao, biên bản nên ghi rõ tên, phiên bản và tình trạng của mô hình.

Dữ liệu huấn luyện AI được xử lý thế nào khi thanh lý hợp đồng?

Các bên cần căn cứ vào thỏa thuận về dữ liệu và các quy định pháp luật có liên quan. Biên bản nên ghi rõ dữ liệu nào được bàn giao, dữ liệu nào phải hoàn trả, lưu giữ hoặc xóa và thời hạn thực hiện.

Thanh lý hợp đồng có đồng nghĩa với việc bên đặt hàng sở hữu toàn bộ phần mềm không?

Không nhất thiết. Quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đối với phần mềm phải căn cứ vào hợp đồng, thỏa thuận về sở hữu trí tuệ và quy định pháp luật có liên quan.

Nếu phần mềm còn lỗi sau nghiệm thu thì có thể thanh lý hợp đồng không?

Có thể nếu các bên thống nhất, nhưng cần ghi rõ lỗi còn tồn tại, trách nhiệm khắc phục, thời hạn thực hiện và phạm vi hỗ trợ sau thanh lý.

Nếu còn công nợ chi phí phát triển thì có thể lập biên bản thanh lý không?

Có thể, nhưng biên bản cần ghi rõ số tiền còn phải thanh toán và thời hạn hoàn tất. Không nên xác nhận toàn bộ nghĩa vụ tài chính đã hoàn thành nếu vẫn còn công nợ.

Có cần ghi các thư viện hoặc mô hình AI của bên thứ ba không?

Nên ghi nếu chúng là thành phần quan trọng của sản phẩm hoặc ảnh hưởng đến quyền sử dụng sau khi thanh lý. Việc này giúp các bên nhận biết những thành phần có điều kiện cấp phép riêng.

Nghĩa vụ bảo mật có tiếp tục sau khi hợp đồng được thanh lý không?

Có thể. Nếu hợp đồng quy định nghĩa vụ bảo mật tiếp tục sau khi chấm dứt, các bên vẫn phải tuân thủ trong phạm vi và thời hạn đã thỏa thuận.

Có cần lập phụ lục danh mục tài liệu bàn giao không?

Nếu số lượng tài liệu, mã nguồn hoặc thành phần kỹ thuật lớn, nên lập phụ lục để liệt kê chi tiết. Biên bản thanh lý có thể dẫn chiếu đến phụ lục này để thuận tiện quản lý.

Có thể sử dụng mẫu biên bản chung cho mọi dự án phát triển phần mềm AI không?

Có thể dùng mẫu làm khung tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo từng dự án. Đặc biệt phải cập nhật phạm vi phát triển, mô hình AI, dữ liệu, mã nguồn, tiêu chí nghiệm thu, quyền sở hữu trí tuệ và nghĩa vụ hỗ trợ.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển phần mềm trí tuệ nhân tạo cần phản ánh đầy đủ kết quả phát triển, kiểm thử, nghiệm thu, bàn giao, dữ liệu, quyền sở hữu trí tuệ, thanh toán và các nghĩa vụ còn tiếp tục. Trước khi ký, các bên nên rà soát kỹ phiên bản phần mềm, mã nguồn, mô hình AI, dữ liệu, tài liệu kỹ thuật, quyền đối với sản phẩm và công nợ.

Bạn có thể tải mẫu biên bản tại page hiện tại để tham khảo bố cục, sau đó điều chỉnh theo phạm vi phát triển, tính năng, mô hình AI, dữ liệu, hồ sơ nghiệm thu và thỏa thuận thực tế giữa các bên.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản