Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển công nghệ thông tin và truyền thông là văn bản được các bên lập khi hợp đồng phát triển phần mềm, hệ thống thông tin, nền tảng số, hạ tầng kỹ thuật hoặc giải pháp truyền thông công nghệ đã hoàn thành toàn bộ hoặc một phần nghĩa vụ theo thỏa thuận. Văn bản này giúp xác nhận kết quả phát triển, sản phẩm đã bàn giao, tình trạng nghiệm thu, giá trị hợp đồng, nghĩa vụ thanh toán và các trách nhiệm còn tiếp tục sau khi thanh lý.

Trong thực tế, các dự án công nghệ thông tin và truyền thông thường có nhiều hạng mục kỹ thuật như phân tích yêu cầu, thiết kế, lập trình, tích hợp, kiểm thử, triển khai, đào tạo và chuyển giao tài liệu. Vì vậy, biên bản thanh lý cần phản ánh được cả kết quả thương mại và tình trạng hoàn thành của từng hạng mục. Nếu cần bố cục tham khảo, Mẫu Biên Bản cung cấp các mẫu giúp hệ thống hóa nội dung hợp đồng, sản phẩm công nghệ, kết quả nghiệm thu, bàn giao và thanh toán.

Căn cứ pháp lý về biên bản thanh lý hợp đồng phát triển công nghệ thông tin và truyền thông

Hợp đồng phát triển công nghệ thông tin và truyền thông trước hết chịu sự điều chỉnh của các quy định chung về hợp đồng tại Bộ luật Dân sự 2015, đặc biệt đối với việc giao kết, thực hiện, sửa đổi, chấm dứt hợp đồng và trách nhiệm do vi phạm nghĩa vụ. Tùy cấu trúc giao dịch, nội dung hợp đồng có thể đồng thời chịu sự điều chỉnh của pháp luật thương mại.

Đối với hoạt động phát triển, ứng dụng và cung cấp sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin, các bên cần xem xét các quy định chuyên ngành phù hợp với đối tượng hợp đồng. Nếu dự án có liên quan đến hoạt động khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo, cần đối chiếu thêm Luật Khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo số 93/2025/QH15 và văn bản hướng dẫn có liên quan.

Trường hợp hợp đồng có nội dung xử lý dữ liệu, xây dựng nền tảng trực tuyến, tích hợp hệ thống hoặc khai thác thông tin của người sử dụng, các bên cần xem xét thêm những quy định chuyên ngành tương ứng. Ngoài pháp luật, căn cứ trực tiếp để lập biên bản vẫn là hợp đồng, phụ lục, yêu cầu kỹ thuật, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao và các tài liệu phát sinh trong quá trình thực hiện.

Nếu dự án công nghệ thông tin có liên quan đến các giải pháp năng lượng xanh, bạn có thể tham khảo Biên bản thanh lý hợp đồng triển khai ứng dụng công nghệ năng lượng tái tạo để đối chiếu cách ghi nhận kết quả thực hiện.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý hợp đồng phát triển công nghệ thông tin và truyền thông?

Biên bản thanh lý thường được lập khi dự án đã hoàn thành và các bên cần xác nhận chính thức kết quả thực hiện. Một số trường hợp phổ biến gồm:

• Dự án phát triển phần mềm đã hoàn thành theo phạm vi công việc.
• Hệ thống thông tin đã được triển khai và nghiệm thu.
• Nền tảng công nghệ đã hoàn tất kiểm thử và bàn giao.
• Các module, chức năng và giao diện đã được phát triển theo yêu cầu.
• Bên phát triển đã bàn giao mã nguồn hoặc quyền sử dụng theo hợp đồng.
• Tài liệu kỹ thuật, tài liệu quản trị và hướng dẫn sử dụng đã được chuyển giao.
• Các hạng mục tích hợp với hệ thống khác đã hoàn thành.
• Bên mua đã nghiệm thu sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Các bên đã hoàn tất nghĩa vụ thanh toán hoặc thống nhất số công nợ còn lại.
• Hợp đồng chấm dứt trước thời hạn và cần xác nhận khối lượng công việc thực tế.

Đối với dự án chưa hoàn thành toàn bộ, biên bản cần mô tả chính xác phần công việc đã thực hiện, phần chưa thực hiện và phương án xử lý, thay vì ghi nhận chung rằng hợp đồng đã hoàn thành.

Trong trường hợp hợp đồng có kèm hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ kỹ thuật, Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo nhân lực phát triển công nghệ cao là mẫu liên quan đáng tham khảo khi hoàn thiện hồ sơ.

Những thông tin cần chuẩn bị trước khi lập biên bản

Các bên nên chuẩn bị đầy đủ những tài liệu sau:

• Hợp đồng phát triển công nghệ thông tin và truyền thông.
• Các phụ lục hợp đồng và phụ lục kỹ thuật.
• Tài liệu mô tả yêu cầu nghiệp vụ.
• Hồ sơ thiết kế và đặc tả kỹ thuật.
• Danh sách module, chức năng hoặc sản phẩm.
• Biên bản nghiệm thu từng giai đoạn nếu có.
• Biên bản bàn giao sản phẩm.
• Báo cáo kiểm thử và kết quả xử lý lỗi.
• Tài khoản quản trị, thông tin triển khai hoặc cấu hình bàn giao nếu thuộc phạm vi hợp đồng.
• Mã nguồn hoặc quyền truy cập theo thỏa thuận.
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng và vận hành.
• Hồ sơ đào tạo, chuyển giao công nghệ.
• Hóa đơn và chứng từ thanh toán.
• Bảng đối chiếu công nợ.
• Các yêu cầu bảo hành, bảo trì hoặc hỗ trợ sau bàn giao.

Với hợp đồng có nhiều hạng mục, nên lập bảng đối chiếu để xác định rõ hạng mục nào đã hoàn thành, hạng mục nào được nghiệm thu và hạng mục nào còn nghĩa vụ tiếp tục.

Nếu kết quả của dự án công nghệ được đưa vào phục vụ lĩnh vực vận tải hoặc hạ tầng giao thông, Biên bản thanh lý hợp đồng sử dụng kết quả nghiên cứu trong giao thông có thể giúp bạn tham khảo thêm cách thể hiện nội dung thanh lý.

Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển công nghệ thông tin và truyền thông tham khảo

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

Số: 12/2026/BBTL-CNTT

Căn cứ Hợp đồng phát triển công nghệ thông tin và truyền thông số 06/2026/HĐPT-CNTT ký ngày 12/02/2026 giữa Công ty TNHH Giải pháp Số Bắc Việt và Công ty Cổ phần Truyền thông Sao Khuê;

Căn cứ Phụ lục kỹ thuật số 02/PLKT-2026 ngày 28/02/2026;

Căn cứ Biên bản nghiệm thu hệ thống ngày 20/07/2026;

Căn cứ Biên bản bàn giao sản phẩm ngày 25/07/2026;

Hôm nay, ngày 05 tháng 08 năm 2026, tại thành phố Hà Nội, chúng tôi gồm:

1. Bên đặt hàng

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Truyền thông Sao Khuê
Địa chỉ: 86 phố Nguyễn Khang, phường Yên Hòa, thành phố Hà Nội
Đại diện: Bà Nguyễn Thu Hằng
Chức vụ: Tổng Giám đốc

Sau đây gọi là Bên A.

2. Bên phát triển

Tên đơn vị: Công ty TNHH Giải pháp Số Bắc Việt
Địa chỉ: 214 đường Lê Văn Lương, phường Nhân Chính, thành phố Hà Nội
Đại diện: Ông Trần Minh Khôi
Chức vụ: Giám đốc

Sau đây gọi là Bên B.

Hai bên thống nhất lập Biên bản thanh lý với các nội dung sau:

Điều 1. Thông tin hợp đồng

• Số hợp đồng: 06/2026/HĐPT-CNTT.
• Ngày ký: 12/02/2026.
• Thời gian thực hiện: Từ ngày 12/02/2026 đến ngày 31/07/2026.
• Nội dung: Phát triển nền tảng quản lý và phân phối nội dung truyền thông đa kênh.
• Giá trị hợp đồng: 1.480.000.000 đồng.
• Hình thức thanh toán: Chuyển khoản theo tiến độ nghiệm thu.

Điều 2. Phạm vi công việc đã thực hiện

Bên B đã thực hiện các hạng mục theo hợp đồng, gồm:

Bên A xác nhận các hạng mục trên đã được thực hiện theo phạm vi công việc đã thỏa thuận.

Điều 3. Sản phẩm và hồ sơ bàn giao

Bên B đã bàn giao cho Bên A:

• Nền tảng quản lý nội dung truyền thông đa kênh.
• Tài khoản quản trị hệ thống.
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng.
• Tài liệu quản trị và vận hành.
• Tài liệu thiết kế kiến trúc hệ thống.
• Tài liệu cấu hình triển khai.
• Bộ tài liệu kiểm thử.
• Mã nguồn trong phạm vi hợp đồng.
• Danh sách các thành phần phần mềm được tích hợp.
• Tài liệu đào tạo người sử dụng.

Bên A xác nhận đã tiếp nhận các sản phẩm và tài liệu nêu trên.

Điều 4. Nghiệm thu và chất lượng sản phẩm

Hai bên xác nhận hệ thống đã được kiểm thử và nghiệm thu theo các tiêu chí được quy định trong hợp đồng và phụ lục kỹ thuật.

Các lỗi thuộc phạm vi nghiệm thu đã được Bên B xử lý hoặc xác nhận trạng thái theo biên bản nghiệm thu.

Tại thời điểm lập biên bản, Bên A không có khiếu nại về khối lượng sản phẩm đã bàn giao.

Điều 5. Giá trị hợp đồng và thanh toán

Tổng giá trị hợp đồng:

1.480.000.000 đồng
(Bằng chữ: Một tỷ bốn trăm tám mươi triệu đồng).

Bên A đã thanh toán:

1.332.000.000 đồng.

Số tiền còn phải thanh toán:

148.000.000 đồng.

Bên A có trách nhiệm hoàn tất khoản thanh toán còn lại trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ thanh toán theo thỏa thuận.

Điều 6. Quyền sử dụng và bàn giao sản phẩm

Việc chuyển giao quyền sử dụng, quyền khai thác hoặc quyền sở hữu đối với phần mềm, mã nguồn, tài liệu và các sản phẩm công nghệ được thực hiện theo nội dung Hợp đồng số 06/2026/HĐPT-CNTT và phụ lục kèm theo.

Các bên xác nhận việc bàn giao sản phẩm đã được thực hiện theo phạm vi quyền mà hợp đồng quy định.

Điều 7. Bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật

Sau khi thanh lý, Bên B tiếp tục thực hiện nghĩa vụ bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày nghiệm thu cuối cùng.

Nội dung hỗ trợ bao gồm xử lý lỗi thuộc phạm vi trách nhiệm của Bên B và hướng dẫn kỹ thuật theo thỏa thuận.

Các yêu cầu phát sinh ngoài phạm vi bảo hành sẽ được hai bên thống nhất và thực hiện theo thỏa thuận riêng nếu có.

Điều 8. Bảo mật và an toàn thông tin

Hai bên tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ bảo mật đối với thông tin, dữ liệu, tài liệu kỹ thuật và thông tin kinh doanh được tiếp cận trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Việc sử dụng hoặc cung cấp thông tin cho bên thứ ba phải tuân thủ thỏa thuận bảo mật và các quy định pháp luật có liên quan.

Điều 9. Nghĩa vụ còn lại

Bên A có trách nhiệm hoàn tất khoản thanh toán còn lại theo Điều 5.

Bên B tiếp tục thực hiện nghĩa vụ bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật và các nghĩa vụ khác được quy định rõ là tiếp tục có hiệu lực sau thanh lý.

Ngoài các nghĩa vụ trên, hai bên xác nhận các nghĩa vụ chính về phát triển, nghiệm thu và bàn giao sản phẩm theo hợp đồng đã được hoàn thành.

Điều 10. Chấm dứt và thanh lý hợp đồng

Hai bên thống nhất xác nhận Hợp đồng số 06/2026/HĐPT-CNTT đã hoàn thành phạm vi công việc chính và được thanh lý kể từ ngày ký Biên bản này.

Việc thanh lý không làm chấm dứt các điều khoản về bảo hành, bảo mật, quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng sản phẩm, trách nhiệm đối với vi phạm phát sinh trước thời điểm thanh lý và các nghĩa vụ khác được hợp đồng quy định tiếp tục có hiệu lực.

Điều 11. Hiệu lực biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Biên bản được lập thành 04 bản, có giá trị pháp lý như nhau. Bên A giữ 02 bản, Bên B giữ 02 bản.

Hai bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A
Tổng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Nguyễn Thu Hằng

ĐẠI DIỆN BÊN B
Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Trần Minh Khôi

Vì sao nên tải mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển công nghệ thông tin và truyền thông?

Hợp đồng phát triển công nghệ thông tin và truyền thông thường có phạm vi công việc phức tạp hơn hợp đồng mua bán sản phẩm thông thường. Sản phẩm có thể bao gồm phần mềm, mã nguồn, cơ sở dữ liệu, tài liệu kỹ thuật, giao diện, module, API, tài khoản quản trị hoặc các thành phần tích hợp.

Một mẫu biên bản được bố trí đầy đủ sẽ giúp các bên dễ dàng:

• Đối chiếu phạm vi phát triển với hợp đồng.
• Xác nhận từng module hoặc chức năng đã hoàn thành.
• Ghi nhận kết quả kiểm thử và nghiệm thu.
• Xác định sản phẩm và tài liệu đã bàn giao.
• Làm rõ việc chuyển giao quyền sử dụng hoặc quyền khai thác.
• Đối chiếu giá trị hợp đồng và công nợ.
• Ghi nhận thời hạn bảo hành, bảo trì và hỗ trợ.
• Bảo lưu các nghĩa vụ về bảo mật và trách nhiệm sau thanh lý.
• Hạn chế tranh chấp liên quan đến phạm vi công việc đã hoàn thành.

Bạn có thể tải mẫu biên bản để tham khảo và điều chỉnh theo loại sản phẩm công nghệ, phạm vi phát triển, yêu cầu kỹ thuật, kết quả nghiệm thu và thỏa thuận cụ thể giữa các bên.

Cách lập biên bản thanh lý hợp đồng phát triển công nghệ thông tin và truyền thông

Bước 1: Xác định hợp đồng và phạm vi thanh lý

Ghi chính xác số hợp đồng, ngày ký, thời hạn và nội dung phát triển. Nếu dự án có nhiều phụ lục kỹ thuật, cần liệt kê những phụ lục được sử dụng để đối chiếu.

Bước 2: Xác định người đại diện các bên

Thông tin người ký phải phù hợp với thông tin trong hợp đồng hoặc giấy ủy quyền. Không nên sử dụng người ký không có căn cứ về thẩm quyền.

Bước 3: Đối chiếu phạm vi phát triển

Lập danh sách các module, chức năng, giao diện, tính năng hoặc hạng mục đã được phát triển. Đây là phần quan trọng đối với những dự án có phạm vi kỹ thuật lớn.

Bước 4: Xác nhận kết quả kiểm thử

Ghi nhận tình trạng kiểm thử, các lỗi đã xử lý và kết quả nghiệm thu. Nếu còn lỗi hoặc hạng mục đang xử lý, cần ghi rõ thay vì xác nhận hoàn thành tuyệt đối.

Bước 5: Xác nhận sản phẩm bàn giao

Liệt kê phần mềm, mã nguồn, tài khoản, tài liệu kỹ thuật, tài liệu hướng dẫn, cấu hình hoặc các thành phần khác được bàn giao.

Bước 6: Làm rõ quyền đối với sản phẩm

Đối với phần mềm và sản phẩm công nghệ, cần căn cứ hợp đồng để xác định quyền sở hữu, quyền sử dụng, phạm vi cấp phép hoặc quyền khai thác. Đây là nội dung nên được thể hiện rõ nếu sản phẩm có giá trị tài sản trí tuệ.

Bước 7: Đối chiếu giá trị và công nợ

Ghi tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán và khoản còn phải thanh toán. Nếu có khoản phạt, giảm trừ hoặc chi phí phát sinh, cần thể hiện căn cứ và số tiền cụ thể.

Bước 8: Ghi nhận nghĩa vụ sau thanh lý

Các nghĩa vụ như bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật, bảo mật hoặc xử lý lỗi có thể vẫn tiếp tục. Biên bản cần phân biệt rõ nghĩa vụ đã kết thúc và nghĩa vụ còn hiệu lực.

Bước 9: Xác nhận chấm dứt hợp đồng

Nêu rõ thời điểm hợp đồng được thanh lý và những điều khoản tiếp tục có hiệu lực. Không nên sử dụng cách diễn đạt khiến toàn bộ nghĩa vụ bị hiểu là chấm dứt nếu thực tế vẫn còn trách nhiệm sau bàn giao.

Bước 10: Ký và lưu hồ sơ

Sau khi thống nhất, các bên ký biên bản và lưu cùng hợp đồng, phụ lục, hồ sơ nghiệm thu, tài liệu bàn giao và chứng từ thanh toán.

Một số lưu ý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng phát triển công nghệ thông tin và truyền thông

• Đối chiếu phạm vi công việc thực tế với hợp đồng và phụ lục kỹ thuật.
• Ghi rõ tên hệ thống, phiên bản hoặc sản phẩm được bàn giao khi cần thiết.
• Không xác nhận hoàn thành nếu vẫn còn hạng mục quan trọng chưa nghiệm thu.
• Làm rõ tình trạng của mã nguồn, tài liệu kỹ thuật và tài khoản quản trị.
• Kiểm tra nội dung về quyền sở hữu, quyền sử dụng và quyền khai thác sản phẩm.
• Ghi cụ thể số tiền đã thanh toán và công nợ còn lại.
• Không bỏ qua nghĩa vụ bảo hành, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật.
• Duy trì các cam kết bảo mật nếu hợp đồng có quy định.
• Đối với hệ thống có dữ liệu người dùng, cần lưu ý nghĩa vụ liên quan đến dữ liệu và an toàn thông tin.
• Lưu biên bản cùng toàn bộ hồ sơ nghiệm thu, bàn giao và thanh toán.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển công nghệ thông tin và truyền thông là gì?

Đây là văn bản ghi nhận kết quả thực hiện hợp đồng phát triển sản phẩm, hệ thống hoặc giải pháp công nghệ thông tin và truyền thông, đồng thời xác định các nghĩa vụ đã hoàn thành, nghĩa vụ còn lại và tình trạng thanh toán giữa các bên.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý?

Nên lập sau khi sản phẩm hoặc các hạng mục thuộc hợp đồng đã được nghiệm thu, bàn giao và các bên đã đối chiếu nghĩa vụ thanh toán. Nếu hợp đồng chấm dứt trước hạn, biên bản cũng có thể được sử dụng để ghi nhận phần công việc thực tế đã hoàn thành.

Có cần liệt kê từng chức năng của phần mềm trong biên bản không?

Nếu hợp đồng có nhiều chức năng hoặc module, nên liệt kê hoặc dẫn chiếu đến phụ lục danh mục để xác định chính xác phạm vi đã bàn giao. Điều này đặc biệt hữu ích khi có tranh chấp về việc chức năng nào đã được phát triển.

Có cần bàn giao mã nguồn khi thanh lý hợp đồng không?

Việc có bàn giao mã nguồn hay không phụ thuộc vào hợp đồng và thỏa thuận về quyền sở hữu, quyền sử dụng sản phẩm. Không nên mặc định rằng thanh lý hợp đồng đồng nghĩa với việc chuyển giao toàn bộ mã nguồn.

Thanh lý hợp đồng có chấm dứt bảo hành phần mềm không?

Không. Nếu hợp đồng quy định thời hạn bảo hành sau nghiệm thu hoặc bàn giao thì nghĩa vụ này vẫn có thể tiếp tục sau khi hợp đồng được thanh lý.

Nếu dự án còn một số lỗi nhỏ có được thanh lý không?

Có thể tùy thỏa thuận và mức độ lỗi. Nếu các bên thống nhất thanh lý trong khi vẫn còn nghĩa vụ sửa lỗi, biên bản phải ghi rõ danh sách lỗi, thời hạn xử lý và trách nhiệm của từng bên.

Có cần ghi quyền sở hữu trí tuệ trong biên bản không?

Nên ghi nhận hoặc dẫn chiếu rõ nếu hợp đồng có thỏa thuận về quyền sở hữu, quyền sử dụng phần mềm, mã nguồn, tài liệu, thiết kế hoặc sản phẩm trí tuệ khác. Đây là nội dung có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền khai thác sản phẩm sau thanh lý.

Có thể dùng một mẫu chung cho mọi hợp đồng phát triển CNTT không?

Có thể dùng mẫu chung làm khung, nhưng cần điều chỉnh theo từng dự án. Hợp đồng phát triển phần mềm, xây dựng nền tảng số, tích hợp hệ thống hoặc phát triển giải pháp truyền thông có phạm vi sản phẩm và nghĩa vụ khác nhau.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng phát triển công nghệ thông tin và truyền thông là căn cứ quan trọng để xác nhận tình trạng hoàn thành của một dự án công nghệ. Nội dung biên bản cần thể hiện rõ phạm vi phát triển, kết quả nghiệm thu, sản phẩm và tài liệu bàn giao, giá trị thanh toán, quyền đối với sản phẩm và các nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực.

Khi sử dụng mẫu tham khảo, cần thay toàn bộ thông tin giả định bằng dữ liệu thực tế và đối chiếu với hợp đồng, phụ lục kỹ thuật, hồ sơ nghiệm thu, thỏa thuận về quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng sản phẩm cũng như các quy định pháp luật áp dụng cho giao dịch cụ thể.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản